Rechnung erstellen

Für jede Rechnung von einem Lieferanten oder Händler wird ein separater Rechnungsdatensatz angelegt. Nachfolgend finden Sie Einzelheiten zur Erstellung einer Rechnung in Chrome River.

• Rechnungen können auch einfach durch Weiterleitung der E-Mail eines Lieferanten mit einer angehängten Rechnung erstellt werden. Weitere Details dazu finden Sie unter Rechnungen per E-Mail erstellen.

1. Klicken Sie im Dashboard oben rechts im Menüband Rechnungen auf +ERSTELLEN.

2. Auf Geräten mit breitem Bildschirm empfehlen wir, zunächst den unten stehenden Abschnitt Anhänge zu lesen und auf DATEI SUCHEN zu klicken, um das Bild der Rechnung hochzuladen. Sie können die Rechnung auch per Drag & Drop in das Rechnungs-Eingabefenster ziehen, um sie anzuhängen.

So sehen Sie die Rechnungsinformationen, die Sie eingeben müssen, direkt beim Eingabefenster.

• Informationen zum Erstellen einer neuen Rechnung per Fax oder eingescanntem E-Mail-Anhang finden Sie in dem Artikel Rechnungsbilder hinzufügen.
• Informationen zur automatischen Erstellung von Rechnungen über Chrome River OCR VISION finden Sie im Hilfe-Artikel OCR VISION.

Informationen im Header der Rechnung

Sie können entweder eine ganz neue Rechnung erstellen oder in der Ansicht Vorherige Rechnungen eine frühere Rechnung als Vorlage nutzen, um einige der Felder automatisch ausfüllen zu lassen.

• Lieferanten Name: Mit einem Klicken werden Ihnen Namen und IDs kürzlich verwendeter und aller Lieferanten angezeigt.
• Sobald Sie den Namen oder die ID eines Lieferanten eingeben, wird die Suche gestartet.
• Kann ein Lieferant nicht gefunden werden oder falls er gar nicht existiert, klicken Sie auf die Schaltfläche VORÜBERGEHENDEN LIEFERANTEN ERSTELLEN, um eine temporäre Lieferantenanfrage zu erstellen. Weitere Informationen über alle Standardberichte finden Sie in dem Artikel Neuen vorübergehenden Lieferanten erstellen.
• Lieferantenadresse: Klicken Sie auf dieses Feld, um eine zugeordnete Adresse aus der Liste auszuwählen, nachdem Sie einen Lieferanten eingegeben haben.
• Wenn die Lieferantenadresse nicht gefunden wird oder nicht existiert, klicken Sie auf die Schaltfläche NEUE ADRESSE ERSTELLEN, um eine temporäre neue Lieferantenadressen-Anfrage zu erstellen. Weitere Informationen über alle Standardberichte finden Sie in dem Artikel Neuen vorübergehenden Lieferanten erstellen.
• Rechnungs-Nr.: Geben Sie die Rechnungsnummer genau so ein, wie sie auf der Rechnung angegeben ist.
• Rechnungsdatum:Klicken Sie auf den KALENDER und wählen Sie das auf dem Rechnungsbild angegebene Rechnungsdatum aus.
• Buchungszeitraum: Wenn Ihr Unternehmen diese Funktion aktiviert hat, wählen Sie den Zeitraum, für den die Transaktion gebucht werden soll.
• Fälligkeitsdatum: Wenn es Lieferantenzahlungsbedingungen gibt, die mit dem ausgewählten Lieferantenadressensatz verknüpft sind, werden diese Bedingungen und das Fälligkeitsdatum hier angezeigt.
• Rechnungsbetrag: Geben Sie den Rechnungsbetrag ein oder klicken Sie auf das TASCHENRECHNER-Symbol, wenn Sie eine der Rechenarten Addition, Subtraktion, Multiplikation oder Division ausführen möchten.
  Wenn Sie im Rechner rechts oben den PFEIL NACH OBEN (^) auswählen, werden Ihnen die letzten vier elektronisch gespeicherten Einträge angezeigt. Wenn mehr als vier Einträge vorhanden sind, können Sie die Scroll-Leiste verwenden, um frühere Dateneingaben einzusehen. Drücken Sie auf die EINGABE-Taste, um den letzten Eintrag zu summieren und das Betragsfeld zu aktualisieren.
• Währung: Der Währungscode wird automatisch entsprechend der ausgewählten Lieferantenadresse ausgewählt. Sollte diese Information nicht mit der auf der Rechnung angegebenen Währung übereinstimmen, können Sie den Währungscode über das Drop-down-Menü ändern. Der Wechselkurs wird täglich um 00:00 Uhr UTC über XE.com aktualisiert. So kann das System anhand des Rechnungsdatums eine Schätzung für den Wechselkurs ermitteln.
• Rabattbedingungen, Rabattdatum und Rabattbetrag:Wenn Ihr Unternehmen diese Funktion aktiviert hat und der Lieferant einen Rabatt für vorzeitige Zahlung anbietet, können Sie die Bedingungen über diese Felder anwenden. Sie spiegeln die Standardkonditionen wider, die im Datensatz der Lieferantenadresse festgelegt sind, aber Sie können die Standardkonditionen hier außer Kraft setzen (oder sie hinzufügen, wenn der Lieferantenadresse keine Standardkonditionen zugeordnet sind). Weitere Details dazu finden Sie nachstehend unter Rabattbedingungen auf Rechnungen und Bestellungen anwenden.
• Bestellnummer: Geben Sie die Nummer ein oder klicken Sie auf SUCHE, um die entsprechende Bestellung zu finden. Sie können mehrere Bestellungen desselben Anbieters an eine einzige Rechnung anhängen.

OCR VISION für das automatische Ausfüllen von Daten

Wenn Ihre Organisation OCR VISION von Chrome River abonniert, werden die folgenden Informationen automatisch aus dem von Ihnen angehängten Rechnungsbild extrahiert und in die entsprechenden Felder eingetragen.

• Rechnungs-Nr.: Wenn das System eine Rechnungsnummer nicht finden oder extrahieren kann, wird sie im folgenden Format generiert: [Rechnungsbetrag] [Rechnungsdatum]
• Anforderer: Wird dem Bild extrahiert und mit den Stammdaten Ihres Unternehmens abgeglichen.
• Lieferanten Name: Wird dem Bild extrahiert und mit den Stammdaten Ihres Unternehmens abgeglichen.
• Lieferantenadresse: Wird dem Bild extrahiert und mit den Stammdaten Ihres Unternehmens abgeglichen.
• Währungscode
• Rechnungsbetr.
• Rechnungsdatum: Wenn das System ein Rechnungsdatum nicht finden oder extrahieren kann, verwendet es das Datum, an dem die Anlage hochgeladen wurde.
• Rechn. an
• Versand an

Wenn die Rechnung auch eine Bestellnummer enthält, die sich im Chrome River-System befindet, wird die Bestellung zur Extraktion der oben aufgeführten relevanten Daten verknüpft. Zusätzlich werden die folgenden Informationen extrahiert und zur Erstellung von Belegpositionen verwendet:

• Betrag Ausgegeben
• Position Anzahl
• Position Stückpreis
• Lieferant Position-ID
• Position-ID
• Positionsbeschreibung
• Position ME (Einheitenmessung)
• Zuordnungen
• Kostenstelle
• Zeitnehmer-ID
• Maßeinheiten
• Benutzerdefinierte Belegposition (UDA) Daten

Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel OCR VISION.

Rechnungsdetail

• Check-Hinweis: Geben Sie hier Informationen ein, die auf dem gedruckten Check-Zahlungsnachweis erscheinen sollen.
• Beschreibung: Der hier eingegebene Text erscheint automatisch in der Beschreibung jeder Belegposition (und kann dort ggf. angepasst werden).
• Anforderer: Wählen Sie im Drop-down-Menü die Person aus, die die Waren oder Dienstleistungen aus der Rechnung bestellt oder bezogen hat.
• Adresse Ort: Geben Sie an, wohin die in Rechnung gestellten Waren/Dienstleistungen geliefert wurden oder wo sie genutzt werden sollen.
• Rechnungsadresse: Hier ist die Adresse anzugeben, an die die Rechnung geschickt wurde.
• Kennung: Wählen Sie die passende Angabe aus der von Ihrem Unternehmen erstellen Liste aus.

Besondere Handhabung

Sollte eine besondere Handhabung der Rechnung erforderlich sein, klicken Sie auf den Pfeil, um den Bereich „Besondere Handhabung“ zu öffnen.

• Scheckanforderung: Über das Drop-down-Menü können Sie auswählen, dass der der Zahlung zugeordnete Scheck direkt an eine bestimmte Person im Unternehmen geschickt werden soll (statt an den Lieferanten) oder dass er zur Abholung für einen Unternehmensmitarbeiter in der Abteilung „Verbindlichkeiten“ bereitgehalten werden soll.
• Öffnen Sie gegebenenfalls das Dropdown-Menü, um die entsprechende Person auszuwählen.
• Handhabungsoptionen
• Dringend: Die Rechnung muss besonders schnell bearbeitet werden.
• Rechnung vorerfassen: Mit dieser Funktion können Sie eine Rechnung entsprechend den Routing-Regeln Ihres Unternehmens über den Workflow leiten, sie genehmigen oder exportieren.
• Zahlung halten:Je nachdem, wie Chrome River bei Ihnen konfiguriert ist, kann diese Option genutzt werden, um Ihrer Buchhaltung mitzuteilen, dass die Rechnung nach dem Einreichen erst an einem bestimmten Datum beglichen werden soll.
• Überweisung:Optional – abhängig von Ihrer Konfiguration.
• Check über Nacht: Optional – abhängig von Ihrer Konfiguration.
• Separater Scheck: Optional – abhängig von Ihrer Konfiguration.
• Wechselkurs-Rechner: Wenn Ihr Unternehmen zur Devisenabwicklung mit einem Dienstleister arbeitet, können Sie dieses Kästchen aktivieren, um die Währungsbedingungen auszuwählen.
• Anweisungen zur besonderen Handhabung: Geben Sie hier Informationen ein, die der Abteilung „Verbindlichkeiten“ bei der Verarbeitung der Rechnung hilfreich sein könnten.

Kommentare

Im Kommentarfeld können Sie während des Genehmigungsvorgangs zusätzlich Rückmeldung geben. Geben Sie Ihre Anmerkungen ein und klicken Sie auf SENDEN, um sie der Rechnung hinzuzufügen.

Anhänge

Klicken Sie auf DATEI SUCHEN, um das Bild der Rechnung hochzuladen.

Auf Desktop-Computern können Sie das Bild einfach auf den Rechnungseingabe-Bereich ziehen, um es hochzuladen.

Das Bild wird unten als Miniaturansicht angezeigt. Klicken Sie auf die Miniaturansicht, um das entsprechende Bild in einer Lightbox anzeigen zu lassen. Auf Geräten mit breitem Bildschirm öffnet sich die Lightbox links vom Rechnungs-Eingabefenster. Auf Geräten mit kleinem Bildschirm erscheint die Lightbox über dem Rechnungs-Eingabefenster.

Zuordnungen

Im Bereich Zuordnungen können Sie Ihrer Rechnung Ausgaben–Belegpositionen hinzufügen.

Nachdem ein Rechnungsdatum eingegeben wurde, ist die Schaltfläche AUSGABE HINZUFÜGEN aktiv, mit der Sie Belegpositionen hinzufügen können.

Zu Beginn ist der aufgeführte verbleibende Betrag der Rechnungsbetrag, der im Header eingefügt wird. Wenn Sie Ausgaben hinzufügen, ändert sich der Gesamtbetrag. So wird Ihnen angezeigt, welcher Teil des Gesamtbetrags schon Belegpositionen zugeordnet wurde. Wenn die Rechnung vollständig zugeordnet ist, beträgt der verbleibende Betrag 0,00.

Klicken Sie auf AUSGABE HINZUFÜGEN, um die passende Ausgabenposition aus den Kacheln auszuwählen. Falls Ihre Organisation nur einen Ausgabentyp hat, wird dieser automatisch ausgewählt.

• Betrag: Geben Sie den Betrag der Belegposition ein oder nutzen Sie den Rechner, um eine der Rechenarten Addition, Subtraktion, Multiplikation und Division durchzuführen.
• Beschreibung: Der Beschreibungstext wird automatisch mit dem Text ausgefüllt, der im Bereich Rechnungsdetail eingegeben wurde. Bei Bedarf können Sie die Beschreibung anpassen oder im entsprechenden Feld zusätzliche Informationen hinzufügen. Dieser Text wird normalerweise in der Kostenaufschlüsselung auf der Rechnung des Kunden angezeigt (bei Positionen, die abgerechnet werden können) oder im Beschreibungsfeld in der Hauptbuch-Zuordnung in Ihrem Buchhaltungssystem.
• Hauptbuch: Klicken Sie hier, um das Hauptbuch-Konto auszuwählen, das für diese Ausgabe belastet werden soll.

Klicken Sie auf SPEICHERN, um die neue Belegposition zur Rechnung hinzuzufügen.

Im Vorschaumodus auf dem Genehmigungs-Dashboard, in der Liste der Rechnungsentwürfe und in der Rechnungsverwaltung können Sie die Belegpositionen auf der Rechnung nach Zeilennummer, Ausgabe, Konto, Betrag oder Compliance sortieren. Klicken Sie einfach auf den Namen der Überschrift und wählen Sie falls zutreffend aus der Dropdown-Liste aus, um Ihre Sortieroption auszuwählen.

Beträge zuordnen

Mit dem blauen Link BETRÄGE ZUORDNEN können Sie weitere Zuordnungen vor Steuern zu vorhandenen Beträgen im selben Verhältnis wie die aktuelle Zuordnung hinzufügen.

Wenn Sie beispielsweise eine Belegposition in Höhe von 20 US-Dollar und eine andere mit 30 US-Dollar haben, können Sie mit einem Klick auf BETRÄGE ZUORDNEN und der Eingabe einer Eilliefergebühr von 100 US-Dollar die erste Belegposition um 40 % auf 60 US-Dollar und die zweite Belegposition um 60 % auf 90 US-Dollar erhöhen.

• Die zur Zuordnung ausgewählten Positionen müssen entweder alle positiv oder alle negativ sein. Wenn sie gemischt vorliegen, erhalten Sie eine Fehlermeldung.
• Bei jeder Zuordnung führt Chrome River Compliance-Regeln aus, die Warnungen und Verstöße auslösen können.

1. Kreuzen Sie die Kästchen neben den Beträgen an, die Sie zuordnen möchten, und klicken Sie auf BETRÄGE ZUORDNEN.

2. Geben Sie den anteilsmäßig für die ausgewählten Belegpositionen zu verrechnenden Betrag ein und klicken Sie auf ZUORDNEN.

3. Die neuen Beträge werden im Bereich „Details zur Zuordnung“ angezeigt.

Globale Bearbeitung

Mit der Schaltfläche GLOBALE BEARBEITUNG können Sie die gleiche(n) Änderung(en) an mehreren Belegpositionen gleichzeitig vornehmen.

1. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Belegpositionen und klicken Sie auf GLOBALE BEARBEITUNG.

2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf ÜBERNEHMEN.

Bearbeitung einer Rechnung abbrechen

Sie können die Bearbeitung einer Rechnung jederzeit abbrechen, bevor sie eingereicht oder gespeichert wurde, mit ein paar Ausnahmen.

• Sie können einen Rechnungsentwurf nicht stornieren, wenn:
• darin ein Vermerk gemacht wurde;
• eine oder mehrere Belegpositionen aufgeführt sind;
• ein Bild angehängt wurde.

Wenn Sie den Entwurf noch nicht gespeichert haben, klicken Sie auf ABBRECHEN, damit der Eintrag gelöscht wird und nicht in Ihrer Liste von Entwürfen erscheint.

Wenn die Rechnung bereits gespeichert wurde, machen Sie mit ABBRECHEN nur die Änderungen rückgängig, die seit der letzten Speicherung vorgenommen wurden.

Speichern vs. senden

Klicken Sie auf SPEICHERN, wenn die Rechnung noch nicht eingereicht oder genehmigt werden soll. So behält sie ihren aktuellen Status (d.h., sie bleibt in „Meine nicht eingereichten Rechnungen“ oder auf dem Genehmigungen-Dashboard). An beiden Orten können Sie die Rechnung bearbeiten, solange Sie sie noch nicht eingereicht haben.

Sobald die Rechnung das Genehmigungsrouting durchlaufen kann, klicken Sie auf SENDEN und wählen Sie anschließend im Dropdown-Menü GENEHMIGEN aus.

Danach müssen Sie bestätigen, dass Sie die Rechnung genehmigen. Optional können Sie im Dropdown-Menü einen zusätzlichen Prüfer auswählen oder einen Kommentar hinzufügen.

• Für Genehmigung/Zahlung annehmen: Die Rechnung wird entsprechend den Routing-Regeln und Genehmigungsrichtlinien Ihres Unternehmens zur Genehmigung weitergeleitet. Nachverfolgung der Rechnung markiert, dass Sie die Rechnung zur Zahlung genehmigt haben
• Mit zusätzlichem Prüfer annehmen: Die Rechnung wird zur Genehmigung an den Benutzer weitergeleitet, den Sie im Dropdown-Menü „Personenauswahl“ angegeben haben. Nachverfolgung der Rechnung markiert, dass Sie die Rechnung zur Zahlung genehmigt haben. Sobald der Benutzer, den Sie ausgewählt haben, die Rechnung zur Genehmigung einreicht, bestimmen die Regeln für die Rechnungsweiterleitung, wer als nächstes die Rechnung genehmigen muss.
• Rücksendung zum Anforderer: Wenn Sie nicht der Rechnungsanforderer sind, wird die Rechnung an den im Rechnungskopf angegebenen Anforderer zurückgesandt. Nachverfolgung der Rechnung markiert, dass Sie die Rechnung zurückgesandt haben.
• Rücksendung an Verbindlichkeiten: Die Rechnung wird zur Überprüfung an Verbindlichkeiten zurückgesandt. Nachverfolgung der Rechnung markiert, dass Sie die Rechnung zurückgesandt haben.
• Rücksendung an Ersteller: Wenn Sie nicht der Rechnungsersteller sind, wird die Rechnung zur Überprüfung an den Ersteller zurückgesandt. Nachverfolgung der Rechnung markiert, dass Sie die Rechnung zurückgesandt haben.
• Rücksendung an Andere: Die Rechnung wird an die Person zurückgesandt, die im Dropdown-Menü ausgewählt wurde. Nachverfolgung der Rechnung markiert, dass Sie die Rechnung zurückgesandt haben.