Vorübergehenden Lieferanten erstellen

Wenn Sie eine neue Rechnung oder Bestellung erstellen, kann es vorkommen, dass der Lieferant, den Sie benötigen, im Dropdown-Menü der Lieferantensuche nicht verfügbar ist. In diesem Fall können Sie einen neuen temporären Lieferanten für diese bestimmte Rechnung oder Bestellung erstellen.

Ihr Admin kann dann den neuen Lieferanten zu Ihrem Buchhaltungssystem hinzufügen.

1. Klicken Sie auf das Feld Lieferantenname und wählen Sie am Anfang der Drop-down-Liste VORÜBERGEHENDEN LIEFERANTEN ERSTELLEN aus.

2 Geben Sie den Namen des neuen Lieferanten ein und klicken Sie auf ERSTELLEN. Es ist nicht nötig, eine Lieferantenadresse anzugeben.

3 Füllen Sie die verbleibenden Felder im Eingabefenster der neuen Rechnung ein und klicken Sie anschließend auf SPEICHERN oder SENDEN, falls es vollständig ist. Neben dem Namen des vorübergehenden Lieferanten im Rechnungs-Dashboard sehen Sie ein spezielles Symbol.

Das Symbol wird auch angezeigt, wenn der vorübergehende Lieferant in Suchergebnissen erscheint.

Neuen temporären Lieferanten benutzen

Je nachdem, welche Regeln Ihr Unternehmen hat, kann es sein, dass Ihre gesendete Rechnung oder Bestellung an einen Vendor Specialist weitergeleitet wird. Diese Person überprüft dann den vorübergehenden neuen Lieferanten und integriert den Eintrag und die dazugehörende Adresse entweder direkt in das Buchhaltungssystem Ihres Unternehmens oder in Chrome River online. Nachdem der AP Vendor Specialist die neue genehmigte Lieferanten-Information in Ihr Buchhaltungssystem integriert hat, empfehlen wir, dass der Spezialist mit dem Austauschen des temporären Eintrags durch den genehmigten Eintrag wartet, bis das System Chrome River aktualisiert hat.

Bei einigen Unternehmen gehen gesendete Rechnungen direkt durch den Routing-Prozess, anstatt zuerst von einem AP-Spezialisten geprüft zu werden. In diesem Fall muss der AP-Prüfer den vorübergehenden neuen Lieferanten aber trotzdem in einen permanenten Lieferanten umwandeln, bevor der Genehmigungsvorgang der Rechnung abgeschlossen werden kann und die Rechnung für den Export bereitgestellt wird.

Vorübergehenden neuen Lieferanten in einen permanenten Lieferanten umwandeln

Nachdem die neue Lieferanten-Information in Ihr Buchhaltungssystem und in Chrome River integriert wurde, müssen Sie oder der Genehmiger den Namen des vorübergehenden Lieferanten in der Rechnung oder der Bestellung mit dem Namen des genehmigten Lieferanten, der Ihrem Buchhaltungssystem hinzugefügt und auf Chrome River hochgeladen wurde, ersetzen.

• Wurde die Rechnung oder Bestellung nicht eingereicht, dann öffnen Sie sie in der Liste der Rechnungsentwürfe. Im Lieferanten-Drop-down-Menü können Sie den Namen des permanenten Lieferanten auswählen. Klicken Sie SPEICHERN oder SENDEN.
• Wurde die Rechnung oder Bestellung bereits eingereicht, dann muss der Genehmiger (oder der AP-Prüfer) sie im Genehmigungs-Dashboard öffnen und dort den Namen des permanenten Lieferanten auswählen. Damit die Umwandlung wirksam wird, bitte auf SPEICHERN oder SENDEN klicken.

HINWEIS: Im Rechnungsverwaltungs-Dashboard bzw. im Bestellungsverwaltungs-Dashboard gibt es einen Filter, mit dem der AP-Prüfer nach allen Rechnungen oder Bestellungen suchen kann, die Anfragen für neue Lieferanten enthalten.