FOLIO-Ausgaben automatisch erstellen

Kunden von Chrome River haben die Möglichkeit, den Service FOLIO hinzuzufügen. Mit FOLIO werden automatisch Ausgabenpositionen für alle Hotel- und Autoabrechnungspositionen erstellt, ohne dass dafür ein besonderer Daten-Feed oder eine Firmenkreditkarte benötigt werden.

Die Benutzer können einfach den textbasierten PDF- oder HTML-Beleg, den sie vom Händler per E-Mail erhalten haben, weiterleiten oder über die Beleggalerie hochladen. FOLIO erstellt dann automatisch eine Hotel-Ausgabe in Chrome River – inklusive Ausgabenpositionen wie Zimmerpreise, Parken und Internetgebühren. Auf diese Weise sparen Sie Zeit und umgehen mögliche Dateneingabefehler. FOLIO kann immer dann angewendet werden, wenn ein Hotel bzw. eine Autovermietung einen textbasierten Beleg erstellt – in jeder globalen Währung und in einer Vielzahl von Sprachen.

FOLIO-Beleg weiterleiten

Wenn Sie nach Ihrem Aufenthalt einen Beleg als textbasierte PDF- oder HTML-Datei von einem Hotel erhalten, leiten Sie diesen einfach an die E-Mail-Adresse weiter, die Ihrem Unternehmen zugewiesen ist. (Weitere Details dazu finden Sie hier: Wie finde ich die E-Mail-Adresse?.)

• Die PDF-Dateien müssen textbasiert sein; bildbasierte PDF-Dateien werden von dem System nicht akzeptiert.
• Wenn Sie den Betrag und den Währungscode in die Betreffzeile setzen, erleichtert dies die Nachverfolgung des Belegs.
• Wenn die Hotelabrechnung als PDF-Datei vorliegt, sollten Sie den weitergeleiteten Textabschnitt aus der E-Mail entfernen.
• Falls Sie eine E-Mail-Signatur verwenden, sollten Sie diese ebenfalls aus der E-Mail entfernen.

FOLIO-Beleg hochladen

Sie können auch einen textbasierten PDF-Beleg eines Hotels bzw. einer Autovermietung über die Beleggalerie zur automatischen Einzelaufstellung auf Chrome River hochladen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Ausgaben über die Beleggalerie erstellen.

FOLIO-Beleg in Chrome River aufrufen

Sobald der Beleg hochgeladen wurde, finden Sie ihn im Offline-Abschnitt der eWallet mit der Bezeichnung „Folio-Beleg“.

• Beachten Sie, dass es 1-24 Stunden dauern kann, bis die OCR (Optical Character Recognition) den Beleg verarbeitet hat. Bis der Vorgang abgeschlossen ist, sehen Sie die Anzeige „Einzelaufführung“.

• Sie können den Folio-Beleg dennoch sofort verwenden – auch wenn er im Verarbeitungsstatus bleibt –, um Einzelnachweise manuell einzugeben. Die Einzelnachweise werden jedoch automatisch für Sie erstellt, wenn Sie warten, bis die Bearbeitung des Folios abgeschlossen ist.

• Klicken Sie auf das Dreieck neben dem Symbol der gestapelten Quadrate, um die Auflistung der Ausgaben im Detail sehen zu können.

• Die Informationen im Header werden in der Regel sehr schnell verarbeitet, jedoch können Verzögerungen bei der Anzeige der Ausgaben im Detail in Chrome River auftreten. Wenn nur das Dreieck, jedoch nicht das Symbol der gestapelten Quadrate in Ihrer Ansicht angezeigt wird, befindet sich die Auflistung der Ausgaben im Detail noch in der Verarbeitung.

FOLIO-Transaktionen einer Ausgabe hinzufügen

1. Erstellen Sie eine neue Reisekostenabrechnung und klicken Sie auf das +, um Belegpositionen hinzuzufügen.

2 Suchen Sie den gewünschten Hotelabrechnungsbeleg in Ihrer E-Geldbörse, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen und klicken Sie auf HINZUFÜGEN, um den Hotelbeleg zu der Reisekostenabrechnung hinzuzufügen.

3 Geben Sie die nötigen Ausgabendetails ein und klicken Sie auf EINZELAUFST..

4. Klicken Sie anschließend im Einzelaufstellungsfenster auf FERTIG.

5. Alle detaillierten Ausgaben der Hotelabrechnung, die Sie weitergeleitet haben, wurden automatisch zu der Reisekostenabrechnung hinzugefügt.

FOLIO-Ausgaben nach Ausgabentyp konsolidieren

Wenn Ihr Unternehmen die Konsolidierung aktiviert hat, werden Transaktionen bestimmter Ausgabentypen zusammengefasst, um die Anzahl der angezeigten Belegpositionen zu reduzieren.

Beispielsweise könnte eine typische Hotelrechnung für einen dreitägigen Aufenthalt drei Zimmerkosten, drei Steuerkosten und drei Mittagessen ausweisen.

Wenn die Konsolidierung aktiv ist, sehen Sie anstelle von neun Einzelnachweisen nur eine kombinierte Zimmerkostenposition, eine kombinierte Steuerkostenposition und eine kombinierte Mittagessenposition.

Ihr Unternehmen kann sich auch dafür entscheiden, bestimmte Ausgabentypen nicht zu konsolidieren.

Beachten Sie, dass die Einzelnachweise für Zahlungen, Einzahlungen, Kredite und Bargeldvorschüsse nicht konsolidiert werden, was jedoch nicht verhindert, dass qualifizierte Einzelnachweise auf demselben Beleg konsolidiert werden. Belege, die USt.-Belastungen enthalten, werden jedoch vollständig von der Konsolidierung ausgeschlossen, auch wenn auf dem Beleg andere qualifizierende Einzelnachweise vorhanden sind.