Rapport d’enquête pour DÉPENSES

Le tableau de bord de recherche vous permet, à vous et à vos délégués, d'effectuer rapidement des recherches par catégorie dans toutes vos activités. Selon la configuration de votre organisation, il peut comprendre les rapports de dépenses, les postes de dépenses, les délégués, le calendrier, les postes de carte de crédit, les dépenses payées par l'entreprise, les approbations, les avances de fonds et les dépenses payées.

Pour accéder aux rapports d’enquête, cliquez sur le bouton MENU dans le coin supérieur gauche, puis cliquez sur ENQUÊTE.

Une liste des rapports de recherche, créés par votre organisation et regroupés par application (EXPENSE, INVOICE, etc.), apparaîtra à l'écran; elle vous donne un aperçu de l'activité de chacune des catégories et vous permet d'y trouver rapidement des renseignements précis.

Sélectionnez une dépense dans la liste des résultats. Le bouton TÉLÉCHARGER LE PDF apparaîtra. Vous pouvez ensuite télécharger la facture en format PDF.

• Page couverture : fournit un résumé de la dépense avec un code à barres et un code QR servant à numériser les reçus originaux.
• Rapport complet : fournit un résumé et les détails de la dépense ainsi qu'un code à barres et un code QR.
• Rapport complet avec notes et reçus : fournit le détail des éléments du rapport de dépenses, des notes, un code à barres, un code QR et les images des reçus joints au rapport.
• Rapport complet avec reçus : fournit les éléments listés ci-dessus, à l'exception des notes.
• Afficher les reçus : visualisez uniquement les reçus joints au rapport de dépenses.

Rapports de demande de renseignements disponibles

Produire le rapport

Cliquez simplement sur un rapport dans la liste pour l’exécuter. Sur les appareils dotés d'un écran large, le résultat s'affiche dans le volet de droite. Sur les petits appareils, il remplace la liste des rapports. Faites glisser la barre de défilement jusqu'en bas pour faire apparaître les colonnes qui ne s'affichent pas à l'écran.

Filtrer les résultats

Les résultats du mois en cours s'affichent par défaut. Utilisez le filtre de date de la transaction dans le coin supérieur droit pour modifier les paramètres de date.

Vous pouvez également filtrer les résultats dans n'importe quelle colonne à l'aide de l'icône d'entonnoir. Cliquez sur l’entonnoir pour sélectionner les paramètres, puis cliquez sur FILTRER.

Si vous obtenez plus de 1 000 résultats, un message s'affiche pour vous demander de modifier le filtre afin de restreindre le nombre de résultats.

Pour supprimer un filtre, cliquez à nouveau sur l’icône de l’entonnoir et sélectionnez EFFACER.

Trier les résultats

Cliquez sur n’importe quel en-tête de colonne pour trier les résultats par ordre croissant ou décroissant. L'ordre de tri est indiqué par une flèche.

Grouper les résultats

Vous pouvez grouper les résultats par toute colonne présentant une icône de trois points dans la partie gauche de son nom d'en-tête. Vous n'avez qu'à faire glisser le nom de l'en-tête dans la barre bleue du haut pour trier à nouveau cette liste.

Vous pouvez grouper les données par autant d'en-têtes de colonnes que vous le désirez à condition que celles-ci présentent l'icône de trois points. Utilisez la flèche figurant à côté de chaque en-tête de colonne pour trier les résultats.

Pour faciliter la navigation, vous pouvez également réduire ou développer tous les éléments groupés d'un rapport.

Demander des images relatives à une ligne d'élément

Le rapport de demande de renseignements Mes éléments de dépenses permet aux utilisateurs de demander des images associées aux dépenses renvoyées par le rapport. En cliquant sur le bouton DEMANDER DES IMAGES, vous générez un rapport en format PDF contenant des images pour un maximum de 50 lignes d'élément, selon les résultats de la recherche de demande de renseignements.

La personne à rembourser recevra un courriel contenant un lien vers le PDF. Si la recherche de l'utilisateur produit plus de 50 résultat avec des images, un message s'affiche pour lui demander de restreindre ou de filtrer sa recherche afin qu'il puisse recevoir un lien vers une image en format PDF. S'il n'y a aucune image associée aux dépenses, une bannière de notification avertit l'utilisateur afin qu'il ne s'attende pas à recevoir un rapport par courriel.

[1] Cliquez sur le rapport de demande Mes éléments de dépenses et sélectionnez les dates à filtrer, si vous le souhaitez.

[2] Sélectionnez le rapport souhaité dans la liste et cliquez sur DEMANDER DES IMAGES.

Un message de confirmation s'affiche.

[3] Un lien vers le PDF des images sera envoyé à l'adresse courriel principale de la personne à rembourser. Le message affiche également le filtre de dates utilisé dans la recherche du rapport de demande de renseignements Mes éléments de dépenses.