Tableau de bord de Gestion des dépenses

Les utilisateurs qui disposent des autorisations appropriées peuvent utiliser le « Tableau de bord de gestion des dépenses » pour consulter, à partir d’un seul endroit, les notes de frais exportées de chaque personne à rembourser, sans avoir à accéder à son compte par délégation. Vous pouvez ouvrir un rapport de dépense et le consulter tel qu’il apparaît à la personne à rembourser, y compris les lignes d’élément, les pièces jointes et les renseignements de suivi. Vous pouvez également rappeler un rapport de dépense exporté à partir du tableau de bord si vous disposez de l’autorisation nécessaire pour rappeler des rapports de dépense.

Les administrateurs déterminent qui peut utiliser le « Tableau de bord de gestion des dépenses » à partir de l’écran « Administration des autorisations d’accès ». Pour plus de détails, consultez la section « Autorisations du tableau de bord Gestion des dépenses » dans « Écran d’administration des Autorisations d’accès ».

Grille de gestion des dépenses

1. Sélectionnez le bouton MENU dans le coin supérieur gauche, puis cliquez sur « Gestion des dépenses ».

   La « Gestion des dépenses » s’affiche uniquement sur les appareils dotés d’un écran large. L’élément de menu ne s’affiche pas sur les appareils mobiles dotés d’un écran étroit.

   

   Le tableau de bord « Gestion des dépenses » s’affiche.

   

2. Dans la zone de recherche en haut à gauche, sélectionnez « Personne à rembourser » ou « Identifiant du rapport », saisissez le nom ou l’identifiant et sélectionnez le bouton « Recherche ».

   

3. Sélectionnez un en-tête de colonne pour trier les dépenses selon cette colonne.

   • NOM DU RAPPORT
   • IDENTIFIANT DU RAPPORT
   • DATE D’ENVOI
   • STATUT
   • DATE D’EXPORTATION
   • PERSONNE À REMBOURSER
   • ME PAYER (montant)
   • APPROUVÉ (montant)
   • DEVISE

   Faites glisser un en-tête de colonne dans la barre située en haut de la liste pour regrouper les dépenses selon cette colonne. Pour supprimer le groupe, sélectionnez le bouton X à côté du nom de l'en-tête de la colonne.

   

4. Sélectionnez « Recherche avancée » pour filtrer les rapports en fonction de leur état.

   

Voir un aperçu des dépenses

Sélectionnez une dépense dans la liste pour en afficher un aperçu. Sélectionnez le bouton de retour en forme de flèche dans le coin supérieur gauche pour revenir au « Tableau de bord de gestion des dépenses. »

Vous pouvez effectuer ces actions à partir de l’aperçu :

• Propriétaire du rapport : Afficher la carte de profil du propriétaire du rapport.
• Ouvrir : Voir le rapport complet.
• Suivi : Afficher le chemin d’acheminement de l’approbation.
• Rappeler : Le bouton « Rappeler » ne s’affiche que si vous avez l’autorisation de rappeler des rapports.

Accès au rapport de dépenses

Sélectionnez le bouton « Ouvrir » dans l’aperçu de la dépense pour consulter le rapport de dépense tel qu’il apparaît à la personne à rembourser, y compris les lignes d’élément et les pièces jointes.

Rappeler des rapports de dépenses

Si votre organisation a activé cette fonctionnalité, les utilisateurs qui disposent des autorisations appropriées peuvent rappeler un rapport de dépense entièrement exporté à partir du « Tableau de bord de gestion des dépenses ». Pour connaître les modalités d’activation, consultez la section « Autorisations du tableau de bord de gestion des dépenses » dans l’écran « Administration des Autorisations d’accès ».

Le rapport rappelé s’affiche dans le « Tableau de bord » des approbations de l’utilisateur qui l’a rappelé. À partir de ce tableau de bord, l’utilisateur peut modifier le rapport de dépense ou le retourner à la personne à rembourser.

Vous pouvez rappeler un rapport de dépense à partir du « Tableau de bord de gestion des dépenses » de l’une des deux façons suivantes :

1. Sélectionnez le bouton « Rappeler » dans l’aperçu du rapport dans le « Tableau de bord de Gestion des dépenses ».

   

2. Ouvrez le rapport de dépense et sélectionnez le bouton « Rappeler ».

   

Sécurité de la gestion des dépenses

Votre organisation peut limiter les rapports de dépense que les utilisateurs peuvent consulter dans le « Tableau de bord de gestion des dépenses » à l’aide des règles AuthorizeUser. Les utilisateurs voient le message d’erreur « Accès requis pour consulter cette note de frais » lorsqu’ils recherchent une note de frais qu’ils ne sont pas autorisés à consulter. Pour activer cette fonction, communiquez avec le soutien.