Tableau de bord de Gestion des dépenses

Le tableau de bord de gestion des dépenses permet aux utilisateurs disposant des autorisations appropriées d’afficher tous les rapports de dépenses exportés des propriétaires de dépenses individuels dans un emplacement central, ce qui élimine le besoin de déléguer dans les comptes des utilisateurs individuels. Les utilisateurs peuvent ouvrir des rapports de dépenses et les afficher comme le ferait le propriétaire de la dépense, y compris les éléments de ligne, les pièces jointes et les détails de suivi. Les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent également rappeler les rapports exportés depuis le tableau de bord de gestion des dépenses.

Les administrateurs peuvent contrôler l’accès des utilisateurs au tableau de bord de gestion des dépenses via l’écran d’administrateur des autorisations d’accès. Consultez la section « Autorisations du tableau de bord de gestion des dépenses » dans Écran d’administration des autorisations d’accès pour plus de détails.

Grille de gestion des DÉPENSE

1. Cliquez sur le bouton MENU dans le coin supérieur gauche, puis cliquez sur GESTION DES FACTURES.

• Remarque : seuls les utilisateurs d’appareils à écran large ont accès à la gestion des dépenses; les éléments de menu ne s’afficheront pas sur les appareils mobiles à écran étroit.

Le tableau de bord Gestion des factures s’affichera.

2. Utilisez la boîte de texte dans le coin supérieur gauche pour les dépenses par le Propriétaire des dépenses ou l’identifiant du rapport.

3. Pour trier la liste des dépenses selon ce critère, cliquez sur l’en-tête de la colonne.

• Nom du rapport
• ID du rapport
• Date d’envoi
• Statut
• Date d’exportation
• Personne à rembourser
• Me payer (montant)
• Approuvé (montant)
• Devise

Pour regrouper la liste des dépenses d’une colonne, vous pouvez glisser l’en-tête de la colonne dans la barre bleue située dans le haut de l’écran. Pour supprimer le groupe, cliquez sur X à côté du nom de l'en-tête de la colonne.

4. Cliquez sur RECHERCHE AVANCÉE pour filtrer les rapports en fonction de leur état.

Voir un aperçu des dépenses

Cliquez une fois sur une dépense dans la liste pour ouvrir un aperçu. Cliquez sur la flèche arrière en haut à gauche pour revenir au tableau de bord de gestion des dépenses.

Vous pouvez effectuer plusieurs actions directement depuis l'aperçu :

• Carte de profil :Cliquez sur le nom du propriétaire du rapport pour afficher sa carte de profil.
• Ouvrir : Cliquer sur pour ouvrir le rapport complet.
• Suivi : Cliquer sur pour afficher le chemin d’acheminement de l’approbation.
• Rappel : Si vous disposez des autorisations appropriées, vous verrez une icône vous permettant de rappeler le rapport.

Accès au rapport de dépenses

En cliquant sur OUVRIR dans l’aperçu des dépenses, vous pourrez afficher le rapport comme le ferait le propriétaire des dépenses, y compris les éléments de ligne et les pièces jointes.

Rappeler des rapports des dépenses

Le tableau de bord Gestion des dépenses peut permettre aux utilisateurs disposant des autorisations appropriées de rappeler un rapport entièrement exporté. Le rapport est envoyé au tableau de bord d’approbation de l’utilisateur qui l’a rappelé. De là, cet utilisateur peut ajuster le rapport ou le renvoyer au propriétaire de la dépense pour ajustement.

• Remarque : cette fonctionnalité n’est recommandée que dans certaines circonstances. Les administrateurs peuvent consulter « Autorisations du tableau de bord Gestion des dépenses » dans Autorisations d’accès pour plus de détails.

Si cette fonction a été activée, il y a deux façons de rappeler un rapport du tableau de bord Gestion des dépenses.

1. Cliquez sur RAPPEL dans l’aperçu du rapport dans le tableau de bord de la gestion des dépenses.

2. Ou ouvrez le rapport et cliquez sur le bouton de RAPPEL.