Reisekostenabrechnungen automatisch erstellen

Wenn Ihr Unternehmen die automatisierte Ausgabenerstellung aktiviert hat, werden Reisekostenabrechnungen mit Belegpositionen automatisch für Sie erstellt und in Ihrem Entwürfe-Dashboard zur Überprüfung abgelegt, bevor Sie sie abschicken. Die Berichte werden auf der Grundlage der von Ihnen hochgeladenen Belege und ggf. der von Ihnen getätigten Firmenkreditkartentransaktionen erstellt. Administratoren können hier mehr über die automatisierte Ausgabenerstellung erfahren.

Jedes Mal, wenn Sie einen Beleg in Emburse Enterprise hochladen – sei es über die Emburse Enterprise Mobile-App, per E-Mail oder über Integrationen wie Uber und Lyft –, wird er automatisch zu einer neuen, vom System erstellten Spesenabrechnung hinzugefügt. Sie müssen die Reisekostenabrechnung nur noch in Ihrem Entwürfe-Dashboard überprüfen, fehlende Details ergänzen und sie abschicken.

Ausgaben automatisch erstellen

1. Nachdem Sie einen Beleg in Emburse Enterprise hochgeladen haben, navigieren Sie zu Ihrem Entwürfe-Dashboard, um die automatisch erstellte Spesenabrechnung anzuzeigen.

• Der Bericht enthält im Titel „Meine automatisierten Ausgaben“. Wenn der Bericht aus einer Vorabgenehmigung erstellt wurde, wird der Name der Vorabgenehmigung nach „Meine automatisierten Ausgaben“ angehängt, z. B. „Meine automatisierten Ausgaben – Reise nach New York“.

• Beachten Sie, dass Reports für Firmenkreditkartenausgaben erst dann automatisch erstellt werden, wenn die Transaktion in Emburse Enterprise erschienen ist, was 24 Stunden oder länger dauern kann.

2. Überprüfen Sie den Bericht, um weitere Details hinzuzufügen oder fehlende Belegpositionsdaten zu finden.

3. Wenn Daten zum Geschäftszweck, zur Zuordnung oder zu Matter-On-Select in mehreren Belegpositionen fehlen, müssen Sie sie nur einmal eingeben, damit sie in jeder Belegposition, in der sie vorkommen, aktualisiert werden.

• Die auf diese Weise eingegebenen Daten füllen nur leere Felder auf; sie überschreiben keine Daten, die bereits in diesen Feldern vorhanden sind.

• Persönliche Zuordnungen können auf diese Weise nicht aktualisiert werden.

Überprüfen Sie im Pop-up-Fenster „Fehlende Felder vervollständigen“ die Felder, die in anderen Belegpositionen aktualisiert werden sollen, und klicken Sie auf ÄNDERUNGEN ÜBERNEHMEN.

4. Klicken Sie auf SENDEN.

Dashboard-Benachrichtigung über neue Elemente

Ein Menüband oben im Emburse Enterprise-Dashboard zeigt die Anzahl der Elemente an, die kürzlich zu automatisierten Spesenabrechnungen hinzugefügt wurden, und das Datum des letzten Elements. Dies beseitigt Verwirrung über Ausgabenpositionen, die in der eWallet zu fehlen scheinen, weil sie automatisch zu einem Bericht hinzugefügt worden sind.

• Klicken Sie in der Benachrichtigung auf ANZEIGEN, um die Spesenabrechnung anzuzeigen, zu der Artikel hinzugefügt wurden. Wenn Sie mehrere automatisch erstellte Berichte haben, gelangen Sie über den Link ANZEIGEN stattdessen zu Ihrer Liste mit den Entwürfen.