Reisekostenabrechnungen automatisch erstellen

Wenn Ihr Unternehmen die automatisierte Ausgabenerstellung aktiviert hat, werden Spesenabrechnungen mit Belegpositionen automatisch für Sie erstellt und in Ihrem Entwürfe-Dashboard zur Überprüfung abgelegt, bevor Sie sie einreichen. Die Reports werden auf der Grundlage der von Ihnen hochgeladenen Belege und ggf. Ihrer Firmenkreditkartentransaktionen erstellt. Administratoren können hier mehr über die automatisierte Ausgabenerstellung erfahren.

Jedes Mal, wenn Sie einen Beleg in Emburse Enterprise hochladen – sei es über die mobile Emburse-Enterprise-App, per E-Mail oder über Integrationen wie Uber und Lyft –, wird er automatisch zu einer neuen, vom System erstellten Spesenabrechnung hinzugefügt. Sie müssen die Spesenabrechnung nur noch in Ihrem Entwürfe-Dashboard überprüfen, fehlende Details ergänzen und sie einreichen.

Ausgaben automatisch erstellen

1. Nachdem Sie einen Beleg in Emburse Enterprise hochgeladen haben, navigieren Sie zu Ihrem Entwürfe-Dashboard, um die automatisch erstellte Spesenabrechnung anzuzeigen.

• Der Report enthält im Titel „Meine automatisierten Ausgaben“. Wenn der Report aus einer Vorabgenehmigung erstellt wurde, wird der Name der Vorabgenehmigung nach „Meine automatisierten Ausgaben“ angehängt, z. B. „Meine automatisierten Ausgaben – Reise nach New York“.
• Beachten Sie, dass Reports für Firmenkreditkartenausgaben erst dann automatisch erstellt werden, wenn die Transaktion in Emburse Enterprise erschienen ist, was 24 Stunden oder länger dauern kann.

2. Überprüfen Sie den Report, um weitere Details hinzuzufügen oder fehlende Belegpositionsdaten zu finden.

3. Wenn Daten zum Geschäftszweck, zur Zuordnung, zu Matter-On-Select oder zu benutzerdefinierten Daten (UDA) in mehreren Belegpositionen fehlen, müssen Sie sie nur einmal eingeben, damit sie in jeder Belegposition, in der sie vorkommen, aktualisiert werden.

• Die auf diese Weise eingegebenen Daten werden nur in leere Felder eingetragen. Sie überschreiben keine Daten, die bereits in diesen Feldern vorhanden sind.
• Persönliche Zuordnungen können auf diese Weise nicht aktualisiert werden.

Überprüfen Sie im Pop-up-Fenster „Fehlende Felder vervollständigen“ die Felder, die in anderen Belegpositionen aktualisiert werden sollen, und wählen Sie Änderungen übernehmen aus.

4. Wählen Sie Senden.

Dashboard-Benachrichtigung über neue Elemente

Ein Menüband oben im Emburse-Enterprise-Dashboard zeigt die Anzahl der Elemente, die kürzlich zu automatisierten Spesenabrechnungen hinzugefügt wurden, und das Datum des letzten Elements an. Dies beseitigt Unklarheiten über Ausgabenpositionen, die in der eWallet zu fehlen scheinen, weil sie automatisch zu einem Report hinzugefügt worden sind.

• Wählen Sie in der Benachrichtigung ANZEIGEN, um die Spesenabrechnung anzuzeigen, zu der Artikel hinzugefügt wurden. Wenn Sie mehrere automatisch erstellte Reports haben, gelangen Sie über den Link ANZEIGEN stattdessen zu Ihrer Liste mit den Entwürfen.