Beleg- und Kreditkartentransaktionen zusammenführen

Wenn ein weitergeleiteter Beleg, eine Reise-E-Mail oder ein Reise-Beleg mit einer Kreditkartentransaktion oder anderen bereits in Emburse Enterprise importierten Reisedaten übereinstimmt, führt das System diese Daten automatisch zusammen.

Was löst eine automatische Zusammenführung aus?

Folgende Bedingungen müssen gegeben sein, damit das System Daten automatisch zusammenführt:

  1. Ausgabentypen müssen übereinstimmen.
  2. Daten dürfen nicht mehr als zwei Tage auseinanderliegen.
  3. Beträge dürfen nicht mehr als 25 % auseinanderliegen.

Wenn nötig, können Sie Transaktionen jeder Art aber auch manuell zusammenführen. Siehe „Transaktionen manuell zusammenführen“ weiter unten.

In-App-Benachrichtigungen über automatische Zusammenführungen

Wenn eine Transaktion automatisch zusammengeführt wird, während Sie angemeldet sind, erscheint eine In-App-Benachrichtigung mit einem Link, über den Sie den zusammengeführten Posten in der eWallet anzeigen können. 

Benachrichtigungsbanner mit dem Hinweis, dass automatische Zusammenführungen in der eWallet stattgefunden haben, und mit einer Schaltfläche „Zusammengeführte Posten anzeigen“

Wenn der zusammengeführte Posten bereits in einer Abrechnung enthalten ist, enthält die In-App-Benachrichtigung einen Link, um die Abrechnung anzuzeigen. 

Benachrichtigungsbanner mit dem Hinweis, dass automatische Zusammenführungen in einer Reisekostenabrechnung aufgetreten sind, und mit einer Schaltfläche „Abrechnung anzeigen“

Wenn automatische Zusammenführungen stattfinden, während Sie abgemeldet sind, werden diese Benachrichtigungen angezeigt, nachdem Sie sich wieder angemeldet haben. Bis zu drei Benachrichtigungen werden gleichzeitig im Stapel angezeigt.

E-Mail-Benachrichtigungen über automatische Zusammenführungen

Tägliche zusammenfassende E-Mail-Benachrichtigungen sind auch für automatisch zusammengeführte Transaktionen verfügbar.

Sie erhalten eine zusammenfassende E-Mail pro Tag, wenn automatische Zusammenführungen stattgefunden haben.

Zusammenfassende E-Mail zu automatischen Zusammenführungen, die die Anzahl der Zusammenführungen sowie eine Schaltfläche „Anmelden“ zur Überprüfung der Änderungen anzeigt

Zusammengeführte Transaktionen anzeigen

Auf der Registerkarte Alle der eWallet können Sie mit dem Kippschalter in der oberen rechten Ecke zwischen der Anzeige aller Transaktionen oder nur der zusammengeführten Transaktionen wechseln.

Ansicht „Zusammengeführte Posten“ mit auf „Zusammengeführt“ gesetztem Schalter, die die Liste der kombinierten Kreditkarten- und Belegeinträge anzeigt

Automatisch zusammengeführte Transaktionen werden in der eWallet mit einer eindeutigen Kennzeichnung versehen, damit Benutzer schnell erkennen können, wenn das System eine Transaktion automatisch zusammengeführt hat. 

Ausgabenposten mit der Bezeichnung „Automatisch zusammengeführt“, der einen Flugpreisbeleg mit Betrag und Details zur Fluggesellschaft zeigt

Diese Kennzeichnung wird auch auf zugehörigen Entwürfen von Reisekostenabrechnungsposten angezeigt, es sei denn, die Zusammenführung der Transaktionen wurde manuell rückgängig gemacht.

Ausgabenposten mit der Bezeichnung „Automatisch zusammengeführt“, der eine Ausgabe für Mahlzeiten mit übereinstimmenden Beträgen und Bestätigungshäkchen zeigt

Transaktionen manuell zusammenführen

Wenn nötig, können Sie Transaktionen manuell zusammenführen. Dies gilt für alle Typen, Beträge oder Daten, mit den folgenden Ausnahmen:

  • Eine Kreditkartentransaktion kann nie mit einer anderen Kreditkartentransaktion zusammengeführt werden.
  • Echtzeit-Benachrichtigungen können nur mit Kreditkartentransaktionen zusammengeführt werden.
  • Ein hochgeladener oder per E-Mail eingesandter Hotel Folio-Beleg kann nicht mit einem anderen Hotel Folio-Beleg zusammengeführt werden.
  • Eine Reisedaten- oder Reisebürotransaktion kann nur mit einer anderen Reisedaten- oder Reisebürotransaktion zusammengeführt werden, wenn sie von zwei unterschiedlichen Anbietern stammen.

1. Gehen Sie zur eWallet und wählen Sie Alle, um alle Transaktionen anzuzeigen.

2. Ermitteln Sie die Transaktionen, die Sie zusammenführen möchten. Wählen Sie eine Transaktion und ziehen Sie sie auf die andere.
eWallet-Liste, die Beleg- und Kreditkartenposten zeigt, die zur Zusammenführung abgestimmt sind, mit Ziehgriff-Indikator

3. Die neu entstandene, zusammengeführte Transaktion erhält basierend auf einer durch das System festgelegten Hierarchie den Namen [Primäre Position] + [Sekundäre Position] + [Tertiäre Position] usw.

Klicken Sie hier, um die Hierarchie anzuzeigen.

  1. Kreditkarte/Firmenbezahlte Karte/Meeting-Karte/Internationale Kreditkarte
  2. Persönliches Konto
  3. Reiseagentur/Reisedaten (bei der Zusammenführung von Reiseagentur und Reisedaten wird die Position mit dem letzten Erstellungsdatum zur primären Position)
  4. Offline-Positionen: Per E-Mail versandte Belege/Hochgeladene Bilder
  5. American Express® Vorautorisierung

4. Die zusammengeführte Transaktion wird im Abschnitt der primären Position in der eWallet (z. B. Kreditkarte, Reiseagentur, Offline) und im Abschnitt „Alle“ angezeigt. Die anderen Positionen des zusammengeführten Sets erscheinen nicht mehr in den jeweiligen Abschnitten der eWallet.

eWallet mit einer nach Kreditkarte gefilterten Ansicht und einer zusammengeführten Transaktion mit der Bezeichnung „Kreditkarte + Beleg“ und dem Betrag

5. Das Symbol, das Datum und die Betragsangaben im zusammengeführten Set gehören zur primären Position. Klicken Sie auf Zusammengeführte Details, um alle Positionen im Set anzusehen.

Erweiterte zusammengeführte Transaktion mit einzelnen Posten unter „Zusammengeführte Details“, einschließlich Kreditkarten- und Belegeinträgen

6. Wählen Sie den Lieferanten- oder Quellennamen aus, um zusätzliche Details zu jeder der im Set enthaltenen Transaktionen anzuzeigen, einschließlich angehängter Bilder.

Geteilte Ansicht mit dem Belegbild neben den Details der zusammengeführten Transaktion, einschließlich Händler, Betrag und Zusammenführungskennungen

7. Wenn Sie die zusammengeführte Position zu einer Reisekostenabrechnung hinzufügen, wird die Belegposition anhand von Details der primären Transaktionsposition erstellt (z. B. Beschreibung, Name des Lieferanten, Betrag, Währung, Geschäftszweck). Allerdings werden alle Details zu jeder Transaktion im zusammengeführten Set im Abschnitt Heruntergeladene Details der Belegposition angezeigt.

Ansicht „Reisekostenabrechnung“ mit heruntergeladenen Kreditkarten- und Belegdetails für eine zusammengeführte Transaktion mit Beträgen und Händlerangaben

Zusammenführung von Transaktionen manuell rückgängig machen

Wenn eine Transaktion versehentlich zusammengeführt wurde, haben Sie die Möglichkeit, die Zusammenführung einer oder mehrerer Transaktionen wieder rückgängig zu machen.

Wenn die zusammengeführte Transaktion bereits zu einer Reisekostenabrechnung hinzugefügt wurde, müssen Sie sie zunächst aus dieser Abrechnung löschen. Nur so wird die Transaktion wieder in der eWallet angezeigt. Befolgen Sie anschließend die untenstehenden Schritte, um die Zusammenführung rückgängig zu machen.

1. Ermitteln Sie die zusammengeführte Transaktion in der eWallet und wählen Sie Zusammengeführte Details, um alle darin enthaltenen Transaktionen anzuzeigen.

eWallet-Posten mit hervorgehobener Option „Zusammengeführte Details“ für eine Kreditkartentransaktion

2. Klicken Sie in der entsprechenden Transaktion auf das Symbol Fehlerhafte Verbindung, um sie aus der zusammengeführten Gruppe zu lösen. Wenn die Gruppe mehr als zwei Transaktionen enthält, müssen Sie jede Transaktion einzeln auswählen, um ihre Zusammenführung mit der Gruppe rückgängig zu machen.

Erweiterte zusammengeführte Transaktion mit separaten Kreditkarten- und Belegposten und einer Option zum Rückgängigmachen der Zusammenführung

Nachdem eine Transaktion aus einem zusammengeführten Set entfernt wurde, steht sie zur Zusammenführung mit einem neuen Set zur Verfügung.

AmTrav-Transaktionen

Kunden, die die AmTrav-Integration von Emburse für die Zusammenführung von Reisedatenbelegen nutzen, finden diese Transaktionen im Bereich Offline der eWallet.Es werden nur die folgenden Reisetypen und nur für die USA unterstützt

  • Luft
  • Eisenbahn
  • Servicegebühren
  • Prepaid-Hotels

Vollständige Einzelheiten finden Sie in der AmTrav Knowledge Base.

 

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