Beleg- und Kreditkartentransaktionen zusammenführen

Wenn ein weitergeleiteter Beleg, eine Reise-E-Mail oder ein Reise-Beleg mit einer Kreditkartentransaktion oder anderen bereits in Emburse Enterprise importierten Reisedaten übereinstimmt, führt das System diese automatisch im eWallet oder direkt in den Entwürfen für Spesenabrechnungsposten zusammen.

Wenn eine Belegposition bereits vorhanden ist und später ein entsprechender Beleg hochgeladen oder eine Transaktion importiert wird, führt das System diese mit der bestehenden Belegposition zusammen.

Was löst eine automatische Zusammenführung aus?

Folgende Bedingungen müssen gegeben sein, damit das System Daten automatisch zusammenführt:

  1. Ausgabentypen müssen übereinstimmen.
  2. Daten dürfen nicht mehr als zwei Tage auseinanderliegen.
  3. Beträge dürfen nicht mehr als 25 % auseinanderliegen.

Diese Bedingungen gelten unabhängig davon, ob sich die Transaktionen im eWallet befinden oder bereits in einem Entwurf für Reisekostenabrechnungsposten enthalten sind.

Das System erstellt pro Transaktion nur eine Belegposition. Dadurch wird sichergestellt, dass jede tatsächliche Ausgabe als einzelne Belegposition angezeigt wird, selbst wenn mehrere Quellen übereinstimmende Daten liefern. Werden später weitere passende Belege oder Transaktionen hinzugefügt, werden diese in derselben Belegposition zusammengefasst.

Wenn eine Transaktion in einen bestehenden Entwurfsbelegposition integriert wird, wird sie im eWallet oder in der Beleggalerie nicht mehr als separater Eintrag angezeigt, da sie in der integrierten Belegposition enthalten ist.

Bei Bedarf können Sie Transaktionen jeder Art auch manuell zusammenführen. Siehe „Transaktionen manuell zusammenführen“ weiter unten.

In-App-Benachrichtigungen über automatische Zusammenführungen

Wenn eine Transaktion im eWallet oder in einer Belegposition des Entwurfs für Reisekostenabrechnungsposten automatisch zusammengeführt wird, während Sie angemeldet sind, wird eine In-App-Benachrichtigung mit einem Link angezeigt, über den Sie den zusammengeführten Posten anzeigen können.

Benachrichtigungsbanner mit dem Hinweis, dass automatische Zusammenführungen im eWallet stattgefunden haben, und der Schaltfläche „Zusammengeführte Posten anzeigen“

Wenn der zusammengeführte Posten bereits in einer Abrechnung enthalten ist, enthält die In-App-Benachrichtigung einen Link, um die Abrechnung anzuzeigen. 

Benachrichtigungsbanner mit dem Hinweis, dass automatische Zusammenführungen in einer Reisekostenabrechnung aufgetreten sind, und der Schaltfläche „Abrechnung anzeigen“

Wenn automatische Zusammenführungen stattfinden, während Sie abgemeldet sind, werden diese Benachrichtigungen angezeigt, sobald Sie sich wieder angemeldet haben. Bis zu drei Benachrichtigungen werden gleichzeitig im Stapel angezeigt.

E-Mail-Benachrichtigungen über automatische Zusammenführungen

Tägliche zusammenfassende E-Mail-Benachrichtigungen sind auch für automatisch zusammengeführte Transaktionen verfügbar.

Sie erhalten täglich eine zusammenfassende E-Mail, sobald es zu automatischen Zusammenführungen gekommen ist, einschließlich Zusammenführungen, die im eWallet und bei einem Entwurf für Reisekostenabrechnungsposten stattfinden.

Zusammenfassende E-Mail zu automatischen Zusammenführungen, die die Anzahl der Zusammenführungen sowie die Schaltfläche „Anmelden“ zur Überprüfung der Änderungen anzeigt

Zusammengeführte Transaktionen anzeigen

Auf der Registerkarte Alle im eWallet können Sie mit dem Umschalter in der oberen rechten Ecke zwischen der Anzeige aller Transaktionen oder nur der zusammengeführten Transaktionen wechseln.

Ansicht „Zusammengeführte Posten“ mit auf „Zusammengeführt“ gesetztem Schalter, die die Liste der kombinierten Kreditkarten- und Belegeinträge anzeigt

Automatisch zusammengeführte Transaktionen werden im eWallet mit einer eindeutigen Kennzeichnung versehen, damit Benutzer schnell erkennen können, wenn das System eine Transaktion automatisch zusammengeführt hat. 

Ausgabenposten mit der Bezeichnung „Automatisch zusammengeführt“, der einen Flugpreisbeleg mit Betrag und Details zur Fluggesellschaft zeigt

Diese Kennzeichnung wird auch auf zugehörigen Belegpositionen in Entwürfen für Reisekostenabrechnungen angezeigt, es sei denn, die Zusammenführung der Transaktionen wurde manuell rückgängig gemacht.

Ausgabenposten mit der Bezeichnung „Automatisch zusammengeführt“, der eine Ausgabe für Mahlzeiten mit übereinstimmenden Beträgen und Bestätigungshäkchen zeigt

Wenn Transaktionen direkt in eine Entwurfsbelegposition zusammengeführt werden, zeigt das Kennzeichen „Automatisch zusammengeführt“ an, dass mehrere Quellen zusammengefasst wurden.

Transaktionen manuell zusammenführen

Wenn nötig, können Sie Transaktionen manuell zusammenführen. Dies gilt für alle Typen, Beträge oder Daten, mit den folgenden Ausnahmen:

  • Eine Kreditkartentransaktion kann nie mit einer anderen Kreditkartentransaktion zusammengeführt werden.
  • Echtzeit-Benachrichtigungen können nur mit Kreditkartentransaktionen zusammengeführt werden.
  • Ein hochgeladener oder per E-Mail eingesandter Hotel-Folio-Beleg kann nicht mit einem anderen Hotel-Folio-Beleg zusammengeführt werden.
  • Eine Reisedaten- oder Reisebürotransaktion kann nur mit einer anderen Reisedaten- oder Reisebürotransaktion zusammengeführt werden, wenn sie von zwei unterschiedlichen Anbietern stammen.

1. Gehen Sie zum eWallet und wählen Sie Alle, um alle Transaktionen anzuzeigen.

2. Ermitteln Sie die Transaktionen, die Sie zusammenführen möchten. Wählen Sie eine Transaktion und ziehen Sie sie auf die andere.
eWallet-Liste mit Beleg- und Kreditkartenposten, die zur Zusammenführung abgestimmt sind, mit Ziehgriff-Indikator

3. Die neu entstandene, zusammengeführte Transaktion erhält basierend auf einer durch das System festgelegten Hierarchie den Namen [Primäre Position] + [Sekundäre Position] + [Tertiäre Position] usw.

Klicken Sie hier, um die Hierarchie anzuzeigen.

  1. Kreditkarte/Firmenbezahlte Karte/Meeting-Karte/Internationale Kreditkarte
  2. Persönliches Konto
  3. Reiseagentur/Reisedaten (bei der Zusammenführung von Reiseagentur und Reisedaten wird die Position mit dem letzten Erstellungsdatum zur primären Position)
  4. Offline-Positionen: Per E-Mail versandte Belege/Hochgeladene Bilder
  5. American Express® Vorautorisierung

4. Die zusammengeführte Transaktion wird im Abschnitt der primären Position im eWallet (z. B. Kreditkarte, Reiseagentur, Offline) sowie im Abschnitt „Alle“ angezeigt. Die anderen Positionen des zusammengeführten Sets werden nicht mehr in den entsprechenden Abschnitten des eWallet angezeigt.

eWallet mit einer nach Kreditkarte gefilterten Ansicht und einer zusammengeführten Transaktion mit der Bezeichnung „Kreditkarte + Beleg“ und dem Betrag

5. Das Symbol, das Datum und die Betragsangaben im zusammengeführten Set gehören zur primären Position. Klicken Sie auf Zusammengeführte Details, um alle Positionen im Set anzusehen.

Erweiterte zusammengeführte Transaktion mit einzelnen Posten unter „Zusammengeführte Details“, einschließlich Kreditkarten- und Belegeinträgen

6. Wählen Sie den Lieferanten- oder Quellennamen aus, um zusätzliche Details zu jeder der im Set enthaltenen Transaktionen anzuzeigen, einschließlich angehängter Bilder.

Geteilte Ansicht mit dem Belegbild neben den Details der zusammengeführten Transaktion, einschließlich Händler, Betrag und Zusammenführungskennungen

7. Wenn Sie die zusammengeführte Position zu einer Reisekostenabrechnung hinzufügen, wird die Belegposition anhand von Details der primären Transaktionsposition erstellt (z. B. Beschreibung, Name des Lieferanten, Betrag, Währung, Geschäftszweck). Allerdings werden alle Details zu jeder Transaktion im zusammengeführten Set im Abschnitt Heruntergeladene Details der Belegposition angezeigt.

Ansicht „Reisekostenabrechnung“ mit heruntergeladenen Kreditkarten- und Belegdetails für eine zusammengeführte Transaktion mit Beträgen und Händlerangaben

Zusammenführung von Transaktionen manuell rückgängig machen

Wenn eine Transaktion versehentlich zusammengeführt wurde, haben Sie die Möglichkeit, die Zusammenführung einer oder mehrerer Transaktionen wieder rückgängig zu machen.

Wenn die zusammengeführte Transaktion bereits zu einer Reisekostenabrechnung hinzugefügt wurde, müssen Sie sie zunächst aus dieser Abrechnung löschen. Nur so wird die Transaktion wieder im eWallet angezeigt. Befolgen Sie anschließend die untenstehenden Schritte, um die Zusammenführung rückgängig zu machen.

1. Ermitteln Sie die zusammengeführte Transaktion im eWallet und wählen Sie Zusammengeführte Details, um alle darin enthaltenen Transaktionen anzuzeigen.

eWallet-Posten mit hervorgehobener Option „Zusammengeführte Details“ für eine Kreditkartentransaktion

2. Klicken Sie in der entsprechenden Transaktion auf das Symbol Fehlerhafte Verbindung, um sie aus der zusammengeführten Gruppe zu lösen. Wenn die Gruppe mehr als zwei Transaktionen enthält, müssen Sie jede Transaktion einzeln auswählen, um ihre Zusammenführung mit der Gruppe rückgängig zu machen.

Erweiterte zusammengeführte Transaktion mit separaten Kreditkarten- und Belegposten und einer Option zum Rückgängigmachen der Zusammenführung

Nachdem eine Transaktion aus einem zusammengeführten Set entfernt wurde, steht sie zur Zusammenführung mit einem neuen Set zur Verfügung.

AmTrav-Transaktionen

Kunden, die die AmTrav-Integration von Emburse für die Zusammenführung von Reisedatenbelegen nutzen, finden diese Transaktionen im Bereich Offline des eWallet. Es werden nur die folgenden Reisetypen und nur für die USA unterstützt

  • Luft
  • Schiene
  • Servicegebühren
  • Prepaid-Hotels

Vollständige Einzelheiten finden Sie in der AmTrav Knowledge Base.

 

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