Beleg- und Kreditkartentransaktionen zusammenführen

Wenn ein weitergeleiteter Beleg, eine Reise-E-Mail oder ein Reise-Beleg mit einer Kreditkartentransaktion oder anderen bereits in Emburse Enterprise importierten Reisedaten übereinstimmt, führt das System diese Daten automatisch zusammen. Kalendereinladungen (ICS-Format), die an die E-Mail-Adresse gesendet werden, die Sie zum Einreichen von Belegen verwenden, erstellen Kalendertransaktionen, welche die automatische Zusammenführung mit geeigneten Belegen zusammenführen kann, wenn sie eine Übereinstimmung findet. Anschließend kann dieser zusammengeführten Position eine passende Firmenkreditkartentransaktion hinzugefügt werden.
 

Was löst eine automatische Zusammenführung aus?

Kriterien für die Auslösung der automatischen Zusammenführung hängen von der Ausgabenart ab.

Nicht-verpflegungsbezogene Ausgaben hinzufügen

Die automatische Zusammenführung wird für Nicht-Verpflegungsausgaben nur ausgeführt, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Die Transaktionsdaten liegen innerhalb von 3 Tagen zueinander.
  • Die ausgegebene Währung ist identisch.
  • Der ausgegebene Betrag ist identisch.
  • Der Beleg enthält mindestens ein Bild.

Ausgaben für Verpflegung

Die automatische Zusammenführung wird für verpflegungsbezogene Ausgaben nur ausgeführt, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

  • Die Transaktionsdaten sind identisch.
  • Die ausgegebene Währung ist identisch.
  • Der laut Beleg ausgegebene Betrag liegt innerhalb des Rahmens von 25 % des mit der Kreditkarte ausgegebenen Betrags.
  • Der Beleg enthält mindestens ein Bild.
  • Die Ausgabenart beider Transaktionen liegt in der Verpflegungskategorie.

Eine Kreditkartentransaktion mit dem Ausgabentyp Frühstück und eine Belegtransaktion mit dem Ausgabentyp Mittagessen werden zusammengeführt, wenn alle Kriterien erfüllt sind.

Diese Bedingungen gelten unabhängig davon, ob sich die Transaktionen in der E-Wallet befinden oder bereits in einem Entwurf für Reisekostenabrechnungsposten enthalten sind.

Das System erstellt eine Position pro tatsächlicher Ausgabe. Wenn mehrere übereinstimmende Quellen gefunden werden, werden sie in dieselbe Position zusammengeführt, anstatt separate Positionen zu erstellen. Wenn Sie später passende Belege oder Transaktionen hinzufügen, fasst das System diese in derselben Position zusammen.

Wenn eine Transaktion in eine bestehende Entwurfsposition integriert wird, wird die Transaktion in der E-Wallet oder in der Beleggalerie nicht mehr als separater Eintrag angezeigt, da die integrierte Belegposition sie bereits einschließt.

Sie können Transaktionen jeder Art auch manuell zusammenführen. Siehe „Transaktionen manuell zusammenführen“ weiter unten.

Kalenderereignisse und Essensquittungen

Wenn Sie Emburse Enterprise als Teilnehmer zu einer Kalendereinladung (ICS-Format) hinzufügen, indem Sie die Einladung an dieselbe E-Mail-Adresse senden, die Sie zum Einreichen von Belegen verwenden, erstellt das System im Offline-Abschnitt der E-Wallet eine Kalendertransaktion. Informationen zur Adresse zum Einreichen von Belegen finden Sie unter Ausgabenpositionen per E-Mail erstellen.

Wenn die automatische Zusammenführung eine passende Übereinstimmung zwischen einem Kalenderereignis und einem Beleg für die tatsächliche Ausgabe findet, verknüpft sie sie in einer einzigen E-Wallet-Position, unabhängig davon, ob die Kalendereinladung oder der Beleg zuerst eintrifft. Die E-Wallet kennzeichnet diese kombinierten Positionen (zum Beispiel Beleg + Kalenderereignis) und kennzeichnet sie mit dem Hinweis „Automatisch zusammengeführt“, der unten unter „Zusammengeführte Transaktionen anzeigen“ beschrieben ist.

Nachdem die automatische Zusammenführung den Beleg und das Kalenderereignis zusammengeführt hat, kann das System diese Kombination wiederum mit einer passenden Firmenkartentransaktion in der E-Wallet oder in einer bestehenden Entwurfszeile einer Spesenabrechnung zusammenführen.

Auf einen Blick

  • Senden Sie Besprechungseinladungen an die E-Mail-Adresse, die Sie zum Einreichen von Belegen verwenden, damit Kalenderereignisse in der E-Wallet angezeigt werden.
  • Reichen Sie Essensquittungen so ein, wie Sie Belege immer einreichen, z. B. über die mobile App, die Beleggalerie oder per E-Mail.
  • Wenn das System eine Übereinstimmung findet, führt es das Kalenderereignis und den Beleg zusammen, ohne dass Sie manuell eingreifen müssen.
  • Wenn später eine passende Firmenkartentransaktion eintrifft, kann sie mit derselben zusammengeführten Position oder derselben Entwurfsposition verknüpft werden.
  • Wenn Positionen nicht automatisch zusammengeführt werden, führen Sie sie manuell zusammen. Siehe „Transaktionen manuell zusammenführen“ weiter unten.

E-Wallet-Position aus einem Beleg und einem Kalenderereignis mit der Kennzeichnung „Automatisch zusammengeführt“.

In-App-Benachrichtigungen über automatische Zusammenführungen

Wenn eine Transaktion in der E-Wallet oder in einer Position des Entwurfs für Reisekostenabrechnungsposten automatisch zusammengeführt wird, während Sie angemeldet sind, zeigt die App eine In-App-Benachrichtigung mit einem Link an, über den Sie den zusammengeführten Posten anzeigen können.

Benachrichtigungsbanner mit dem Hinweis, dass automatische Zusammenführungen in der E-Wallet stattgefunden haben, und der Schaltfläche „Zusammengeführte Posten anzeigen“

Wenn der zusammengeführte Posten bereits in einer Abrechnung enthalten ist, enthält die In-App-Benachrichtigung einen Link, um die Abrechnung anzuzeigen. 

Benachrichtigungsbanner mit dem Hinweis, dass automatische Zusammenführungen in einer Reisekostenabrechnung aufgetreten sind, und der Schaltfläche „Abrechnung anzeigen“

Wenn automatische Zusammenführungen stattfinden, während Sie abgemeldet sind, werden diese Benachrichtigungen angezeigt, sobald Sie sich wieder angemeldet haben. Bis zu drei Benachrichtigungen werden gleichzeitig im Stapel angezeigt.

E-Mail-Benachrichtigungen über automatische Zusammenführungen

Sie können auch täglich zusammenfassende E-Mail-Benachrichtigungen für automatisch zusammengeführte Transaktionen erhalten.

Sie erhalten täglich eine zusammenfassende E-Mail, sobald es zu automatischen Zusammenführungen gekommen ist, einschließlich Zusammenführungen, die in der E-Wallet und bei einem Entwurf für Reisekostenabrechnungsposten stattfinden.

Zusammenfassende E-Mail zu automatischen Zusammenführungen, die die Anzahl der Zusammenführungen sowie die Schaltfläche „Anmelden“ zur Überprüfung der Änderungen anzeigt

Zusammengeführte Transaktionen anzeigen

Auf der Registerkarte Alle in der E-Wallet können Sie mit dem Umschalter in der oberen rechten Ecke zwischen der Anzeige aller Transaktionen oder nur der zusammengeführten Transaktionen wechseln.

Ansicht „Zusammengeführte Posten“ mit auf „Zusammengeführt“ gesetztem Schalter, die die Liste der kombinierten Kreditkarten- und Belegeinträge anzeigt

Die E-Wallet markiert automatisch zusammengeführte Transaktionen mit einer eindeutigen Kennzeichnung, damit Benutzer schnell erkennen können, wenn das System eine Transaktion automatisch zusammengeführt hat. 

Ausgabenposten mit der Bezeichnung „Automatisch zusammengeführt“, der einen Flugpreisbeleg mit Betrag und Details zur Fluggesellschaft zeigt

Die E-Wallet zeigt diese Kennzeichnung auch auf zugehörigen Positionen in Entwürfen für Reisekostenabrechnungen an, es sei denn, Sie machen die Zusammenführung der Transaktionen manuell rückgängig.

Ausgabenposten mit der Bezeichnung „Automatisch zusammengeführt“, der eine Ausgabe für Mahlzeiten mit übereinstimmenden Beträgen und Bestätigungshäkchen zeigt

Wenn das System Transaktionen direkt in eine Entwurfsposition zusammenführt, zeigt die Kennzeichnung „Automatisch zusammengeführt“ an, dass mehrere Quellen zusammengefasst werden.

Transaktionen manuell zusammenführen

Sie können Transaktionen manuell zusammenführen. Dies gilt für alle Typen, Beträge oder Daten, mit folgenden Ausnahmen:

  • Eine Kreditkartentransaktion kann nie mit einer anderen Kreditkartentransaktion zusammengeführt werden.
  • Echtzeit-Benachrichtigungen können nur mit Kreditkartentransaktionen zusammengeführt werden.
  • Ein hochgeladener oder per E-Mail eingesandter Hotel-Folio-Beleg kann nicht mit einem anderen Hotel-Folio-Beleg zusammengeführt werden.
  • Eine Reisedaten- oder Reisebürotransaktion kann nur mit einer anderen Reisedaten- oder Reisebürotransaktion zusammengeführt werden, wenn sie von zwei unterschiedlichen Anbietern stammen.

1. Gehen Sie zur E-Wallet und wählen Sie Alle, um alle Transaktionen anzuzeigen.

2. Ermitteln Sie die Transaktionen, die Sie zusammenführen möchten. Wählen Sie eine Transaktion und ziehen Sie sie auf die andere.
E-Wallet-Liste mit Beleg- und Kreditkartenposten, die zur Zusammenführung abgestimmt sind, mit Ziehgriff-Indikator

3. Das System benennt die zusammengeführte Transaktion [Primäre Position] + [Sekundäre Position] + [Tertiäre Position], basierend auf den folgenden Prioritäten.

Priorität Transaktionstyp Vermerk
1 Kreditkarte/Firmenbezahlte Karte/Meeting-Karte/Internationale Kreditkarte  
2 Persönliches Konto  
3 Reisebüro/Reisedaten Wenn Reisebüro und Reisedaten zusammengeführt werden, ist die Position mit dem letzten Erstellungsdatum die primäre Position.
4 Offline-Positionen: Per E-Mail versandte Belege/Hochgeladene Bilder  
5 American Express® Vorautorisierung  

4. Die E-Wallet zeigt die zusammengeführte Transaktion im Abschnitt der primären Position (z. B. Kreditkarte, Reisebüro, Offline) sowie im Abschnitt „Alle“ an. Die E-Wallet entfernt die anderen zusammengeführten Positionen aus ihren ursprünglichen Abschnitten.

E-Wallet mit einer nach Kreditkarte gefilterten Ansicht und einer zusammengeführten Transaktion mit der Bezeichnung „Kreditkarte + Beleg“ und dem Betrag

5. Klicken Sie auf „Zusammengeführte Details“, um alle Positionen im Set anzusehen.

Erweiterte zusammengeführte Transaktion mit einzelnen Posten unter „Zusammengeführte Details“, einschließlich Kreditkarten- und Belegeinträgen

Das zusammengeführte Set verwendet das Symbol, das Datum und den Betrag der primären Position.

6. Wählen Sie den Lieferanten- oder Quellennamen aus, um zusätzliche Details für jede Transaktion im Set anzuzeigen, einschließlich angehängter Bilder.

Geteilte Ansicht mit dem Belegbild neben den Details der zusammengeführten Transaktion, einschließlich Händler, Betrag und Zusammenführungskennungen

7. Wenn Sie die zusammengeführte Position zu einer Reisekostenabrechnung hinzufügen, erstellt das System die Position anhand von Details der primären Transaktion (z. B. Beschreibung, Name des Lieferanten, Betrag, Währung, Geschäftszweck). Die Position zeigt weiterhin Details zu jeder Transaktion im zusammengeführten Set im Abschnitt Heruntergeladene Details an.

Ansicht „Reisekostenabrechnung“ mit heruntergeladenen Kreditkarten- und Belegdetails für eine zusammengeführte Transaktion mit Beträgen und Händlerangaben

Zusammenführung von Transaktionen manuell rückgängig machen

Wenn das System eine Transaktion versehentlich zusammengeführt hat, haben Sie die Möglichkeit, die Zusammenführung einer oder mehrerer Transaktionen wieder rückgängig zu machen. 

Wenn Sie die zusammengeführte Transaktion bereits zu einer Reisekostenabrechnung hinzugefügt haben, müssen Sie sie zunächst aus dieser Abrechnung löschen. Nur so wird die Transaktion wieder in der E-Wallet angezeigt. Befolgen Sie die untenstehenden Schritte, um die Zusammenführung rückgängig zu machen.

1. Ermitteln Sie die zusammengeführte Transaktion in der E-Wallet und wählen Sie Zusammengeführte Details, um alle darin enthaltenen Transaktionen anzuzeigen.

E-Wallet-Posten mit hervorgehobener Option „Zusammengeführte Details“ für eine Kreditkartentransaktion

2. Klicken Sie in der Transaktion, die sie aus der zusammengeführten Gruppe lösen möchten, auf das „Unterbrochene Verbindung“-Symbol. Wenn die Gruppe mehr als zwei Transaktionen enthält, müssen Sie jede Transaktion einzeln auswählen, um ihre Zusammenführung mit der Gruppe rückgängig zu machen.

Erweiterte zusammengeführte Transaktion mit separaten Kreditkarten- und Belegposten und einer Option zum Rückgängigmachen der Zusammenführung

Nachdem Sie eine Transaktion aus einem zusammengeführten Set entfernt haben, können Sie sie in ein neues Set integrieren.

AmTrav-Transaktionen

Kunden, die die AmTrav-Integration von Emburse für die Zusammenführung von Reisedatenbelegen nutzen, finden diese Transaktionen im Bereich Offline der E-Wallet. Es werden nur die folgenden Reisetypen und nur für die USA unterstützt

  • Luft
  • Schiene
  • Servicegebühren
  • Prepaid-Hotels

Vollständige Einzelheiten finden Sie in der AmTrav Knowledge Base.

 

War dieser Beitrag hilfreich?