Belegpositionen zu einer Reisekostenabrechnung zuordnen

Bei der Zuordnung von Belegpositionen zu einer Reisekostenabrechnung ermöglicht Chrome River es Ihnen, einfach nach Zuordnungen (die Ihr Unternehmen neben Zuordnung unter anderem auch als Kostencode bezeichnen kann) zu suchen.

Auswahl einer Zuordnung

Nachdem Sie aus NEUE AUSGABEN ERSTELLEN einen Ausgabentyp ausgewählt haben, öffnet sich das Ausgabe-Eingabefenster, in das Sie neben den Details zur Ausgabe auch die entsprechende Zuordnungsnummer eingeben können.

Klicken Sie auf das Feld Zuordnung suchen. Dadurch erscheint eine Dropdown-Liste. Kürzlich ausgewählte Zuordnungen werden oben in der Liste angezeigt und durch ein Uhrensymbol zusätzlich markiert. Klicken Sie auf die gewünschte Zuordnung, um diese auszuwählen.

Wenn Sie einen Namen oder eine Nummer in die Suchleiste eingeben, navigiert die Liste automatisch zu Zuordnungen, die diesen Text enthalten.

Aufteilen einer Zuordnung

Chrome River ermöglicht es seinen Benutzern, eine Ausgabe auf mehrere Zuordnungen aufzuteilen. Klicken Sie auf + ZUORDNUNG HINZUFÜGEN.

Zwei Zuordnungsfelder werden angezeigt. Das Erste ist vollständig (zu 100 %) ausgefüllt.

Suchen Sie dann nach der gewünschten Zuordnung, indem Sie entweder mit der Eingabe beginnen, oder in der Liste manuell nach unten scrollen.

Standardmäßig wird die Ausgabe zu gleichen Teilen zwischen den Zuordnungen aufgeteilt. Sie können den Zuordnungsbetrag manuell ändern, indem Sie den Prozentsatz oder den Betrag neben jeder Zuordnung ändern. Im unteren Bereich wird die Gesamtprozentzahl in Grau angezeigt, sodass Sie sicher sein können, dass der angepasste Betrag 100 % ergibt.

• Klicken Sie auf ZUORDNUNG HINZUFÜGEN, um mehrere Zuordnungen in die Aufteilung aufzunehmen.
• Klicken Sie auf GLEICHMÄSSIG AUFTEILEN, um die Ausgabe gleichmäßig auf alle Zuordnungen aufzuteilen.
• Klicken Sie auf AUFTEILUNGEN LÖSCHEN, um bis auf die erste Zuordnung alle Zuordnungen zu löschen. Der ersten Zuordnung werden dann 100 % der Ausgabe zugeteilt.
• Klicken Sie links auf das X, um eine Zuordnung zu entfernen.

Zuordnungsgruppierung

Wenn Ihre Organisation diese Funktion aktiviert hat und Sie häufig mehrere Zuordnungen für einzelne Ausgaben nutzen, können Sie für die Zukunft vorgefertigte Zuordnungsgruppierungen anlegen.

1. Nachdem Sie alle gewünschten Zuordnungen zu einem Bericht hinzugefügt haben, klicken Sie einfach auf VOREINSTELLUNG ERSTELLEN, um diese Gruppe mit einem eindeutigen Namen zu speichern.

2. Klicken Sie auf ERSTELLEN, nachdem Sie einen Namen eingegeben haben.

3. Wenn Sie das nächste Mal diese Zuordnungsgruppe für eine Abrechnungsbericht benötigen, klicken Sie einfach im Fenster „Ausgabeneingabe“ im Abschnitt „Zuordnung“ auf die Schaltfläche VOREINSTELLUNGEN.

4. Suchen Sie die gewünschte Gruppe aus der Liste aus und klicken Sie darauf, um sie zum Bericht hinzuzufügen.

5. Sie werden gebeten, das Ersetzen jeglicher vorhandenen Zuordnungen zu bestätigen. Klicken Sie auf ERSETZEN.

6. Die von Ihnen ausgewählte Zuordnungsgruppe wird nun in Ihrer Abrechnung angezeigt.