Consultez Configurer les modèles de courriels en format HTML pour l’approbation des dépenses.

Les approbateurs reçoivent un courriel pour tous les éléments de chaque rapport de dépenses qui leur a été attribué. Chrome River offre la version en format HTML de ces courriels d’approbation des dépenses en plusieurs formats au moyen de modèles standard. Pour de plus amples renseignements sur chacun de ces modèles, voir Messages de l'écran de gestion. Afin de recevoir des courriels dans ces formats, notez que l’utilisateur doit choisir le format HTML dans ses préférences en matière de courriel à l’écran Écran d’administration des règles de gestion.

En utilisant Messages de l'écran de gestion dans Chrome River, vous pouvez sélectionner le type de courriel HTML que vos utilisateurs reçoivent et personnaliser certains aspects de son apparence, y compris l’emplacement des boutons Approuver et Retourner et le contenu et l’emplacement des instructions.

Créer un modèle en format HTML de courriel d’approbation

Avant de pouvoir modifier les courriels d’approbation en format HTML, vous devrez créer un modèle pour le type d’entité. Cela vous permettra d'ajouter et de personnaliser des entités de manière à personnaliser l'apparence du courriel.

1. Cliquez sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR > DONNÉES DE RÉFÉRENCE > ENTITÉS.

2. Utilisez la zone de recherche pour vérifier si le type d’entité « EmailFormat_APP1_default » requis existe déjà pour votre organisation. Si c’est le cas, passez à l’étape 5. Sinon, passez à l’étape 3.

3. Cliquez sur le bouton bleu + à droite de « Types d’entités » et saisissez ce qui suit :

• Nom : Nom : notification par défaut de l’approbation par courriel
• Description : Description : modèle par défaut de courriel d’approbation des dépenses
• Code : Code : EmailFormat_APP1_default
• Ordre de tri : Utilisez le menu déroulant Ordre de tri pour modifier l’ordre dans lequel ce type d’entité figurera dans la liste. Vous pouvez trier par nom d’entité, code d’entité ou ordre de tri.

4. Cochez la case Ne pas supprimer (du flux), cliquez sur APPLIQUER dans la fenêtre contextuelle, puis cliquez sur ENREGISTRER.

Pour de plus amples renseignements sur l’option Langues, voir Ajouter et modifier les langues de type d'entité.

5. Ensuite, vous ajouterez une entité au type d’entité du modèle de courriel d’approbation des dépenses qui vous permet de personnaliser l’apparence du courriel de notification d’approbation afin de créer plusieurs modèles de courriel d’approbation des dépenses en format HTML. Dans la grille Entités dans la moitié inférieure de l’écran, cliquez sur le bouton bleu +.

6. Ajoutez l’entité suivante :

• Nom : Name : modèle de courriel personnalisé
• Code : TemplateName
• Extra Data 1 : std-btn_b-inst_b

Cochez Ne pas SUPPRIMER (du flux), laissez les autres champs vides et cliquez sur ENREGISTRER.

7. La valeur que vous avez indiquée dans le champ Données supplémentaires 1 indique les modèles de courriel d’approbation des dépenses en format HTML que vos utilisateurs recevront. Vous pouvez choisir parmi les modèles standard ci-dessous. Pour connaître toutes les manières dont vous pouvez les personnaliser, consultez Changer l’emplacement des instructions et des boutons.

• Courriel d’approbation standard : std-btn_b-inst_b
• Courriel d’approbation standard avec détails des dépenses : det-btn_b-inst_b
• Courriel d’approbation standard avec données d’en-tête définies par l’utilisateur : std-btn_b-inst_b-uda_h
• Courriel d’approbation standard avec la raison de l’attribution : reason-btn_b-inst_b

Créer un modèle de courriel de retour en format HTML

Le processus de création d’un modèle de courriel de retour est similaire à celui d’un modèle de courriel d’approbation.

1. Cliquez sur le bouton bleu + à droite de « Types d’entités » et saisissez ce qui suit :

• Nom : Nom : modèle de notification de retour
• Description : Modèle de courriel de retour
• Code : Code : EmailFormat_RET1_default
• Ordre de tri : Utilisez le menu déroulant Ordre de tri pour modifier l’ordre dans lequel ce type d’entité figurera dans la liste. Vous pouvez trier par nom d’entité, code d’entité ou ordre de tri.

2. Cochez la case Ne pas supprimer (du flux) et appuyez sur ENREGISTRER.

Vous pouvez alors ajouter des entités en suivant les instructions à partir de l’étape 5 dans Créer un modèle en format HTML de courriel d’approbation, ci-dessus. Vous pouvez également utiliser les instructions ci-dessous pour personnaliser l’emplacement des boutons, modifier les instructions de retour, ajouter un lien, etc.

Changer l’emplacement des instructions et des boutons

Une fois que vous avez sélectionné un modèle de courriel d’approbation des dépenses standard en format HTML, vous pouvez déterminer l’emplacement du texte d’instruction et des boutons ACCEPTER et RENVOI dans le courriel. Pour ce faire, vous n’avez qu’à modifier la valeur du champ « Données supplémentaires 1 » de l’entité « TemplateName » du type d’entité du modèle de courriel d’approbation des dépenses.

Par défaut, les instructions et les boutons ACCEPTER et RENVOI se trouvent au bas du courriel dans chacun de ces modèles.

1. Veuillez utiliser le tableau suivant pour trouver la combinaison de boutons et d’instructions souhaitée pour le modèle que vous avez choisi.

2. Sélectionnez le type d’entité Notification d’approbation par défaut par courriel, puis cliquez sur l’entité Modèle de courriel personnalisé pour le modifier.

3. Cliquez sur MODIFIER dans le coin inférieur droit.

4. Dans le champ Données supplémentaires 1, saisissez le code correspondant à la combinaison souhaitée de placement de bouton et d’instruction, puis cliquez sur ENREGISTRER.

Personnaliser les instructions

Vous pouvez personnaliser les instructions qui figurent dans le haut ou dans le bas du courriel. La longueur maximale est de 500 caractères (espaces compris). Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser des balises HTML de base pour styliser le texte.

1. Sélectionnez le type d’entité souhaité (Email Approval Notify Default, Email Return Notify Template, etc.).

2. Dans la grille Entités dans la moitié inférieure de l’écran, cliquez sur le bouton bleu +.

3. Entrez les informations suivantes dans chaque champ :

• Nom : Nom : instructions personnalisées
• Code : Code : « instructions_Top » (si vous souhaitez le bloc en haut du courriel) ou « Instructions_Bottom » (si vous souhaitez celui du bas)
• Remarque : Remarque : le code que vous saisissez doit correspondre au modèle que vous avez choisi dans . Vous ne pourrez pas remplacer l’emplacement des instructions en utilisant ce champ.
• Extra Data 1 : Données supplémentaires 1: entrez vos nouvelles instructions personnalisées ne dépassant pas 500 caractères, espaces compris.

4. Laissez les autres champs vides, cochez « Ne pas supprimer (du flux) » et cliquez sur ENREGISTRER.

Personnaliser les instructions de l’observateur pour l’approbation des dépenses

Chrome River offre aux clients la possibilité de permettre à certains utilisateurs de recevoir une copie conforme des courriels d’approbation afin qu’ils puissent consulter des lignes d’éléments ou des rapports de dépenses particuliers pendant le processus d’approbation sans être en mesure de les approuver ou de les retourner.

Pour afficher et personnaliser les instructions qui figurent dans le courriel d’approbation reçu par les observateurs, vous devrez utiliser Messages de l'écran de gestion. Consultez Messages de l'écran de gestion pour obtenir des renseignements détaillés.

Ajouter un lien personnalisé dans les instructions

Par défaut, la section d’instructions comprend un lien direct vers la dépense qui nécessite une approbation. Cependant, si vous le souhaitez, votre organisation peut personnaliser l’URL pour ce lien. Si vous choisissez cette option, le texte « Pour visualiser ce rapport de dépenses ou accéder à l’application Chrome River, cliquez ici » sera inséré, ainsi que l’URL Chrome River de votre choix.

1. Sélectionnez le type d’entité souhaité (Email Approval Notify Default, Email Return Notify Template, etc.).

2. Dans la grille Entités, cliquez sur le bouton bleu + et saisissez les informations suivantes dans chaque champ :

• Nom : Nom : instructions URL
• Code : Code : Instructions_URL
• Extra Data 1 : Entrez l’URL de votre choix

3. Laissez les autres champs vides, cochez Ne pas supprimer (du flux) et cliquez sur ENREGISTRER.

Ajouter un nombre de rappels à l'objet

Dans le cas des courriels déclenchés par le rapport planifié Rappels concernant l’approbation (DÉPENSE), vous pouvez configurer votre modèle HTML pour que le nombre de rappels s’affiche dans l’objet du courriel d’approbation des dépenses.

1. Sélectionnez Email Approval Notify Default dans la liste des types d’entités.

2. Dans la grille Entités, cliquez sur le bouton bleu + et saisissez les informations suivantes dans chaque champ :

• Nom : Nom : afficher le nombre de rappels
• Code : Code : SHOW_REMINDER_COUNT
• Données supplémentaires 1 : vrai

3. Laissez les autres champs vides, cochez Ne pas supprimer (du flux) et cliquez sur ENREGISTRER.

Ajouter ou supprimer un lien « Afficher les reçus » dans le courriel.

Pour savoir comment ajouter à votre modèle de courriel HTML un lien pour consulter les reçus ou des liens pour visualiser chaque reçu associé à une ligne d’élément, consultez Messages de l'écran de gestion.

Ajouter les données personnelles de la personne à rembourser

Vous pouvez ajouter des données provenant du dossier personnel de la personne à rembourser, comme son titre et son bureau, dans les notifications d’approbation des dépenses. Ces données seront inscrites entre parenthèses à côté du nom de la personne et seront séparées par des virgules.

1. Sélectionnez Email Approval Notify Default dans la liste des types d’entités.

2. Dans la grille Entités, cliquez sur le bouton bleu + et saisissez les informations suivantes dans chaque champ :

• Nom : Nom : données de la personne à rembourser
• Code : Code : ExpenseOwnerData
• Extra Data 1 : Données supplémentaires 1 : [TableName.Column, EntityType.Code ]
• Pour afficher les données du dossier (tbl_Person) concernant la personne à rembourser, saisissez « TableName.ColumnName ».
• Exemple : Exemple : pour afficher le titre de la personne à rembourser, saisir Person.Title
• Pour afficher les données d’entité (tbl_Person_Entity) du groupe auquel appartient la personne à rembourser, entrez le code « EntityType.Code » du groupe ou de l’entité.
• Exemple : Exemple : pour afficher le bureau de la personne à rembourser, saisir OFF

3. Laissez les autres champs vides, cochez Ne pas supprimer (du flux) et cliquez sur ENREGISTRER.

Ajouter l’indicateur « Haute priorité » de Microsoft Outlook

Les clients qui utilisent Microsoft Outlook peuvent activer une fonction qui fera en sorte qu’Outlook attribuera la mention « haute priorité » aux courriels de notification d’approbation des dépenses.

1. Sélectionnez EmailFormat_APP1_default (EmailFormat_APP1_default) dans la liste Types d’entités.

2. Dans la grille Entités, cliquez sur le bouton bleu + et saisissez les informations suivantes dans chaque champ :

• Nom : Haute priorité
• Code : HIGH_PRIORITY

3. Laissez les autres champs vides, cochez Ne pas supprimer (du flux) et cliquez sur ENREGISTRER.

Ajouter le niveau de confidentialité « Privé » ou « Confidentiel » de Microsoft Outlook

Les clients qui utilisent Microsoft Outlook peuvent activer une fonction qui fera en sorte qu’Outlook attribuera aux notifications d’approbation de dépenses les mentions « Privé » ou « Confidentiel » afin d’empêcher les autres utilisateurs ayant accès à cette boîte de courriels de les consulter.

1. Sélectionnez Notification par défaut de l’approbation par courriel (EmailFormat_APP1_default) dans la liste Types d’entités.

2. Dans la grille Entités, cliquez sur le bouton bleu + et saisissez les informations suivantes dans chaque champ :

• Nom : Nom : utilisez la mention Privé ou Confidentiel, selon le niveau de confidentialité souhaité.
• Code : CONFIDENTIALITÉ

• Extra Data 1 : Données supplémentaires 1 : utilisez la mention PRIVÉ ou CONFIDENTIEL, selon le niveau de confidentialité souhaité.

3. Laissez les autres champs vides, cochez Ne pas supprimer (du flux) et cliquez sur ENREGISTRER.

Afficher les données supplémentaires (définies par l’utilisateur) d’une entité dans le détail de la ligne d’élément

Dans les courriels de notification d’approbation, les clients qui ont défini des champs à l’aide de données supplémentaires peuvent afficher les informations « ExtraData1 » et « ExtraData2 » dans le détail de la ligne d’élément, en fonction du modèle Email Approval Notify Default.

1. Sélectionnez Email Approval Notify Default dans la liste des types d’entités.

2. Dans la grille Entités, cliquez sur le bouton bleu + et saisissez les informations suivantes dans chaque champ :

• Nom : Nom : afficher les données supplémentaires de l’entité.
• Code : Code : Show_Entity_Extra_Data
• Extra Data 1 : Données supplémentaires 1 : cela devrait répertorier tous les codes de type d’entité pour lesquels ce texte supplémentaire devrait être affiché, séparés par des virgules. Si une entité parmi ces types d’entités est inscrite sur une ligne d’élément, le texte supplémentaire sera visible.
• Exemple : EntityTypeCode1, EntityTypeCode2, EntityTypeCode3

3. Laissez les autres champs vides, cochez Ne pas supprimer (du flux) et cliquez sur ENREGISTRER.

Exclure les données supplémentaires (définies par l’utilisateur), le CRM ou le code de coût d’une entité

Dans les courriels de notification d’approbation, les clients qui ont défini des champs à l’aide de données supplémentaires peuvent exclure certaines données du détail des dépenses, en fonction du modèle Email Approval Notify Default. Cette fonction peut également être utilisée pour exclure les données du CRM et du code de coût, même si ces dernières ne constituent pas des attributs définis par l’utilisateur.

1. Sélectionnez Email Approval Notify Default dans la liste des types d’entités.

2. Dans la grille Entités, cliquez sur le bouton bleu + et saisissez les informations suivantes dans chaque champ :

• Nom : exclure les attributs définis par l’utilisateur
• Code : ExcludeUDA
• Extra Data 1 : Données supplémentaires 1 : cela devrait répertorier tous les codes de type d’entité pour lesquels ce texte supplémentaire NE devrait PAS être affiché, séparés par des virgules. Vous pouvez également saisir « CostCode » pour exclure les données relatives au code de coût ou « isActivity » pour exclure les données relatives au CRM.
• Exemple : Exemple : UseTax,EventName,isActivity,CostCode

3. Laissez les autres champs vides, cochez Ne pas supprimer (du flux) et cliquez sur ENREGISTRER.