Modèles de courriel d’approbation des dépenses

Les clients de Chrome River EXPENSE peuvent choisir parmi trois modèles HTML qui permettent de rédiger des courriels d'approbation des dépenses. Ces modèles permettent des variations de format qui sont prises en charge par la majorité des fournisseurs de messagerie de nos clients. Tous les modèles contiennent les renseignements affichés dans la section « Contenu et options » ci-dessous.

COURRIEL D'APPROBATION STANDARD (PAR DÉFAUT)

Le modèle de courriel d'approbation standard fournit le contenu standard dans un format concis et simple à lire.

COURRIEL D'APPROBATION STANDARD AVEC DÉTAILS SUR LES DÉPENSES

Ce modèle vise à offrir des renseignements complets sur les dépenses inscrites au rapport. Il propose donc une section où sont détaillées les postes de dépenses plutôt qu'un aperçu. Les renseignements sur les invités sont intégrés sous chaque dépense afin que l'approbateur sache quels étaient les invités concernés, qu'ils soient des invités internes ou externes. Toutes les données standard (comme les objectifs d'affaires) et les données définies par les utilisateurs (p. ex. « à partir de/jusqu'à » ou « catégorie ») sont affichées.

Les clients qui ont défini un grand nombre de champs ou dont les rapports comportent de nombreuses dépenses doivent noter que ce courriel peut être très long. Si les utilisateurs lisent fréquemment les courriels d'approbation sur leur appareil mobile, pensez à positionner les boutons « Accept » et « Return » ou les directives au haut de la notification. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Contenu et options ci-dessous. Une autre possibilité consiste à exclure les données définies par les utilisateurs des courriels. Consultez Configurer les modèles de courriels en format HTML pour l’approbation des dépenses.

Remarque : Les données sur les taxes de vente pour les transactions portant la mention « Receipt Attached », « Firm Paid » et « Personal » ne seront pas affichés.

Si des préapprobations sont associées au rapport, elles seront affichées dans le sommaire des préapprobations.

COURRIEL D'APPROBATION STANDARD AVEC LA RAISON DE L'ATTRIBUTION

Ce modèle reprend le même contenu que le modèle de courriel d'approbation standard, avec l'ajout de la section sur la raison de l'attribution. Cette section décrit la règle de routage pour permettre aux approbateurs de comprendre pourquoi l'approbation leur a été attribuée.

COURRIEL D'APPROBATION STANDARD AVEC DONNÉES D'EN-TÊTE DÉFINIES PAR L'UTILISATEUR

Ce modèle reprend le même contenu que le modèle de courriel d'approbation standard, et comprend également tout champ de données défini par l'utilisateur qui figure dans l'en-tête du rapport de dépenses.

Contenu et options

Les options suivantes sont offertes avec les trois modèles de courriels.

APPROBATEURS PRÉCÉDENTS

Si une dépense a été approuvée par au moins un approbateur dans le cadre du processus de routage, la liste des approbateurs précédents s'affiche sous « Total Expenses ». Le plus récent approbateur figure en tête de liste. Cela comprend la date d'approbation et, le cas échéant, le nom de l'utilisateur pour lequel ils sont délégués.

MOTIF DE L'ATTRIBUTION

Cette section présente la description de la règle de routage de chaque poste, permettant ainsi aux approbateurs de savoir pourquoi la ligne leur est assignée. Si les descriptions des règles de routage ne sont pas écrites de façon à ce qu'elles soient compréhensibles dans le courriel, il se peut que le client doive les réécrire en collaboration avec l'équipe de mise en œuvre, ce qui peut nécessiter beaucoup de temps.

DOSSIER SUR LES DONNÉES CHOISIES DANS LE SOMMAIRE DU COMPTE

Chaque allocation figurant dans le rapport de dépenses est classée dans une rangée différente du sommaire du compte. Les sous-allocations figurent sous chaque rangée, le cas échéant.

DÉTAILS SUR LES INVITÉS

Le courriel d'approbation comprend un sommaire des renseignements relatifs aux invités inscrits au rapport de dépense, qu'ils soient des invités internes ou externes. Les approbateurs peuvent ainsi consulter rapidement les renseignements relatifs aux invités qui se rapportent à chaque dépense, y compris des données utiles comme le nombre total d'invités et le coût par personne. La section portant sur les invités se trouve dans le modèle standard et dans le modèle « Reason for Assignment ». Dans le modèle « Expense Details », elle est intégrée sous chaque dépense.

DIRECTIVES POUR L'APPROBATION OU LE RENVOI

Les utilisateurs trouveront au bas de la notification par courriel des renseignements sur les méthodes d'approbation ou de renvoi des rapports de dépenses par courriel. Les clients peuvent personnaliser les instructions (jusqu’ à 1 000 caractères) en suivant les étapes deConfigurer les modèles de courriels en format HTML pour l’approbation des dépenses.

Détails des attributs définis par l'utilisateur dans l'en-tête

Les données définies par l'utilisateur dans l'en-tête d'un rapport de dépenses s'afficheront sous « Total Expenses », dans le haut du courriel d'approbation des dépenses.