Configurer les rapports de dépenses en format PDF

Les clients qui utilisent les plus récents rapports de dépenses en format PDF de Chrome River peuvent en personnaliser certains aspects au moyen de Écran d'administration des entités. La première étape consiste à créer un type d’entité pour le modèle du rapport de dépenses en format PDF. Ensuite, suivez les instructions ci-dessous pour ajouter les entités requises pour chaque type de personnalisation.

Créer un modèle de rapport de dépenses en format PDF

Afin de pouvoir modifier les rapports de dépenses en format PDF, vous devrez créer un type d’entité pour le modèle. Ceci vous permettra d’ajouter de nouvelles entités personnalisées pour personnaliser l’apparence du PDF (voir ci-dessus).

1. Cliquez sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR > DONNÉES DE RÉFÉRENCE > ENTITÉS.

2. Cliquez sur le bouton bleu + à droite de « Types d’entités » et saisissez ce qui suit :

• Nom : Nom : modèle de rapport de dépenses en format PDF
• Description : Nom : modèle de rapport de dépenses en format PDF
• Code : Code : PdfFormat_default
• Ordre de tri : Utilisez le menu déroulant Ordre de tri pour modifier l’ordre dans lequel ce type d’entité figurera dans la liste. Vous pouvez trier par nom d’entité, code d’entité ou ordre de tri.

3. Cochez la case Ne pas supprimer (du flux), cliquez sur APPLIQUER dans la fenêtre contextuelle, puis cliquez sur ENREGISTRER.

Pour de plus amples renseignements sur l’option Langues, voir Ajouter et modifier les langues de type d'entité.

Ajouter une section approbateurs

Les administrateurs peuvent utiliser des entités pour ajouter une section « Approbateurs » au-dessus du sommaire financier dans le rapport en format PDF. La section affichera tous les approbateurs précédents pour la dépense ainsi que la date à laquelle ils ont donné leur approbation. Si votre organisation utilise une version personnalisée plus ancienne du modèle de rapport en format PDF de Chrome River, communiquez avec le Service d’assistance de Chrome River pour que la section Approbateur précédent soit ajoutée à votre modèle afin que vous puissiez la personnaliser.

1. Dans l’écran de gestion Entités, utilisez la zone de recherche pour trouver le type d’entité « Modèle de rapport de dépenses en format PDF » requis. Si le modèle n’existe pas encore, référez-vous à la section Créer un modèle de rapport de dépenses en format PDF ci-dessus.

2. Sur l’écran de prévisualisation du modèle de rapport de dépenses PDF, cliquez sur le bouton bleu + dans la grille Entités dans la moitié inférieure de l’écran.

3. Ajoutez l’entité suivante :

• Nom : Nom : afficher les approbateurs précédents
• Code : Code : SHOW_PRIOR_APPROVERS
• Extra Data 1 : VRAI

Laissez les autres champs vides.

Cochez Ne pas SUPPRIMER (du flux), cliquez sur APPLIQUER dans la fenêtre contextuelle, puis cliquez sur ENREGISTRER.

Afficher les attributs définis par l’utilisateur dans l’en-tête

Les administrateurs peuvent utiliser des entités pour afficher les attributs définis par l’utilisateur dans l’en-tête comme ils figurent dans les courriels d’approbation standard.

1. Dans l’écran de gestion Entités, utilisez la zone de recherche pour trouver le type d’entité « Modèle de rapport de dépenses en format PDF » requis. Si le modèle n’existe pas encore, référez-vous à la section Créer un modèle de rapport de dépenses en format PDF ci-dessus.

2. Sur l’écran de prévisualisation du modèle de rapport de dépenses PDF, cliquez sur le bouton bleu + dans la grille Entités dans la moitié inférieure de l’écran.

3. Ajoutez l’entité suivante :

• Nom : Afficher les attributs définis par l’utilisateur dans l’en-tête
• Code : SHOW_HEADER_UDA
• Extra Data 1 : VRAI

Laissez les autres champs vides.

Cochez Ne pas SUPPRIMER (du flux), cliquez sur APPLIQUER dans la fenêtre contextuelle, puis cliquez sur ENREGISTRER.

Masquer les ADU des éléments de ligne

Les administrateurs peuvent utiliser des entités pour masquer des ADU d’élément de ligne spécifiques (données définies par l’utilisateur) sur les PDF de dépenses.

1. Dans l’écran de gestion Entités, utilisez la zone de recherche pour trouver le type d’entité « Modèle de rapport de dépenses en format PDF » requis. Si le modèle n’existe pas encore, référez-vous à la section Créer un modèle de rapport de dépenses en format PDF ci-dessus.

2. Sur l’écran de prévisualisation du modèle de rapport de dépenses PDF, cliquez sur le bouton bleu + dans la grille Entités dans la moitié inférieure de l’écran.

3. Ajoutez l’entité suivante :

• Nom : exclure l’élément de ligne ADU
• Code : ExcludeLineItemUDA
• Extra Data 1 : cette option doit répertorier tous les codes de type d’entité qui ne doivent PAS être affichés, séparés par des virgules.
• Exemple : UseTax,EventName,isActivity,CostCode,Number_Show

Laissez les autres champs vides.

Cochez Ne pas SUPPRIMER (du flux), cliquez sur APPLIQUER dans la fenêtre contextuelle, puis cliquez sur ENREGISTRER.