Administration des types de dépenses

L’écran d’administration des types de dépenses vous permet de créer des types de dépenses et de leur affecter des codes de coûts par défaut. Pour configurer les codes de coûts, consultez Écran d’administration des codes de coût.

Cliquez sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR > DONNÉES DE RÉFÉRENCE > TYPE DE DÉPENSE.

Voir le type de dépense

Lorsque vous cliquez sur un type de dépense pour en avoir un aperçu, vous verrez le nom d’affichage, le code de la dépense, le code du coût et si une indemnité journalière peut ou non lui être appliquée. Vous verrez également l’étiquette de la tuile correspondante au type de dépenses, telle qu’elle apparaît dans les mosaïques de l’ensemble de modifications actuellement en direct. L’étiquette de la tuile sera affichée dans votre langue par défaut.

Modifier le type de dépenses

1. Sélectionnez le type de dépenses souhaité et appuyez sur MODIFIER.

2. Vous pouvez changer le nom d’affichage du type de dépenses ici. Le nouveau nom sera automatiquement mis à jour partout où il est référencé, y compris dans les autres écrans d’administration comme Administration de la mise en correspondance des dépenses et Administration du suivi des rapports de dépenses, et ce changement ne nécessitera pas de mise à jour de vos exportations ou de vos règles de gestion.

• Pour changer le nom sur la tuile correspondante du type de dépenses dans l’interface utilisateur, consultez « Modifier l’étiquette de tuile » ci-dessous.
• Le code correspondant au type de dépenses ne peut pas être modifié.

3. Pour modifier le code de coût, utilisez la liste déroulante pour sélectionner le code de coût souhaité.

4. Cochez la case Indemnité journalière applicable pour permettre l’application d’une indemnité journalière à ce type de dépense.

5. S’il y a lieu, utilisez la liste déroulante Type d’allocation pour sélectionner le type de calcul de l’allocation pour lequel ce type de dépense peut être utilisé.

6. Cliquez sur ENREGISTRER.

Modifier une étiquette de tuile

Lorsque vous modifiez le nom de l’affichage des dépenses, vous devrez également modifier l’étiquette de tuile correspondante. Pour plus de détails sur les tuiles, consultez Mosaïques et tuiles.

1. Depuis l’écran Prévisualisation du type de dépenses, sélectionnez la langue désirée et appuyez sur MODIFIER.

2. Vous devrez sélectionner ou créer une nouvelle liste de modifications.

3. Saisissez le nom de la nouvelle étiquette, puis cliquez sur ENREGISTRER.

Créer des types de dépenses

L’utilisation de l’écran d’administration des types de dépenses pour en créer un nouveau représente seulement la première étape d’un processus que vous devez suivre pour qu’il soit utilisable dans Chrome River. Le processus entier sera décrit ci-dessous.

Cependant, la création d’un nouveau type de dépenses n’est pas toujours la meilleure façon d’atteindre votre objectif. Personnaliser vos règles de gestion à l’aide de Écran d’administration des règles de gestion est souvent une meilleure façon d’appliquer les politiques.

• Par exemple, votre organisation a un type de dépenses lié aux frais de téléphonie mobile, mais vous voulez faire une distinction entre les frais de téléphonie mobile faits par les membres de la haute direction comme le PDG et le directeur financier. Vous n’avez pas à créer un nouveau type de dépenses nommé « Frais de téléphonie mobile Haute direction » parce que tous les frais de téléphonie mobile sont semblables. Vous pouvez plutôt déclencher une règle selon le propriétaire de la dépense. Ou vous pourriez autoriser un certain montant de frais de téléphonie mobile selon le rôle de l’utilisateur au sein de l’entreprise.
• D’un autre côté, si vous avez présentement un type de dépenses Divers qui est beaucoup trop utilisé par vos employés, vous pourriez avoir besoin de créer des types de dépenses plus précis qu’ils devront utiliser, comme Frais d’affranchissement ou Fournitures de bureau.

1. Pour créer un nouveau type de dépenses, cliquez sur le signe « plus » bleu dans le coin supérieur droit de la liste de types de dépenses.

2. Saisissez les détails du nouveau type de dépenses.

• Nom d’affichage de dépense : ce que les utilisateurs verront dans l’application partout où cette dépense se trouve.
• Code de dépense : il s’agit du nom qui sera utilisé par le système en guise de référence. Il n’est pas nécessaire que ce soit le même que le nom d’affichage, mais il ne peut pas être modifié une fois le type de dépenses créé.
• Code de coût si vous voulez un code de coût précis attribué par défaut à ce type de dépenses dès qu’il est utilisé dans un rapport de dépenses, sélectionnez-le dans le menu déroulant.
• Indemnité journalière applicable : cochez cette case pour autoriser l’indemnité journalière pour ce type de dépenses.

Cliquez sur ENREGISTRER.

3. Si vous souhaitez affecter automatiquement le nouveau type de dépenses à certaines catégories de dépenses (p. ex., cartes de crédit, voyage, préapprobations), rendez-vous à l’écran Attribuer des types de dépenses.

4. Vous devrez maintenant créer une tuile de type de dépenses sur laquelle les utilisateurs peuvent cliquer pour ajouter le type de dépenses à un rapport. Voir « Créer une nouvelle tuile » dans Mosaïques et tuiles pour plus de détails.

5. Finalement, vous devrez ajouter cette tuile à au moins une mosaïque pour que les utilisateurs puissent la trouver dans l’interface utilisateur. Voir « Ajouter ou retirer des tuiles d’une mosaïque » dans Mosaïques et tuiles pour plus de détails.

6. De façon facultative, vous pouvez modifier les règles de conformité de votre organisation pour faire référence au nouveau type de dépenses. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Écran d’administration des règles de gestion.