Écran d’administration des allocations

L’écran d’administration des allocations permet aux utilisateurs possédant des privilèges d’administrateur d’ajouter et de mettre à jour des allocations (qui peuvent être appelées « dossiers » ou « projets » par l’entreprise).

Cliquez sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR > DONNÉES DE RÉFÉRENCE > ALLOCATIONS.

Accéder aux allocations et les modifier

Pour trouver une allocation, entrez son nom ou son numéro en partie ou en entier dans le champ de recherche. Vous pouvez aussi effectuer une recherche par nom de client. Une fois que vous aurez recherché un nom ou un numéro, vous pourrez ajouter un second filtre en entrant un autre nom ou un autre numéro dans le champ de recherche. Seuls les 100 premiers résultats s’afficheront par défaut. Vous pourrez toutefois faire défiler la page pour charger les autres résultats.

Cliquez sur l’allocation souhaitée pour afficher ses détails.

Cliquez sur MODIFIER pour apporter des modifications à une allocation. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur ENREGISTRER.

Créer une nouvelle allocation

Pour créer une nouvelle allocation, cliquez sur le bouton bleu plus à droite de « Allocations ».

Les options de configuration qui s’affichent sont déterminées par votre entreprise; certains champs peuvent être facultatifs ou obligatoires. Vous trouverez ci-dessous une liste des configurations courantes.

• Nombre : ID de l’allocation
• Numéro de client : ID de client associé à l’allocation.
• Nom du client
• Description
• Numéro de parent : ID parent du client (facultatif).
• Comptes généraux : Compte GL : remplissez ce champ si l’allocation est utilisée comme un compte du GLG.
• Type : Type : type d’allocation facultatif.
• ID Unique : numéro d’identification unique de Chrome River pour l’allocation.
• Acheminer de façon indépendante : Cochez cette case pour permettre aux éléments de ligne avec cette allocation d’acheminer vers des personnes ou des groupes spécifiques indépendamment les uns des autres.
• Projet
• Devise : Devise : monnaie associée à l’allocation; la monnaie par défaut est la monnaie associée à l’utilisateur connecté qui crée l’allocation.
• Langue : Langue : langue associée à l’allocation; la langue par défaut est la langue associée à l’utilisateur connecté qui crée l’allocation.
• Date de clôture : entrez une date de clôture de l’allocation. Il sera alors impossible de la sélectionner, mais elle demeurera accessible dans l’écran d’administration des allocations. L’historique des données associées à l’allocation sera conservé.

Lorsque vous aurez terminé, cliquez sur ENREGISTRER. Vous pouvez également cliquer sur ANNULER pour quitter sans créer la nouvelle allocation.

Sous-allocations et données supplémentaires d’une ligne d’élément

Selon la configuration de votre organisation, vous pouvez soit ajouter des données à la ligne d’élément ou préciser jusqu’à deux sous-allocations par allocation.

Sous-allocations

Chrome River permet aux clients d’exiger de leurs utilisateurs qu’ils choisissent une ou deux sous-allocations pour certains types d’allocations. Les sous-allocations peuvent être sélectionnées à partir des menus déroulants.

Données de ligne d’élément supplémentaire

Chrome River permet aux clients d’exiger de leurs utilisateurs qu’ils choisissent des données supplémentaires pour l’allocation choisie. Ces données se retrouvent dans une liste.

1. Cliquez sur AJOUTER/MODIFIER LES DONNÉES DE LIGNE D’ÉLÉMENT SUPPLÉMENTAIRE pour ajouter les informations supplémentaires souhaitées que les utilisateurs seront tenus de choisir.

2. Commencez à taper ou cliquez dans la zone pour choisir dans la liste déroulante.

3. Les critères supplémentaires que vous choisirez s’afficheront dans une liste située sous l’encadré. Pour supprimer les critères, cliquez sur le X à gauche du nom. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur APPLIQUER.

4. Vous verrez alors la liste de données supplémentaires sur l’écran d’allocation.

Supprimer une allocation

La suppression des allocations qui ne seront plus utilisées n’est pas recommandée, car elle les supprime complètement du système, ainsi que toutes leurs données historiques. Cela exclut la vérification ou l’établissement de rapports sur cette allocation à l’avenir. Au lieu de cela, nous recommandons de modifier l’allocation et de lui donner une date de clôture. Consultez Accéder aux allocations et les modifier, ci-dessus.

Si vous devez supprimer une allocation, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur SUPPRIMER en haut à gauche de son écran d’aperçu.

Autorisations d’accès aux allocations

Si votre organisation a personnalisé les politiques d’accès par défaut pour l’écran de gestion Allocations avant la publication des fonctions de création, d’édition et de suppression pour cet écran, un utilisateur disposant d’autorisations de Super Admin devra les réactiver pour les utilisateurs appropriés en cochant les cases sous « Allocation » sur l’écran de gestion des autorisations d’accès.

Voir Autorisations d’accès pour plus de détails sur la modification des politiques d’autorisations d’accès.