Administration des factures des fournisseurs

L’écran de gestion Facturation des fournisseurs permet aux utilisateurs ayant des privilèges d’administrateur de voir, de modifier et d’ajouter des fournisseurs ainsi que leurs adresses.

Cliquez sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR > DONNÉES DE RÉFÉRENCE > FACTURATION DU FOURNISSEUR.

Voir les fournisseurs

Commencez à saisir le nom ou le numéro du fournisseur (s’il est connu) dans la zone de recherche située en haut de l’écran.

• Pour voir tous les fournisseurs, appuyez sur la barre d’espacement à quatre reprises.
• Les adresses des fournisseurs ayant plusieurs adresses seront affichées dans le volet Adresses des fournisseurs.

Ajouter un fournisseur

Chrome River recommande que l’ajout des renseignements du nouveau fournisseur soit effectué par l’examinateur des comptes créditeurs ou par le service des finances. De plus, il vaut mieux attendre la mise à jour de Chrome River par le système comptable. Ainsi, votre système comptable et Chrome River seront à jour.

1. Pour ajouter manuellement un dossier de nouveau fournisseur dans Chrome River INVOICE, assurez-vous d’abord que le fournisseur a bien été ajouté au système comptable de votre entreprise.

Remarque : Chrome River INVOICE conserve une copie du dossier du fournisseur; le dossier original est la propriété et la responsabilité du système comptable de votre entreprise.

2. Cliquez sur le bouton plus en bleu.

3. Saisissez le nom du fournisseur et son identifiant (qui devrait être le numéro préalablement assigné au fournisseur par le système comptable de votre entreprise).

4. Sélectionnez ensuite le statut (choisissez « Actif » si vous voulez que le fournisseur figure dans les résultats de recherche), puis cliquez sur ENREGISTRER dans le haut de l’écran. Un message de confirmation s’affiche dans le haut de l’écran lorsque le dossier du fournisseur a été ajouté avec succès à Chrome River INVOICE.

Ajouter l’adresse d’un fournisseur

1. Dans le volet Adresses, cliquez sur AJOUTER UNE NOUVELLE ADRESSE.

2. Seuls les champs suivants sont obligatoires. Si vous décidez de les laisser vides, les autres champs seront remplis automatiquement lors de la prochaine mise à jour du flux.

• ID de l’adresse : L’identifiant de l’adresse dans le système comptable de votre entreprise
• Nom du bénéficiaire : Peut être une personne, une division ou un service
• État de l’adresse : Actif ou inactif
• Devise

Vous pouvez également choisir de saisir les conditions de paiement standard, ainsi que tout montant de rabais disponible et la période de paiement qui donne droit au rabais.

3. Cliquez sur ENREGISTRER.

Pour obtenir des renseignements sur la création de fournisseurs temporaires, visitez la section Créer un nouvel fournisseur temporaire.

Modifier un fournisseur

Cherchez et sélectionnez le fournisseur que vous souhaitez mettre à jour, puis cliquez sur MODIFIER.

Vous pouvez modifier n’importe quel champ. Une fois vos modifications effectuées, cliquez sur ENREGISTRER.

Modifier l’adresse d’un fournisseur

1. Trouvez l’adresse du fournisseur que vous souhaitez modifier dans le volet Adresses, puis cliquez sur l’icône de crayon.

2. La fenêtre contextuelle de l’adresse du fournisseur s’affichera pour vous permettre d’effectuer des modifications. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur ENREGISTRER.

Lien de poinçonnage vers le fournisseur

Si votre organisation a demandé à activer notre fonction Poinçonnage du catalogue, un administrateur devra lier un compte de poinçonnage au fournisseur avant que les utilisateurs puissent commencer à accéder à la fonctionnalité. La liaison se fait via l’adresse du fournisseur.

• Votre organisation aura également besoin de l’article de bon de commande et des types de frais d’expédition, si ceux-ci n’ont pas encore été créés. Consultez Poinçonnage du catalogue pour obtenir des renseignements détaillés.

1. Sélectionnez le fournisseur souhaité et cliquez sur AJOUTER UNE NOUVELLE ADRESSE ou cliquez sur les trois points à côté de l’adresse existante appropriée, puis cliquez sur MODIFIER.

2. Dans l’onglet Poinçonnage, utilisez la liste déroulante ID du fournisseur pour sélectionner le fournisseur. Si le fournisseur souhaité ne figure pas dans la liste, créez un dossier avec le Service d’assistance de Chrome River pour le demander.

3. L’ID de réseau et le secret partagé sont les identifiants de connexion uniques de votre organisation fournis par le fournisseur, généralement dans les paramètres de votre compte d’entreprise. Saisissez-les ici.

4. Cliquez pour activer le MODE TEST si vous voulez essayer la fonctionnalité sans envoyer de bons de commande au fournisseur.

5. Maintenant, cliquez sur l’onglet Taxe et saisissez le code fiscal lié à cette adresse de fournisseur dans le champ Code fiscal par défaut 1. Cette étape est requise.

6. Enfin, cliquez sur l’onglet Autre et saisissez l’adresse courriel du fournisseur dans le champ Courriel 1. Cette étape est requise.

7. Lorsque vous êtes prêt(e) à mettre la fonction en service, revenez à l’onglet Poinçonnage, cliquez sur pour désactiver le mode test (si nécessaire) et cliquez sur STATUT pour l’activer.

8. Cliquez sur ENREGISTRER.