Modèles de facture

Les modèles de facture de Chrome River permettent aux utilisateurs de créer des modèles de factures préremplis dont l'allocation est prédéfinie. Les modèles sont particulièrement utiles pour les dépenses partagées qui sont attribuées à plusieurs services plutôt qu'à un utilisateur unique. Les clients qui utilisent Chrome River CAPTURE ou OCR VISION peuvent utiliser les modèles par défaut pour créer des lignes d'élément automatiquement.

Créer un modèle de facture

1. Pour créer la facture que vous enregistrerez comme modèle, suivez les étapes indiquées dans Créer une facture. Tous les champs sont facultatifs, y compris le champ « Fournisseur ».

2. Pour enregistrer un projet de facture comme modèle, vous devez y ajouter des lignes d'élément et procéder à toutes les allocations. Le montant de la facture doit être égal à la somme des montants des lignes d'élément. Suivez les étapes énumérées sous Allouer les montants. Les proportions attribuées aux types de dépenses dans le modèle seront appliquées automatiquement à toute facture créée à partir de ce modèle.

• Par exemple, si votre modèle affiche un montant de 100 $, dont 50 $ sont attribués à un code de coût et 50 $ à un autre, le montant de toute facture créée à partir de ce modèle sera attribué à ces mêmes codes de coût selon la même proportion.

3. Vous pouvez ajouter des notes ou téléverser des images dans le modèle, comme vous pouvez le faire avec toute facture.

4. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l’icône à trois points pour sélectionner CONVERTIR SELON LE MODÈLE ou CONVERTIR SELON LE MODÈLE (PAR DÉFAUT).

• Convertir selon le modèle : Si toutes les allocations sont faites, vous pouvez enregistrer le modèle afin de l'utiliser pour créer des factures similaires.
• Convertir selon le modèle (par défaut) : si toutes les allocations sont effectuées et qu'aucun autre modèle ne comporte la même combinaison de fournisseur, d'adresse du fournisseur, de demandeur (s'il y a lieu) et d'adresse du client (s'il y a lieu), il est possible d'enregistrer la facture comme modèle par défaut afin de créer des lignes d'élément sur les factures générées à l'aide de Chrome River CAPTURE ou OCR VISION. Consultez Utiliser des modèles par défaut, ci-dessous.

5. Le système vérifiera si le modèle est entièrement attribué avant de l'accepter. Le modèle sera ensuite enregistré.

Modifier ou supprimer un modèle de facture

Une fois enregistré, un modèle peut seulement être modifié ou supprimé par un administrateur par le biais de l'écran Gestion des factures. Les modèles ne s'afficheront pas sur le tableau de bord des factures, sur le tableau de bord de recherche ou dans les rapports d'Analyses.

1. Sur l’écran Gestion des factures, cliquez sur RECHERCHE AVANCÉE.

2. Cliquez sur ÉTAT dans la barre de navigation de gauche, puis cochez Modèle et, si vous le souhaitez, Modèle (par défaut).

• Pour enregistrer cette recherche pour un accès plus facile aux modèles à l’avenir, cliquez sur ENREGISTRER avant de rechercher.
• Donnez un nom à la recherche et cliquez sur ENREGISTRER.
• La prochaine fois, cliquez simplement sur RECHERCHES ENREGISTRÉES sur l’écran Gestion des factures et sélectionnez votre recherche de modèle enregistrée.

Cliquez sur RECHERCHER.

3. Vérifiez le modèle souhaité dans la liste et cliquez sur MODIFIER ou SUPPRIMER. Vous pouvez également double-cliquer sur le modèle dans la liste pour l’ouvrir, puis cliquer sur MODIFIER ou SUPPRIMER.

Créer une facture à partir d'un modèle

1. Sur l’écran de saisie des factures, cliquez sur l’icône à trois points, puis sur FACTURES ANTÉRIEURES.

2. Utilisez le menu déroulant Type pour filtrer les modèles par type, saisissez tout autre critère de recherche et cliquez sur RECHERCHER.

3. Sélectionnez le modèle souhaité et cliquez sur COPIER.

4. Saisissez la date et le montant souhaités pour la facture que vous créez à partir du modèle et cliquez sur COPIER.

5. L'écran de saisie de la facture se remplira et effectuera l'allocation en fonction des valeurs indiquées sur le modèle. La facture peut maintenant être enregistrée ou envoyée.

Utiliser des modèles par défaut

Chrome River offre à ses clients la possibilité de créer des modèles par défaut qu'ils pourront utiliser avec Chrome River CAPTURE et OCR VISION. Une fois que les factures sont importées dans Chrome River par l'une ou l'autre de ces méthodes, le système leur assigne le modèle par défaut qui leur correspond afin de créer automatiquement des lignes d'élément.

Pour créer un modèle par défaut, suivez les étapes indiquées ci-dessus sous Créer un modèle de facture, puis sélectionnez l'enregistrement CONVERTIR SELON LE MODÈLE (PAR DÉFAUT). Deux conditions doivent être respectées afin d'enregistrer une facture comme modèle par défaut :

1. L'allocation doit être complète. Le montant de la facture doit être égal à la somme des montants des lignes d'élément.
2. Aucun autre modèle ne peut contenir la même combinaison de fournisseur, d'adresse du fournisseur, de demandeur (s'il y a lieu) et d'adresse du client (s'il y a lieu). Tout champ vide compte comme une valeur qui ne peut être dupliquée dans un autre modèle par défaut.

Une fois que vous avez créé un modèle par défaut, CAPTURE ou OCR VISION y accédera afin d'ajouter automatiquement des lignes d'élément aux factures appropriées créées dans Chrome River.