Virtuelle American-Express®-Karten ausgeben und verwalten

Sobald sich Ihr Unternehmen für das Programm für Virtuelle American-Express®-Karten angemeldet hat, können Administratoren auf Anfrage und als Reaktion auf vorab genehmigte Anträge Virtuelle Karten an Benutzer ausgeben. Dadurch erhält Ihr Unternehmen Zugriff auf Kartenkontrollen und integrierte Richtliniendurchsetzung, wodurch Betrugsmöglichkeiten verringert, die Compliance verbessert und Abläufe optimiert werden. 

Virtuelle American-Express®-Karte über Vorabgenehmigung ausgeben

Benutzer können ihre eigenen Anträge für Virtuelle American-Express-Karten stellen, indem sie eine Vorabgenehmigung erstellen oder, falls Ihr Unternehmen die Vorabgenehmigung in Emburse Enterprise nicht nutzt, die Funktion „Kartenanfrage” verwenden. Wenden Sie sich an Ihren Emburse ESA, CSM oder Berater, um eine dieser Funktionen zu aktivieren, und lesen Sie Erste Schritte für die Ausgabe Virtueller American-Express-Karten, um alle Einzelheiten zur Verwendung zu erfahren.

Alle in den „Anforderungen für Benutzer Virtueller American-Express-Karten“ unten beschriebenen Bestimmungen für Karteninhaber gelten auch für Virtuelle Karten, die über Vorabgenehmigung und Kartenanfragen ausgegeben werden.

Ausstellung einer Virtuellen American-Express-Karte auf Anfrage

1. Wählen Sie in Emburse Enterprise Admin-Einstellungen > Transaktionen > Kartenprogramme und dann Neue Karte ausgeben.

2. Wählen Sie gegebenenfalls das „Programm Virtuelle American-Express-Karte“ aus, über das Sie die Virtuelle Karte ausgeben möchten.

3. Wenn Sie als Administrator, der die Karte ausgibt, noch kein Karteninhaberprofil bei dem teilnehmenden Finanzinstitut haben, das mit einer E-Mail-Adresse des Emburse Enterprise-Kontos verknüpft ist, müssen Sie Ihre personenbezogenen Daten angeben, bevor Sie Karten ausgeben können. Andernfalls fahren Sie mit Schritt 4 fort.

4. Wählen Sie den Karteninhaber aus und geben Sie den Zweck, das Budget und die Häufigkeit der Karte ein. Mit den erweiterten Kontrollen können Sie das Gültigkeitsdatum der Karte, ein Transaktionslimit und zulässige Anbieter festlegen. 

Erforderliche Angaben

• Karteninhaber auswählen: Wählen Sie den Benutzer aus, dem die Karte zugewiesen werden soll.
• Zweck der Karte: Beschreiben Sie, wofür die Karte verwendet wird.
• Budget: Wählen Sie den Höchstbetrag in USD, der mit dieser Karte ausgegeben werden kann. 
• Häufigkeit: Bestimmen Sie, ob die Karte über ein wiederkehrendes Budget verfügt und wie oft das Budget erneuert wird.

Erweiterte Kontrollen (optional)

• Startdatum: Geben Sie das Datum ein, ab dem der Karteninhaber die Karte verwenden kann.
• Enddatum: Geben Sie das letzte Datum ein, bis zu dem der Karteninhaber die Karte verwenden kann.
• Transaktionslimit: Legen Sie ein Limit pro Transaktion in USD fest. Damit wird der Höchstbetrag festgelegt, den der Karteninhaber für einen einzelnen Kauf ausgeben kann. 
• Zulässige Anbieter: Beschränken Sie die Verwendung der Karte auf bestimmte Anbieter.

Wenn Sie alle gewünschten Optionen eingegeben haben, wählen Sie Karte ausgeben.

5. Die Benutzer werden per E-Mail darüber informiert, dass ihnen eine Virtuelle Karte zugeteilt wurde. Sie können auf den Link in der E-Mail klicken, um die Karte anzuzeigen, oder ihre eWallet in Emburse Enterprise aufrufen, um sie im Bereich „Karten“ anzuzeigen.

Benutzeranforderungen für Virtuelle American-Express-Karten

Wenn eine Virtuelle Karte an einen Benutzer ausgegeben wird, der nicht als Karteninhaber bei dem teilnehmenden Finanzinstitut registriert ist, erhält der Benutzer eine E-Mail mit der Aufforderung, die erforderlichen Angaben zu machen. Wenn sie Einrichtung abschließen auswählen, werden sie in Emburse Enterprise zum Bildschirm „Persönliche Einstellungen“ weitergeleitet.

Im Banner oben im Bildschirm „Persönliche Einstellungen“ sollten Benutzer die Option Informationen hinzufügen auswählen.

Auf dem Bildschirm „Persönliche Informationen hinzufügen“ müssen Benutzer folgende Informationen eingeben, um eine Virtuelle American-Express-Karte zu erhalten.

• Persönliche Adresse
• Geburtsdatum
• Telefonnummer

Ein Banner zeigt an, dass die Informationen übermittelt und eine Karte ausgestellt wurde. Benutzer können Karte anzeigen auswählen, um zu den Kartendetails in der eWallet weitergeleitet zu werden.

Virtuelle American-Express-Karten verwalten

Administratoren können Virtuelle American-Express-Karten einzeln über den Bildschirm „Kartenprogramme“ in Emburse Enterprise verwalten.

1. Wählen Sie Admin-Einstellungen > Transaktionen > Kartenprogramme und dann den Namen des gewünschten Virtuellen American-Express-Kartenprogramms aus.

2. Wenn Sie den Namen des Karteninhabers auswählen, werden alle Einzelheiten zur Karte mit Ausnahme der vollständigen Kartennummer angezeigt.

3. Wählen Sie das Dropdown-Menü Verwalten oben rechts, um die Virtuelle Karte zu bearbeiten oder zu stornieren.