Kartenprogramme-Verwaltung

Das Verwaltungsmenü „Kartenprogramme“ ermöglicht es Administratoren mit entsprechenden Berechtigungen, die Kreditkartenkonten Ihres Unternehmens über den Emburse Cards Gateway mit Emburse Enterprise zu verknüpfen. Sie können auch eine Liste der verknüpften Kartenprogramme Ihres Unternehmens anzeigen, alle mit den einzelnen Programmen verbundenen Kreditkarten einsehen und Emburse Enterprise-Benutzern manuell Kreditkarten zuweisen oder erneut zuweisen.

Klicken Sie auf ADMIN-EINSTELLUNGEN > TRANSAKTIONEN > KARTENPROGRAMME.

Auf dem Bildschirm werden alle verknüpften Kartenprogramme Ihres Unternehmens, ihr Status sowie die Anzahl der zugewiesenen und nicht zugewiesenen Kreditkarten für jedes Programm aufgelistet.

• „Zugewiesene“ Kreditkarten wurden jeweils einem Emburse Enterprise-Benutzer anhand einer E-Mail-Adresse oder eines Vor- und Nachnamens zugeordnet.

Um alle mit einem Programm verknüpften Karten zu sehen, klicken Sie auf den Namen des Programms oder auf die Anzahl der zugewiesenen/nicht zugewiesenen Karten.

In der Liste werden alle Kartenbenutzer und die letzten vier Ziffern der ihnen zugewiesenen Karten zusammen mit dem Kartenstatus angezeigt. Karten können einen der folgenden Status haben:

• Aktiv: Eine verwendbare Karte.

• Storniert: Eine Karte, die nicht mehr verwendet werden kann.

• Ausgesetzt: Eine Karte, die nicht verwendet werden kann, bis die offenen Fragen geklärt sind.

• Nicht aktiviert: Eine neue Karte, die vom Karteninhaber noch nicht aktiviert worden ist.

Karte zuweisen oder erneut zuweisen

Das System verknüpft automatisch auf der Grundlage durch Amex bereitgestellter Daten Emburse Enterprise-Benutzer mit Kreditkarten, Administratoren können aber auch über das Kartenprogramm-Menü manuell Karten für Benutzer zuweisen.

1. Suchen Sie die gewünschte Karte in der Liste und klicken Sie auf den Benutzer oder, wenn die Karte noch nicht zugewiesen wurde, auf NICHT ZUGEWIESEN.

2. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Zugewiesene Person“ den Emburse Enterprise-Benutzer aus, dem Sie die Karte zuweisen möchten.

Kartenprogramm verknüpfen

1. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche KARTENPROGRAMM HINZUFÜGEN in der oberen rechten Ecke.

2. Wählen Sie auf dem Bildschirm „Kartenprogramm verknüpfen“ Ihr Finanzinstitut aus.

3. Klicken Sie auf dem Bildschirm „Berechtigungen“ auf WEITER, um Emburse Enterprise zu erlauben, Transaktionen vom ausgewählten Finanzinstitut abzurufen.

4. Melden Sie sich mit den Zugangsdaten an, die Sie von Ihrem Finanzinstitut erhalten haben.

5. Klicken Sie auf ANTRAG AUTORISIEREN.

6. Überprüfen Sie den Überblick der Kreditkartendaten für das Konto, um sicherzustellen, dass es sich um das Konto handelt, das Sie verknüpfen möchten, und klicken Sie dann auf BESTÄTIGEN.

7. Sie kehren zum Verwaltungsmenü „Kartenprogramme“ in Emburse Enterprise zurück.

Kartenprogramm erneut autorisieren

Wenn die Verknüpfung mit einem Kartenprogramm aufgehoben wird, wird neben dem Status eine Warnung angezeigt.

Klicken Sie auf das Menü Mehr und wählen Sie ERNEUT AUTORISIEREN, um das Kartenprogramm über die gleichen Schritte wie im Abschnitt Kartenprogramm verknüpfen oben erneut zu verknüpfen.

Kartenprogramm entfernen

Obwohl es möglich ist, ein Kartenprogramm über die Option im Menü „Mehr“ zu entfernen, empfehlen wir Ihnen dringend, diesen Schritt zunächst mit einem Implementationsspezialisten oder Supportanalysten von Emburse Enterprise zu besprechen.

Sobald ein Programm entfernt wird, erhält Ihre Organisation keine Kreditkartentransaktionen mehr in Emburse Enterprise und kann gegebenenfalls keine Kartenanfragen mehr bearbeiten.

Benachrichtigung zur Trennung des Kartenprogramms

In regelmäßigen Abständen kann ein Emburse- oder Amex Small Business-Kartenprogramm von Emburse Enterprise getrennt werden. Wenn dies geschieht, wird eine Benachrichtigung zur Trennung des Kartenprogramms per E-Mail an die angemeldeten Administratoren gesendet. Diese Benachrichtigung weist Administratoren darauf hin, dass das Kartenprogramm eine erneute Autorisierung erfordert, um weiterhin Transaktionen zu erhalten. Sie können Ihr Kartenprogramm erneut autorisieren, indem Sie die oben unter „Kartenprogramm verbinden“ beschriebenen Schritte ausführen.

Administratoren können den Benachrichtigungsstatus und die Empfänger der E-Mail-Benachrichtigung auf dem Admin-Bildschirm Benachrichtigungen verwalten.

Gemeinsam genutzte Karten aktivieren

Gemeinsam genutzte Karten – in der Regel Central Travel Cards (CTA) oder sog. Ghost-Karten – ermöglichen es Unternehmen, Reisen für mehrere Mitarbeiter mit einer einzigen Kreditkarte zu buchen. Mit der Funktion Shared Cards von Emburse Enterprise muss sich Ihr Unternehmen nicht mehr darauf verlassen, dass der CTA- oder der Ghost-Karten-Inhaber alle Transaktionen, die auf die zentral verwendete Karte gebucht wurden, zuordnet und einreicht. Stattdessen verteilt Emburse Enterprise die zentral abgerechneten Kreditkartentransaktionen automatisch an die Mitarbeiter, die die Ausgaben getätigt haben.

Wenn das Kartenprogramm Ihres Unternehmens so konfiguriert ist, dass es die Mitarbeiter-ID auf Transaktionsebene in den vom Emburse Cards Gateway erkannten Feldern für benutzerdefinierte Daten bereitstellt, können Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen Karten auf dem Verwaltungsbildschirm für Kartenprogramme als „gemeinsam genutzt“ markieren.

Klicken Sie einfach auf die gewünschte Karte und markieren Sie dann das Kästchen GEMEINSAM GENUTZT neben dem Kartennamen. Auch diese Option wird nur angezeigt, wenn Ihr Kartenprogramm korrekt konfiguriert ist.