Transaktionen löschen & neu zuweisen

Im Verwaltungsmenü „Transaktionen löschen & neu zuweisen“ können Sie einerseits nicht verwendete Kreditkartentransaktionen eines einzelnen Benutzers löschen und sie andererseits auch von einem Benutzer zu einem anderen verschieben – wenn ein Benutzer das Unternehmen verlässt zum Beispiel –, bevor Sie alle Ausgabentransaktionen einsenden.

Klicken Sie auf ADMIN-EINSTELLUNGEN > TRANSAKTIONEN > LÖSCHEN & NEU ZUWEISEN.

Kreditkartentransaktionen löschen

Hinweis: Ein Administrator kann die eigenen Transaktionen aus Sicherheitsgründen nicht löschen.

1. Verwenden Sie die Filter, um die gewünschte(n) Transaktion(en) zu finden.

2. Wählen Sie die Transaktion(en) aus und klicken Sie auf LÖSCHEN. Sie können die Spaltenüberschriften auch mit Drag & Drop in die blaue Leiste ziehen, um die Ergebnisse nach Spaltenüberschrift zu gruppieren.

3. Sie müssen das Löschen noch einmal bestätigen, indem Sie das Wort "LÖSCHEN" in das Feld eintippen. Klicken Sie anschließend auf LÖSCHEN.

Ausgaben-Transaktionen neu zuweisen

Administratoren können alle Benutzer außer jene mit Status „nicht aktiv“ anwählen, um alle aktiven Transaktionen zu sehen, die in keiner Reisekostenabrechnung erscheinen. Es können einige oder alle Transaktionen ausgewählt und zu einem neuen Benutzer verschoben werden.

Hinweis: Wird eine Transaktion neu zugewiesen, die Teil eines zusammengeführten Sets ist, werden alle im Set enthaltenen Transaktionen neu zugewiesen

1. Verwenden Sie die Filter, um die gewünschte(n) Transaktion(en) zu finden.

2. Wählen Sie die Transaktion(en) aus und klicken Sie auf NEU ZUWEISEN.

3. Suchen Sie im Suchfeld des Pop-up-Fensters nach der gewünschten Person, an die die Transaktion(en) neu zugewiesen werden soll(en). Klicken Sie dann auf NEU ZUWEISEN.

Transaktionsbeschreibung bearbeiten

Über die Schaltfläche TRANSAKTION BEARBEITEN können Sie zu jeder Transaktion Beschreibungen hinzufügen – beispielsweise eine Erklärung, wenn eine ältere Transaktion nicht verwendet wird. Wenn der Benutzer zum Beispiel aufgrund einer Flugstornierung eine Gutschrift erhält, möchte dieser vielleicht mit der Ausgabe der Kreditkarten-Position warten, bis er die Gutschrift für einen anderen Flug einlösen kann.

1. Wählen Sie die gewünschten Transaktion(en) aus und klicken Sie auf BESCHREIBUNG BEARBEITEN.

2. Geben Sie die Beschreibung ein und klicken Sie auf ÜBERNEHMEN. Alle ausgewählten Transaktionen erhalten die gleiche Beschreibung.

Transaktionen gesammelt neu zuweisen

Für Kunden, die mehrere Transaktionen mehreren Benutzern neu zuweisen müssen, ermöglicht die Schaltfläche GESAMMELT NEU ZUWEISEN Administratoren das Hochladen einer CSV-Datei, die alle Neuzuweisungen enthält, anstatt jede manuell auszuwählen.

1. Klicken Sie auf GESAMMELT NEU ZUWEISEN.

2. Das Popup-Fenster enthält Spezifikationen für die hochzuladende CSV-Datei:

• Das Dateiformat muss .CSV sein

• Die erste Zeile muss eine Kopfzeile sein, definiert als

• Spalte A = FeedTransactionUniqueID

• Spalte B = CustomerUniqueID

• Detailzeilen für die Neuzuweisungen müssen enthalten:

• Spalte A = eindeutige Feed-Transaktions-ID der neu zuzuweisenden Transaktion

• Spalte B = eindeutige ID des Mitarbeiters, dem die Transaktion zugewiesen werden soll

Hier finden Sie eine Muster-CSV-Datei, die Sie individuell anpassen können.

3. Wenn die CSV-Datei korrekt formatiert ist, klicken Sie auf HOCHLADEN und wählen Sie die Datei aus.

4. Überprüfen Sie im Popup-Fenster zur Bestätigung des Hochladens, ob die richtige Datei ausgewählt wurde, und klicken Sie auf HOCHLADEN.

5. Im Popup-Fenster „Ergebnisse gesammelt neu zuweisen“ werden Ihnen die Anzahl der erfolgreich neu zugewiesenen Transaktionen und die Anzahl der Fehler angezeigt.

6. Klicken Sie auf ERGEBNISSE HERUNTERLADEN, um eine CSV-Datei zu erhalten, die zeigt, welche Transaktionen fehlerhaft waren und um welche Fehler es sich gehandelt hat.