Weitere Informationen dazu finden Sie unter HTML-E-Mail-Vorlagen für Ausgabengenehmigungen konfigurieren.

Genehmiger erhalten eine E-Mail pro Reisekostenabrechnung, die an sie delegiert wurde, mit allen Positionen. Chrome River stellt die HTML-Versionen dieser E-Mails für Ausgabengenehmigungen in verschiedenen Formaten (Standardvorlagen) zur Verfügung. Weitere Informationen zu jeder einzelnen Vorlage finden Sie unter „Verwaltungsmenü „Nachrichten““. Bitte beachten Sie, dass HTML unter Verwaltungsmenü „Geschäftsregeln“ aktiviert sein muss, damit der Benutzer E-Mails auf Basis dieser Vorlagen erhalten kann.

Über das Verwaltungsmenü Verwaltungsmenü „Nachrichten“ in Chrome River können Sie auswählen, welche Art von HTML-E-Mails Ihre Benutzer erhalten. Sie können auch einige Elemente anpassen – wie zum Beispiel die Positionierung der Instruktionen und der Schaltflächen „Genehmigen“ und „Zurücksenden“.

HTML-E-Mail-Vorlage für Ausgabengenehmigungen erstellen.

Um HTML-E-Mails für Ausgabengenehmigungen zu bearbeiten, müssen Sie einen Listentyp erstellen, der als Vorlage dient. Diese Listentyp-Vorlage ermöglicht es Ihnen, Listen hinzuzufügen und zu bearbeiten, um die E-Mail nach Kundenwünschen anzupassen.

1. Klicken Sie auf ADMIN-EINSTELLUNGEN > STAMMDATEN > LISTEN.

2. Suchen Sie im Suchfeld nach dem gewünschten „EmailFormat_APP1_default“-Listentyp, um zu sehen, ob der Listentyp für Ihr Unternehmen bereits existiert. Sollte dies der Fall sein, gehen Sie zu Schritt 5. Ansonsten fahren Sie mit Schritt 3 fort.

3. Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+), der rechts neben „Listentypen“ steht, und geben Sie folgende Informationen ein:

• Name: Standardbenachrichtigung für E-Mail-Genehmigung
• Beschreibung: Standard-E-Mail-Vorlage für Ausgabengenehmigungen
• Code: Code: EmailFormat_APP1_default
• Sortierreihenfolge: Benutzen Sie das Drop-down-Menü Sortierreihenfolge, um die Reihenfolge der Listentypen zu ändern. Sie können nach Listenname, Listencode oder Sortierreihenfolge sortieren.

4. Kreuzen Sie das Kästchen Nicht löschen (aus Feed) an, klicken Sie dann im Pop-up-Fenster auf ÜBERNEHMEN und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN.

Weitere Informationen über die Sprachoptionen finden Sie unter Sprachen für Listentypen hinzufügen und bearbeiten.

5. Nun werden Sie eine Liste zum Listentyp der E-Mail-Vorlage für Ausgabengenehmigungen hinzufügen. Sie können somit die Darstellung der E-Mail-Benachrichtigungen für Genehmigungen benutzerdefiniert anpassen und mehrere HTML-E-Mail-Vorlagen für Ausgabengenehmigungen erstellen. Klicken Sie in der unteren Hälfte des Bildschirms – im Listentyp-Diagramm – auf den blauen Plus-Button (+).

6. Fügen Sie folgende Liste hinzu:

• Name: Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage
• Code: TemplateName
• Extradaten 1: std-btn_b-inst_b

Kreuzen Sie das Kästchen Nicht LÖSCHEN (aus Feed) an, lassen Sie die anderen Felder leer, und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN.

7. Mit dem Wert, den Sie in das Feld Extradaten 1 eingeben, bestimmen Sie, welche HTML-E-Mail-Vorlagen für Ausgabengenehmigungen die Benutzer erhalten. Unten sehen Sie die Standardvorlagen, die Sie auswählen können. Für eine vollständige Liste aller Anpassungsmöglichkeiten gehen Sie zu Platzierung von Anweisungen und Schaltflächen verändern.

• E-Mail Standard-Genehmigung: std-btn_b-inst_b
• E-Mail Standard-Genehmigung mit Ausgabendetails: det-btn_b-inst_b
• E-Mail Standard-Genehmigung mit Header UDA-Details: std-btn_b-inst_b-uda_h
• E-Mail Standard-Genehmigung mit Zuweisungsgrund: reason-btn_b-inst_b

HTML-E-Mail-Vorlage für Rücksendung erstellen

Eine E-Mail-Vorlage für Rücksendungen wird auf ähnliche Art und Weise erstellt wie eine E-Mail-Vorlage für Genehmigungen.

1. Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+), der rechts neben „Listentypen“ steht, und geben Sie folgende Informationen ein:

• Name: E-Mail-Vorlage für Rücksendungs-Benachrichtigungen
• Beschreibung: E-Mail-Vorlage für Ausgabenrücksendungen
• Code: EmailFormat_RET1_default
• Sortierreihenfolge: Benutzen Sie das Drop-down-Menü Sortierreihenfolge, um die Reihenfolge der Listentypen zu ändern. Sie können nach Listenname, Listencode oder Sortierreihenfolge sortieren.

2. Kreuzen Sie das Kästchen Nicht löschen (aus Feed) an und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN.

Nun können Sie Listen hinzufügen, indem Sie den Anleitungen (ab Schritt 5) im Abschnitt HTML-E-Mail-Vorlage für Ausgabengenehmigungen erstellen. folgen. Alternativ können Sie auch den unten stehenden Anleitungen folgen, um beispielsweise die Platzierung von Schaltflächen zu ändern, um Rücksendungsanweisungen zu bearbeiten und um Links hinzuzufügen.

Platzierung von Anweisungen und Schaltflächen verändern

Nachdem Sie eine Standard-HTML-E-Mail-Vorlage für Ausgabengenehmigungen ausgewählt haben, können Sie bestimmen, wo der Text mit der Anweisung sowie die Schaltflächen AKZEPTIEREN und RÜCKSENDUNG in der E-Mail erscheinen sollen.

Jede Vorlage zeigt standardmäßig die Anweisungen an sowie die Schaltflächen AKZEPTIEREN und RÜCKSENDUNG am Ende jeder E-Mail.

1. Ziehen Sie folgendes Diagramm zurate, um die Platzierung von Schaltflächen und Anweisungen für die Vorlage Ihrer Wahl zu definieren.

2. Wählen Sie den Listentyp „Standardbenachrichtigung für E-Mail-Genehmigung“ aus und dann die benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage, um sie zu bearbeiten.

3. Klicken Sie in der unteren rechten Ecke auf BEARBEITEN.

4. Geben Sie im Feld Extradaten 1 den Code ein, der mit der gewünschten Platzierung von Schaltflächen und Anweisungen übereinstimmt, und klicken Sie dann auf SPEICHERN.

Anweisungen benutzerdefiniert anpassen

Anweisungen, die am Anfang oder am Ende der E-Mail erscheinen, können bearbeitet werden. Der Text darf jedoch maximal 500 Zeichen (mit Leerzeichen) enthalten. Es können einfache HTML-Tags verwendet werden, um die Darstellung des Textes – falls gewünscht – zu verändern.

1. Wählen Sie den Listentyp (Standardbenachrichtigung für E-Mail-Genehmigung, E-Mail-Vorlage für Rücksendungs-Benachrichtigungen etc.) aus.

2. Klicken Sie in der unteren Hälfte des Bildschirms – im Listentyp-Diagramm – auf den blauen Plus-Button (+).

3. Geben Sie folgende Informationen in das jeweilige Feld ein:

• Name: Name: benutzerdefinierte Anweisungen
• Code: Instructions_Top (wenn der Textblock am Anfang der E-Mail sein soll) oder Instructions_Bottom (wenn er am Ende sein soll)
• Hinweis: Der Code muss mit der oben ausgewählten Platzierung der Anweisung übereinstimmen – gemäß der im ausgewählten Vorlage. Die Platzierung der Anweisungen können also nicht mit dem Code-Feld bestimmt werden.
• Extradaten 1: Tragen Sie neue benutzerdefinierte Anweisungen (maximal 500 Zeichen mit Leerzeichen) hier ein.

4. Lassen Sie alle anderen Felder leer, kreuzen Sie das Kästchen „Nicht löschen (aus Feed)“ an und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN.

Anweisungen zur Ausgaben-Genehmigung für Benutzer mit der Beobachter-Funktion definieren

In Chrome River können einzelne Benutzer bei E-Mail-Benachrichtigungen für Genehmigungen in CC gesetzt werden, damit sie im Laufe des Genehmigungsvorgangs bestimmte Reisekostenabrechnungen oder Belegpositionen beobachten können, ohne jedoch die Berechtigung zu haben, diese zu genehmigen oder zurückzusenden.

Um den Text zu den Anweisungen in der Genehmigungs-E-Mail anzeigen und für die Benutzer mit der Beobachter-Funktion definieren zu können, müssen Sie auf das Verwaltungsmenü „Nachrichten“ zugreifen. Weitere Details dazu finden Sie unter Verwaltungsmenü „Nachrichten“.

Hinzufügen eines benutzerdefinierten Links in Anweisungen

Standardmäßig enthält der Anweisungsabschnitt einen direkten Link zu den genehmigungspflichtigen Ausgaben. Falls gewünscht, kann Ihre Organisation jedoch die URL für diesen Link anpassen. „Um diese Reisekostenabrechnung anzuzeigen oder auf die Chrome River-Anwendung zuzugreifen, klicken Sie hier“. Sie können dann die Chrome River-URL auswählen, die ebenfalls eingefügt wird.

1. Wählen Sie den Listentyp (Standardbenachrichtigung für E-Mail-Genehmigung, E-Mail-Vorlage für Rücksendungs-Benachrichtigungen etc.) aus.

2. Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+) im Listentyp-Diagramm und tragen Sie die folgenden Informationen in die jeweiligen Felder ein:

• Name: URL auf Anweisungen
• Code: Instructions_URL
• Extradaten 1: Gewünschte URL eintragen

3. Lassen Sie alle anderen Felder leer, kreuzen Sie das Kästchen Nicht löschen (aus Feed) an und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN.

Anzahl gesandter Erinnerungen in die Betreffzeile einfügen

Sie können die von Ihnen ausgewählte HTML-E-Mail-Vorlage so konfigurieren, dass die Anzahl der Erinnerungen in der Betreffzeile der E-Mail für Ausgabengenehmigungen erscheint. Dies gilt für E-Mails, die durch den geplanten Bericht der ausgelöst wurden.

1. Wählen Sie Standardbenachrichtigung für E-Mail-Genehmigung in der Liste der Listentypen aus.

2. Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+) im Listentyp-Diagramm und tragen Sie die folgenden Informationen in die jeweiligen Felder ein:

• Name: Anzahl der Erinnerungen anzeigen
• Code: SHOW_REMINDER_COUNT
• Extradaten 1: wahr

3. Lassen Sie alle anderen Felder leer, kreuzen Sie das Kästchen Nicht löschen (aus Feed) an und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN.

„Beleg anzeigen“-Link hinzufügen oder entfernen

Um zu erfahren, wie Sie Ihre HTML-E-Mail-Vorlage um einen „Beleg anzeigen“-Link ergänzen und/oder wie Sie Links auf Belege von einzelnen Positionen hinzufügen können, gehen Sie zu Verwaltungsmenü „Nachrichten“ für eine detaillierte Anleitung.

Die Personendaten des Reisenden hinzufügen

In E-Mail-Benachrichtigungen für Ausgabengenehmigungen können Sie den Namen des Reisenden mit Informationen aus seinem Personendatensatz wie zum Beispiel mit der Berufsbezeichnung ergänzen. Die Information wird vom Namen des Reisenden mit Kommas abgetrennt und erscheint in Klammern.

1. Wählen Sie Standardbenachrichtigung für E-Mail-Genehmigung in der Liste der Listentypen aus.

2. Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+) im Listentyp-Diagramm und tragen Sie die folgenden Informationen in die jeweiligen Felder ein:

• Name: Daten des Reisenden
• Code: ExpenseOwnerData
• Extradaten 1: [TableName.Column, EntityType.Code ]
• Um Datensätze des Reisenden anzuzeigen (tbl_Person), geben Sie „TableName.ColumnName“ ein.
• Beispiel: Geben Sie „Person.Title“ ein, um die Berufsbezeichnung des Reisenden anzuzeigen.
• Geben Sie den EntityType.Code der Gruppe oder der Liste an, zu der der Reisende gehört, um Listendaten (tbl_Person_Entity) dieser Gruppe oder Liste anzuzeigen.
• Beispiel: Geben Sie „AUS“ ein, um das Büro des Reisenden anzuzeigen.

3. Lassen Sie alle anderen Felder leer, kreuzen Sie das Kästchen Nicht löschen (aus Feed) an und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN.

Einer Nachricht die „Wichtigkeit: hoch“ verleihen (Microsoft Outlook)

Kunden, die Microsoft Outlook benutzen, können die Wichtigkeit von E-Mail-Benachrichtigungen für Ausgaben-Genehmigungen auf „hoch“ setzen.

1. Wählen Sie in der Liste der Listentypen EmailFormat_APP1_default (EmailFormat_APP1_default) aus.

2. Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+) im Listentyp-Diagramm und tragen Sie die folgenden Informationen in die jeweiligen Felder ein:

• Name: Hohe Priorität
• Code: HIGH_PRIORITY

3. Lassen Sie alle anderen Felder leer, kreuzen Sie das Kästchen Nicht löschen (aus Feed) an und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN.

Die Kennzeichnung „Privat“ oder „Vertraulich“ für Microsoft hinzufügen

Kunden, die Microsoft Outlook benutzen, können Kennzeichnungen setzen, mit denen Outlook E-Mail-Benachrichtigungen für Ausgaben-Genehmigungen auf „Privat“ oder „Vertraulich“ setzt, sodass andere Benutzer mit Zugriff auf dieses Postfach die Nachrichten nicht sehen können.

1. Wählen Sie in der Liste der Listentypen Email Approval Notify Default (EmailFormat_APP1_default) aus.

2. Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+) im Listentyp-Diagramm und tragen Sie die folgenden Informationen in die jeweiligen Felder ein:

• Name: Verwenden Sie je nach gewünschter Vertraulichkeitsstufe Privat oder Vertraulich.
• Code: SENSITIVITY

• Extradaten 1: Verwenden Sie ja nach gewünschter Vertraulichkeitsstufe PRIVAT oder VERTRAULICH.

3. Lassen Sie alle anderen Felder leer, kreuzen Sie das Kästchen Nicht löschen (aus Feed) an und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN.

Extradaten (UDAs) in den Details über Belegpositionen anzeigen

Kunden, die benutzerdefinierte Felder (UDAs) mit Extradaten haben, können Extradaten-1- und Extradaten-2-Informationen im Abschnitt mit den Details über Belegpositionen anzeigen lassen, wenn die E-Mail-Benachrichtigungen für Genehmigungen auf der Vorlage „Standardbenachrichtigung für E-Mail-Genehmigung“ basieren.

1. Wählen Sie Standardbenachrichtigung für E-Mail-Genehmigung in der Liste der Listentypen aus.

2. Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+) im Listentyp-Diagramm und tragen Sie die folgenden Informationen in die jeweiligen Felder ein:

• Name: Extradaten der Lise anzeigen
• Code: Show_Entity_Extra_Data
• Extradaten 1: Hier sollten alle Code-Listentypen – mit Kommas abgetrennt – aufgeführt werden, für die diese Extradaten angezeigt werden sollen. Die Extradaten einer Liste werden angezeigt, wenn diese den genannten Listentypen angehört und auf einer Belegposition aufgeführt ist.
• Beispiel: EntityTypeCode1, EntityTypeCode2, EntityTypeCode3

3. Lassen Sie alle anderen Felder leer, kreuzen Sie das Kästchen Nicht löschen (aus Feed) an und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN.

Extradaten (UDAs), CRM oder Kostencode einer Liste ausschließen

Kunden, die benutzerdefinierte Felder (UDAs) mit Extradaten haben, können bestimme UDA-Details vom Abschnitt mit den Ausgabendetails ausschließen lassen, wenn die E-Mail-Benachrichtigungen für Genehmigungen auf der Vorlage „Standardbenachrichtigung für E-Mail-Genehmigung“ basieren. Diese Funktion kann auch für das Ausschließen von CRM- und Kostencode-Details benutzt werden, obwohl diese keine UDAs sind.

1. Wählen Sie Standardbenachrichtigung für E-Mail-Genehmigung in der Liste der Listentypen aus.

2. Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+) im Listentyp-Diagramm und tragen Sie die folgenden Informationen in die jeweiligen Felder ein:

• Name: UDAs ausschließen
• Code: ExcludeUDA
• Extradaten 1: Hier sollten alle Code-Listentypen – mit Kommas abgetrennt – aufgeführt werden, für die diese Extradaten NICHT angezeigt werden sollen. Sie können auch „CostCode“ eingeben, um Kostencode-Details auszuschließen und/oder „isActivity“, um CRM-Details auszuschließen.
• Beispiel: UseTax,EventName,isActivity,CostCode

3. Lassen Sie alle anderen Felder leer, kreuzen Sie das Kästchen Nicht löschen (aus Feed) an und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN.