Ausgabenabrechnungs-PDFs konfigurieren

Kunden, die die neueste PDF-Abrechnung von Chrome River nutzen, können bestimmte Aspekte der PDF-RKAs über das Verwaltungsmenü Verwaltungsmenü „Listen“ anpassen. Als Erstes müssen Sie dazu den Listentyp „PDF-Abrechnungsvorlage“ erstellen. Dann befolgen Sie die folgenden Anweisungen, um die für den jeweiligen Anpassungstyp nötigen Listen hinzuzufügen.

Eine PDF-Abrechnungsvorlage erstellen

Um PDF-Ausgabenabrechnungen zu bearbeiten, müssen Sie einen Listentyp erstellen, der als Vorlage dient. Auf diese Weise können Sie Listen hinzufügen und anpassen, um das Erscheinungsbild der PDF-Datei anzupassen (siehe unten).

1. Klicken Sie auf ADMIN-EINSTELLUNGEN > STAMMDATEN > LISTEN.

2. Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+), der rechts neben „Listentypen“ steht, und geben Sie folgende Informationen ein:

• Name: PDF-Abrechnungsvorlage
• Beschreibung: PDF-Abrechnungsvorlage
• Code: PdfFormat_default
• Sortierreihenfolge: Benutzen Sie das Drop-down-Menü Sortierreihenfolge, um die Reihenfolge der Listentypen zu ändern. Sie können nach Listenname, Listencode oder Sortierreihenfolge sortieren.

3. Kreuzen Sie das Kästchen Nicht löschen (aus Feed) an, klicken Sie dann im Pop-up-Fenster auf ÜBERNEHMEN und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN.

Weitere Informationen über die Sprachoptionen finden Sie unter Sprachen für Listentypen hinzufügen und bearbeiten.

Genehmigerbereich hinzufügen

Admins können mit Listen einen „Genehmiger“-Bereich über der Finanzübersicht zur PDF-Abrechnung hinzufügen, in dem alle vorherigen Genehmiger für die jeweilige Ausgabe samt Datum der Genehmigung aufgeführt sind, und - sofern zutreffend - auch samt Name des Benutzers, für den sie als Delegierter gearbeitet haben. Wenn Ihr Unternehmen eine ältere Version der PDF-Abrechnungsvorlage von Chrome River benutzt, kontaktieren Sie uns über den Chrome River Helpdesk, um den Abschnitt „Vorherige Genehmiger“ in Ihre Vorlage einfügen zu lassen. Anschließend können Sie diese anpassen.

1. Mit dem Suchfeld im Verwaltungsmenü „Listen“ können Sie den benötigten Listentyp „PDF-Abrechnungsvorlage“ suchen. Wenn dieser Typ noch nicht existiert, siehe Eine PDF-Abrechnungsvorlage erstellen oben.

2. Klicken Sie in der Vorschau der PDF-Abrechnungsvorlage auf den blauen Plus-Button (+) im Listentyp-Diagramm auf der unteren Bildschirmhälfte.

3. Fügen Sie folgende Liste hinzu:

• Name: Vorherige Genehmiger anzeigen
• Code: SHOW_PRIOR_APPROVERS
• Extradaten 1: wahr

Lassen Sie die anderen Felder leer.

Kreuzen Sie Nicht LÖSCHEN (aus Feed) an, klicken Sie dann im Popup-Fenster auf ÜBERNEHMEN und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN.

Header-UDAs anzeigen

Administratoren können Listen verwenden, um Header-UDAs (benutzerdefinierte Daten) auf Abrechnungs-PDFs anzuzeigen, wie sie auch in den üblichen Genehmigungs-E-Mails aufgeführt sind.

1. Mit dem Suchfeld im Verwaltungsmenü „Listen“ können Sie den benötigten Listentyp „PDF-Abrechnungsvorlage“ suchen. Wenn dieser Typ noch nicht existiert, siehe Eine PDF-Abrechnungsvorlage erstellen oben.

2. Klicken Sie in der Vorschau der PDF-Abrechnungsvorlage auf den blauen Plus-Button (+) im Listentyp-Diagramm auf der unteren Bildschirmhälfte.

3. Fügen Sie folgende Liste hinzu:

• Name: Header-UDAs anzeigen
• Code: SHOW_HEADER_UDA
• Extradaten 1: wahr

Lassen Sie die anderen Felder leer.

Kreuzen Sie Nicht LÖSCHEN (aus Feed) an, klicken Sie dann im Popup-Fenster auf ÜBERNEHMEN und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN.

Belegposition-UDAs ausblenden

Administratoren können Listen verwenden, um bestimmte Belegposition-UDAs (benutzerdefinierte Daten) in Ausgaben-PDFs auszublenden.

1. Mit dem Suchfeld im Verwaltungsmenü „Listen“ können Sie den benötigten Listentyp „PDF-Abrechnungsvorlage“ suchen. Wenn dieser Typ noch nicht existiert, siehe Eine PDF-Abrechnungsvorlage erstellen oben.

2. Klicken Sie in der Vorschau der PDF-Abrechnungsvorlage auf den blauen Plus-Button (+) im Listentyp-Diagramm auf der unteren Bildschirmhälfte.

3. Fügen Sie folgende Liste hinzu:

• Name: Belegposition-UDA ausschließen
• Code: ExcludeLineItemUDA
• Extradaten 1: Hier sollten alle Code-Listentypen – durch Kommas getrennt – aufgeführt werden, die NICHT angezeigt werden sollen.
• Beispiel: UseTax,EventName,isActivity,CostCode,Number_Show

Lassen Sie die anderen Felder leer.

Kreuzen Sie Nicht LÖSCHEN (aus Feed) an, klicken Sie dann im Popup-Fenster auf ÜBERNEHMEN und klicken Sie abschließend auf SPEICHERN.