Belege in Ausgabengenehmigungs-E-Mails anzeigen

Kunden von Chrome River EXPENSE, die sich für E-Mails für Ausgabengenehmigungen im HTML-Format entscheiden, können am Ende jeder Nachricht einen „Beleg anzeigen“-Link hinzufügen. In einigen Fällen kann für jede Belegposition auch ein „Bild anzeigen“-Link hinzugefügt werden. Dies ermöglicht es Genehmigern, über die Genehmigungs-E-Mail auf die mit einer Ausgabe verknüpften Belege zuzugreifen. Weitere Details dazu finden Sie unter Per E-Mail genehmigen.

Bitte beachten Sie, dass HTML in den Benutzereinstellungen im Verwaltungsmenü aktiviert sein muss, damit der Benutzer eine E-Mail mit diesem Link erhalten kann.

Link zum gesamten Belegpaket

1. Klicken Sie auf ADMIN-EINSTELLUNGEN > STAMMDATEN > LISTEN.

2 Wählen Sie Standardbenachrichtigung für E-Mail-Genehmigung in der Liste der Listentypen aus.

3 Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+) im Listentyp-Diagramm und tragen Sie die folgenden Informationen in die jeweiligen Felder ein:

• Name: Link zu Belegen hinzufügen
• Code Code: IncludeReceiptLink
• Extradaten 1: Geben Sie an, für wie viele Tage der Link zu den Belegen aktiv sein soll. Gültige Werte (in Tagen) sind
• 1–7 (eine beliebige Zahl in diesem Wertebereich)
• 14
• 30
• 60
• 90
• 180

Ein „Beleg ansehen“-Link wird am Ende jedes HTML-E-Mails für Ausgabengenehmigungen angezeigt. Klicken Sie auf den Link, um das gesamte Belegpaket für die gewünschte Reisekostenabrechnung anzusehen. Der Genehmiger ist nicht mehr in der Lage, die Belege einzusehen, sobald die angegebene Zeitspanne nach dem E-Mail-Versand verstrichen ist.

Nur Bilder von Belegpositionen anzeigen

Dies ist für Kunden, die die E-Mail-Vorlage E-MAIL STANDARD-GENEHMIGUNG MIT AUSGABENDETAILS benutzen und die Liste „Link zu Belegen hinzufügen“ unterstützen.

Über die Schaltfläche ANZEIGEN gelangen Benutzer zum Bild im PDF-Format, das mit dieser Belegposition verknüpft ist.

Benutzer sollten den folgenden Code in der Funktion „Link zu Belegen hinzufügen“ eingeben, wenn sie nur die Links zu Belegpositionen anzeigen lassen wollen. Die Schaltfläche BELEGE ANZEIGEN, die mit dem gesamten Belegpaket verlinkt ist, wird dann nicht angezeigt.

• Code Code: IncludeReceiptLink_LineItemOnly

Dieser Code bewirkt, dass jede Position mit angehängtem Bild im Bericht mit einem ANZEIGEN-Link verbunden bleibt.