E-Mail-Vorlagen für Ausgabengenehmigungen

Kunden von Chrome River EXPENSE können zwischen drei HTML-Vorlagen für Ausgabengenehmigungs-E-Mails auswählen. Diese Vorlagen bieten eine Vielzahl von Formaten, die von den meisten E-Mail-Programmen unterstützt werden. Alle Vorlagen enthalten die im nachstehenden Abschnitt „Inhalte und Optionen“ aufgeführten Informationen.

E-MAIL STANDARD-GENEHMIGUNG (STANDARD)

Die E-Mail-Vorlage „Standard-Genehmigung“ zeigt die Standard-Inhalte in einem übersichtlichen, leicht zugänglichen Format an.

E-MAIL STANDARD-GENEHMIGUNG MIT AUSGABENDETAILS

Anstelle eines Ausgabenübersicht-Abschnittes verfügt diese E-Mail-Vorlage über einen Ausgabendetail-Abschnitt, der eine gründliche Übersicht über jede Belegposition in der Reisekostenabrechnung gibt. Unter jeder Ausgabenposition werden die Gäste-Details angezeigt, sodass der Genehmiger auf einen Blick die relevanten internen und externen Gäste erkennen kann. Zudem werden alle Standard-Daten (z. B. der Geschäftszweck) sowie alle kundenspezifischen, benutzerdefinierten Daten (z. B. „Von/Nach“ oder „Klasse“) angezeigt.

Kunden, die auf jeder Reisekostenabrechnung eine große Anzahl von benutzerdefinierten Feldern oder Ausgabenpositionen haben, sollten beachten, dass diese Benachrichtigung sehr lang werden kann. Wenn Benutzer Genehmigungs-E-Mails häufig auf mobilen Geräten lesen, sollten Sie Anweisungen und/oder die Schaltflächen „Annehmen“ und „Zurückweisen“ oben in der Benachrichtigung platzieren. Weitere Details dazu finden Sie im Folgenden unter „Inhalte und Optionen“. Eine weitere Option besteht darin, benutzerdefinierte Daten aus den E-Mails auszuschließen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter HTML-E-Mail-Vorlagen für Ausgabengenehmigungen konfigurieren.

HINWEIS: Informationen zur USt. und Daten aus den Kontrollkästchen „Beleg im Anhang“, „Firmenbezahlt“, und „Persönlich“ werden nicht angezeigt.

Wenn Vor-Genehmigungen bestehen, die mit der Reisekostenabrechnung verknüpft sind, werden diese in einer Vor-Genehmigungs-Übersicht angezeigt.

E-MAIL STANDARD-GENEHMIGUNG MIT ZUWEISUNGSGRUND

Diese Vorlage ist außer des zusätzlichen Abschnitts „Zuweisungsgrund“ identisch mit der Vorlage für die E-Mail-Standard-Genehmigung. In diesem Abschnitt wird die Beschreibung der Routing-Regel angezeigt, damit Genehmiger nachvollziehen können, aus welchem Grund ihnen die Genehmigung zugewiesen wurde.

E-MAIL STANDARD-GENEHMIGUNG MIT HEADER UDA-DETAILS

Diese Vorlage ist, außer den zusätzlichen benutzerdefinierten Feldern, die im Header der Reisekostenabrechnung erscheinen, identisch mit der Vorlage für die E-Mail-Standard-Genehmigung.

Inhalte und Optionen

Folgende Elemente stehen in allen drei E-Mail-Vorlagen zur Verfügung.

VORHERIGE GENEHMIGER

Vorherige Genehmiger werden unter „Ausgaben gesamt“ aufgeführt, wenn eine Ausgabe im Routing-Vorgang zuvor bereits von mindestens einem Genehmiger genehmigt wurde. In der Liste wird der letzte Genehmiger ganz oben angezeigt. Zudem enthält sie das Datum der Genehmigung und gegebenenfalls den Namen des Benutzers, für den sie als Delegierter gearbeitet haben.

ZUWEISUNGSGRUND

In diesem Abschnitt wird eine Beschreibung der Routing-Regel für jede Belegposition angezeigt, damit Genehmiger nachvollziehen können, aus welchem Grund ihnen die Genehmigung zugewiesen wurde. Wenn die Beschreibungen der Routing-Regeln nicht so verfasst sind, dass sie in dieser E-Mail-Benachrichtigung verständlich sind, kann es den Kunden viel Zeit kosten, gemeinsam mit dem Implementationsteam eine neue Beschreibung zu erstellen.

„MATTER ON SELECT “-DATEN IN DER KONTOÜBERSICHT

Jede Zuordnung in der Reisekostenabrechnung wird im Abschnitt „Kontoübersicht“ in einer separaten Zeile aufgeführt. „Matter On Select“-Daten erscheinen je nach Bedarf unter der jeweiligen Zeile.

GÄSTE-DETAILS

Wenn eine Reisekostenabrechnung interne oder externe Gäste-Details enthält, enthält die Genehmigungs-E-Mail eine Zusammenfassung aller Gäste-Informationen. Dies ermöglicht Genehmigern eine schnelle Aufgliederung aller internen und externen Gäste nach Belegposition, einschließlich nützlicher Datenpunkte wie die Gesamtzahl der Gäste und die Kosten pro Person. Die „Gäste-Details“ bilden in den Vorlagen „Standard und Grund für die Zuweisung“ einen eigenen Abschnitt. Dieser Abschnitt wird in der „Ausgabendetails“-Vorlage unter jeder Belegposition angezeigt.

ANWEISUNGEN ZUR GENEHMIGUNG ODER ZURÜCKWEISUNG

In den Informationen am Ende der E-Mail-Benachrichtigung werden die Genehmiger in Methoden zur Genehmigung oder Zurückweisung von Reisekostenabrechnungen via E-Mail eingeführt. Kunden können die Anweisungen (bis zu 1.000 Zeichen) anpassen, indem sie die Schritte in HTML-E-Mail-Vorlagen für Ausgabengenehmigungen konfigurieren ausführen.

UDA-Details der Kopfzeile

Die „User-Defined Attribute (UDA)“-Daten der Kopfzeile einer Reisekostenabrechnung werden im oberen Bereich der Ausgabengenehmigungs-E-Mail unter „Ausgaben gesamt“ angezeigt.