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Verwaltungsmenü „Geschäftsregeln“

In der Emburse-Enterprise-App werden Geschäftsregeln umfassend verwendet, um Richtlinien und Kontrollen zu implementieren, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Eine Vielzahl von Regeln wird an verschiedenen Stellen in der Anwendung aktiv.

Diese Rubrik behandelt die Themen Anzeigen, Bearbeiten, Hinzufügen, Klonen, Löschen und Deaktivieren von Regeln über den Verwaltungsbildschirm „Geschäftsregeln“.

  • Einen umfassenden Überblick über die Funktionsweise von Geschäftsregeln und Best Practices zur Erstellung effizienter und effektiver Geschäftsregeln finden Sie unter Einführung in Geschäftsregeln.
  • Eine Reihe von Lehrvideos finden Sie unter Rule-Builder-Videos.
  • Eine Liste der beliebtesten Attribute und deren Funktionen finden Sie unter Rule-Builder-Attribute.

Der Verwaltungsbildschirm „Geschäftsregeln“ unterstützt die folgenden Regeltypen:

  • Expense Line Item-Compliance
  • Expense Submit Compliance
  • Expense Approval Routing
  • Pre-Approval Submit Compliance 
  • Vor-Genehmigungsrouting

  • Invoice Submit Compliance

Um andere Arten von Regeln zu erstellen und zu verwalten, sollten Sie weiterhin mit dem Konfigurationsteam von Emburse Enterprise über den Support zusammenarbeiten.

Erster Zugriff auf den Editor „Geschäftsregeln“

Wenn Sie zum ersten Mal auf den Verwaltungsbildschirm „Editor Geschäftsregeln“ zugreifen, müssen Sie möglicherweise eine einfache Konvertierung durchführen, bevor Sie beginnen können. Dieser Prozess konvertiert die Geschäftsregeln Ihres Unternehmens in ein neues Format, auf das über Emburse Enterprise zugegriffen werden kann, wobei die Logik und das Verhalten der Regeln erhalten bleiben.

Damit die Konvertierung erfolgreich ist, müssen Sie zunächst die folgenden Schritte durchführen.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie keine offenen Tickets beim Emburse-Enterprise-Konfigurationsteam haben, um Ihre Geschäftsregeln ändern zu lassen. Wenn Ihr Unternehmen über eine QS/UAT-Umgebung verfügt und die Version Ihrer Regeln in der QS/UAT nicht mit der Version in der Produktion übereinstimmt, schlägt der Konvertierungsprozess fehl.

2. Wenn Sie in der Produktionsumgebung bei Emburse Enterprise angemeldet sind, wenn Sie die einmalige Konvertierungsnachricht auf dem Verwaltungsbildschirm „Geschäftsregeln“ sehen, melden Sie sich ab und in der QS/UAT-Umgebung wieder bei der App an.

3. Wenn Sie zum Verwaltungsbildschirm „Geschäftsregeln“ navigieren, wird Ihnen die einmalige Konvertierungsnachricht erneut angezeigt. Klicken Sie auf KONVERTIEREN. Wenn Sie das Live-Changeset ausgewählt haben, werden Sie zunächst aufgefordert, entweder einen Changeset-Entwurf auszuwählen oder ein neues Changeset zu erstellen. Alle Änderungen an Geschäftsregeln werden in einem Changeset zusammengefasst. Wenn dieses Changeset veröffentlicht wird, werden alle darin enthaltenen Änderungen veröffentlicht.

4. Veröffentlichen Sie nun Ihr Regel-Changeset in QS/UAT.

5. Testen Sie Ihre Regeln unbedingt zunächst in der QS/UAT, bevor Sie die Änderungen durch Cross-Publishing an die Produktion weiterleiten.

6. Um Ihre Regeln in der Produktionsumgebung zu veröffentlichen, folgen Sie den Schritten in Changesets zwischen diversen Umgebungen veröffentlichen („Cross-Publishing“). Sobald Ihre Regeln auf die Produktionsumgebung angewendet wurden, werden Sie nicht mehr aufgefordert, die Regeln erneut zu konvertieren. Von da an können Sie mit dem Editor „Geschäftsregeln“ neue Regeln erstellen und bestehende bearbeiten.

Editor „Geschäftsregeln“

Auf dem Verwaltungsbildschirm „Editor Geschäftsregeln“ können Sie die Geschäftsregeln Ihres Unternehmens erstellen, verwalten und veröffentlichen.

Wenn Sie noch nicht mit Emburse Enterprise arbeiten, sollten Sie sich mit Ihrem Projektmanager abstimmen, bevor Sie versuchen, Ihre Geschäftsregeln zu aktualisieren.

Wenn Sie bereits mit Emburse Enterprise arbeiten, sollten Sie Ihre Geschäftsregeln immer in der QS/UAT-Umgebung anpassen und testen und dann Cross-Publishing verwenden, um die Änderungen an die Produktion weiterzuleiten. Weitere Details dazu finden Sie unter „Changesets zwischen diversen Umgebungen veröffentlichen (‚Cross-Publishing’)“ auf dem Verwaltungsbildschirm Changeset-Manager.

1. Wählen Sie Admin-Einstellungen > Benutzeroberfläche > Geschäftsregeln.

2. Wählen Sie das Changeset aus, mit dem Sie Ihre Geschäftsregel-Updates veröffentlichen möchten, und wählen Sie dann die gewünschte Art der Geschäftsregel aus. 

Seite „Geschäftsregeln“ mit linker Navigation und Kacheln für Compliance, Einreichungs-Compliance und Genehmigungsrouting

Der Rule Builder öffnet sich.

Rule Builder

Mit dem Rule Builder können Sie alle Ihre Regeln des ausgewählten Typs (d. h., Compliance, Einreichungs-Compliance, Genehmigungsrouting) anzeigen und verwalten. 

Verwenden Sie die Pfeile unten, um durch lange Listen mit Regeln zu blättern, oder verwenden Sie die numerische Dropdownliste um auf einem Bildschirm mehr anzeigen zu lassen. Sie können auch oben rechts nach dem Regelnamen oder dem Regellabel suchen.

Geschäftsregellistenseiten mit Regelnamen, Aktionen, Tags, Suchfeld und Seitensteuerung
  • Ein grüner Punkt links neben dem Regelnamen bedeutet, dass die Regel aktiv ist.
  • Ein grauer Punkt bedeutet, dass die Regel inaktiv ist.

Wählen Sie die Überschriften oben in der Liste aus, um die Liste zu sortieren:

Compliance- und Einreichungs-Compliance-Überschriften

  • Regel: Der Name der Regel.
  • Aktion: Was passiert wenn die Regel ausgelöst wird.
  • Tags: Fügen Sie Tags hinzu, um Regeln in Gruppen einzuteilen (z. B. Warnungen, Verstöße, Hotel, besondere Handhabung), um die Suche zu erleichtern.
  • Rang: Die Reihenfolge, in der die Regel ausgelöst wird.
  • Gibt an, ob die Regel kürzlich bearbeitet wurde.
  • Gibt an, ob die Regel kürzlich veröffentlicht wurde.

Genehmigungsrouting-Überschriften

  • Rang: Die Reihenfolge, in der die Regel ausgelöst wird.
  • Regel: Der Name der Regel.
  • Routing-Typ: Gibt an, ob das Routing an einen bestimmten Benutzer, an Benutzer, denen bestimmte Rollen zugewiesen sind, oder an eine Benutzergruppe erfolgt.
  • Nachrichtencode: Identifiziert den Nachrichtentext, der dem Genehmiger angezeigt wird.
  • Gibt an, ob die Regel kürzlich bearbeitet wurde.
  • Gibt an, ob die Regel kürzlich veröffentlicht wurde.

Verwenden Sie das Suchfeld, um eine Regel nach Name oder Tag zu suchen, falls zutreffend.

Darüber hinaus bieten Routing-Überschriften Filteroptionen nach Regel, Routing-Typ und Nachrichtencode.

Wenn Sie auf eines der Filtersymbole klicken, wird ein Feld mit verschiedenen Optionen geöffnet, mit denen Sie die gewünschte Regel leichter finden.

Klicken Sie auf den Pfeil links neben der Regel, um die Bedingungen anzuzeigen.

Gesamte Liste der Regeln herunterladen

Wenn Sie die gesamte Liste der Regeln Ihres Unternehmens herunterladen, können Sie so mehr über ihre Funktionsweise erfahren. Sie können sehen, welche Regeln festgelegt wurden, und sich einen Überblick darüber verschaffen, wie die Compliance der Belegpositionen, die Einreichungs-Compliance und das Genehmigungsrouting funktionieren. Außerdem wird angezeigt, wer die Person des Routing-Sicherheitsnetzes für jede Regel ist (manchmal als „Find Me/Fix Me“-Person bezeichnet). Das ist auch hilfreich, wenn Sie Verstöße in Warnungen umwandeln müssen oder umgekehrt.

Wenn Sie sich in einem Live-Changeset befinden und Regeln anzeigen, wird in der oberen rechten Ecke die Schaltfläche HERUNTERLADEN angezeigt.

Damit können Sie eine Excel-Datei mit einer Momentaufnahme der aktuellen Regeln herunterladen. Die Tabelle listet alle Details zu jeder Regel auf, einschließlich Regelname, Regelnummer, Rang, Nachrichten, Bedingungen sowie kurze und lange Beschreibungen.

Eine Regel bearbeiten

Wenn Sie nur die kurze oder lange Nachricht einer Regel bearbeiten müssen, können Sie dies einfach über den Verwaltungsbildschirm „Regelnachrichten“ tun.

1. Bewegen Sie den Mauszeiger im Rule Builder über den Regelnamen und klicken Sie dann auf BEARBEITEN.

Wenn Sie auf der Seite zur Auswahl des Regeltyps das Live-Changeset ausgewählt hatten, werden Sie aufgefordert, entweder einen vorhandenen Entwurf eines Changesets auszuwählen oder ein neues Changeset zu erstellen.

2. Sie werden zum Bildschirm Regeleditor weitergeleitet. Hier können Sie den Namen, den Status, den Rang und die Tags der Regel sowie ihre Bedingungen und Aktionen bearbeiten.

  • Name: Der Regelname befindet sich standardmäßig im Bearbeitungsmodus.
  • Status: Klicken Sie auf die Schaltfläche, um von AKTIV auf INAKTIV umzuschalten oder umgekehrt.
  • Rang: Geben Sie die Zahl ein, die dem gewünschten Rang entspricht.
  • Tags: Klicken Sie auf TAGS HINZUFÜGEN, um ein neues Tag zu erstellen, mit dem Sie die Regel in eine Gruppe (z. B. Warnungen, Verstöße, Hotel) einteilen können, um die Suche zu erleichtern. Klicken Sie auf das X neben einem Tag, um es zu löschen.

Wenn / Dann

Die „Wenn“-Bedingungen und „Dann“-Aktionen der Regel bestimmen, ob die Regel ausgelöst wird (IF/wenn) und was passiert, wenn dies der Fall ist (THEN/dann). Jede Regel kann mehrere Sätze Bedingungen und Aktionen enthalten. Eine Liste der verfügbaren Bedingungen und Aktionen finden Sie unter Rule-Builder-Attribute.

3. Sobald Sie alle Ihre Bearbeitungen abgeschlossen haben, klicken Sie auf SPEICHERN.

Wenn Sie alle Änderungen an der Regel fertig angewendet haben, klicken Sie auf den Zurück-Pfeil, um zum Rule Builder zurückzukehren.

4. Klicken Sie auf VERÖFFENTLICHEN, um die Änderungen über Ihr Changeset zu veröffentlichen.

Sobald Sie die Veröffentlichungsbestätigung erhalten, werden die aktualisierten Regeln in dieser Umgebung live geschaltet.

Eine Regel deaktivieren

Anstatt eine Regel zu löschen, können Sie sie deaktivieren. So können Sie die Regel später problemlos wiederherstellen.

1. Bewegen Sie den Mauszeiger im Rule Builder über den Regelnamen und klicken Sie dann auf BEARBEITEN.

2. Klicken Sie im Regeleditor auf AKTIV, um die Auswahl auf „Inaktiv“ zu ändern, und klicken Sie dann auf SPEICHERN.

Klicken Sie auf den Zurück-Pfeil, um zum Rule Builder zurückzukehren.

3. Die Regel erscheint weiterhin in der Liste des Rule Builder, ist aber ausgegraut. Klicken Sie auf VERÖFFENTLICHEN, um die Änderung durchzuführen.

Eine Regel löschen

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Regelnamen im Rule Builder und klicken Sie dann auf LÖSCHEN.

2. Klicken Sie im Bestätigungsfeld auf LÖSCHEN.

3. Wenn Sie derzeit nicht in einem Changeset arbeiten, werden Sie aufgefordert, eines aus der Dropdownliste auszuwählen oder ein neues zu erstellen. Klicken Sie dann auf BEARBEITEN und die Löschung wird durchgeführt.

Eine Regel klonen

Mit dem Klonen können Sie neue Regeln auf der Grundlage bestehender erstellen, ohne alle Bedingungen und Aktionen von Grund auf neu erstellen zu müssen. Außerdem können Sie kleinere Anpassungen an bestehenden Regeln testen: Klonen Sie einfach die Regel, deaktivieren Sie sie, bearbeiten Sie den Klon und veröffentlichen Sie ihn dann, um die Änderungen zu sehen. Die ursprüngliche Regel kann bei Bedarf leicht reaktiviert werden.

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Regelnamen im Rule Builder und klicken Sie dann auf KLONEN.

 

2. Ein neues, aktives Duplikat, bei dem „KLON“ an den Namen angehängt ist, erscheint unter der bestehenden Regel. Fahren Sie mit der Maus darüber und klicken Sie auf BEARBEITEN, um die gewünschten Anpassungen vorzunehmen und die Regel umzubenennen.

Eine Regel erstellen

Die Geschäftsregeln von Emburse Enterprise umfassen „Wenn“-Bedingungen und „Dann“-Aktionen, die bestimmen, ob eine Regel ausgelöst wird (IF/wenn) und was passiert, wenn dies der Fall ist (THEN/dann). Jede Regel kann mehrere Sätze Bedingungen und Aktionen enthalten. Eine Liste der verfügbaren Bedingungen und Aktionen finden Sie unter Rule-Builder-Attribute.

1. Klicken Sie auf REGEL HINZUFÜGEN.

2. Wenn Sie derzeit nicht in einem Changeset arbeiten, werden Sie aufgefordert, eines aus der Dropdownliste auszuwählen oder ein neues zu erstellen. Klicken Sie anschließend auf BEARBEITEN.

3. Geben Sie den Namen der neuen Regel in das aktive Kästchen oben im Bildschirm „Regeleditor“ ein. Sie können nicht speichern, bis die Regel einen Namen hat.

4. Ändern Sie den Rang der Regel und fügen Sie bei Bedarf Tags hinzu. Der Status bleibt unvollständig, bis Bedingungen und Aktionen hinzugefügt wurden.

5. Wählen Sie Bedingung hinzufügen aus, um ein Primärobjekt auszuwählen. 

  • Bei einer Compliance-Regel kann dies eine Zuordnung, ein Ausgabenverantwortlicher oder Attribute der Belegposition oder des Headers sein. 
  • Bei einer Einreichungs-Compliance-Regel für Rechnungen kann dies ein Lieferant, ein Anforderer oder Attribute des Headers sein.

Auf der rechten Seite erscheint eine Liste der Primärobjekttypen, aus denen Sie auswählen können. Was Sie im Menü sehen, hängt von den Entscheidungen ab, die Sie bei den einzelnen Schritten treffen.

6. Wählen Sie nun ein Attribut des Primärobjekts aus, das bestimmt, ob die Regel ausgelöst wird. Bei Bedarf können Sie das Suchfeld oben verwenden, um die Auswahlliste einzugrenzen.

Wenn das Primärobjekt eine Position oder ein Header ist, sehen Sie auch die UDAs (benutzerdefinierte Daten) Ihres Unternehmens in der Liste. Dies wird durch den Stern in der oberen rechten Ecke angezeigt.

7. Wählen Sie anschließend einen Operator aus, um die Beziehung des Attributs zum Wert festzulegen. Die Art des Attributs, das Sie im vorherigen Schritt gewählt haben, bestimmt, welche Operatoren in der Liste erscheinen.

8. Wählen Sie nun eine Wertart aus. In diesem Beispiel besteht die einzige Möglichkeit darin, eine benutzerdefinierte Wertart einzugeben.

9. Geben Sie den gewünschten Wert ein und klicken Sie auf ÜBERNEHMEN.

10. Nachdem Sie eine WENN-Bedingung erstellt haben, können Sie auf das Symbol mit den Quadraten klicken, um die Bedingung zu duplizieren und dann die einzelnen Aspekte nach Bedarf zu ändern. Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um eine Bedingung zu löschen.

Klicken Sie auf BEDINGUNG HINZUFÜGEN, um weitere Bedingungen zu erstellen.

Sie können Bedingungen auch per Drag and Drop verschieben, um die Liste neu zu sortieren, wenn Sie eine bevorzugte Lesereihenfolge haben.

11. Fügen Sie jetzt die DANN-Aktion hinzu, die bestimmt, was passiert, wenn diese Regel ausgelöst wird. Beachten Sie, dass die Regelaktionen für Compliance-/Einreichungs-Compliance-Regeln und Routing-Regeln unterschiedlich sind.

Compliance- und Einreichungs-Compliance-Aktionen

A. Klicken Sie auf AKTION HINZUFÜGEN.

B. Wählen Sie die gewünschte Aktion aus der Liste Aktion auswählen auf der rechten Seite aus.

C. In diesem Beispiel klicken Sie auf NACHRICHT AUSWÄHLEN, um die Nachricht auszuwählen, die den Benutzern angezeigt wird, wenn diese Regel ausgelöst wird. Verwenden Sie das Suchfeld, um die gewünschte Nachricht zu finden und auszuwählen, oder klicken Sie auf NEUE NACHRICHT ERSTELLEN, um eine komplett neue Nachricht zu erstellen.

D. Wenn Sie eine neue Regelnachricht erstellen möchten, geben Sie den Nachrichtencode, den Titel (kurze Nachricht) und die Beschreibung (lange Nachricht) ein.

  • Optional können Sie für Compliance- und Einreichungs-Compliance-Regeln eine Schaltfläche mit einem Hyperlink zu einer URL erstellen (z. B. zur Reiserichtlinie Ihres Unternehmens). Der „https://“-Teil der URL muss nicht eingegeben werden.

Klicken Sie anschließend auf ERSTELLEN.

E. Nachdem Sie eine DANN-Aktion erstellt haben, können Sie auf das Symbol mit den Quadraten klicken, um die Aktion zu duplizieren und dann jeden Aspekt nach Bedarf zu ändern. Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um eine Aktion zu löschen.

Klicken Sie auf AKTION HINZUFÜGEN, um weitere Aktionen zu erstellen. Sie können Bedingungen auch per Drag and Drop verschieben, um die Liste neu zu sortieren, wenn Sie eine bevorzugte Lesereihenfolge haben.

F. Machen Sie mit Schritt 12 unten weiter.

Routing-Aktionen

A. Klicken Sie auf AKTION HINZUFÜGEN.

B. Wählen Sie den gewünschten Routing-Typ aus der Liste Routing-Typ auswählen auf der rechten Seite aus.

Routing-Typen

  • An Benutzer weiterleiten: Leiten Sie entweder an eine bestimmte Person (benutzerdefiniert) oder eine Person weiter, die mit der Belegposition, der Zuordnung oder dem Bericht (relativ) verbunden ist. Eine Genehmigungs-E-Mail-Benachrichtigung wird gesendet.

  • Benutzerdefiniert: Wählen Sie eine Person aus dem kompletten Satz von Benutzern des Unternehmens aus, die in Emburse Enterprise festgelegt sind.

  • Relativ: Legen Sie fest, dass die Weiterleitung an eine der folgenden Personen erfolgt:

  • Zum Verantwortlichen der Reisekostenabrechnung.

  • Zur Person, an die der Verantwortliche der Reisekostenabrechnung berichtet.

  • Zur PersonUDF1, die der ausgewählten Zuordnung zugewiesen ist.

  • Zur PersonUDF2, die der ausgewählten Zuordnung zugewiesen ist.

  • Zur Person des Ausgaben-Routing-Sicherheitsnetzes. Weitere Informationen dazu finden Sie unter „Genehmigungsrouting“ auf dem Verwaltungsbildschirm Kundeneinstellungen.

  • Zur automatischen Genehmigung weiterleiten: Erstellen Sie einen Routing-Schritt, der an niemanden weitergeleitet wird, aber eventuell sekundäre Aktionen wie Beobachter enthält. Auf diese Weise können Sie eine Beobachterbenachrichtigung unabhängig von einer anderen Regel senden, die eine physische Weiterleitung an einen anderen Genehmiger vornimmt. Weitere Informationen dazu finden Sie unter E-Mail-Anweisungen für Beobachter benutzerdefiniert anpassen.

    • Hinweis: Eine Beobachterregel zur automatischen Genehmigung darf nicht die letzte Regel in Ihrem Routing sein. Nach der Beobachterbenachrichtigungsregel muss ein tatsächlicher Genehmigungs-Routing-Schritt vorhanden sein, um sicherzustellen, dass die Beobachterbenachrichtigung wie erwartet gesendet wird.

  • An Einzelrolle weiterleiten: Leiten Sie an alle Personen weiter, denen die angegebene Rolle zugewiesen wurde. Eine Genehmigungs-E-Mail-Benachrichtigung wird gesendet. Denken Sie unbedingt daran, dass alle Personen mit dieser Rolle aufgefordert werden, den Bericht zu genehmigen. Beim Konfigurieren einer Einzelrollen-Routing-Regel kann ein Fallback-Genehmiger angegeben werden. Der Bericht wird an den Fallback-Genehmiger weitergeleitet, wenn das System keinen Benutzer findet, dem die für die Weiterleitungsaktion konfigurierte Rolle zugewiesen ist.

  • An Doppelrolle weiterleiten: Leiten Sie an alle Personen weiter, denen zwei bestimmte Rollen zugewiesen wurden. Eine Genehmigungs-E-Mail-Benachrichtigung wird gesendet. Denken Sie unbedingt daran, dass alle Personen mit beiden Rollen aufgefordert werden, den Bericht zu genehmigen. Beim Konfigurieren einer Doppelrollen-Routing-Regel kann ein Fallback-Genehmiger angegeben werden. Der Bericht wird an den Fallback-Genehmiger weitergeleitet, wenn das System keinen Benutzer findet, dem die für die Weiterleitungsaktion konfigurierten Rollen zugewiesen sind.

  • An Gruppe weiterleiten: Leiten Sie an eine bestimmte Rolle weiter, die für das Gruppen-Routing aktiviert ist. Gruppen-Routing bedeutet, dass der Bericht an eine Warteschlange und nicht an bestimmte Personen gesendet wird. Die Personen, die dieser Gruppenrolle zugewiesen sind, können alle auf den Bericht zugreifen, aber nur eine Person darf den Bericht bearbeiten. Sobald die erste Person den Bericht genehmigt oder zurückgibt, wird er aus der Warteschlange entfernt. Beim Konfigurieren einer Gruppen-Routing-Regel kann ein Fallback-Genehmiger angegeben werden. Der Bericht wird an den Fallback-Genehmiger weitergeleitet, wenn das System keinen Benutzer findet, dem die für die Weiterleitungsaktion konfigurierten Rollen zugewiesen sind.

    • Hinweis: Das Gruppen-Routing sendet keine Genehmigungs-E-Mail-Benachrichtigungen an die Mitglieder der Gruppe.

  • An Gatekeeper weiterleiten: Diese Option stellt sicher, dass alle vorherigen Routing-Schritte für alle Belegpositionen eines Berichts abgeschlossen werden, bevor weitere Routing-Schritte ergriffen werden. So kann sichergestellt werden, dass alle Belegpositionen eines Berichts genehmigt werden, bevor es mit dem nächsten Schritt in der Routing-Kette weitergeht. Normalerweise wird diese Regel vom Emburse-Enterprise-Projektmanager Ihres Unternehmens während der Implementierung eingerichtet. Ohne vorherige Rücksprache mit einem Emburse-Enterprise-Supportanalysten nehmen Sie hier in der Regel keine Änderungen vor.

C. Optional können Sie auf das Symbol „Sekundäre Aktionen“ klicken und die gewünschte Aktion aus der Liste Sekundäre Aktionen auf der rechten Seite auswählen.

 

Sekundäre Aktionen

  • Urlaubsdelegierten überschreiben: Routing an den Genehmiger erzwingen, auch wenn die Übertragung von Genehmigungsbefugnissen an Delegierte aktiviert ist.

  • Weiterleiten an Ersteller zulassen: An den Genehmiger weiterleiten, selbst wenn der Genehmiger auch der Ersteller der Reisekostenabrechnung ist. (Das Standardverhalten ist andernfalls, die Routing-Schritte, die an den Ersteller der Reisekostenabrechnung gehen, automatisch zu genehmigen.)

  • Beobachter: Erlauben Sie, dass die konfigurierte Person oder Rolle bei Genehmigungs-E-Mail-Benachrichtigungen in CC gesetzt wird, damit sie bestimmte Berichte oder Einzelposten während des Genehmigungsvorgangs beobachten kann, ohne sie genehmigen oder zurücksenden zu können.

D. Sobald Sie eine DANN-Aktion erstellt haben, können Sie auf das Symbol mit den doppelten Quadraten klicken, um die Aktion zu duplizieren und dann jeden Aspekt nach Bedarf zu ändern. Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um eine Aktion zu löschen.

Klicken Sie auf AKTION HINZUFÜGEN, um weitere Aktionen zu erstellen. Sie können Bedingungen auch per Drag and Drop verschieben, um die Liste neu zu sortieren, wenn Sie eine bevorzugte Lesereihenfolge haben.

E. Nach der Konfiguration der Weiterleitungsaktion müssen Sie schließlich die Nachricht festlegen, die den Genehmigern angezeigt wird, wenn sie den Bericht in ihrer Genehmigungswarteschlange in der Vorschau ansehen. Klicken Sie auf NACHRICHTENCODE AUSWÄHLEN, um die Nachricht auszuwählen, die angezeigt wird, wenn diese Regel ausgelöst wird. Verwenden Sie das Suchfeld, um die gewünschte Nachricht zu finden und auszuwählen, oder klicken Sie auf NEUE NACHRICHT ERSTELLEN, um eine komplett neue Nachricht zu erstellen.

12. Wenn Sie mit dem Erstellen der Regel fertig sind, klicken Sie auf SPEICHERN. Die Regel muss vollständig sein, damit sie gespeichert werden kann.

13. Die Regel ist nach dem Speichern automatisch aktiv. Klicken Sie auf VERÖFFENTLICHEN, um die neue Regel über Ihr Changeset veröffentlichen.

Benutzerdefinierte Bedingungen

Wenn Sie Ihre Regeln im Rule Builder anzeigen lassen, wird möglicherweise eine Bedingung oder Aktion mit dem Präfix „BENUTZERDEFINIERT“ angezeigt.

Dies weist darauf hin, dass die Regelbedingung zusätzliche, für Ihr Unternehmen spezifische Logik enthält, die nicht direkt im Regeleditor bearbeitet werden kann. Wenn Sie die Regel bearbeiten und die Bedingung oder Aktion mit dem Kennzeichen BENUTZERDEFINIERT auswählen, sehen Sie in der Werkzeugleiste, dass die Label-Beschreibung für die Bedingung aktualisiert werden kann, die Syntax jedoch schreibgeschützt ist.

Aufgrund der Komplexität der Syntax kann nur das Konfigurationsteam von Emburse Enterprise BENUTZERDEFINIERTE Bedingungen aktualisieren. Bitte öffnen Sie ein Supportticket, um Unterstützung bei der Aktualisierung der Bedingungsbeschreibung zu erhalten.

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