Funktionsweise von Geschäftsregeln

Während der Artikel Verwaltungsbildschirm „Geschäftsregeln“ die Themen Anzeigen, Bearbeiten, Hinzufügen, Klonen, Löschen und Deaktivieren von Regeln über den Verwaltungsbildschirm „Geschäftsregeln“ behandelt, gibt Ihnen dieser Artikel einen Überblick über die Funktionsweise von Geschäftsregeln und behandelt Best Practices zur effizienten und effektiven Erstellung von Geschäftsregeln.

• Eine Liste der beliebtesten Attribute und deren Funktionen finden Sie unter Rule-Builder-Attribute.

Übersicht

In der Emburse-Enterprise-App werden Geschäftsregeln umfassend verwendet, um Richtlinien und Kontrollen zu implementieren, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Eine Vielzahl von Regeln wird an verschiedenen Stellen in der Anwendung aktiv.

Auf dem Verwaltungsbildschirm „Geschäftsregeln“ können Sie die benutzerdefinierten Emburse-Enterprise-Regeln Ihres Unternehmens erstellen und verwalten. Geschäftsregeln spiegeln den Geschäftsprozess Ihres Unternehmens wider: Wenn sich Ihr Prozess ändert, müssen die Regeln aktualisiert werden.

Einige der häufigsten Geschäftsregeln beziehen sich auf:

• Compliance: Diese werden ausgeführt, wenn Sie eine Belegposition speichern und Richtlinien für eine bestimmte Belegposition durchsetzen.
• Einreichungs-Compliance: Diese werden ausgeführt, wenn Sie eine Spesenabrechnung, eine Vorabgenehmigung oder eine Rechnung zur Genehmigung einreichen, und setzen die Richtlinien für eine gesamte Spesenabrechnung, Vorabgenehmigung oder Rechnung durch.
• Genehmigungsrouting: Diese werden verwendet, um Spesenabrechnungen und Vorabgenehmigungen zur Genehmigung in Ihrem Unternehmen weiterzuleiten.

Die Module „Pre-Approval“, „Invoice“ und „PO“ von Emburse Enterprise verfügen jeweils über eigene Varianten dieser Grundregeln. Der Verwaltungsbildschirm „Geschäftsregeln“ unterstützt allerdings nur die folgenden Regeltypen:

• Expense Line Item-Compliance
• Expense Submit Compliance
• Expense Approval Routing
• Pre-Approval Submit Compliance 
• Vor-Genehmigungsrouting

• Invoice Submit Compliance

Um andere Arten von Regeln zu erstellen und zu verwalten, sollten Sie weiterhin mit dem Konfigurationsteam von Emburse Enterprise über den Support zusammenarbeiten.

Beispiel für eine Regel

Jede Geschäftsregel (unabhängig vom Regeltyp) hat das gleiche Format:

WENN
DANN

Eine Beispielregel könnte sein:

Geschäftsregeln können mehrere Bedingungen enthalten, und jede Bedingung sollte erfüllt sein, damit die Regel ausgelöst werden kann.

Beispiel: Regel-Parameter zur EXPENSE Line Item-Compliance

Expense-Line-Item-Compliance-Regeln können auf jede der folgenden Informationen für den WENN-Teil (BEDINGUNGEN) der Regel zugreifen:

• Reisender: Jedes Attribut des Reisenden, einschließlich Beziehungsattribute, die dem Benutzer zugeordnet werden können (z. B. Teil von/Büro/New York)
• Header der Reisekostenabrechnung: Alle Attribute des Headers, einschließlich aller benutzerdefinierten Attribute (UDAs), die im Header festgelegt sind
• Ausgabenbelegposition: Jedes Attribut der aktuellen Belegposition, das gespeichert wird, einschließlich benutzerdefinierter Attribute (UDAs)
• Zuordnung: Jedes Attribut der mit der Belegposition verknüpften Zuordnungen

Die folgenden DANN-Aktionen sind für diesen Regeltyp verfügbar:

• Warnmeldung anzeigen
• Warnmeldung mit Antwortliste anzeigen
• Benachrichtigung über Verstoß anzeigen
• Kostencode überschreiben einstellen

Operatoren und Platzhalter

Geschäftsregeln enthalten eine oder mehrere Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit die Regel ausgelöst wird. Die Regelbedingungen können in die folgenden einfachen Bestandteile heruntergebrochen werden:

<Operand1><operator><operand 2>

<operand 1> umfasst das Primärobjekt und das Attribut

• Beispiel: ReisenderTitel gleich „Projektleiter“

In diesem Beispiel ist Reisender das primäre Objekt und Titel ist eines seiner Attribute.

<operator> ist die auf die Operanden angewandte Funktion/Logik

• Beispiel: Reisender Titel gleich „Projektleiter“

In diesem Beispiel ist gleich der Operator.

Die Liste der verfügbaren Operatoren hängt von den für <operand 1> ausgewählten Werten ab. „Reisender Titel“ ist ein text-/zeichenfolgenbasiertes Feld, sodass die Liste der verfügbaren Operatoren nur diejenigen enthält, die sich auf Zeichenfolgenfelder beziehen (z. B. ist gleich, ist nicht gleich, beginnt mit, endet mit, enthält).

Wenn <operand 1> dagegen ein Zahlenfeld wie „LineItem amountSpent“ ist, ist die Liste der verfügbaren Operatoren für Zahlenfelder spezifisch (z. B. ist gleich, ist nicht gleich, kleiner, kleiner oder gleich, größer, größer oder gleich).

<operand 2> ist der andere Wert, aus dem die Bedingung besteht

• Beispiel: Reisender Titel ist gleich „Projektleiter“

In diesem Beispiel ist „Projektleiter“ der <operand 2>.

Wenn eine Bedingung einen <operand 1> hat, der eine Zeichenfolge ist (z. B. Belegpositionsbeschreibung, Zuordnungsnummer, Reisender Titel), können Sie in <operand 2> über den Operator entspricht Platzhalter verwenden.

Ein Platzhalter ist ein Sonderzeichen (.*), das an beliebiger Stelle für eine beliebige Anzahl von Zeichen eingesetzt werden kann, sodass Sie nach jedem Zeichenfolgenwert suchen können, der vor dem Platzhalter beginnt.

• Beispiel für einen Platzhalter: ka.* würde jeden Zeichenfolgenwert abrufen, der mit „ka“ beginnt, einschließlich Katze, Katzen, Kabine, Kamera, Karneval, Karussell usw.

BEISPIEL

In diesem Beispiel haben wir eine Compliance-Regel mit dieser Logik:

Nehmen wir an, die Regeln müssen aktualisiert werden, sodass sie auch Reisende mit dem Titel „Leitender Buchhalter“ oder „Finanzleiter“ umfassen. Es gibt zwei Möglichkeiten, diese Regel zu schreiben, allerdings ist die eine effizienter als die andere.

Option 1 (nicht empfohlen)

Wir könnten die bestehende Regel zweimal duplizieren und bei der zweiten Regel <operand 2> so ändern, dass er „Leitender Buchhalter“ statt „Buchhalter“ lautet. Bei der dritten Regel würden wir <operand 2> in „Finanzleiter“ ändern.

Aus technischer Sicht funktioniert das, aber es ist nicht die effizienteste Art, die Regeln zu schreiben, und erhöht die Anzahl der Regeln unnötig.

Option 2 (empfohlen)

Anstatt drei separate Regeln zu verwenden, können wir die Bedingung für <operand 2> aktualisieren, sodass sie auf eine Liste von Regeln verweist. Dazu verwenden wir den Operator entspricht. Wenn wir einen Wert in <operand 2> als einfachen regulären Ausdruck eingeben, können wir eine Liste von Werten und auch Platzhalterzeichen zur Verfügung stellen.

Wir können die Beispielregel wie folgt aktualisieren:

In der neuen Version der Regel enthält <operand 2> jetzt eine Liste von Werten, die durch ein Verkettungszeichen (|) getrennt sind. Wir könnten die Regel auch weiter aktualisieren und Platzhalter verwenden:

In dieser Version der Regel wurde nach „Buchhalter“ ein Platzhalter eingefügt, um die Suche zu erweitern. Nun würde die Bedingung wie folgt lauten: „Reisender Titel beginnt mit ‚Buchhalter‘ oder ist gleich ‚Finanzleiter‘“.

Operator befindet sich in Liste / befindet sich nicht in Liste

Wenn <operand 1> ein Zeichenfolgenfeld ist (z. B. LineItem Item Type), enthält die Liste der Operatoren:

• Befindet sich in Liste
• Befindet sich nicht in Liste

Diese Operatoren sind besonders nützlich, wenn die Bedingung auf das Positionstyp-Feld verweist. Es ist recht üblich, dass Compliance-Regeln nur für bestimmte Positionstypen auslösen. Hier ist eine Beispielregel:

Diese Version der Regel verwendet den Operator entspricht, um auf eine Liste von Ausgabentypen (Frühstück, Mittagessen, Abendessen) zu verweisen.

Wenn Sie den Operator befindet sich in Liste verwenden, haben Sie die Möglichkeit, aus einer Liste von festgelegten Ausgabentypen auszuwählen. So können Sie Positionen ganz einfach der Liste hinzufügen oder davon entfernen, ohne die genaue Bezeichnung jedes Ausgabentyps kennen zu müssen.

• Hinweis: Der Labelname der Ausgabenart wird in der Liste angezeigt. Dieser Name kann vom Namen der Ausgabenart in der Datenbank abweichen.

Komplexe Bedingungen

Der Regeleditor kann eine Reihe komplexer Bedingungen verarbeiten und stellt Ihnen einige Optionen zur Auswahl, um den Prozess der Regelerstellung zu vereinfachen. Beispiele für solche komplexen Bedingungen sind

• ExpenseOwner hat Rolle
• Belegposition ist ein Duplikat

Nehmen wir an, Sie müssen eine Regel schreiben, in der die Bedingung nur ausgelöst werden soll, wenn dem Reisenden ein bestimmtes Beziehungsattribut zugewiesen wurde. Beziehungsattribute, die Ihren Benutzern zugewiesen werden, sind für Ihr Unternehmen einzigartig. Beispiele für Beziehungsattribute sind:

• Teil von / Büro / New York
• Teil von / Abteilung / Finanzen
• Teil von / Geschäftsbereich / Widgets

Für dieses Beispiel müssen Sie eine Regel schreiben, die nur für Reisende in den Büros in New York oder Boston gilt.

1. Im Regeleditor erstellen Sie eine Bedingung mit „Reisender hat Funktion“.

2. Sobald die Option „hat Funktion“ im Regeleditor ausgewählt wird, sehen Sie eine Reihe von Feldern in der Werkzeugleiste auf der rechten Seite.

3. Durch die Auswahl von Werten aus den Dropdownfeldern Funktion auswählen, Entitätstyp auswählen und Entität auswählen können Sie Ihre Bedingung schnell und einfach erstellen.

• HINWEIS: Die Entitätsauswahl lässt mehrere Werte zu, sodass Sie so viele Entitäten auswählen können, wie Sie möchten.

Belegposition ist ein Duplikat

Diese komplexe Bedingung wird verwendet, um zu bestimmen, ob die zu speichernde Belegposition entweder im selben Bericht oder in einem anderen Bericht für denselben Reisenden ein Duplikat einer vorhandenen Belegposition ist.

1. Erstellen Sie eine Bedingung, die mit „Reisender“ beginnt, und klicken Sie auf ATTRIBUT  AUSWÄHLEN , um sich die Optionen in der Werkzeugleiste auf der rechten Seite des Bildschirms anzeigen zu lassen.

2. Sie können einen „doppelten“ Datensatz auf unterschiedliche Weise definieren. Möglicherweise definieren Sie ein Duplikat als eine übereinstimmende Belegposition mit demselben Reisenden, demselben Transaktionsdatum und demselben Ausgabentyp. Vielleicht definieren Sie ein Duplikat aber auch als eine übereinstimmende Belegposition mit demselben Reisenden, demselben Transaktionsdatum, demselben Ausgabentyp und demselben Betrag.

Im Regeleditor können Sie schnell aus einer Reihe definierter Optionen auswählen, indem Sie auf das Dropdownfeld Strategie klicken.