Funktionsweise von Geschäftsregeln

Während die Rubrik Verwaltungsmenü „Geschäftsregeln“ die Themen Anzeigen, Bearbeiten, Hinzufügen, Klonen, Löschen und Deaktivieren von Regeln über das Verwaltungsmenü „Geschäftsregeln“ behandelt, gibt Ihnen diese Rubrik einen Überblick über die Funktionsweise von Geschäftsregeln und behandelt Best Practices zur Erstellung effizienter und effektiver Geschäftsregeln.

• Eine Liste der beliebtesten Attribute und deren Funktionen finden Sie hier: Rule-Builder-Attribute

Übersicht

Innerhalb der Chrome River App werden Geschäftsregeln umfassend verwendet, um Richtlinien und Kontrollen zu implementieren, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Eine Vielzahl von Regeln wird an verschiedenen Stellen in der Anwendung aktiv.

Im Verwaltungsmenü „Geschäftsregeln“ können Sie die benutzerdefinierten Chrome River-Regeln Ihres Unternehmens erstellen und verwalten. Geschäftsregeln spiegeln den Geschäftsprozess Ihres Unternehmens wider: Wenn sich Ihr Prozess ändert, müssen die Regeln aktualisiert werden.

Für Chrome River EXPENSE sind einige der häufigsten Geschäftsregeln:

• Compliance: Dies wird ausgeführt, wenn Sie eine Belegposition speichern und Richtlinien für eine bestimmte Belegposition durchsetzen.
• Einreichungs-Compliance: Dies wird ausgeführt, wenn Sie eine Reisekostenabrechnung zur Genehmigung einreichen und Richtlinien für eine gesamte Reisekostenabrechnung durchsetzen.
• Genehmigungsrouting: Dies wird verwendet, um Reisekostenabrechnungen zur Genehmigung durch Ihr Unternehmen zu leiten.

Die Chrome River-Apps PREAPPROVAL (Vorabgenehmigung), INVOICE (Rechnung) und PURCHASE ORDER (Bestellung) haben jeweils ihre eigenen Varianten dieser Grundregeln.

Zu diesem Zeitpunkt unterstützt das Verwaltungsmenü „Geschäftsregeln“ die folgenden Regeltypen:

• EXPENSE Line Item-Compliance
• EXPENSE Submit Compliance
• EXPENSE Approval Routing

• PRE-APPROVAL Submit Compliance

• Genehmigungsrouting:

Um andere Arten von Regeln zu erstellen und zu verwalten, sollten Sie weiterhin mit dem Konfigurationsteam von Chrome River über Chrome River Helpdesk zusammenarbeiten.

Beispiel für eine Regel

Jede Geschäftsregel (unabhängig vom Regeltyp) hat das gleiche Format:

WENN
DANN

Eine Beispielregel könnte sein:

Geschäftsregeln können mehrere Bedingungen enthalten, und jede Bedingung sollte erfüllt sein, damit die Regel ausgelöst werden kann.

Regel-Parameter zur EXPENSE Line Item-Compliance

EXPENSE Line Item-Compliance-Regeln können auf jede der folgenden Informationen für den WENN-BEDINGUNGEN-Teil der Regel zugreifen:

• Reisender: Jedes Attribut des Reisenden, einschließlich Beziehungsattribute, die dem Benutzer zugeordnet werden können (z.B. Teil von / Büro / New York)
• Header der Reisekostenabrechnung: Alle Attribute des Headers, einschließlich aller benutzerdefinierten Attribute (UDAs), die im Header definiert sind
• Ausgabenbelegposition: Jedes Attribut der aktuellen Belegposition, das gespeichert wird, einschließlich benutzerdefinierter Attribute (UDAs)
• Zuordnung: Jedes Attribut der mit der Belegposition verknüpften Zuordnungen

Die folgenden DANN-Aktionen sind für diesen Regeltyp verfügbar:

• Warnmeldung anzeigen
• Warnmeldung mit Antwortliste anzeigen
• Benachrichtigung über Verstoß anzeigen
• Kostencode überschreiben einstellen

Operatoren und Platzhalter

Geschäftsregeln enthalten eine oder mehrere Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit die Regel ausgelöst wird. Die Regelbedingungen können in folgende einfache Bestandteile zerlegt werden:

<Operand1><operator><operand 2>

<operand 1> umfasst das Primärobjekt und das Attribut

• Beispiel: ReisenderTitel gleich „Projektleiter“

In diesem Beispiel ist Reisender das primäre Objekt und Titel ist eines seiner Attribute.

ist die auf die Operanden angewandte Funktion/Logik

• Beispiel: Reisender Titel gleich „Projektleiter“

In diesem Beispiel ist gleich der Operator.

Die Liste der verfügbaren Operatoren hängt von den für <operand 1> ausgewählten Werten ab. „Reisender Titel“ ist ein text-/zeichenkettenbasiertes Feld, so dass die Liste der verfügbaren Operatoren nur diejenigen enthält, die sich auf Zeichenkettenfelder beziehen (z.B. gleich, nicht gleich, beginnt mit, endet mit, enthält).

Wenn <operand 1> dagegen ein Zahlenfeld wie „LineItem amountSpent“ wäre, wäre die Liste der verfügbaren Operatoren spezifisch für Zahlenfelder (z.B. gleich, nicht gleich, kleiner, kleiner oder gleich, größer, größer oder gleich).

<operand 2> ist der andere Wert, aus dem die Bedingung besteht

• Beispiel: Reisender Titel gleich „Projektleiter“

In diesem Beispiel ist „Projektleiter“ der <operand 2>.

Wenn eine Bedingung einen <operand 1> hat, der eine Zeichenkette ist (z.B. Belegpositionsbeschreibung, Zuordnungsnummer, Reisender Titel), können Sie in <operand 2> über den Operator entspricht Platzhalter verwenden.

Ein Platzhalter ist ein Sonderzeichen (.*), das an beliebiger Stelle für eine beliebige Anzahl von Zeichen eingesetzt werden kann, so dass Sie nach jedem Zeichenkettenwert suchen können, der vor dem Platzhalter beginnt.

• Beispiel für einen Platzhalter: ka.* würde jeden Zeichenfolgenwert abrufen, der mit „ka“ beginnt, einschließlich Katze, Katzen, Kabine, Kamera, Karneval, Karussell usw.

BEISPIEL

In diesem Beispiel haben wir eine Compliance-Regel mit dieser Logik:

Nehmen wir an, die Regeln müssten aktualisiert werden, um auch Reisende mit dem Titel „Leitender Buchhalter“ oder „Finanzleiter“ aufzunehmen. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie diese Regel schreiben könnten, allerdings ist die eine effizienter als die andere.

Option 1 (nicht empfohlen)

Wir könnten die bestehende Regel zweimal duplizieren und bei der zweiten Regel <operand 2> so ändern, dass er „Leitender Buchhalter“ statt „Buchhalter“ lautet. Bei der dritten Regel würden wir <operand 2> in „Finanzleiter“ ändern.

Technisch gesehen würde das funktionieren, aber es ist nicht die effizienteste Art, die Regeln zu schreiben, und würde die Anzahl der Regeln unnötig erhöhen.

Option 2 (empfohlen)

Anstatt drei separate Regeln zu verwenden, können wir die Bedingung für <operand 2> aktualisieren, um auf eine Liste von Regeln zu verweisen, indem wir den Operator entspricht verwenden. Durch die Eingabe eines Wertes in <operand 2> als einfachen regulären Ausdruck können wir eine Liste von Werten und auch Platzhalterzeichen zur Verfügung stellen.

Wir können die Beispielregel wie folgt aktualisieren:

In der neuen Version der Regel enthält <operand 2> jetzt eine Liste von Werten, die durch ein Verkettungszeichen (|) getrennt sind. Wir könnten die Regel auch weiter aktualisieren und Platzhalter verwenden:

In dieser Version der Regel wurde vor „Buchhalter“ ein Platzhalter eingefügt, um die Suche zu erweitern. Nun würde die Bedingung wie folgt lauten: „Reisender Titel endet mit ‚Buchhalter‘ oder ist gleich ‚Finanzleiter‘“.

Operator befindet sich in Liste / befindet sich nicht in Liste

Wenn <operand 1> ein Zeichenkettenfeld ist (z.B. LineItem Item Type), enthält die Liste der Operatoren:

• Befindet sich in Liste
• Befindet sich nicht in Liste

Diese Operatoren sind besonders nützlich, wenn die Bedingung auf das Positionstyp-Feld verweist. Es ist recht üblich, dass die Compliance-Regeln nur für bestimmte Positionstypen auslösen. Hier ist eine Beispielregel:

Diese Version der Regel verwendet den Operator entspricht, um auf eine Liste von Ausgabentypen (Frühstück, Mittagessen, Abendessen) zu verweisen.

Wenn Sie den Operator befindet sich in Liste verwenden, haben Sie die Möglichkeit, aus einer Liste von definierten Ausgabentypen auszuwählen. Auf diese Weise können Sie ganz einfach Positionen auf der Liste hinzufügen oder entfernen, ohne die genaue Bezeichnung jedes Ausgabentyps kennen zu müssen.

• Hinweis: Der Labelname der Ausgabenart wird in der Liste angezeigt. Dieser kann vom Namen der Ausgabenart in der Datenbank abweichen.

Komplexe Bedingungen

Der Regeleditor kann eine Reihe komplexer Bedingungen verarbeiten und stellt Ihnen einige von Optionen zur Auswahl, um den Prozess der Regelerstellung zu vereinfachen. Beispiele für solche komplexen Bedingungen sind

• ExpenseOwner hat Rolle
• Belegposition ist ein Duplikat

ExpenseOwner hat Rolle

Nehmen wir an, Sie müssen eine Regel schreiben, in der die Bedingung nur ausgelöst werden soll, wenn dem Reisenden ein bestimmtes Beziehungsattribut zugewiesen wurde. Beziehungsattribute, die Ihren Benutzern zugewiesen werden, sind für Ihr Unternehmen einzigartig. Beispiele für Beziehungsattribute wären:

• Teil von / Büro / New York
• Teil von / Abteilung / Finanzen
• Teil von / Geschäftsbereich / Widgets

Für dieses Beispiel müssen Sie eine Regel schreiben, die nur für Reisende mit Sitz in den Büros in New York oder Boston gilt.

1. Im Regeleditor würden Sie eine Bedingung mit „Reisender hat Funktion“ erstellen.

2. Sobald die Option „hat Funktion“ im Regeleditor ausgewählt wurde, sehen Sie eine Reihe von Feldern in der Werkzeugleiste auf der rechten Seite.

3. Durch die Auswahl von Werten aus den Dropdown-Boxen Funktion auswählen, Listentyp auswählen und Liste auswählen können Sie Ihre Bedingung schnell und einfach erzeugen.

• HINWEIS: Die Listenauswahl erlaubt mehrere Werte, so dass Sie so viele Listen auswählen können, wie Sie möchten.

Belegposition ist ein Duplikat

Diese komplexe Bedingung wird verwendet, um zu bestimmen, ob die zu speichernde Belegposition entweder im selben Bericht oder in einem anderen Bericht für denselben Reisenden ein Duplikat einer vorhandenen Belegposition ist.

1. Erstellen Sie eine Bedingung, die mit „Reisender“ beginnt, und klicken Sie auf ATTRIBUT AUSWÄHLEN, um die Optionen in der Werkzeugleiste auf der rechten Seite des Bildschirms anzuzeigen.

2. Sie können einen „doppelten“ Datensatz auf unterschiedliche Weise definieren. Möglicherweise handelt es sich bei Ihrer Definition einer doppelten Belegposition um eine übereinstimmende Belegposition mit demselben Reisenden, demselben Transaktionsdatum und demselben Ausgabentyp. Oder vielleicht handelt es sich bei Ihrer Definition eines Duplikats um eine übereinstimmende Belegposition mit demselben Reisenden, demselben Transaktionsdatum und demselben Betrag.

Im Regeleditor können Sie schnell aus einer Reihe von definierten Optionen auswählen, indem Sie auf das Dropdown-Feld Strategie klicken.