Ausgabentyp-Verwaltung

Im Verwaltungsmenü „Ausgabentyp“ können Sie Ausgabentypen anlegen und ihnen Standardkostencodes zuordnen. Weitere Informationen über die Konfiguration von Kostencodes finden Sie im Abschnitt Verwaltungsmenü „Kostencode“.

Klicken Sie auf ADMIN-EINSTELLUNGEN > STAMMDATEN > AUSGABENTYP.

Vorschau Ausgabentyp

Wenn Sie auf einen Ausgabentyp klicken, um ihn in der Vorschau anzuzeigen, sehen Sie den Anzeigenamen, den Ausgaben-Code, den Kostencode und ob eine Tagespauschale darauf angewendet werden kann oder nicht. Sie sehen auch die entsprechende Kachelbezeichnung des Ausgabentyps, wie sie in den Mosaiken des aktuellen Live-Changesets erscheint. Die Kachelbeschriftung wird in Ihrer Standardsprache angezeigt.

Ausgabentyp bearbeiten

1. Wählen Sie den gewünschten Ausgabentyp aus und klicken Sie auf BEARBEITEN.

2. Hier können Sie den Anzeigenamen des Ausgabentyps ändern. Der neue Name wird automatisch überall dort aktualisiert, wo er referenziert wird, einschließlich anderer Verwaltungsbildschirme wie Verwaltung Ausgaben-Mapping und Admin „Verfolgung der Reisekostenabrechnung“, und diese Änderung erfordert keine Aktualisierung Ihrer Exporte oder Geschäftsregeln.

• Zum Ändern des Namens auf der entsprechenden Kachel des Ausgabentyps in der Benutzerschnittstelle, siehe „Kachel-Label bearbeiten“ unten.
• Der entsprechende Code für den Ausgabentyp darf nicht geändert werden.

3. Um den Kostencode zu ändern, verwenden Sie die Dropdown-Liste und wählen Sie den gewünschten Kostencode aus.

4. Markieren Sie Tagespauschale anwendbar, um die Anwendung der Tagespauschale auf diesen Ausgabentyp zu ermöglichen.

5. Verwenden Sie gegebenenfalls die Dropdown-Liste Pauschalentyp, um den Typ der Pauschalenberechnung auszuwählen, für die dieser Ausgabentyp verwendet werden kann.

6. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Kachel-Label bearbeiten

Wenn Sie den Anzeigenamen der Ausgabe ändern, müssen Sie auch das entsprechende Kachel-Label ändern. Weitere Informationen über Kacheln finden Sie unter Mosaike & Kacheln.

1. Wählen Sie im Bildschirm „Vorschau Ausgabentyp“ die gewünschte Sprache aus und klicken Sie auf BEARBEITEN.

2. Sie werden aufgefordert, ein Changeset zu wählen oder ein neues zu erstellen.

3. Geben Sie den Namen des neuen Labels ein und klicken Sie auf SPEICHERN.

Ausgabentyp erstellen

Die Verwendung des Verwaltungsmenüs „Ausgabentyp“ zum Erstellen eines neuen Ausgabentyps ist nur der erste Schritt in einem mehrstufigen Prozess, den Sie durchführen müssen, um diesen Ausgabentyp in Chrome River verwendbar zu machen. Der gesamte Prozess wird im Folgenden skizziert.

Das Anlegen eines neuen Ausgabentyps ist jedoch nicht immer der beste Weg, um Ihr Ziel zu erreichen. Die Anpassung Ihrer Geschäftsregeln über das Internet Verwaltungsmenü „Geschäftsregeln“ ist oft die bessere Methode zur Durchsetzung von Richtlinien.

• Nehmen wir beispielsweise an, Ihr Unternehmen hat einen Ausgabentyp für Mobiltelefongebühren, aber Sie möchten zwischen Mobiltelefongebühren unterscheiden, die von Mitgliedern des Vorstands wie dem CEO und dem CFO erhoben werden. Sie brauchen keinen neuen Ausgabentyp namens „Mobiltelefongebühren des Vorstands“ zu erstellen, da alle Mobiltelefongebühren gleich sind. Stattdessen könnten Sie eine Regel erstellen, die darauf basiert, wer der Verursacher der Ausgaben ist. Oder Sie könnten eine bestimmte Höhe von Mobiltelefongebühren erlauben, die sich nach der Rolle des Benutzers im Unternehmen richtet.
• Wenn Sie andererseits derzeit einen Ausgabentyp „Sonstiges“ haben, der von den Mitarbeitern übermäßig in Anspruch genommen wird, müssen Sie möglicherweise spezifischere Ausgabentypen anlegen, die sie stattdessen verwenden können, wie z. B. Porto oder Büromaterial.

1. Um einen neuen Ausgabentyp zu erstellen, klicken Sie auf das blaue Plus oben rechts in der Ausgabentyp-Liste.

2. Geben Sie die Details des neuen Ausgabentyps ein.

• Ausgaben-Anzeigename: Dies ist der Name, den Benutzer in der Anwendung überall dort sehen, wo dieser Ausgabentyp zu finden ist.
• Ausgaben-Code: Dies ist der Name, der vom System als Referenz verwendet wird. Er muss nicht mit dem Ausgabenanzeigenamen übereinstimmen, kann aber nach dem Anlegen des Ausgabentyps nicht mehr geändert werden.
• Kostenstelle: Wenn Sie möchten, dass dieser Ausgabentyp bei jeder Verwendung in einer Reisekostenabrechnung standardmäßig eine bestimmte Kostenstelle zugeordnet wird, wählen Sie diese aus dem Dropdown-Menü aus.
• Tagespauschale anwendbar: Markieren Sie dieses Kästchen, damit die Tagespauschale auf diesen Ausgabentyp angewendet werden kann.

Klicken Sie auf SPEICHERN.

3. Wenn Sie den neuen Ausgabentyp automatisch bestimmten Transaktionskategorien (z. B. Kreditkarten, Reisen, Vor-Genehmigungen) zuordnen möchten, navigieren Sie zum Bildschirm Ausgabentypen zuweisen.

4. Jetzt müssen Sie eine Ausgabentyp-Kachel erstellen, auf die Benutzer klicken können, um den Ausgabentyp zu einem Bericht hinzuzufügen. Weitere Details dazu finden Sie unter „Neue Kachel erstellen“ in Mosaike & Kacheln.

5. Schließlich müssen Sie diese Kachel zu mindestens einem Mosaik hinzufügen, damit die Benutzer sie in der Benutzeroberfläche finden können. Weitere Details dazu finden Sie unter „Kacheln in einem Mosaik hinzufügen und entfernen“ in Mosaike & Kacheln.

6. Optional können Sie die Compliance-Regeln Ihrer Organisation bearbeiten, um auf den neuen Ausgabentyp zu verweisen. Weitere Details dazu finden Sie nachstehend unter Verwaltungsmenü „Geschäftsregeln“.