Lieferantenrechnung – Verwaltung

Im Verwaltungsmenü „Lieferantenrechnung“ können Benutzer mit Administratorrechten Lieferanten und ihre Adressen aufrufen, bearbeiten und hinzufügen.

Klicken Sie auf ADMIN-EINSTELLUNGEN > STAMMDATEN > LIEFERANTENRECHNUNG.

Lieferanten anzeigen

Geben Sie den Namen oder die Nummer des Lieferanten im Suchfeld oben auf dem Bildschirm ein (falls bekannt).

• Geben Sie vier Leerzeichen ein, um alle Lieferanten anzuzeigen.
• Für Lieferanten, die mehrere Adressen haben, werden im Feld „Lieferantenadressen“ alle Adressen angezeigt.

Lieferanten hinzufügen

Emburse Enterprise empfiehlt, neue Lieferantendaten von Ihrem Verbindlichkeitenprüfer oder Ihrer Finanzabteilung in Ihr Buchhaltungssystem einpflegen zu lassen und zu warten, bis die Buchhaltung die neuen Lieferantendaten in Emburse Enterprise aktualisiert. So bleiben sowohl Ihre Buchhaltung als auch Emburse Enterprise aktuell.

1. Wenn Sie einen neuen Lieferanteneintrag manuell hinzufügen möchten, der noch nicht in Emburse Invoice Enterprise existiert, prüfen Sie zuerst, ob der Lieferant zum Buchhaltungssystem Ihres Unternehmens hinzugefügt wurde.

Hinweis: Emburse Invoice Enterprise enthält nur eine Kopie des Lieferanteneintrags; der Stammdatensatz des Lieferanten ist immer im Buchhaltungssystem Ihres Unternehmens gespeichert und wird dort verwaltet.

2. Klicken Sie auf den blauen Plus-Button.

3. Geben Sie den Namen des Lieferanten und die korrekte Lieferanten-ID ein (diese Nummer muss dem Lieferanten bereits vom Buchhaltungssystem Ihres Unternehmens zugewiesen worden sein).

4. Wählen Sie dann den Status – für gewöhnlich „Aktiv“, wenn dieser Lieferant in den Suchergebnissen angezeigt werden soll – und klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf SPEICHERN. Oben auf dem Bildschirm wird eine Bestätigung angezeigt, wenn der Lieferanteneintrag erfolgreich zu Emburse Invoice Enterprise hinzugefügt wurde.

Lieferantenadresse hinzufügen

1. Klicken Sie im Feld Adressen auf NEUE ADRESSE HINZUFÜGEN.

2. Nur die folgenden Angaben sind obligatorisch – alles andere wird automatisch beim nächsten Feed-Update ausgefüllt, wenn sie die Felder leer lassen.

• Adressen-ID: Die Adressen-ID im Buchhaltungssystem Ihres Unternehmens
• Name des Zahlungsempfängers: Das kann eine Person oder eine Abteilung sein
• Adressen-Status: Aktiv oder inaktiv
• Währung

Sie können auch Standard-Zahlungsbedingungen sowie jeden verfügbaren Rabattbetrag und den Zahlungszeitraum eingeben, der für den Rabatt in Frage kommt.

3. Klicken Sie auf SPEICHERN.

Informationen zum Erstellen vorübergehender neuer Lieferanten finden Sie unter Neuen vorübergehenden Lieferanten erstellen.

Lieferanten bearbeiten

Suchen und wählen Sie den Lieferanten aus, den Sie aktualisieren möchten und klicken Sie auf BEARBEITEN.

Sie können beliebige Felder bearbeiten. Nachdem Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf SPEICHERN.

Eine Lieferantenadresse bearbeiten

1. Suchen Sie die Lieferantenadresse, die Sie bearbeiten möchten, im Feld Adressen und klicken Sie zum Bearbeiten auf das Stift-Symbol.

2. Das Pop-up-Fenster „Lieferantenadresse“ wird angezeigt. Dort können Sie die Änderungen vornehmen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf SPEICHERN.

Punchout mit Lieferant verknüpfen

Wenn Ihr Unternehmen die Aktivierung unserer Katalog-Punchout-Funktion angefordert hat, muss ein Administrator ein Punchout-Konto mit dem Lieferanten verknüpfen, bevor Benutzer auf die Funktion zugreifen können. Die Verknüpfung erfolgt über die Lieferantenadresse.

• Ihr Unternehmen benötigt außerdem Bestellpositions- und Versandausgabentypen, wenn diese noch nicht erstellt wurden. Weitere Details dazu finden Sie unter Katalog-Punchout.

1. Wählen Sie den gewünschten Lieferanten aus und klicken Sie entweder auf NEUE ADRESSE HINZUFÜGEN oder auf die drei Punkte neben der entsprechenden vorhandenen Adresse und dann auf BEARBEITEN.

2. Verwenden Sie auf der Registerkarte Punchout das Dropdown-Menü Lieferanten-ID, um den Lieferanten auszuwählen. Wenn sich der gewünschte Lieferant nicht in der Liste befindet, erstellen Sie ein Ticket über den Support, um den Lieferanten anzufordern.

3. Die Netzwerk-ID und der gemeinsame geheime Schlüssel sind die eindeutigen Anmeldedaten Ihres Unternehmens, die vom Lieferanten bereitgestellt werden, in der Regel in den Einstellungen Ihres Geschäftskontos. Geben Sie sie hier ein.

4. Klicken Sie, um den TESTMODUS zu aktivieren, wenn Sie die Funktion ausprobieren möchten, ohne tatsächlich Bestellungen an den Lieferanten zu senden.

5. Klicken Sie nun auf die Registerkarte Steuer und geben Sie den mit dieser Lieferantenadresse verknüpften Steuercode in das Feld Standard-Steuercode 1 ein. Dieser Schritt ist erforderlich.

6. Klicken Sie abschließend auf die Registerkarte Andere und geben Sie im Feld E-Mail-Adresse 1 die E-Mail-Adresse des Lieferanten ein. Dieser Schritt ist erforderlich.

7. Wenn Sie bereit sind, die Funktion zu aktivieren, kehren Sie zur Registerkarte Punchout zurück, klicken Sie, um den Testmodus zu deaktivieren (falls erforderlich) und klicken Sie auf STATUS, um sie auf „Aktiv“ zu setzen.

8. Klicken Sie auf SPEICHERN.