Zurückgewiesene Ausgaben bearbeiten und erneut einreichen

Während des Genehmigungsvorgangs kann es vorkommen, dass ein Genehmiger eine oder mehrere Belegpositionen in einer Reisekostenabrechnung an den Reisenden zurücksendet. Diese erscheint dann wieder in der Liste Zurückg..

Zurückgewiesene Reisekostenabrechnungen und Vermerke anzeigen

Sie können entweder direkt über das Dashboard auf die Liste „Zurückg.“ zugreifen, indem Sie auf die Anzahl der zurückgesandten Ausgaben klicken.

Oder Sie erreichen die Liste Zurückg. über das linke Navigationsmenü, indem Sie im Bereich „Ausgaben“ auf ZURÜCKG. klicken.

Zur Vorschau klicken Sie einmal auf die gewünschte Reisekostenabrechnung in der Liste.

Kommentare anzeigen und beantworten

Sie können Kommentare auf Header-Ebene direkt aus der Ausgabenvorschau heraus anzeigen und beantworten.

Kommentare auf Kopfzeilenebene können auch innerhalb des Berichts eingesehen werden. Um die gewünschte Reisekostenabrechnung zu öffnen, müssen Sie zweimal darauf klicken.

Die zurückgewiesenen Belegpositionen erscheinen in gelber Markierung. Um auf Kommentare des Genehmigers auf Kopfzeilenebene zuzugreifen, die den kompletten Bericht betreffen, klicken Sie auf die Kommentare im Header der Ansicht.

Wenn ein Genehmiger einen Kommentar zu einer bestimmten Belegposition hinzugefügt hat, klicken Sie auf das blaue Symbol neben der Position, um den Kommentar zu lesen.

Im Bereich Kommentare können Sie eine Antwort auf Vermerke in das Feld eingeben. Klicken Sie auf VERÖFFENTLICHEN, um Ihre Antwort dem Bericht hinzuzufügen.

Zurückgewiesene Belegpositionen bearbeiten

Ausschließlich zurückgewiesene Belegpositionen können bearbeitet werden. Wenn Ihre Ausgabe beispielsweise vier Belegpositionen enthält, von denen nur zwei zurückgesandt wurden, sind allein diese beiden zur Bearbeitung verfügbar.

Klicken Sie auf die zurückgewiesene Belegposition und anschließend in der Vorschau auf BEARBEITEN.

Klicken Sie auf SPEICHERN, nachdem Sie die notwendigen Änderungen vorgenommen haben.

Zurückgewiesene Belegpositionen löschen

Klicken Sie entweder in der Vorschau oder direkt in der Ansicht der Belegposition auf LÖSCHEN, um sie aus der Reisekostenabrechnung zu entfernen.

HINWEIS: Da zu zurückgewiesenen Reisekostenabrechnungen keine neuen Belegpositionen hinzugefügt werden können, kann eine Belegposition, nachdem sie einmal gelöscht wurde, nicht wiederhergestellt werden. Einzelaufstellungen (z. B. zu einer übergeordneten Ausgabe gehörende untergeordnete Ausgaben, wie eine Hotel-Belegposition) können jedoch einer Reisekostenabrechnung hinzugefügt werden, solange die übergeordnete Ausgabe weiterhin vorhanden ist.

Zurückgegebene Belegpositionen zurückrufen

Wenn Ihr Unternehmen das Routing für den Rückruf von Ausgaben nutzt, können Reisende und ihre Delegierten jede Reisekostenabrechnung in den Status „Entwurf“ zurückversetzen, solange keine der Belegpositionen vollständig genehmigt wurde. Weitere Informationen finden Sie hier: Reisekostenabrechnung zu Entwurfsstatus zurückrufen

1. Wählen Sie den Bericht in der Liste „Zurückgewiesen“ aus und klicken Sie in der Vorschau auf ZURÜCKRUFEN.

2 Sie müssen bestätigen, dass Sie die Reisekostenabrechnung tatsächlich zurück in die Liste „Reisekostenabrechnungen –Entwürfe“ schicken möchten. Klicken Sie auf JA.

Zurückgewiesene Belegpositionen erneut einreichen

Nachdem alle Änderungen vorgenommen wurden, klicken Sie auf SENDEN, um die Belegposition(en) erneut für die Genehmigung einzureichen.

Klicken Sie im Popup-Fenster „Bestätigung einreichen“ auf SENDEN.