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Anfrageberichte über Ausgabenaktivitäten anzeigen

Über das Anfrage-Dashboard können Sie und Ihre Delegierten Schnellanfragen für alle Aktivitäten nach Kategorie ausführen. Je nach Konfiguration Ihres Unternehmens können dazu Reisekostenabrechnungen, Ausgabenpositionen, Delegierte, Kalender, Kreditkarten-Positionen, firmenbezahlte Positionen, Genehmigungen, Vorauszahlungen und bezahlte Ausgaben gehören.

Um auf Anfrageberichte zuzugreifen, klicken Sie auf den MENÜ-Button in der oberen linken Ecke und dann auf ANFRAGE.

Ihnen wird eine Liste von nach Anwendung gruppierten Anfrageberichten (AUSGABE, RECHNUNG etc.) angezeigt, die von Ihrem Unternehmen erstellt wurden. So erhalten Sie einen Überblick über die Aktivitäten in jeder Kategorie und können spezifische Informationen schnell finden.

Wählen Sie eine Ausgabe in der Ergebnisliste aus und die Schaltfläche DOWNLOAD PDF wird angezeigt. Wenn Sie möchten, können Sie jetzt ein PDF herunterladen …

  • Deckblatt: Übersicht der Ausgaben mit einem Barcode und QR-Code, die beim Scannen von Originalbelegen benutzt werden
  • Vollständiger Bericht: Übersicht und detaillierte Darstellung der Ausgaben mit einem Barcode und QR-Code
  • Vollständiger Bericht mit Vermerken & Belegen: Detaillierte Darstellung der Vermerke und RKA-Belegpositionen, mit Barcode, QR-Code und Bildern der angehängten Belege
  • Vollständiger Bericht mit Belegen: Wie oben, aber ohne Vermerke
  • Belege anzeigen: nur die an eine RKA angehängten Belegbilder anzeigen

Verfügbare Anfragenberichte

RKA-NAME BESCHREIBUNG
Meine Reisekostenabrechnungen Liste der Reisekostenabrechnungen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums erstellt wurden
Meine Ausgabenpositionen Liste der Ausgabenpositionen innerhalb eines bestimmten Zeitraums
Meine Delegierten Liste der Personen, für die Sie nicht eingereichte Ausgaben erfasst haben
Mein Ausgaben-Kalender Liste der Ausgaben in einer Kalenderübersicht
Meine Positionen Liste von Ausgabenpositionen, die auf Grundlage von Offline-Transaktionen, Vorauszahlungen, per E-Mail versandten Belegen, mobilen Transaktionen und Kreditkartentransaktionen erstellt wurden
Meine firmenbezahlten Positionen Liste von Ausgabenpositionen, die von der Firma bezahlt werden
Meine Ausgabengenehm. Ausgabenpositionen, für deren Genehmigung Sie verantwortlich sind oder waren
Einzelaufstellung von Ausgaben, die aus Transaktionen entstanden sind. Liste der Ausgaben, die bereits bezahlt sind
Vorauszahlung Liste Ihrer Vorauszahlungen
Meine Ausgaben-Vor.-Genehm. Liste aller Vorabgenehmigungen, die vom eingeloggten Benutzer erstellt wurden
Meine Genehm. der Vor.Genehm. Liste aller Vorabgenehmigungen, die einem Genehmiger zugeteilt wurden – egal in welcher Phase des Genehmigungsprozesses: genehmigt, zurückgesandt und Genehmigung ausstehend
Meine Kreditkarten-Auszüge Zeigt den Status aller Ausgabenpositionen an, die mit einem Kreditkartenauszug verknüpft sind; wenn der Benutzer mehrere Kreditkarten hat, werden die Auszüge im Bericht automatisch nach Karte geordnet

Reisekostenabrechnung erstellen

Klicken Sie auf einen Bericht in der Liste, um diesen auszuführen. Auf breiten Bildschirmen erscheint das Feld auf der rechten Seite und auf kleineren ersetzt es den Bericht. Mithilfe des Schiebereglers unten können Sie durch die Spalten scrollen.

Ergebnisse filtern

Standardmäßig sehen Sie Ergebnisse für den aktuellen Monat. Über den Filter „Transaktionsdatum“ rechts oben können Sie die Datenparameter anpassen.

Sie können die Ergebnisse in jeder Spalte auch mit dem Trichter-Symbol filtern. Klicken Sie auf den Trichter, um die Parameter auszuwählen, und klicken Sie dann auf FILTER.

Wenn es mehr als 1.000 Ergebnisse gibt, werden Sie in einem Pop-up-Fenster aufgefordert, die Filtereinstellungen zu ändern, um die Suche einzugrenzen.

Um einen Filter zu entfernen, klicken Sie erneut auf das Trichter-Symbol und dann auf LÖSCHEN.

Ergebnisse sortieren

Wenn Sie auf den Header einer Spalte klicken, werden die Ergebnisse in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortiert. Die Reihenfolge wird durch einen Pfeil angezeigt.

Ergebnisse gruppieren

Sie können Ergebnisse nach jeder Spalte gruppieren, bei der links neben dem Header-Namen das Symbol mit drei Punkten angezeigt wird. Ziehen Sie einfach den Header-Namen auf die blaue Leiste oben, um die Liste neu zu sortieren.

Sie können nach beliebig vielen Spalten-Headern Gruppierungen vornehmen, solange im Header das Symbol mit den drei Punkten angezeigt wird. Mit den Pfeilen neben jedem Spalten-Header können Sie die Ergebnisse sortieren.

Sie können auch alle gruppierten Positionen auf einem Bericht ein- oder ausklappen, um die Navigation zu erleichtern.

Bilder zu Belegpositionen anfordern

Über den Anfragenbericht Meine Ausgabenpositionen können Benutzer Bilder anfordern, die mit ihren Ausgaben in der Reisekostenabrechnung verknüpft sind, die ausgegeben wurden. Wenn Sie auf BILDER ANFORDERN klicken, wird auf Grundlage der Ergebnisse aus der Anfragensuche ein PDF Report mit Bildern von bis zu 50 Belegpositionen erstellt.

Dem Reisenden wird ein Link zu diesem PDF an seine primäre E-Mail-Adresse geschickt. Wenn die Anfragensuche mehr als 50 Belegpositionen mit Bildern ausgibt, wird der Benutzer aufgefordert, die Suche einzugrenzen oder zu filtern, um einen Link zu einem Bild-PDF zu erhalten. Wenn keine Bilder im Anhang der Ausgabe(n) waren, erscheint eine entsprechende Benachrichtigung, damit Benutzer nicht vergebens auf einen Bericht per E-Mail warten.

1. Klicken Sie auf den Anfragenbericht Meine Ausgabenpositionen und wählen Sie gegebenenfalls Datumsangaben zum Filtern aus.

2 Wählen Sie in der Liste die gewünschte RKA aus und klicken Sie auf BILDER ANFRAGEN.

Es wird eine Bestätigungsnachricht angezeigt.

3 Dem Reisenden wird ein Link zu diesem Bilder-PDF an seine primäre E-Mail-Adresse geschickt. In der Nachricht wird auch der Datumsfilter angezeigt, der bei der Anfragenbericht-Suche in „Meine Ausgabenpositionen“ verwendet wurde.

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