Ausgabenverwaltungs-Dashboard

Das Ausgabenverwaltungs-Dashboard ermöglicht es Benutzern mit entsprechenden Berechtigungen, alle exportierten Reisekostenabrechnungen einzelner Reisender an einem zentralen Ort anzuzeigen, wodurch die Delegierung in die Konten einzelner Benutzer entfällt. Benutzer können Reisekostenabrechnungen öffnen und sie wie der Reisende anzeigen, einschließlich Belegpositionen, Anhängen und Details zur Nachverfolgung. Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen können auch exportierte Berichte aus dem Ausgabenverwaltungs-Dashboard abrufen.

Administratoren können den Benutzerzugriff auf das Ausgabenverwaltungs-Dashboard über das Verwaltungsmenü „Zugriffsberechtigungen“ steuern. Weitere Informationen finden Sie unter „Berechtigungen für das Spesenmanagement-Dashboard“ im Verwaltungsbildschirm für Zugriffsberechtigungen.

Ausgabenverwaltungsraster

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche MENÜ in der oberen linken Ecke und dann auf AUSGABENVERWALTUNG.

• Hinweis: Nur Benutzer mit Breitbildgeräten können auf die Ausgabenverwaltung zugreifen. Das Menüelement wird auf Mobilgeräten mit schmalem Bildschirm nicht angezeigt.

Das Ausgabenverwaltungs-Dashboard wird geöffnet.

2. Verwenden Sie das Textfeld oben links, um nach Ausgaben nach Reisendem oder Report-ID zu suchen.

3. Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Ausgabenliste nach diesem Kriterium zu sortieren.

• RKA-Name
• Report-ID
• Einreichungsdatum
• Status
• Export-Datum
• Reisender
• Rückzahlung (Betrag)
• Genehmigt (Betrag)
• Währung

Sie können eine Spaltenüberschrift in die blaue Leiste oben im Menü ziehen, um die Ausgabenliste nach dieser Spalte zu einer Gruppe zusammenzufassen. Um die Gruppe zu entfernen, klicken Sie auf das X neben der Spaltenüberschrift.

4. Klicken Sie auf ERWEITERTE SUCHE, um Berichte nach Status zu filtern.

Ausgaben-Vorschau

Klicken Sie einmal auf eine Ausgabe in der Liste, um eine Vorschau zu öffnen. Klicken Sie oben links auf den Zurück-Pfeil, um zum Ausgabenverwaltungs-Dashboard zurückzukehren.

Es gibt mehrere Aktionen, die Sie direkt in der Vorschau ausführen können:

• Benutzerprofil:Klicken Sie auf den Namen des Eigentümers des Berichts, um auf dessen Profil zuzugreifen.
• Öffnen: Klicken Sie hier, um die vollständige RKA zu öffnen.
• Nachverfolgung: Klicken Sie hier, um den Pfad für das Genehmigungsrouting anzuzeigen.
• Zurückrufen: Wenn Sie über entsprechende Berechtigungen verfügen, sehen Sie die Option, die RKA zurückzurufen.

Auf die Reisekostenabrechnung zugreifen

Wenn Sie in der Ausgabenvorschau auf ÖFFNEN klicken, können Sie den Bericht wie der Reisende anzeigen, einschließlich Belegpositionen und Anhängen.

Reisekostenabrechnungen zurückrufen

Das Ausgabenverwaltungs-Dashboard kann es Benutzern mit entsprechenden Berechtigungen ermöglichen, eine vollständig exportierte RKA zurückzurufen. Die RKA wird an das Genehmigungs-Dashboard des Benutzers gesendet, der sie zurückgerufen hat. Von dort aus kann dieser Benutzer die RKA anpassen oder zur Anpassung an den Reisenden zurücksenden.

• Hinweis: Die Verwendung dieser Funktion wird nur unter bestimmten Umständen empfohlen. Weitere Informationen können Admins unter „Berechtigungen für das Ausgabenverwaltungs-Dashboard“ in Verwaltung der Zugriffsberechtigungen finden.

Falls diese Funktion aktiviert wurde, gibt es zwei Möglichkeiten, eine RKA aus dem Ausgabenverwaltungs-Dashboard zurückzurufen.

1. Klicken Sie in der Vorschau der RKA im Ausgabenverwaltungs-Dashboard auf ZURÜCKRUFEN.

2. Oder öffnen Sie die RKA und klicken Sie dort auf die Schaltfläche ZURÜCKRUFEN.