Émettre et gérer les Cartes Virtuelles American Express®

Une fois que votre organisation s’est inscrite au programme de Cartes Virtuelles American Express®, les administrateurs peuvent émettre des Cartes Virtuelles sur demande des utilisateurs et en réponse aux demandes de préapprobation. Cela donne à votre organisation un accès aux contrôles des Cartes et à la mise en application de la politique intégrée afin de réduire les risques de fraude, d’améliorer la conformité et de simplifier les opérations. 

Émettre une Carte Virtuelle American Express® via une préapprobation

Les utilisateurs peuvent réaliser leurs propres demandes de Carte Virtuelle American Express en lançant un processus de préapprobation ou, si votre organisation n’utilise pas ce processus dans Emburse Enterprise, en utilisant la fonctionnalité de demande de Carte. Contactez votre ESA, CSM ou consultant Emburse pour activer l’une ou l’autre de ces fonctionnalités, et consultez Commencer avec l’émission des Cartes Virtuelles American Express pour connaître tous les détails sur leur utilisation.

Toutes les exigences relatives aux dossiers des détenteurs de Carte décrites dans la section « Exigences relatives aux utilisateurs de Carte Virtuelle American Express » ci-dessous s’appliquent également aux Cartes Virtuelles émises via les processus de préapprobation et de demande de Carte.

Émettre une Carte Virtuelle American Express à la demande

1. Dans Emburse Enterprise, sélectionnez Paramètres administrateur > Transactions > Programmes de Cartes, puis sélectionnez Émettre une nouvelle Carte.

2. Si nécessaire, sélectionnez le programme de Cartes Virtuelles American Express à partir duquel vous souhaitez émettre la Carte Virtuelle.

3. Si vous, en tant qu’administrateur émettant la Carte, n’avez pas encore de profil de détenteur de Carte au sein de l’institution financière participante associé à une adresse e-mail de compte Emburse Enterprise, vous devrez fournir vos informations personnelles avant de pouvoir émettre des Cartes. Sinon, passez à l’Étape 4.

4. Sélectionnez le détenteur de Carte et saisissez l’objectif, le budget et la fréquence de la Carte. Les Contrôles avancés vous permettent de définir les dates de validité de la Carte, une limite par transaction et les fournisseurs autorisés. 

Informations requises

• Sélectionner le détenteur de Carte : Sélectionnez l’utilisateur auquel la Carte sera attribuée.
• Objectif de la Carte : Décrivez à quoi servira la Carte.
• Budget : Choisissez le montant maximal en USD pouvant être dépensé avec cette Carte. 
• Fréquence : Déterminez si la Carte dispose d’un budget récurrent et à quelle fréquence ce budget est réappliqué.

Contrôles avancés (facultatifs)

• Date de début : Saisissez la date à laquelle le détenteur de Carte peut commencer à utiliser la Carte.
• Date de fin : Saisissez la dernière date à laquelle le détenteur de Carte pourra utiliser la Carte.
• Limite par transaction : Définissez une limite par transaction en USD. Cela définit le montant maximal que le détenteur de Carte peut dépenser pour un seul achat. 
• Fournisseurs autorisés : Limitez l’utilisation de la Carte à certains fournisseurs.

Lorsque vous avez saisi toutes les options souhaitées, sélectionnez Émettre la Carte.

5. Les utilisateurs seront informés par e-mail qu’une Carte Virtuelle a été émise pour eux. Ils peuvent cliquer sur le lien présent dans l’e-mail pour afficher la Carte ou aller dans leur portefeuille électronique d’Emburse Enterprise pour l’afficher dans la section Cartes.

Exigences concernant l’utilisateur de Cartes Virtuelles American Express

Si une Carte Virtuelle est émise pour un utilisateur qui n’a pas de dossier de détenteur de Carte auprès de l’institution financière participante, il recevra un e-mail lui demandant les informations nécessaires. Lorsqu’il sélectionnera Terminer la configuration, il sera redirigé vers son écran Paramètres personnels dans Emburse Enterprise.

Dans la bannière en haut de l’écran Paramètres personnels, l’utilisateur devra sélectionner Ajouter des informations.

Sur l’écran Ajouter des informations personnelles, l’utilisateur devra saisir les informations suivantes pour recevoir une Carte Virtuelle American Express.

• Adresse personnelle
• Date de naissance
• Numéro de téléphone

Une bannière indiquera que les informations ont été envoyées et qu’une Carte a été émise. L’utilisateur pourra alors sélectionner Afficher la Carte pour accéder aux détails de la Carte dans le portefeuille électronique.

Gérer les Cartes Virtuelles American Express

Les administrateurs peuvent gérer chacune des Cartes Virtuelles American Express via l’écran Programmes de Cartes dans Emburse Enterprise.

1. Sélectionnez Paramètres administrateur > Transactions > Programmes de Cartes, puis sélectionnez le nom du programme de Cartes virtuelles American Express souhaité.

2. Le fait de sélectionner le nom du détenteur de Carte affichera tous les détails de la Carte, à l’exception de son numéro complet.

3. Sélectionnez la liste déroulante Gérer en haut à droite pour modifier ou annuler la Carte Virtuelle.