Supprimer et réassigner les transactions

L'écran de suppression et de réassignation des transactions vous permet de supprimer les transactions par carte de crédit non utilisées d'un utilisateur ou de transférer des transactions d'un utilisateur à un autre. Cela peut notamment être utile lorsqu'un utilisateur quitte l'entreprise avant de soumettre toutes ses dépenses.

Cliquez sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR > TRANSACTIONS > SUPPRIMER et RÉASSIGNER.

Supprimer les transactions de carte de crédit

Remarque : Par mesure de sécurité, les administrateurs ne peuvent supprimer leurs propres transactions.

1. À l'aide des filtres, repérez les transactions que vous cherchez.

2. Sélectionnez la ou les transactions et cliquez sur SUPPRIMER. Vous pouvez également faire glisser les en-têtes de colonne dans la barre bleue afin de regrouper les résultats selon certains critères.

3. Il vous sera demandé de confirmer la suppression en entrant le mot « SUPPRIMER » dans la case. Cliquez ensuite sur SUPPRIMER.

Réassigner les dépenses

Les administrateurs peuvent sélectionner des utilisateurs (à l'exception de ceux dont l'état indique « Désactivé ») pour visualiser leurs transactions actives qui ne figurent pas dans un rapport de dépenses. Vous pouvez sélectionner tout ou partie des transactions et les déplacer vers un nouvel utilisateur.

Remarque : Remarque : la réattribution d'une transaction faisant partie d'un ensemble fusionné entraînera la réattribution de toutes les transactions de cet ensemble.

1. À l'aide des filtres, repérez les transactions que vous cherchez.

2. Sélectionnez la ou les transactions et cliquez sur RÉASSIGNER.

3. Dans la fenêtre contextuelle, utilisez la zone de recherche pour trouver la personne à qui vous souhaitez réattribuer les transactions. Cliquez ensuite sur RÉASSIGNER.

Modifier la description de la transaction

Le bouton MODIFIER LA TRANSACTION vous permet de modifier la description d'une transaction. Il vous permet notamment d'ajouter une explication si une ancienne transaction demeure inutilisée. Par exemple, dans le cas où le vol d'un utilisateur serait annulé, ce dernier pourrait choisir d'attendre l'achat de nouveaux billets avant d'inscrire l'information à son rapport de dépenses.

1. Sélectionnez la ou les transactions souhaitées et cliquez sur MODIFIER LA DESCRIPTION.

2. Saisissez la description et cliquez sur APPLIQUER. Toutes les transactions sélectionnées auront la même description.

Transactions réaffectées en lot

Pour les clients qui ont besoin de réaffecter de nombreuses transactions à plusieurs utilisateurs différents, le bouton de RÉAFFECTER EN BLOC permet aux administrateurs de téléverser un fichier .CSV contenant toutes les réaffectations plutôt que de sélectionner chacune manuellement.

1. Cliquez sur RÉAFFECTER EN BLOC.

2. L’écran contextuel contient les spécifications pour le fichier .CSV à téléverser :

• Le format de fichier doit être .CSV

• La première ligne doit être une ligne d’en-tête, définie comme

• Colonne A = FeedTransactionUniqueID

• Colonne B = CustomerUniqueID

• Réattribuer les lignes de détails doit contenir :

• Colonne A = ID unique de la transaction à réattribuer

• Colonne B = ID unique de l’employé auquel la transaction doit être attribuée

Cliquez ici pour voir un exemple de fichier .CVS que vous pouvez personnaliser.

3. Une fois que le fichier .CSV est correctement formaté, cliquez sur TÉLÉVERSER et sélectionnez le fichier.

4. Dans la fenêtre contextuelle de confirmation de téléversement, vérifiez que le fichier correct a été sélectionné et cliquez sur TÉLÉVERSER.

5. La fenêtre contextuelle Résultats de la réattribution en bloc vous indiquera le nombre de transactions réattribuées avec succès et le nombre d’erreurs.

6. Cliquez sur TÉLÉCHARGER LES RÉSULTATS pour obtenir un fichier .CSV indiquant quelles transactions avaient des erreurs et quelles étaient les erreurs.