Écran d’administration des programmes de cartes

L’écran d’administration des programmes de cartes permet aux administrateurs disposant des autorisations appropriées de connecter les comptes de cartes de crédit de votre organisation à Chrome River via la passerelle Emburse Cards (Cartes Emburse). Vous pouvez également voir une liste des programmes de cartes connectées de votre organisation, toutes les cartes de crédit associées à chaque programme, et attribuer et réattribuer manuellement des utilisateurs de Chrome River à des cartes de crédit.

Cliquez sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR > TRANSACTIONS > PROGRAMMES DE CARTES.

Pour chacun, l’écran répertorie tous les programmes de cartes connectés de votre organisation, leur statut et le nombre de cartes de crédit attribuées et non attribuées.

• Les cartes de crédit « attribuées » ont été associées à un utilisateur de Chrome River sur la base d’une adresse e-mail ou d’un nom et d’un prénom.

Pour voir toutes les cartes associées à un programme, cliquez sur son nom ou sur le nombre de cartes attribuées/non attribuées.

La liste affiche tous les utilisateurs de cartes ainsi que les quatre derniers chiffres des cartes qui leur ont été attribuées, de même que le statut de la carte. Les cartes peuvent avoir l’un des statuts suivants :

• Actif : une carte qui peut être utilisée.

• Annulé : une carte qui ne peut plus être utilisée.

• Interrompu : une carte qui ne peut pas être utilisée tant que les problèmes en suspens n’ont pas été résolus.

• Non activée : une nouvelle carte qui n’a pas encore été activée par le titulaire.

Attribuer ou réattribuer une carte

Le système essaie de faire correspondre et d’attribuer un utilisateur Chrome River à chaque carte de crédit sur la base des informations fournies par Amex, mais les administrateurs peuvent utiliser l’écran Programme de cartes pour attribuer ou réattribuer manuellement des cartes aux utilisateurs.

1. Recherchez la carte souhaitée dans la liste et cliquez sur l’utilisateur ou, si la carte n’a pas encore été attribuée, sur NON ATTRIBUÉE.

2. Utilisez la liste déroulante Attributaire pour choisir l’utilisateur de Chrome River à qui vous souhaitez attribuer la carte.

Connecter un programme de cartes

1. Cliquez sur le bouton bleu AJOUTER UN PROGRAMME DE CARTES dans le coin supérieur droit.

2. Sur l’écran Connecter un programme de cartes, sélectionnez votre institution financière.

3. Dans l’écran des autorisations, cliquez sur CONTINUER pour permettre à Chrome River d’extraire des transactions de l’institution financière sélectionnée.

4. Connectez-vous à l’aide des identifiants qui vous ont été fournis par l’institution financière.

5. Cliquez sur AUTORISER L’APPLICATION.

6. Examinez l’aperçu des détails de la carte de crédit du compte pour vérifier qu’il s’agit bien de celui que vous souhaitez connecter, puis cliquez sur CONFIRMER.

7. Vous reviendrez à l’écran d’administration Programme de cartes dans Chrome River.

Nouvelle autorisation d’un programme de cartes

Si un programme de cartes est déconnecté, un avertissement s’affiche à côté de son statut.

Cliquez sur le menu Plus et sélectionnez AUTORISER DE NOUVEAU pour reconnecter le programme de cartes en suivant les mêmes étapes que celles décrites dans la section Connecter un programme de cartes ci-dessus.

Retirer un programme de cartes

Bien qu’il soit possible de supprimer un programme de cartes via l’option du menu Plus, nous vous recommandons fortement de discuter d’abord de cette étape avec un spécialiste de la mise en œuvre ou un analyste du soutien de Chrome River.

Lorsqu’un programme est supprimé, votre organisation ne recevra plus de transactions par carte de crédit dans Chrome River et, le cas échéant, ne sera plus en mesure de traiter les demandes de carte.

Notification de déconnexion du programme de carte

Périodiquement, un programme de carte Emburse ou Amex Small Business peut être déconnecté de Chrome River. Lorsque cela se produit, une notification de déconnexion du programme de carte sera envoyée par e-mail aux administrateurs abonnés. Cette notification avertira les administrateurs que le programme de carte nécessite une nouvelle autorisation pour continuer à recevoir les transactions. Vous pouvez réautoriser votre programme de carte en suivant les étapes décrites dans « Connecter un programme de carte » ci-dessus.

Les administrateurs peuvent gérer le statut de la notification et à qui la notification par e-mail est envoyée dans l’écran d’administration des notifications.

Activer les cartes partagées

Les cartes partagées, généralement des cartes de voyage centrales (CTA) ou des cartes « fantômes », permettent aux organisations d’utiliser une seule carte de crédit pour réserver un voyage pour plusieurs employés. Grâce à la fonctionnalité Cartes partagées de Chrome River, votre organisation n’a plus besoin de compter sur le titulaire de la carte CTA ou fantôme pour allouer et soumettre toutes les transactions qui ont été réservées sur cette carte utilisée centralement. Au lieu de cela, Chrome River distribuera automatiquement les transactions par carte de crédit facturées centralement aux employés qui ont engagé les dépenses.

Si le programme de cartes de votre organisation est configuré pour fournir l’ID d’employé au niveau de la transaction dans des champs de données personnalisées qui sont reconnus par Emburse Cards Gateway, les utilisateurs disposant des autorisations appropriées pourront marquer les cartes comme « partagées » sur l’écran d’administration des programmes de cartes.

Il vous suffit de cliquer sur la carte souhaitée, puis de cocher la case PARTAGÉE en face du nom de la carte. Encore une fois, cette option n’apparaîtra que si votre programme de carte est configuré correctement.