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Écran d’administration des règles de gestion

Dans l’application Chrome River, les règles d’affaires sont minutieusement utilisées pour mettre en place des politiques et des contrôles sur mesure pour les besoins de votre organisation. Une grande variété de règles sont sollicitées à différents niveaux de l’application.

Cette rubrique couvre les mécanismes de visualisation, d’édition, d’ajout, de clonage, de suppression et de désactivation des règles par le biais de l’écran d’administration des règles de gestion.

En ce moment, l’écran d’administration des règles de gestion supporte les types de règles suivantes :

  • Conformité de la ligne d’élément DÉPENSE
  • Présenter les rapports de conformité DÉPENSE
  • Routage d’approbation DÉPENSE

  • Présenter les rapports de conformité PRÉAPPROBATION

  • Routage PRÉAPPROBATION

Pour créer et gérer d’autres genres de règles, vous devriez continuer à travailler avec l’équipe de configuration de Chrome River en communiquant avec Service d’assistance de Chrome River.

Accéder à l’éditeur de règles de gestion pour la première fois

La première fois que vous accéderez à l’éditeur de règles de gestion, vous devrez peut-être effectuer une conversion simple avant de commencer l’édition. Ce processus convertira les règles de conformité de votre organisation à un nouveau format accessible via Chrome River tout en conservant la logique et le comportement des règles.

Pour que la conversion fonctionne, vous devez d’abord effectuer les étapes suivantes.

1. Assurez-vous de ne pas avoir de cas ouverts avec l’équipe de configuration de Chrome River pour qu’ils changent vos règles de conformité. Si votre organisation dispose d’un environnement AQ et que la version de vos règles dans AQ ne correspond pas à la version dans Production, le processus de conversion échouera.

2. Si vous êtes connecté dans l’environnement Production de Chrome River lorsque vous voyez le message unique de conversion dans l’écran d’administration des règles de gestion, déconnectez-vous et reconnectez-vous à l’application dans l’environnement AQ.

3. Lorsque vous naviguerez dans l’écran d’administration des règles de gestion, vous verrez le message unique de conversion à nouveau. Cliquez sur CONVERTIR. Si vous avez sélectionné la liste de modifications en direct, vous serez d’abord invité à sélectionner une ébauche de liste de modifications ou à en créer une nouvelle. Toutes les modifications apportées aux règles de gestion sont regroupées dans une liste de modifications, et lorsque celle-ci est publiée, toutes les modifications qui y sont contenues seront publiées.

4. Publiez maintenant votre liste de modifications des règles dans AQ.

5. Il est recommandé de faire des tests provisionnels de vos règles dans AQ avant d’activer les modifications dans Production à l’aide de la publication croisée.

6. Pour publier vos règles dans Production, suivez les étapes indiquées dans Publication croisée de jeux de modifications entre environnements. Une fois que vos règles ont été appliquées à la production, vous ne serez plus invité à effectuer une nouvelle conversion de règles. À partir de ce moment, vous pouvez créer de nouvelles règles et modifier les règles existantes à l’aide de l’éditeur de règles de gestion.

Éditeur de règles de gestion

L’écran d’administration de l’éditeur des règles de gestion vous permet de créer, de gérer et de publier les règles de votre organisation.

Si vous n’êtes pas encore en action avec Chrome River, nous vous recommandons de vous coordonner avec votre chargé de projets avant d’essayer de mettre à jour vos règles de gestion.

Si vous êtes en cours d’utilisation de Chrome River, nous vous recommandons d’ajuster et de tester vos règles de gestion dans l’environnement AQ, puis utilisez la publication croisée pour activer les modifications dans Production. Consultez Publication croisée de jeux de modifications entre environnements pour obtenir des renseignements détaillés.

1. Cliquez sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR > INTERFACE UTILISATEUR > RÈGLES DE GESTION.

2. Sélectionnez la liste de modifications que vous voulez utiliser pour publier vos mises à jour de règles de gestion, puis sélectionnez le type de règle. Dans ce cas, CONFORMITÉ pour être dirigé vers le Générateur de règles.

Générateur de règles

Le Générateur de règles vous permet de voir et de gérer toutes vos règles du type sélectionné (conformité, soumission de conformité, routage d’approbation). Utilisez les flèches en bas pour parcourir les longues listes de règles, ou utilisez le menu déroulant « Postes par page » pour en afficher plus par écran.

  • Un point vert à la gauche du nom de la règle signifie que la règle est active.
  • Un point gris signifie que la règle est inactive.

Cliquez sur les en-têtes en haut de la liste pour la trier :

En-têtes de conformité et de soumission de conformité

  • Règle : le nom de la règle.
  • Action : ce qui se passe lorsque la règle est sollicitée.
  • Balises : ajoutez des balises afin de catégoriser les règles en groupes (p. ex., avertissements, violations, hôtels) dans l’objectif de faciliter la recherche.
  • Rang : l’ordre dans lequel la règle est sollicitée.
  • Indique si la règle a été récemment modifiée.
  • Indique si la règle a été récemment publiée.

En-têtes de routage d’approbation

  • Rang : l’ordre dans lequel la règle est sollicitée.
  • Règle : le nom de la règle.
  • Types de routage indique si le routage est destiné à un utilisateur spécifique, à des utilisateurs affectés à un rôle particulier ou à un groupe d’utilisateurs.
  • Code de message : identifie le texte du message affiché à l’approbateur.
  • Indique si la règle a été récemment modifiée.
  • Indique si la règle a été récemment publiée.

Utilisez le champ de recherche pour trouver une règle par son nom ou balise, le cas échéant.

En outre, les en-têtes de routage de dépenses fournissent des options de filtrage basées sur la règle, le type de routage et le code de message.

En cliquant sur l’une des icônes de filtrage, vous ouvrez une boîte contenant diverses options pour vous aider à trouver la règle particulière que vous recherchez.

Cliquez sur la flèche à la gauche de la règle pour voir ses conditions.

Télécharger la liste complète des règles

Télécharger la liste complète des règles de votre entreprise est un excellent moyen de comprendre leur fonctionnement. Vous pourrez ainsi voir les règles qui ont été définies et comprendre comment fonctionnent la conformité des postes, la soumission de conformité et le routage d’approbation. Cela vous montrera également qui est la personne qui sert de filet de sécurité au routage (parfois appelée la personne « Find Me/Fix Me ») pour chaque règle, ce qui est utile lorsque vous devez modifier les violations en avertissements ou inversement.

Si vous êtes dans une liste de modifications en direct et que vous affichez les règles de conformité des dépenses, de soumission de la conformité, de routage d’approbation des dépenses ou de soumission de la conformité des préapprobations, un bouton TÉLÉCHARGER apparaîtra dans le coin supérieur droit.

Cela vous permet de télécharger un instantané des règles en direct dans un fichier Excel. Le tableur répertorie tous les détails de chaque règle, y compris le nom de la règle, le numéro de la règle, le rang, les messages, les conditions et toute description courte et longue.

Modifier une règle

Si vous avez simplement besoin de modifier le message court ou long d’une règle, cela se fait facilement via l’écran d’administration des messages de règles.

1. Survolez le nom de la règle dans le Générateur de règles, puis cliquez sur MODIFIER.

Si vous avez sélectionné la liste de modifications en direct sur la page de sélection du type de règle, vous serez invité à sélectionner une ébauche de liste de modifications existante ou à en créer une nouvelle.

2. Vous sera redirigé vers l’écran Éditeur de règles. Vous pouvez ici modifier le nom de la règle, son statut, son rang et ses étiquettes, ainsi que ses conditions et actions.

  • Nom : Nom : le nom de la règle sera en mode édition par défaut.
  • Statut : Statut : cliquez sur le bouton pour le modifier du statut ACTIF à INACTIF, ou vice versa.
  • Rang : Rang : saisissez le nombre correspondant au rang désiré.
  • Balises : cliquez sur AJOUTER UNE BALISE pour créer une nouvelle balise afin de catégoriser la règle dans un groupe (p. ex., avertissements, violations, hôtels) dans l’objectif de faciliter la recherche. Cliquez sur le X qui se trouve près d’une balise pour la supprimer.

Si / Puis

Les conditions « If » (Si) de la règle et les actions « Then » (Puis) déterminent quand une règle sera sollicitée (IF) et ce qu’il se passera le cas échéant (THEN). Chaque règle peut avoir plusieurs ensembles de conditions et d’actions. Consultez Attributs du Générateur de règles pour la liste de conditions et d’actions disponibles.

3. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur ENREGISTRER.

Lorsque vous aurez terminé d’appliquer tous les changements à la règle, cliquez sur la flèche de retour pour retourner au Générateur de règles.

4. Cliquez sur PUBLIER pour activer la modification à l’aide de votre liste de modifications.

Une fois que vous aurez reçu la confirmation de la publication, les règles mises à jour seront en direct dans cet environnement.

Désactiver une règle

Vous pourriez vouloir désactiver une règle plutôt que de la supprimer. Ceci vous permet de la réactiver facilement ultérieurement.

1. Survolez le nom de la règle dans le Générateur de règles, puis cliquez sur MODIFIER.

2. Dans l’éditeur de règles, cliquez sur ACTIF pour la changer à inactive, puis cliquez sur ENREGISTRER.

Cliquez sur la flèche de retour pour retourner au Générateur de règles.

3. La règle apparaîtra quand même dans la liste du Générateur de règles, mais sera en gris. Cliquez sur PUBLIER pour activer la modification.

Supprimer une règle

1. Survolez le nom de la règle dans le Générateur de règles, puis cliquez sur SUPPRIMER.

2. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur SUPPRIMER.

3. Si vous ne travaillez pas dans une liste de modifications en ce moment, vous devrez en sélectionner une dans le menu déroulant ou en créer une nouvelle. Appuyez ensuite sur MODIFIER pour que la suppression soit effective.

Dupliquer une règle

La duplication vous permet de créer de nouvelles règles sur le modèle de règles existantes, sans recréer toutes les conditions et les actions du début. Vous pourrez aussi tester les modifications mineures aux règles existantes. Vous n’avez qu’à dupliquer la règle, modifier la version dupliquée et ensuite la publier pour voir les modifications. La règle d’origine peut être facilement réactivée au besoin.

1. Survolez le nom de la règle dans le Générateur de règles, puis cliquez sur CLONER.

 

2. Un nouveau duplicata actif avec la mention « CLONE » apposée à son nom apparaîtra sous la règle existante. Survolez la règle et cliquez sur MODIFIER pour faire les modifications voulues. Vous pouvez aussi renommer la règle.

Créer une règle

Les règles de gestion de Chrome River comprennent les conditions « If » (Si) et « Then » (Puis) qui déterminent quand une règle sera sollicitée (IF) et ce qu’il se passera le cas échéant (THEN). Chaque règle peut avoir plusieurs ensembles de conditions et d’actions. Consultez Attributs du Générateur de règles pour la liste de conditions et d’actions disponibles.

1. Cliquez sur AJOUTER UNE RÈGLE.

2. Si vous ne travaillez pas dans une liste de modifications en ce moment, vous devrez en sélectionner une dans le menu déroulant ou en créer une nouvelle. Cliquez ensuite sur MODIFIER.

3. Saisissez le nom de la nouvelle règle dans la fenêtre active au-dessus de l’écran de modification de règles. Vous ne pourrez pas sauvegarder jusqu’à ce que la règle ait un nom.

4. Changez le rang de la règle et ajoutez des balises si vous le voulez. Le statut restera à incomplet jusqu’à ce que les conditions et les actions aient été ajoutées.

5. Cliquez sur AJOUTER UNE CONDITION pour sélectionner un objet principal. Pour une règle de conformité, il peut s’agir d’une allocation, d’un propriétaire de dépenses ou d’attributs du poste ou de l’en-tête. Une liste des types d’objets principaux à choisir apparaîtra sur la droite.

Ce que vous voyez dans le menu sur la droite variera selon les choix effectués lors de chaque étape.

6. Choisissez maintenant un attribut de l’objet principal qui déterminera si la règle sera sollicitée. Au besoin, utilisez le champ de recherche en haut afin de restreindre la liste de choix.

Si l’objet principal est un poste ou un en-tête, vous verrez aussi les données définies par les utilisateurs de votre organisation dans la liste, comme indiqué par l’étoile dans le coin supérieur droit.

7. Sélectionnez ensuite un opérateur pour spécifier la relation entre l’attribut et la valeur. Le type d’attribut que vous choisissez à l’étape précédente déterminera quels opérateurs apparaîtront dans la liste.

8. Sélectionnez maintenant un type de valeur. Dans cet exemple, la seule option est de saisir un type de valeur personnalisé.

9. Saisissez la valeur désirée et cliquez sur APPLIQUER.

10. Une fois la condition IF créée, vous pourrez cliquer sur l’icône de carrés afin de la dupliquer et ensuite d’y changer n’importe quel aspect, au besoin. Cliquez sur l’icône de corbeille pour supprimer une condition.

Cliquez sur AJOUTER UNE CONDITION pour créer plus de conditions.

Vous pouvez aussi glisser et déposer les conditions pour réorganiser la liste si vous avez un ordre de lecture préféré.

11. Vous ajouterez maintenant l’action THEN qui déterminera ce qu’il se passe lorsque cette règle est sollicitée. Notez que les actions de règle sont différentes pour les règles de conformité/soumission de conformité et les règles de routage.

Conformité des dépenses et ACTIONS de conformité d’envoi de dépenses/préapprobations

A. Cliquez sur AJOUTER ACTION.

B. Choisissez l’action désirée à partir de la liste Sélectionner l’action à droite.

C. Dans cet exemple, vous cliqueriez sur SÉLECTIONNER UN MESSAGE pour choisir le message que les utilisateurs verront lorsque cette règle sera sollicitée. Utilisez la boîte de recherche pour trouver et sélectionner le message souhaité, ou cliquez sur CRÉER UN MESSAGE pour en créer un à partir de zéro.

D. Si vous choisissez de créer un nouveau message de règle, saisissez le code du message, le titre (message court) et la description (message long).

  • En option, pour les règles de conformité et d’envoi de la conformité, vous pouvez choisir de créer un bouton qui renvoie à une URL (p. ex., la politique de voyage de votre entreprise). Il n’est pas nécessaire de saisir la partie « https:// » de l’URL.

Cliquez ensuite sur CRÉER.

E. Une fois la condition THEN créée, vous pourrez cliquer sur l’icône de carrés afin de la dupliquer et ensuite d’y changer n’importe quel aspect, au besoin. Cliquez sur l’icône de corbeille pour supprimer une action.

Cliquez sur AJOUTER ACTION pour créer plus d’actions. Vous pouvez aussi glisser et déposer les conditions pour réorganiser la liste si vous avez un ordre de lecture préféré.

F. Passez à l’étape 12 ci-dessous.

ACTIONS DE ROUTAGE Expense

A. Cliquez sur AJOUTER ACTION.

B. Choisissez le type de routage désiré à partir de la liste Sélectionner le type de routage à droite.

Types de routage

  • Routage vers l’utilisateur : routage vers une personne spécifique (personnalisée) ou une personne associée au poste, à l’allocation ou au rapport (relatif). Une notification d’approbation sera envoyée par e-mail.

  • Personnalisé : sélectionnez une personne dans l’ensemble complet des utilisateurs de l’entreprise définis dans Chrome River.

  • Relatif : spécifiez que le routage doit aller à l’un des éléments suivants...

  • Le propriétaire du rapport de dépenses.

  • La personne à laquelle le propriétaire du rapport de dépenses se rapporte.

  • La personneUDF1 associée à l’allocation sélectionnée.

  • La personneUDF2 associée à l’allocation sélectionnée.

  • La personne responsable du filet de sécurité du routage des dépenses. Voir Routage d’approbation pour plus de détails.

  • Acheminer vers l’auto-approbation : créez une étape d’acheminement qui ne mène à personne, mais qui peut contenir des actions secondaires comme un observateur. Cela vous permet d’envoyer une notification d’observateur indépendamment d’une autre règle qui achemine physiquement vers un approbateur. Voir Personnaliser l’e-mail d’instructions de l’observateur pour plus de détails.

  • Remarque : une règle d’observation d’auto-approbationne peut pas être la dernière règle de votre acheminement. Il doit y avoir une étape de routage d’approbation réelle après la règle de notification de l’observateur afin de s’assurer que la notification de l’observateur est envoyée comme prévu.

  • Routage vers un rôle unique : routage vers toutes les personnes affectées au rôle spécifié. Une notification d’approbation sera envoyée par e-mail. Il est important de noter que toutes les personnes ayant le rôle seront invitées à approuver le rapport. Lors de la configuration d’une règle de routage à rôle unique, il y a une option pour spécifier un approbateur de secours. Le rapport sera acheminé à l’approbateur de secours si le système n’est pas en mesure de trouver un utilisateur à qui est attribué le rôle configuré pour le routage vers l’action.

  • Routage vers le double rôle : routage vers toutes les personnes affectées à deux rôles spécifiques. Une notification d’approbation sera envoyée par e-mail. Il est important de noter que toutes les personnes ayant les deux rôles seront invitées à approuver le rapport. Lors de la configuration d’une règle de routage à double rôle, il y a une option pour spécifier un approbateur de secours. Le rapport sera acheminé à l’approbateur de secours si le système n’est pas en mesure de trouver un utilisateur à qui sont attribués les rôles configurés pour le routage vers l’action.

  • Routage vers le groupe : routage vers un rôle particulier activé pour le routage de groupe. Le routage de groupe signifie que le rapport est envoyé à une file d’attente plutôt qu’à des personnes spécifiques. Les personnes affectées à ce rôle de groupe pourront toutes accéder au rapport, mais une seule personne sera autorisée à agir sur le rapport. Dès que la première personne approuve ou renvoie le rapport, il est retiré de la file d’attente. Lors de la configuration d’une règle de routage Groupe, il y a une option pour spécifier un approbateur de secours. Le rapport sera acheminé à l’approbateur de secours si le système n’est pas en mesure de trouver un utilisateur à qui sont attribués les rôles configurés pour le routage vers l’action.

  • Remarque : le routage de groupe n’envoie pas de notifications d’approbation par e-mail aux membres du groupe.

  • Routage vers le gardien : cette option assure l’achèvement de toutes les étapes de routage précédentes pour tous les postes d’un rapport avant qu’il ne progresse dans les étapes de routage. Il s’agit d’un moyen de s’assurer que tous les postes d’un rapport sont approuvés avant de passer à l’étape suivante de la chaîne de routage. En règle générale, cette règle sera mise en place par le gestionnaire de projet de Chrome River de votre organisation pendant la mise en œuvre ; ce n’est pas quelque chose que vous modifieriez sans consulter au préalable un analyste du support de Chrome River.

C. Vous pouvez également cliquer sur l’icône Actions secondaires et choisir l’action désirée à partir de la liste Actions secondaires à droite.

 

Actions secondaires

  • Remplacer le délégué de vacances : forcer le routage vers l’approbateur du routage même s’il a activé la délégation de vacances.

  • Autoriser le routage vers le créateur de dépenses : routage vers l’approbateur même si l’approbateur est également le créateur du rapport de dépenses. (Sinon, le comportement par défaut est d’approuver automatiquement les étapes de routage qui vont au créateur du rapport de dépenses.)

  • Observateur : permet à la personne ou au rôle configuré de recevoir une copie conforme des e-mails d’approbation afin qu’il puisse consulter des postes ou des rapports particuliers pendant le processus d’approbation sans être en mesure de les approuver ou de les retourner.

D. Une fois la condition THEN créée, vous pourrez cliquer sur l’icône de carrés doubles afin de la dupliquer et ensuite d’y changer n’importe quel aspect, au besoin. Cliquez sur l’icône de corbeille pour supprimer une action.

Cliquez sur AJOUTER ACTION pour créer plus d’actions. Vous pouvez aussi glisser et déposer les conditions pour réorganiser la liste si vous avez un ordre de lecture préféré.

E. Après avoir configuré l’action « routage vers », vous devez enfin spécifier le message qui sera affiché aux approbateurs lorsqu’ils prévisualisent le rapport dans leur file d’attente d’approbation. Cliquez sur SÉLECTIONNER UN CODE DE MESSAGE pour choisir le message qu’ils verront lorsque cette règle sera sollicitée. Utilisez la boîte de recherche pour trouver et sélectionner le message souhaité, ou cliquez sur CRÉER UN MESSAGE pour en créer un à partir de zéro.

12. Cliquez sur ENREGISTRER lorsque vous avez terminé de créer la règle. La règle doit être complète pour que vous puissiez la sauvegarder.

13. Une fois enregistrée, la règle sera automatiquement active. Cliquez sur PUBLIER pour activer la nouvelle règle à l’aide de votre liste de modifications.

Conditions PERSONNALISÉES

Lorsque vous consultez vos règles dans le Générateur de règles, vous pouvez voir une condition ou une action indiquée avec le préfixe « PERSONNALISÉE ».

Cela indique que la condition de règle contient une logique supplémentaire spécifique à votre organisation qui ne peut pas être modifiée directement dans l’éditeur de règles. Si vous modifiez la règle et sélectionnez la condition ou l’action avec l’indicateur PERSONNALISÉE, vous verrez dans la boîte à outils que la description de l’étiquette pour la condition peut être mise à jour mais que la syntaxe est en lecture seule.

En raison de la complexité de la syntaxe, seule l’équipe de configuration de Chrome River est en mesure de mettre à jour les conditions PERSONNALISÉES. Veuillez ouvrir un billet par le biais du Service d’assistance pour obtenir de l’aide pour la mise à jour de la description de la condition.

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