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Écran d’administration des règles de gestion

Dans l’application Emburse Enterprise, les règles métier sont beaucoup utilisées pour mettre en place des politiques et des contrôles correspondant aux besoins de votre entreprise. Une grande variété de règles sont appliquées à différents niveaux de l’application.

Cette rubrique couvre les mécanismes de visualisation, d’édition, d’ajout, de clonage, de suppression et de désactivation des règles par le biais de l’écran d’administration des règles métier.

L’écran d’administration des règles métier prend en charge les types de règles suivants :

  • Conformité du poste de dépense
  • Conformité de la soumission des dépenses
  • Routage de l’approbation des dépenses
  • Conformité de la soumission des préapprobations
  • Routage des préapprobations

  • Conformité de la soumission des factures

Pour créer et gérer d’autres types de règles, vous devez continuer à travailler avec l’équipe de configuration d’Emburse Enterprise en communiquant avec le Service d’assistance.

Accéder à l’éditeur de règles métier pour la première fois

La première fois que vous accéderez à l’éditeur de règles métier, vous devrez peut-être effectuer une conversion simple avant de commencer l’édition. Ce processus convertira les règles métier de votre entreprise dans un nouveau format accessible via Emburse Enterprise tout en conservant la logique et le comportement des règles.

Pour que la conversion fonctionne, vous devez d’abord effectuer les étapes suivantes.

1. Vérifiez qu’aucun ticket n’est ouvert auprès de l’équipe de configuration Emburse Enterprise avant de modifier vos règles métier. Si votre entreprise dispose d’un environnement QA/UAT et que la version de vos règles dans QA/UAT ne correspond pas à la version dans Production, le processus de conversion échouera.

2. Si vous êtes connecté(e) à l’environnement de production d’Emburse Enterprise lorsque le message de conversion s’affiche dans l’écran Administration des règles métier, déconnectez-vous et reconnectez-vous à l’application dans l’environnement QA/UAT.

3. Lorsque vous naviguerez dans l’écran d’administration des règles métier, vous verrez le message unique de conversion à nouveau. Cliquez sur CONVERTIR. Si vous avez sélectionné la liste de modifications en direct, vous serez d’abord invité(e) à sélectionner une ébauche de liste de modifications ou à en créer une nouvelle. Toutes les modifications apportées aux règles métier sont regroupées dans une liste de modifications, et lorsque celle-ci est publiée, toutes les modifications qui y sont contenues seront publiées.

4. Publiez maintenant votre liste de modifications des règles dans QA/UAT.

5. Il est recommandé de faire des tests provisionnels de vos règles dans QA/UAT avant d’activer les modifications dans Production à l’aide de la publication croisée.

6. Pour publier vos règles dans Production, suivez les étapes indiquées dans Publication croisée de jeux de modifications entre environnements dans l’article Écran d’administration du gestionnaire de jeux de modifications. Une fois que vos règles ont été appliquées à la production, vous ne serez plus invité(e) à effectuer une nouvelle conversion de règles. À partir de ce moment, vous pouvez créer de nouvelles règles et modifier les règles existantes à l’aide de l’éditeur de règles métier.

Éditeur de règles métier

L’écran d’administration de l’éditeur des règles métier vous permet de créer, de gérer et de publier les règles métier de votre entreprise.

Si votre système Emburse Enterprise n’est pas encore en production, nous vous recommandons de discuter avec votre chef de projet avant d’essayer de mettre à jour vos règles métier.

Si votre système Emburse Enterprise est en production, nous vous recommandons d’ajuster et de tester vos règles métier dans l’environnement QA/UAT, puis d’utiliser la publication croisée pour activer les modifications dans l’environnement de production. Consultez Publication croisée de jeux de modifications entre environnements pour obtenir des renseignements détaillés.

1. Cliquez sur Paramètres administrateur > Interface utilisateur > Règles métier.

2. Sélectionnez la liste de modifications que vous voulez utiliser pour publier vos mises à jour de règles métier, puis sélectionnez le type de règle métier souhaité. 

Page Règles métier avec navigation à gauche et mosaïques Conformité, Conformité de la soumission et Routage d’approbation

Le Générateur de règles s’ouvre.

Générateur de règles

Le Générateur de règles vous permet de voir et de gérer toutes vos règles du type sélectionné (par ex. : Conformité, Conformité de la soumission, Routage d’approbation). 

Utilisez les flèches en bas pour parcourir les longues listes de règles, ou utilisez le menu déroulant numérique pour en afficher plus sur l’écran. Vous pouvez également effectuer une recherche par nom ou libellé de règle en haut à droite.

Page de liste des Règles métier affichant les noms des règles, les actions, les balises, le champ de recherche et les commandes de pagination
  • Un point vert à la gauche du nom de la règle signifie que la règle est active.
  • Un point gris signifie que la règle est inactive.

Cliquez sur les en-têtes en haut de la liste pour la trier :

En-têtes Conformité et Conformité de la soumission

  • Règle : le nom de la règle.
  • Action : ce qui se passe lorsque la règle se déclenche.
  • Balises : ajoutez des balises afin de classer les règles en groupes (p. ex., avertissements, violations, hôtels, traitement particulier) dans l’objectif de faciliter la recherche.
  • Rang : l’ordre dans lequel la règle est appliquée.
  • Indique si la règle a été modifiée récemment.
  • Indique si la règle a été publiée récemment.

En-têtes de routage d’approbation

  • Rang : l’ordre dans lequel la règle est appliquée.
  • Règle : le nom de la règle.
  • Types de routage indique si le routage est destiné à un utilisateur spécifique, à des utilisateurs affectés à un rôle particulier ou à un groupe d’utilisateurs.
  • Code de message : identifie le texte du message affiché à l’approbateur.
  • Indique si la règle a été modifiée récemment.
  • Indique si la règle a été publiée récemment.

Utilisez le champ de recherche pour trouver une règle par son nom ou balise, le cas échéant.

En outre, les en-têtes de routage fournissent des options de filtrage basées sur la règle, le type de routage et le code de message.

En cliquant sur l’une des icônes de filtrage, vous ouvrez une boîte contenant diverses options pour vous aider à trouver la règle particulière que vous recherchez.

Cliquez sur la flèche à la gauche de la règle pour voir ses conditions.

Télécharger la liste complète des règles

Télécharger la liste complète des règles de votre entreprise est un excellent moyen de comprendre leur fonctionnement. Vous pourrez ainsi voir les règles qui ont été définies et comprendre comment fonctionnent la conformité des postes, la conformité de la soumission et le routage d’approbation. Cela vous montrera également qui est la personne qui sert de filet de sécurité au routage (parfois appelée la personne « Find Me/Fix Me ») pour chaque règle, ce qui est utile lorsque vous devez modifier les violations en avertissements ou inversement.

Si vous êtes dans un ensemble de modifications en direct et que vous regardez les règles, un bouton TÉLÉCHARGER apparaîtra dans le coin supérieur droit.

Cela vous permet de télécharger un instantané des règles en direct dans un fichier Excel. Le tableur répertorie tous les détails de chaque règle, y compris le nom de la règle, le numéro de la règle, le rang, les messages, les conditions et toute description courte et longue.

Modifier une règle

Si vous avez simplement besoin de modifier le message court ou long d’une règle, cela se fait facilement via l’écran d’administration des messages de règles.

1. Survolez le nom de la règle dans le Générateur de règles, puis cliquez sur MODIFIER.

Si vous avez sélectionné la liste de modifications en direct sur la page de sélection du type de règle, vous serez invité(e) à sélectionner une ébauche de liste de modifications existante ou à en créer une nouvelle.

2. Vous serez redirigé(e) vers l’écran Éditeur de règles. Ici, vous pouvez modifier le nom de la règle, son statut, son rang et ses balises, ainsi que ses conditions et actions.

  • Nom : le nom de la règle sera en mode édition par défaut.
  • Statut : cliquez sur le bouton pour le modifier du statut ACTIF à INACTIF, ou vice versa.
  • Rang : saisissez le nombre correspondant au rang désiré.
  • Balises : cliquez sur AJOUTER UNE BALISE pour créer une nouvelle balise afin de classer la règle dans un groupe (p. ex., avertissements, violations, hôtels) dans l’objectif de faciliter la recherche. Cliquez sur le X qui se trouve près d’une balise pour la supprimer.

Si / Alors

Les conditions « If » (Si) de la règle et les actions « Then » (Alors) déterminent quand une règle sera appliquée (IF) et ce qu’il se passera le cas échéant (THEN). Chaque règle peut avoir plusieurs ensembles de conditions et d’actions. Consultez Attributs du Générateur de règles pour la liste de conditions et d’actions disponibles.

3. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur ENREGISTRER.

Lorsque vous aurez terminé d’appliquer tous les changements à la règle, cliquez sur la flèche de retour pour retourner au Générateur de règles.

4. Cliquez sur PUBLIER pour activer la modification à l’aide de votre liste de modifications.

Une fois que vous aurez reçu la confirmation de la publication, les règles mises à jour seront actives dans cet environnement.

Désactiver une règle

Vous pourriez vouloir désactiver une règle plutôt que de la supprimer. Ceci vous permet de la réactiver facilement ultérieurement.

1. Survolez le nom de la règle dans le Générateur de règles, puis cliquez sur MODIFIER.

2. Dans l’éditeur de règles, cliquez sur ACTIVE pour la passer à inactive, puis cliquez sur ENREGISTRER.

Cliquez sur la flèche de retour pour retourner au Générateur de règles.

3. La règle apparaîtra quand même dans la liste du Générateur de règles, mais sera en gris. Cliquez sur PUBLIER pour activer la modification.

Supprimer une règle

1. Survolez le nom de la règle dans le Générateur de règles, puis cliquez sur SUPPRIMER.

2. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur SUPPRIMER.

3. Si vous ne travaillez pas dans une liste de modifications en ce moment, vous devrez en sélectionner une dans le menu déroulant ou en créer une nouvelle. Appuyez ensuite sur MODIFIER pour que la suppression soit effective.

Dupliquer une règle

La duplication vous permet de créer de nouvelles règles sur le modèle de règles existantes, sans recréer toutes les conditions et les actions du début. Vous pourrez aussi tester les modifications mineures aux règles existantes. Vous n’avez qu’à dupliquer la règle, la désactiver, modifier la version dupliquée et ensuite la publier pour voir les modifications. La règle d’origine peut être facilement réactivée au besoin.

1. Survolez le nom de la règle dans le Générateur de règles, puis cliquez sur CLONER.

 

2. Un nouveau duplicata actif avec la mention « CLONE » apposée à son nom apparaîtra sous la règle existante. Survolez la règle et cliquez sur MODIFIER pour faire les modifications voulues. Vous pouvez aussi renommer la règle.

Créer une règle

Les règles métier d’Emburse Enterprise comprennent les conditions « If » (Si) et « Then » (Alors) qui déterminent quand une règle sera appliquée (IF) et ce qu’il se passera le cas échéant (THEN). Chaque règle peut avoir plusieurs ensembles de conditions et d’actions. Consultez Attributs du Générateur de règles pour la liste de conditions et d’actions disponibles.

1. Cliquez sur AJOUTER UNE RÈGLE.

2. Si vous ne travaillez pas dans une liste de modifications en ce moment, vous devrez en sélectionner une dans le menu déroulant ou en créer une nouvelle. Cliquez ensuite sur MODIFIER.

3. Saisissez le nom de la nouvelle règle dans la fenêtre active au-dessus de l’écran de modification de règles. Vous ne pourrez pas sauvegarder jusqu’à ce que la règle ait un nom.

4. Changez le rang de la règle et ajoutez des balises si vous le voulez. Le statut restera à incomplet jusqu’à ce que les conditions et les actions aient été ajoutées.

5. Cliquez sur Ajouter une condition pour choisir un objet principal. 

  • Pour une règle de conformité des dépenses, il peut s’agir d’une allocation, d’une personne à rembourser ou d’attributs du poste ou de l’en-tête. 
  • Pour une règle de conformité de soumission de facture, il peut s’agir d’un fournisseur, d’un demandeur ou d’attributs de l’en-tête.

Une liste des types d’objets principaux à choisir apparaîtra sur la droite. Ce que vous voyez dans le menu variera en fonction des choix que vous faites à chaque étape.

6. Choisissez maintenant un attribut de l’objet principal qui déterminera si la règle s’appliquera. Au besoin, utilisez le champ de recherche en haut afin de restreindre la liste de choix.

Si l’objet principal est un poste ou un en-tête, vous verrez aussi les données définies par les utilisateurs de votre organisation dans la liste, comme indiqué par l’étoile dans le coin supérieur droit.

7. Sélectionnez ensuite un opérateur pour spécifier la relation entre l’attribut et la valeur. Le type d’attribut que vous choisissez à l’étape précédente déterminera quels opérateurs apparaîtront dans la liste.

8. Sélectionnez maintenant un type de valeur. Dans cet exemple, la seule option est de saisir un type de valeur personnalisé.

9. Saisissez la valeur désirée et cliquez sur APPLIQUER.

10. Une fois la condition SI (IF) créée, vous pourrez cliquer sur l’icône de carrés afin de la dupliquer et ensuite d’y changer n’importe quel aspect, au besoin. Cliquez sur l’icône de corbeille pour supprimer une condition.

Cliquez sur AJOUTER UNE CONDITION pour créer plus de conditions.

Vous pouvez aussi glisser et déposer les conditions pour réorganiser la liste si vous avez un ordre de lecture préféré.

11. Vous ajouterez maintenant l’action ALORS (THEN) qui déterminera ce qu’il se passe lorsque cette règle est appliquée. Notez que les actions de règle sont différentes pour les règles de conformité/conformité de la soumission et les règles de routage.

Actions Conformité et Conformité de la soumission

A. Cliquez sur AJOUTER ACTION.

B. Choisissez l’action désirée à partir de la liste Sélectionner l’action à droite.

C. Dans cet exemple, vous cliqueriez sur SÉLECTIONNER UN MESSAGE pour choisir le message que les utilisateurs verront lorsque cette règle sera appliquée. Utilisez le champ de recherche pour trouver et sélectionner le message souhaité, ou cliquez sur CRÉER UN MESSAGE pour en créer un à partir de zéro.

D. Si vous choisissez de créer un nouveau message de règle, saisissez le code du message, le titre (message court) et la description (message long).

  • En option, pour les règles de Conformité et de Conformité de la soumission, vous pouvez choisir de créer un bouton qui renvoie à une URL (p. ex., la politique de voyage de votre entreprise). Il n’est pas nécessaire de saisir la partie « https:// » de l’URL.

Cliquez ensuite sur CRÉER.

E. Une fois l’action ALORS (THEN) créée, vous pourrez cliquer sur l’icône de carrés afin de la dupliquer et ensuite d’y changer n’importe quel aspect, au besoin. Cliquez sur l’icône de corbeille pour supprimer une action.

Cliquez sur AJOUTER ACTION pour créer plus d’actions. Vous pouvez aussi glisser et déposer les conditions pour réorganiser la liste si vous avez un ordre de lecture préféré.

F. Passez à l’étape 12 ci-dessous.

Actions de routage

A. Cliquez sur AJOUTER ACTION.

B. Choisissez le type de routage désiré à partir de la liste Sélectionner le type de routage à droite.

Types de routage

  • Routage vers l’utilisateur : routage vers une personne spécifique (personnalisée) ou une personne associée au poste, à l’allocation ou à la note de frais (relative). Une notification d’approbation sera envoyée par e-mail.

  • Personnalisé : Sélectionnez une personne parmi tous les utilisateurs de l’entreprise définis dans Emburse Enterprise.

  • Relatif : spécifiez que le routage doit aller à l’une des personnes suivantes...

  • Le propriétaire de la note de frais.

  • Le supérieur hiérarchique du propriétaire de la note de frais.

  • La personneUDF1 associée à l’allocation sélectionnée.

  • La personneUDF2 associée à l’allocation sélectionnée.

  • La personne responsable du filet de sécurité du routage des dépenses. Voir « Routage d’approbation » dans la rubrique Écran d’administration des Préférences du client pour plus de détails.

  • Acheminer vers l’auto-approbation : créez une étape d’acheminement qui ne mène à personne, mais qui peut contenir des actions secondaires comme un observateur. Cela vous permet d’envoyer une notification à un observateur indépendamment d’une autre règle qui achemine physiquement vers un approbateur. Voir Personnaliser l’e-mail d’instructions à l’observateur pour plus de détails.

    • Remarque : une règle d’observation d’auto-approbation ne peut pas être la dernière règle de votre acheminement. Il doit y avoir une étape de routage d’approbation réelle après la règle de notification de l’observateur afin de s’assurer que la notification de l’observateur est envoyée comme prévu.

  • Routage vers un rôle unique : routage vers toutes les personnes affectées au rôle spécifié. Une notification d’approbation sera envoyée par e-mail. Il est important de noter que toutes les personnes ayant ce rôle seront invitées à approuver la note de frais. Lors de la configuration d’une règle de routage à rôle unique, il y a une option pour spécifier un approbateur de secours. La note de frais sera transmise à l’approbateur de secours si le système n’est pas en mesure de trouver un utilisateur à qui est attribué le rôle configuré pour le routage.

  • Routage vers le double rôle : routage vers toutes les personnes affectées à deux rôles spécifiques. Une notification d’approbation sera envoyée par e-mail. Il est important de noter que toutes les personnes ayant les deux rôles seront invitées à approuver la note de frais. Lors de la configuration d’une règle de routage à double rôle, il y a une option pour spécifier un approbateur de secours. La note de frais sera transmise à l’approbateur de secours si le système n’est pas en mesure de trouver un utilisateur à qui sont attribués les rôles configurés pour le routage.

  • Routage vers le groupe : routage vers un rôle particulier activé pour le routage de groupe. Le routage de groupe signifie que la note de frais est envoyée à une file d’attente plutôt qu’à des personnes spécifiques. Les personnes affectées à ce rôle de groupe pourront toutes accéder à la note de frais, mais une seule personne sera autorisée à agir sur la note de frais. Dès que la première personne approuve ou renvoie la note de frais, elle est retirée de la file d’attente. Lors de la configuration d’une règle de routage Groupe, il y a une option pour spécifier un approbateur de secours. La note de frais sera transmise à l’approbateur de secours si le système n’est pas en mesure de trouver un utilisateur à qui sont attribués les rôles configurés pour le routage.

    • Remarque : le routage de groupe n’envoie pas de notifications d’approbation par e-mail aux membres du groupe.

  • Routage vers le gardien : cette option assure l’achèvement de toutes les étapes de routage précédentes pour tous les postes d’une note de frais avant qu’elle ne progresse dans les étapes de routage. Il s’agit d’un moyen de s’assurer que tous les postes d’une note de frais sont approuvés avant de passer à l’étape suivante de la chaîne de routage. En règle générale, cette règle sera mise en place par le chef de projet Emburse Enterprise de votre organisation pendant la mise en œuvre ; vous ne pourrez pas la modifier sans consulter au préalable un analyste de l’assistance d’Emburse Enterprise.

C. Vous pouvez également cliquer sur l’icône Actions secondaires et choisir l’action désirée à partir de la liste Actions secondaires à droite.

 

Actions secondaires

  • Remplacer le délégué de vacances : forcer le routage vers l’approbateur du routage même s’il a activé la délégation d’approbation.

  • Autoriser le routage vers le créateur de la note de frais : routage vers l’approbateur même si l’approbateur est également le créateur de la note de frais. (Sinon, le comportement par défaut est d’approuver automatiquement les étapes de routage qui vont au créateur de la note de frais.)

  • Observateur : permet à la personne ou au rôle configuré de recevoir une copie conforme des e-mails d’approbation afin qu’il puisse consulter des notes de frais ou postes de dépenses particuliers pendant le processus d’approbation sans être en mesure de les approuver ou de les retourner.

D. Une fois l’action ALORS (THEN) créée, vous pourrez cliquer sur l’icône de carrés doubles afin de la dupliquer et ensuite d’y changer n’importe quel aspect, au besoin. Cliquez sur l’icône de corbeille pour supprimer une action.

Cliquez sur AJOUTER ACTION pour créer plus d’actions. Vous pouvez aussi glisser et déposer les conditions pour réorganiser la liste si vous avez un ordre de lecture préféré.

E. Après avoir configuré l’action « routage vers », vous devez enfin spécifier le message qui sera affiché aux approbateurs lorsqu’ils prévisualisent la note de frais dans leur file d’attente d’approbation. Cliquez sur SÉLECTIONNER UN CODE DE MESSAGE pour choisir le message qu’ils verront lorsque cette règle sera appliquée. Utilisez le champ de recherche pour trouver et sélectionner le message souhaité, ou cliquez sur CRÉER UN MESSAGE pour en créer un à partir de zéro.

12. Cliquez sur ENREGISTRER lorsque vous avez terminé de créer la règle. La règle doit être complète pour que vous puissiez la sauvegarder.

13. Une fois enregistrée, la règle sera automatiquement active. Cliquez sur PUBLIER pour activer la nouvelle règle à l’aide de votre liste de modifications.

Conditions personnalisées

Lorsque vous consultez vos règles dans le Générateur de règles, vous pouvez voir une condition ou une action indiquée avec le préfixe « PERSONNALISÉE ».

Cela indique que la condition de règle contient une logique supplémentaire spécifique à votre entreprise qui ne peut pas être modifiée directement dans l’éditeur de règles. Si vous modifiez la règle et sélectionnez la condition ou l’action avec l’indicateur PERSONNALISÉE, vous verrez dans la boîte à outils que la description Libellé pour la condition peut être mise à jour mais que la syntaxe est en lecture seule.

En raison de la complexité de la syntaxe, seule l’équipe de configuration d’Emburse Enterprise est en mesure de mettre à jour les conditions PERSONNALISÉES. Veuillez ouvrir un ticket d’assistance  pour obtenir de l’aide lors de la mise à jour de la description de la condition.

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