Théorie des règles de gestion

Bien que la rubrique Écran d’administration des règles de gestion couvre les mécanismes de visualisation, d'édition, d'ajout, de clonage, de suppression et de désactivation des règles par le biais de l'écran d'administration Règles de gestion, cette rubrique vous donnera un aperçu du fonctionnement des règles de gestion ainsi que les meilleures pratiques pour créer des règles de gestion efficaces.

• Pour consulter la liste des attributs les plus populaires et de leurs fonctions, consultez Attributs du Générateur de règles.

Vue d'ensemble

Dans l'application Chrome River, les règles d'affaires sont minutieusement utilisées pour mettre en place des politiques et des contrôles sur mesure pour les besoins de votre organisation. Une grande variété de règles sont sollicitées à différents niveaux de l'application.

L'écran d'administration des règles de gestion vous permet de créer et de gérer les règles personnalisées Chrome River de votre organisation. Les règles de gestion sont le reflet des procédures au sein des affaires de votre organisation : lorsque vos procédures changent, les règles doivent être mises à jour.

Pour Chrome River EXPENSE, certaines des règles de gestion les plus communes sont les suivantes :

• Compliance : ce rapport repère tous les avertissements de conformité émis pour les factures. Conformité : s'exécute lorsque vous enregistrez une ligne d'élément et renforcez des politiques pour une ligne d'élément précise.
• Présenter les rapports de conformité : s'exécute lorsque vous soumettez un rapport de dépenses et renforcez des politiques pour un rapport de dépenses au complet.
• Routage d’approbation Routage d'approbation : fonction permettant de diriger les rapports de dépenses au sein de votre organisation pour approbation.

Les applications PREAPPROVAL, INVOICE et PURCHASE ORDER de Chrome River ont toutes leurs propres variantes de ces règles de base.

En ce moment, l’écran d’administration des règles de gestion supporte les types de règles suivantes :

• Conformité de la ligne d’élément DÉPENSE
• Présenter les rapports de conformité DÉPENSE
• Routage d’approbation EXPENSE

• Présenter les rapports de conformité PRÉAPPROBATION

• Routage d’approbation

Pour créer et gérer d’autres genres de règles, vous devriez continuer à travailler avec l'équipe de configuration de Chrome River en communiquant avec Service d’assistance de Chrome River.

Exemple de règle

Chaque règle de gestion (indépendamment du genre de règle) possède le même format :

SI
PUIS

Un exemple de règle pourrait être :

Les règles de gestion peuvent contenir plusieurs conditions, et chacune des conditions doivent être remplies pour que la règle soit sollicitée.

Paramètres de règle de conformité des lignes d'éléments de dépenses

Les règles de conformité des lignes d'éléments DÉPENSE ont accès à l'information suivante pour la partie SI (CONDITIONS) de la règle :

• Personne à rembourser : Personne à rembourser : n'importe quel attribut de la personne à rembourser, incluant les attributs de relation qui peuvent être attribués à l'utilisateur (p. ex., une partie de / bureau / New York).
• a) Vers titre du rapport de dépenses Titre du rapport de dépenses : n'importe quel attribut de l'en-tête, incluant tout attribut personnalisé défini par l'utilisateur pour l'en-tête.
• Ligne d'élément de dépenses : n'importe quel attribut de la ligne d'élément actuelle qui est enregistrée, incluant tout attribut personnalisé par l'utilisateur.
• Allocation : Allocation : n'importe quel attribut des allocations liées à la ligne d'élément

Les actions PUIS (actions) suivantes sont disponibles pour ce type de règle :

• Afficher l'avertissement
• Afficher l’avertissement avec la liste de réponses
• Afficher la violation
• Définir Annuler le code de coût

Opérateurs et caractères de remplacement

Les règles de gestion contiennent une ou plusieurs conditions qui doivent être remplies pour que la règle puisse être appliquée. Les conditions de règles peuvent être décomposées selon les éléments simples suivants :

l'

englobe l'objet principal et l'attribut

• Exemple : Exemple : le titre de ExpenseOwner équivaut à « Chargé de projet ».

Dans cet exemple, ExpenseOwner est l'objet principal et le titre est l'un de ses attributs.

l' est la fonction/logique appliquée aux opérandes

• Exemple : le titreExpenseOwner est égal à « Chargé de projet »

Dans cet exemple, égal est l'opérateur.

La liste des opérateurs disponibles dépendra des valeurs sélectionnées pour l'. Le « titre de ExpenseOwner » est un champ de type texte/chaîne, de sorte que la liste des opérateurs disponibles ne contiendra que ceux qui s'appliquent aux champs de type chaîne (par exemple, égal, pas égal, commence par, finit par, contient).

En revanche, si était un champ numérique comme « LineItem amountSpent », la liste des opérateurs disponibles serait spécifique aux champs numériques (par exemple, égal, non égal, inférieur, inférieur ou égal, supérieur, supérieur ou égal à).

l' est l'autre valeur composant la condition

• Exemple : Exemple : le titreExpenseOwner est égal à « Chargé de projet »

Dans cet exemple, « Chargé de projet » est .

Lorsqu'une condition a un qui est un type de chaîne (par exemple, description LineItem, numéro d'attribution, titre de ExpenseOwner), vous pouvez utiliser des caractères de remplacement dans via l'opérateur de correspondance.

Un caractère de remplacement est un caractère spécial (.*) qui peut prendre la place de n'importe quel nombre de caractères, ce qui vous permet de rechercher toute valeur de chaîne qui commence avant le caractère de remplacement.

• Exemple de caractère de remplacement : ca.* permet de récupérer toute chaîne de caractères commençant par « ca », comme caméra, canne, carrousel, caractère, etc.

EXEMPLE

Dans cet exemple, nous avons une règle de conformité qui suit cette logique :

Supposons que les règles doivent être mises à jour pour inclure également les ExpenseOwner avec un titre de « Comptable du personnel junior » ou de « Directeur des finances ». Il y a deux façons d'écrire cette règle, mais l'une est plus efficace que l'autre.

Option 1 (non recommandée)

Nous pourrions reproduire deux fois la règle existante et, pour la deuxième règle, modifier pour qu'il devienne « Comptable du personnel senior » au lieu de « Comptable du personnel junior ». Pour la troisième règle, nous changerions en « Directeur des finances ».

Techniquement, cela fonctionnerait, mais ce n'est pas la manière la plus efficace de rédiger les règles et cela augmentera inutilement le nombre de règles.

Option 2 (recommandée)

Au lieu d'avoir trois règles distinctes, nous pouvons mettre à jour la condition de pour faire référence à une liste de règles en utilisant l'opérateur de correspondance. La saisie d'une valeur dans comme simple expression régulière nous permet de fournir une liste de valeurs et aussi des caractères de remplacement.

Nous pouvons mettre à jour la règle de l'exemple comme suit :

Dans la nouvelle version de la règle, contient désormais une liste de valeurs séparées par une barre verticale (|). Nous pourrions également actualiser davantage la règle et utiliser des caractères de remplacement :

Dans cette version de la règle, un caractère de remplacement a été ajouté après « Comptable du personnel » pour élargir la recherche. La condition serait alors la suivante : « Le titre de ExpenseOwner commence par "Comptable du personnel" ou équivaut à "Directeur des finances". »

L'opérateur est dans la liste / n'est pas dans la liste

Lorsque est un champ de chaîne (par exemple, type de LineItem ), la liste des opérateurs comprendra :

• Est dans la liste
• N'est pas dans la liste

Ces opérateurs sont particulièrement utiles lorsque la condition fait référence au champ « Type d'élément ». Il est assez courant que les règles de conformité ne s'appliquent qu'à des types d'éléments spécifiques. Voici un exemple de règle :

Cette version de la règle utilise l'opérateur de correspondance pour se référer à une liste de types de dépenses (déjeuner, dîner, souper).

Si vous utilisez l'opérateur « est dans la liste », vous aurez la possibilité de choisir parmi une liste de types de dépenses définis. Ainsi, vous pouvez facilement ajouter ou supprimer des éléments de la liste sans avoir à connaître le nom exact de chaque type de dépense.

• Remarque : Remarque : le nom de l’étiquette du type de dépense s’affiche dans la liste. Cela peut différer du nom du type de dépense dans la base de données.

Conditions complexes

L'éditeur de règles traitera un certain nombre de conditions complexes et vous présentera une série d'options parmi lesquelles vous pourrez choisir pour simplifier le processus de création de règles. Voici quelques exemples de ces conditions complexes :

• ExpenseOwner a un rôle
• LineItem est un double

ExpenseOwner a un rôle

Supposons que vous deviez rédiger une règle selon laquelle la condition ne doit s'appliquer que si un certain attribut de relation est attribué au ExpenseOwner. Les attributs de relation attribués à vos utilisateurs sont uniques à votre organisation. Voici des exemples d'attributs de relations :

• Partie de / Bureau / New York
• Partie de / Service / Finances
• Partie de / Département / Widgets

Pour cet exemple, vous devez rédiger une règle qui s'applique uniquement aux ExpenseOwners basés dans les bureaux de New York ou de Boston.

1. Dans l'éditeur de règles, vous devez créer une condition avec « ExpenseOwner a un rôle ».

2. Une fois que l'option « a un rôle » a été sélectionnée dans l'éditeur de règles, vous verrez une série de champs dans la boîte à outils sur la droite.

3. En sélectionnant des valeurs dans les menus déroulants Sélectionner un rôle, Sélectionner le type d'entité et Sélectionner une entité, vous serez en mesure de générer votre condition rapidement et facilement.

• REMARQUE : Le sélecteur d'entités permet d'utiliser plusieurs valeurs, de sorte que vous pouvez sélectionner autant d'entités que vous le souhaitez.

Line Item est un double

Cette condition complexe est utilisée pour déterminer si la ligne d'élément en cours d'enregistrement est un double d'une ligne existante, soit sur le même rapport, soit sur un rapport différent pour la même personne à rembourser.

1. Créez une condition commençant par « ExpenseOwner » et cliquez sur SÉLECTIONNER L'ATTRIBUT pour que les options s'affichent dans la boîte à outils située à droite de l'écran.

2. Vous pouvez définir un enregistrement « en double » de différentes manières. Peut-être que votre définition d'une ligne en double en est une qui correspond à la même personne à rembourser, la même date de transaction, le même type de dépense. Ou peut-être que votre définition d'un doublon est une ligne d'élément correspondant à la même personne à rembourser, la même date de transaction, le même type de dépense et le même montant.

L'éditeur de règles vous permettra de choisir rapidement parmi un ensemble d'options définies en cliquant sur la boîte déroulante Stratégie.