Théorie des règles de gestion

Bien que la rubrique Écran d’administration des règles métier couvre les mécanismes de visualisation, d’édition, d’ajout, de clonage, de suppression et de désactivation des règles par le biais de l’écran d’administration Règles métier, cette rubrique vous donnera un aperçu du fonctionnement des règles métier ainsi que les meilleures pratiques pour créer des règles métier efficaces.

• Pour consulter la liste des attributs les plus populaires et de leurs fonctions, consultez Attributs du Générateur de règles.

Vue d’ensemble

Dans l’application Emburse Enterprise, les règles métier sont beaucoup utilisées pour mettre en place des politiques et des contrôles correspondant aux besoins de votre entreprise. Une grande variété de règles sont appliquées à différents niveaux de l’application.

L’écran Administration des règles métier vous permet de créer et de gérer les règles personnalisées Emburse Enterprise de votre entreprise. Les règles métier sont le reflet des processus métier de votre entreprise : lorsque vos procédures changent, les règles doivent être mises à jour.

Voici quelques-unes des règles métier les plus courantes :

• Conformité : S’exécute lorsque vous enregistrez un poste et appliquez des politiques pour un poste précis.
• Conformité de la soumission : Ceci s’exécute lorsque vous soumettez une note de frais, une préapprobation ou une facture et appliquez les politiques pour la totalité d’une note de frais, d’une préapprobation ou d’une facture.
• Routage d’approbation : Sert à transmettre les notes de frais au sein de votre entreprise pour approbation.

Les modules Pre-Approval, Invoice et PO d’Emburse Enterprise possèdent chacun leurs propres variantes de ces règles de base. Cependant, l’écran d’administration des règles métier prend uniquement en charge les types de règles suivants :

• Conformité du poste de dépense
• Conformité de la soumission des dépenses
• Routage de l’approbation des dépenses
• Conformité de la soumission des préapprobations
• Routage des préapprobations

• Conformité de la soumission des factures

Pour créer et gérer d’autres types de règles, vous devez continuer à travailler avec l’équipe de configuration d’Emburse Enterprise en communiquant avec le Service d’assistance.

Exemple de règle

Chaque règle métier (indépendamment du genre de règle) possède le même format :

SI
ALORS

Un exemple de règle pourrait être :

Les règles métier peuvent contenir plusieurs conditions, et chacune des conditions doit être remplie pour que la règle soit appliquée.

Exemple : Paramètres de règle de conformité des postes de dépenses

Les règles de conformité des postes de dépenses ont accès aux informations suivantes pour la partie SI (CONDITIONS) de la règle :

• Personne à rembourser : n’importe quel attribut de la personne à rembourser, incluant les attributs de relation qui peuvent être attribués à l’utilisateur (p. ex., une partie de / bureau / New York).
• Titre de la note de frais : n’importe quel attribut de l’en-tête, incluant tout attribut personnalisé défini par l’utilisateur pour l’en-tête.
• Poste de dépenses : n’importe quel attribut du poste actuel qui est enregistré, incluant tout attribut personnalisé par l’utilisateur.
• Allocation : n’importe quel attribut des allocations liées au poste

Les actions ALORS (actions) suivantes sont disponibles pour ce type de règle :

• Afficher l’avertissement
• Afficher l’avertissement avec la liste de réponses
• Afficher la violation
• Définir Annuler le code de coût

Opérateurs et caractères de remplacement

Les règles métier contiennent une ou plusieurs conditions qui doivent être remplies pour que la règle puisse être appliquée. Les conditions de règles peuvent être décomposées selon les éléments simples suivants :

l’<opérande1><operator><operand 2>

<operand 1>englobe l’objet principal et l’attribut

• Exemple : le titre de ExpenseOwner est égal à « Chef de projet ».

Dans cet exemple, ExpenseOwner est l’objet principal et le titre est l’un de ses attributs.

<operator>est la fonction/logique appliquée aux opérandes

• Exemple : le titre ExpenseOwner est égal à « Chargé de projet »

Dans cet exemple, est égal est l’opérateur.

La liste des opérateurs disponibles dépendra des valeurs sélectionnées pour <operand 1>. Le « titre ExpenseOwner » est un champ de type texte/chaîne, de sorte que la liste des opérateurs disponibles ne contiendra que ceux qui s’appliquent aux champs de type chaîne (par exemple, est égal à, n’est pas égal à, commence par, finit par, contient).

En revanche, si <operand 1> était un champ numérique comme « LineItem amountSpent », la liste des opérateurs disponibles serait spécifique aux champs numériques (par exemple, est égal à, n’est pas égal à, inférieur à, inférieur ou égal à, supérieur à, supérieur ou égal à).

<operand 2> est l’autre valeur composant la condition

• Exemple : le titre ExpenseOwner est égal à « Chef de projet »

Dans cet exemple, « Chef de projet » est <operand 2>.

Lorsqu’une condition a un <operand 1> qui est un type de chaîne (par exemple, description LineItem, numéro d’attribution, titre de ExpenseOwner), vous pouvez utiliser des caractères de remplacement dans <operand 2> via l’opérateur de correspondance.

Un caractère de remplacement est un caractère spécial (.*) qui peut prendre la place de n’importe quel nombre de caractères, ce qui vous permet de rechercher toute valeur de chaîne qui commence avant le caractère de remplacement.

• Exemple de caractère de remplacement : ca.* permet de récupérer toute chaîne de caractères commençant par « ca », comme caméra, canne, carrousel, caractère, etc.

EXEMPLE

Dans cet exemple, nous avons une règle de conformité qui suit cette logique :

Supposons que les règles doivent être mises à jour pour inclure également les ExpenseOwner avec un titre de « Personnel comptable senior » ou de « Directeur financier ». Il y a deux façons d’écrire cette règle, mais l’une est plus efficace que l’autre.

Option 1 (non recommandée)

Nous pourrions reproduire deux fois la règle existante et, pour la deuxième règle, modifier <operand 2> pour qu’il devienne « Personnel comptable senior » au lieu de « Personnel comptable junior ». Pour la troisième règle, nous changerions <operand 2> en « Directeur financier ».

Techniquement, cela fonctionnerait, mais ce n’est pas la manière la plus efficace de rédiger les règles et cela augmentera inutilement le nombre de règles.

Option 2 (recommandée)

Au lieu d’avoir trois règles distinctes, nous pouvons mettre à jour la condition de <operand 2> pour faire référence à une liste de règles en utilisant l’opérateur correspond à. La saisie d’une valeur dans <operand 2> comme simple expression régulière nous permet de fournir une liste de valeurs et aussi des caractères de remplacement.

Nous pouvons mettre à jour la règle de l’exemple comme suit :

Dans la nouvelle version de la règle, <operand 2> contient désormais une liste de valeurs séparées par une barre verticale (|). Nous pourrions également actualiser davantage la règle et utiliser des caractères de remplacement :

Dans cette version de la règle, un caractère de remplacement a été ajouté après « Personnel comptable » pour élargir la recherche. La condition serait alors la suivante : « Le titre ExpenseOwner commence par « Personnel comptable » ou est égal à « Directeur financier ».

L’opérateur est dans la liste / n’est pas dans la liste

Si <operand 1> est un champ de chaîne (par exemple, type de LineItem), la liste des opérateurs comprendra :

• Est dans la liste
• N’est pas dans la liste

Ces opérateurs sont particulièrement utiles lorsque la condition fait référence au champ « Type d’élément ». Il est assez courant que les règles de conformité ne s’appliquent qu’à des types d’éléments spécifiques. Voici un exemple de règle :

Cette version de la règle utilise l’opérateur correspond à pour se référer à une liste de types de dépenses (déjeuner, dîner, souper).

Si vous utilisez l’opérateur « est dans la liste », vous aurez la possibilité de choisir parmi une liste de types de dépenses définis. Ainsi, vous pouvez facilement ajouter ou supprimer des éléments de la liste sans avoir à connaître le nom exact de chaque type de dépense.

• Remarque : le nom du libellé du type de dépense s’affiche dans la liste. Il peut différer du nom du type de dépense dans la base de données.

Conditions complexes

L’éditeur de règles traitera un certain nombre de conditions complexes et vous présentera une série d’options parmi lesquelles vous pourrez choisir pour simplifier le processus de création de règles. Voici quelques exemples de ces conditions complexes :

• ExpenseOwner a un rôle
• LineItem est un doublon

Supposons que vous deviez rédiger une règle selon laquelle la condition ne doit s’appliquer que si un certain attribut de relation est attribué au ExpenseOwner. Les attributs de relation attribués à vos utilisateurs sont spécifiques à votre entreprise. Voici des exemples d’attributs de relations :

• Partie de / Bureau / New York
• Partie de / Service / Finances
• Partie de / Division / Widgets

Pour cet exemple, vous devez rédiger une règle qui s’applique uniquement aux ExpenseOwners basés dans les bureaux de New York ou de Boston.

1. Dans l’éditeur de règles, vous devez créer une condition avec « ExpenseOwner a un rôle ».

2. Une fois que l’option « a un rôle » a été sélectionnée dans l’éditeur de règles, vous verrez une série de champs dans la boîte à outils sur la droite.

3. En sélectionnant des valeurs dans les menus déroulants Sélectionner un rôle, Sélectionner le type d’entité et Sélectionner une entité, vous serez en mesure de générer votre condition rapidement et facilement.

• REMARQUE : Le sélecteur d’entités permet d’utiliser plusieurs valeurs, de sorte que vous pouvez sélectionner autant d’entités que vous le souhaitez.

Line Item est un doublon

Cette condition complexe est utilisée pour déterminer si le poste en cours d’enregistrement est le doublon d’un poste existant, soit sur la même note de frais, soit sur une note de frais différente pour la même personne à rembourser.

1. Créez une condition commençant par « ExpenseOwner » et cliquez sur SÉLECTIONNER L’ATTRIBUT pour que les options s’affichent dans la boîte à outils située à droite de l’écran.

2. Vous pouvez définir un enregistrement comme « doublon » de différentes manières. Peut-être que votre définition d’un poste doublon en est un qui correspond à la même personne à rembourser, la même date de transaction, le même type de dépense. Ou peut-être que votre définition d’un doublon est un poste correspondant à la même personne à rembourser, la même date de transaction, le même type de dépense et le même montant.

L’éditeur de règles vous permettra de choisir rapidement parmi un ensemble d’options définies en cliquant sur la boîte déroulante Stratégie.