Aller au contenu principal

Écran d'administration du personnel

L'écran d'administration du personnel permet aux utilisateurs disposant de privilèges d'administration d'ajouter des utilisateurs et de mettre à jour les options et les permissions des utilisateurs.

Cliquez sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR > DONNÉES DE RÉFÉRENCE > PERSONNES.

Afficher le dossier d'une personne

Pour afficher les informations d'un utilisateur, tapez son nom ou son titre en partie ou en entier dans le champ de recherche. Cliquez sur l’utilisateur souhaité pour afficher ses informations. Vous pouvez également parcourir la liste. Chaque fois que vous atteignez le bas de la liste, plus de résultats sont chargés.

 

Cliquez sur ATTRIBUTS DE RELATION pour accéder aux privilèges et rôles de l’utilisateur dans le système de Chrome River.

Ajouter un nouvel utilisateur

Cliquez sur le bouton bleu + et remplissez les informations de l’utilisateur.

  • Vous devrez entrer un mot de passe lors de la création d'un nouvel utilisateur. Lorsqu'un nouvel utilisateur accède à son compte avec ce mot de passe, il peut ensuite créer son propre mot de passe à partir du menu Settings.
  • Tous les nouveaux utilisateurs doivent être créés avec un statut « En attente ». Cela déclenche l'invite de réinitialisation du mot de passe lorsqu'ils se connectent pour la première fois. Ils seront « Actif » une fois qu'ils seront connectés. Afin de définir manuellement le statut de l'utilisateur, vous devez d'abord le créer en tant que « En attente », puis cliquer sur ENREGISTRER et enfin sur MODIFIER pour rouvrir le profil de l'utilisateur.

Modifier les options d'un utilisateur

Pour modifier l’enregistrement personnel d’un utilisateur, cliquez sur MODIFIER dans le coin supérieur droit.

  • À noter que les utilisateurs ne peuvent pas modifier leur propre dossier.

Les options de configuration qui s'affichent sont déterminées par votre entreprise. Vous trouverez ci-dessous une liste des options les plus courantes.

  • Prénom
  • Nom de famille
  • Title :Titre de l'utilisateur dans l'entreprise.
  • E-mail :Adresse de courrier électronique de l'utilisateur. À noter qu'elle ne peut être remplacée par une adresse courriel déjà enregistrée comme adresse supplémentaire de l'utilisateur.
  • Relève de : Superviseur de l'utilisateur.
  • Statut : Statut du compte de l'utilisateur.
  • En attente : Le dossier de l'utilisateur a été créé, mais ce dernier ne s'est pas encore connecté à l'application. Le statut passe à « Actif » après la première connexion.
  • Suppressions : Supprimé : indique qu'un utilisateur ne fait plus partie de votre organisation. Leurs données seront toujours disponibles pour les rapports et les délégués spéciaux ayant les autorisations requises pourront utiliser la fonction « Get Departed » pour accéder à leur tableau de bord en tant que délégué. Vous pouvez également réactiver l'utilisateur.
  • Désactivé : cette option purge complètement un utilisateur du système; par exemple, vous avez créé un utilisateur test ou envoyé un flux incorrectement et vous voulez que le système agisse comme si l'utilisateur n'existait pas. Il n'est pas recommandé de l'utiliser avec des utilisateurs qui quittent l'entreprise.
  • Actif : l'utilisateur peut accéder à Chrome River.
  • Interrompu : ce statut ne doit pas être utilisé.
  • Nom d'utilisateur : l'ID utilisé pour se connecter à Chrome River.
  • Mot de passe : le mot de passe de l'utilisateur pour l'application Chrome River.
  • ID Unique : l'ID entreprise unique de l'utilisateur, qui peut être le même que le nom d'utilisateur.
  • Identifiant de l'utilisateur pour l'interaction et Nom de l'interaction : les identifiants d'interaction de l'utilisateur permettant l'intégration avec le CRM (utilisés conjointement avec les types de dépenses qui ont un sélecteur d'invités).
  • Autorisations : cette option permet de contrôler le niveau d’accès de l'utilisateur aux diverses fonctionnalités de Chrome River.
  • Administrateur : l'utilisateur peut accéder aux paramètres d'administration de Chrome River. 
  • Recherche limitée sur le réseau : cochez cette case pour éviter que la liste des allocations de l'entreprise ne soit téléchargée et stockée sur l'ordinateur de l'utilisateur. Avant de se connecter directement au serveur de Chrome River, l'utilisateur sera invité à entrer le numéro d'allocation (plutôt qu'à le sélectionner dans une liste) dans l'application pour rechercher le dossier approprié.
  • Copier les attributs dépenses : cochez cette case si vous voulez que chaque nouvelle ligne d'élément ajoutée dans un rapport de dépenses affiche automatiquement l'objectif d'affaires et les autres données d'en-tête de la ligne d'élément précédemment ajoutée.
  • Super délégué : cochez cette case pour donner à l'utilisateur la possibilité de déléguer une tâche à n'importe quel utilisateur de l'entreprise.
  • Verrouillé (aucune mise à jour du flux) : cochez cette case pour éviter qu'un dossier ne soit touché par des modifications ou des suppressions dans le flux de personnes. Vous pourrez continuer de gérer les dossiers de personnes verrouillées, même s’ils ne sont pas inclus dans le flux, au moyen de l’écran d'administration du personnel.
  • Langue : sélectionnez la langue de préférence de l'utilisateur afin que le contenu de l'application s'affiche automatiquement dans cette langue.
  • Format de la date : Choisissez entre le format de date MM/JJ/AAAA (p. ex. 01/02/2020 pour le 2 janvier 2020) et JJ/MM/AAAA (p. ex. 02/01/2020 pour le 2 janvier 2020).
  • Format de la devise : choisissez entre le format de devise ###,###.00 (p. ex. 123,456.78 $) et ###.###,00 (p. ex., 123.456,78 $).
  • Format du courriel : déterminez votre préférence concernant les rapports et les notifications par courriel (HTML ou texte brut).
  • Tax Location (Emplacement de la taxe) : emplacement géographique de l’utilisateur pour déterminer les taux d’imposition.
  • Devise préférée : définissez la devise principale pour le remboursement de l'utilisateur.
  • Fournisseur préféré et Fournisseur de rechange : incluez jusqu'à deux ID fournisseur pour l'utilisateur.
  • Devise de rechange : définissez la devise secondaire pour le remboursement de l'utilisateur.
  • Devises supplémentaires : sélectionnez d'autres devises pour le remboursement de l'utilisateur.
  • Cliquez sur AJOUTER/MODIFIER DES DEVISES SUPPLÉMENTAIRES.
  • Commencez à taper le code de la devise ou sélectionnez-le à partir de la liste déroulante.
  • Cliquez sur ENREGISTRER.

Attributs de relation

Les utilisateurs peuvent se voir attribuer des rôles dans le système, comme l'appartenance à un bureau, à un service ou à un groupe de pratique en particulier. Ils peuvent aussi occuper des rôles multiples au sein d'une entité (groupe); par exemple, s'occuper de l'examen des comptes créditeurs pour deux bureaux différents. Selon les règles de votre entreprise, chaque rôle peut avoir des privilèges différents dans différents processus.

Ajouter UN RÔLE

Pour ajouter un attribut de relation, cliquez sur le bouton bleu + à droite de « Attributs de relation ».

Sélectionnez le rôle, le type d’entité et l’entité dans les menus déroulants et cliquez sur ENREGISTRER.

    • Remarque : Pour enregistrer, il faut sélectionner les trois attributs.

SUPPRIMER UN RÔLE

Pour supprimer un rôle pour un utilisateur, cliquez sur l’icône de la corbeille à droite du rôle.

  • Remarque : Les utilisateurs ne peuvent pas ajouter ou supprimer des attributs de relation pour leur propre compte.

Réinitialiser le mot de passe de l’utilisateur et déverrouiller le compte

Les comptes des utilisateurs seront verrouillés après cinq tentatives de connexion infructueuses. Les utilisateurs peuvent demander à réinitialiser leurs propres mots de passe par courriel. Pour connaître tous les détails, consultez la section Mot de passe oublié.

Dans les situations où la réinitialisation du courriel n’est pas possible, les administrateurs peuvent modifier les mots de passe des utilisateurs. Cela déverrouillera le compte et réinitialisera le nombre de tentatives de connexion du système afin que les utilisateurs puissent se connecter avec le nouveau mot de passe fourni par l’administrateur et le changer pour celui de leur choix. Un enregistrement du changement sera ajouté à la piste « PersonLoginAudit » à des fins d’audit.

1. Trouvez l’utilisateur dans la liste et cliquez sur MODIFIER pour ouvrir l’enregistrement de la personne.

2. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Identifiants et cliquez sur RÉINITIALISER LE MOT DE PASSE.

3. Saisissez le nouveau mot de passe dans les deux champs, puis cliquez sur ENREGISTRER.

4. Informez l’utilisateur du nouveau mot de passe et demandez-lui de se connecter à Chrome River et de le changer pour celui de son choix.

Cet article vous a-t-il été utile ?