Ajouter des lignes de commande via les sites Web des fournisseurs avec le Poinçonnage du catalogue

Si votre organisation a demandé à activer notre fonction Poinçonnage du catalogue, vous aurez la possibilité d’ajouter des postes aux demandes de bons de commande en faisant des achats directement dans le catalogue électronique du fournisseur en ligne. Une fois le paiement effectué sur le site du fournisseur, vous serez renvoyé(e) à Chrome River pour valider le bon de commande et le soumettre à l’approbation. Les articles seront expédiés après l’approbation du bon de commande.

Configurer le poinçonnage du catalogue

1. Pour activer le poinçonnage de catalogue pour votre organisation, un administrateur doit commencer par ouvrir un dossier dans le Service d’assistance de Chrome River pour activer la fonctionnalité.

2. Un administrateur devra créer un article de BC et des types de frais d’expédition s’ils n’existent pas encore dans la liste des types de dépenses de votre organisation. Le type de frais d’expédition peut être appelé « Livraison » ou tout autre terme choisi par votre organisation. Sa fonction est de distinguer les frais d’expédition/de livraison des coûts des articles dans la liste des postes de la ligne de commande. Consultez Administration des types de dépenses pour plus de détails sur la création de types de dépenses.

3. Ensuite, le type de frais d’expédition que vous avez créé devra être lié au Poinçonnage du catalogue via la liste déroulante dans PRÉFÉRENCES DU CLIENT > BON DE COMMANDE > GÉNÉRAL. Pour plus de détails, voir « Bon de commande - Type de frais d’expédition pour BC de poinçonnage » dans Préférences du client.

4. Un administrateur devra lier un compte de poinçonnage à l’adresse du fournisseur avant que les utilisateurs puissent commencer à accéder à la fonctionnalité. Consultez la section « Lien de poinçonnage vers le fournisseur » dans l’écran d’administration des factures des fournisseurs pour plus de détails.

Ajouter des articles de poinçonnage à un bon de commande

1. Sur l’écran Saisie du bon de commande, cliquez sur AJOUTER UNE LIGNE et sélectionnez POINÇONNAGE.

2. Sélectionnez le fournisseur dont vous souhaitez parcourir le catalogue. Veuillez noter qu’un seul fournisseur peut être sélectionné par bon de commande, mais vous pouvez demander des articles supplémentaires au même fournisseur en répétant ces étapes pour chaque article.

3. Ajoutez l’article souhaité à votre panier et passez à la caisse. Saisissez les informations de facturation, d’expédition et de paiement. Sur la dernière page, vous verrez une bannière indiquant que la commande doit être approuvée. Cliquez pour soumettre la commande pour approbation.

4. Sur l’écran de confirmation, cliquez sur FERMER.

5. Vous serez renvoyé(e) au bon de commande dans Chrome River. Si l’achat comprend des frais d’expédition, le système créera automatiquement des postes distincts, un pour le produit et un pour l’expédition.

Cliquez sur MODIFIER pour saisir les détails restants du bon de commande et valider les informations qui ont été saisies.

6. Le système remplira automatiquement des informations comme les coordonnées du fournisseur, le montant de la commande et la taxe. Vous devrez saisir manuellement les adresses d’expédition et de facturation.

7. Ensuite, vous devez sélectionner une allocation pour le poste. Cliquez sur les trois points et sélectionnez MODIFIER, puis faites défiler vers le bas pour choisir l’allocation.

8. Le seul champ standard que vous serez en mesure de modifier est la quantité. Si vous modifiez la quantité, ce nombre d’articles sera expédié après que le bon de commande ait été approuvé.

9. Pour ajouter un autre article du même fournisseur, cliquez sur AJOUTER UNE LIGNE et sélectionnez POINÇONNAGE.

• Pour ajouter un article provenant d’un autre fournisseur, vous devez créer un bon de commande distinct.

• Pour modifier le fournisseur de ce bon de commande, vous devez supprimer tous les postes, supprimer le fournisseur actuel et sélectionner le nouveau. Suivez ensuite les étapes ci-dessus pour ajouter des articles.