Créer un bon de commande

Chaque bon de commande d'un fournisseur est enregistré dans un dossier unique.

Dans le tableau de bord, cliquez sur le bouton +CRÉER du ruban Bons de commande.

Vous pouvez également cliquer sur le bouton + dans le coin supérieur droit de la liste des ébauches de bons de commande.

Joindre l'image

Il peut être utile de téléverser d'abord une image du devis du fournisseur afin que toutes les informations que vous devez saisir s'affichent à côté de l'écran de saisie du bon de commande.

Appuyez sur PARCOURIR LE FICHIER pour téléverser l'image du bon de commande.

Sur les ordinateurs de bureau, vous pouvez simplement glisser-déposer l'image sur le volet « Purchase Entry » (Saisie d'achat) afin de la téléverser.

L’image apparaîtra en dessous en mode vignette. Appuyez sur la vignette pour afficher l'image dans la boîte lumineuse.

• Sur les appareils avec écran large, la boîte lumineuse s'ouvre à la gauche de l'écran « PO Entry ».
• Sur les appareils avec petit écran, elle glisse dans l'écran « PO Entry ».

Consultez Spécifications des images jointes aux factures pour obtenir de plus amples renseignements sur les types d'images qui peuvent être téléversées aux factures et aux bons de commande.

Informations de l'en-tête du bon de commande

Veuillez noter que les champs de l'écran de saisie du bon de commande de votre organisation peuvent varier.

• Nom du fournisseur : le nom du fournisseur peut être saisi de différentes manières.
• Commencez à taper le nom ou l'identifiant du fournisseur, puis sélectionnez-le dans la liste déroulante. Plus le nombre de caractères tapés est élevé, plus la liste des résultats est précise.
• Vous pouvez également faire défiler la liste complète. Les fournisseurs récemment utilisés apparaîtront en haut de la liste avec une icône d'horloge à gauche.
• Si vous ne trouvez pas le fournisseur ou s'il n'existe pas, cliquez sur le bouton CRÉER UN FOURNISSEUR TEMPORAIRE pour créer une demande de nouveau fournisseur temporaire. Consultez la section Créer un nouvel fournisseur temporaire pour obtenir de plus amples renseignements.



• Adresse du fournisseur : utilisez le menu déroulant de l'adresse pour sélectionner l'adresse du fournisseur à utiliser. Si un nouveau fournisseur temporaire a été créé, il n'est pas nécessaire de créer une adresse. Le spécialiste des fournisseurs de votre entreprise gérera les nouvelles informations sur les fournisseurs.
• Numéro du bon de commande :il sera généré automatiquement.
• Date du bon de commande
• Montant du bon de commande : saisissez le montant du bon de commande ou cliquez sur l'icône de calculatrice pour effectuer une addition, une soustraction, une multiplication ou une division.
• Remarque : sélectionnez la flèche qui pointe vers le haut dans le coin supérieur droit de la calculatrice pour afficher un ruban électronique des quatre dernières entrées. S’il y a plus que quatre entrées, utilisez la barre de défilement pour revoir et vérifier l’entrée de données. Cliquez la touche ENTRÉE pour additionner la dernière entrée et mettre à jour le champ du montant.



• Devise : les codes de devise sont automatiquement remplis dans ce champ selon l'adresse du fournisseur sélectionnée. Si nécessaire, sélectionnez le bon code à l'aide du menu déroulant. Le système met quotidiennement à jour le taux de change à partir de XE.com à minuit UTC et s'en sert pour fournir une estimation du taux de change selon la date du bon de commande.

• Référence : saisissez tout numéro de référence associé au bon de commande.

Informations détaillées du bon de commande

Veuillez noter que les champs de la section « Détail du bon de commande » de votre organisation peuvent varier.

• Note de service sur la demande : saisissez les informations qui apparaîtront dans l'avis de remise du chèque imprimé.

• Demandeur : utilisez le menu déroulant Demandeur pour sélectionner la personne qui a demandé les biens ou les services sur le bon de commande.

• Description : Le texte entré ici apparaîtra automatiquement dans chaque description de poste (où il peut être modifié s'il y a lieu).

• Urgent : cochez cette case si le traitement doit être accéléré.

• Date de livraison : date à laquelle les biens ou les services sont censés être livrés.

• Date promise : date à laquelle les marchandises seront expédiées.

• Date d'annulation : date limite de livraison des biens ou services.

• Adresse de livraison : l'adresse à laquelle les biens ou services doivent être livrés.

• Adresse de facturation : l'adresse à laquelle la facture doit être envoyée.

• À l'attention de : utilisez le menu déroulant pour sélectionner la personne à l'attention de qui s'adresse le bon de commande.

• Autorisé par : utilisez le menu déroulant pour sélectionner la personne qui a autorisé le bon de commande.

• Date de création : La date à laquelle le bon de commande a été créé.

• Nom du créateur : Le nom de la personne qui a créé le bon de commande.

Modalités

Votre organisation peut avoir des conditions générales standards qui doivent être jointes à l’en-tête ou aux articles sur un bon de commande.

• Pour les ajouter à l'en-tête, utilisez le menu déroulant de la section Modalités de l'écran de saisie du bon de commande pour sélectionner l'ensemble des modalités appropriées qui s'appliquent à l'ensemble du bon de commande.

• Pour ajouter des modalités à une ligne d'élément spécifique, cliquez sur le menu de la ligne et sélectionnez MODIFIER.

Sélectionnez maintenant l'ensemble des modalités qui s'appliquent à cette ligne et cliquez sur le bouton vert ENREGISTRER.

Commentaires

L’onglet Commentaires vous permet de fournir des informations supplémentaires. Ces commentaires sont affichés en ordre chronologique.

Saisissez votre commentaire dans la zone de texte et cliquez sur PUBLIER.

Allocation - Informations sur les dépenses

Cliquez sur AJOUTER DÉPENSE pour ajouter des lignes d'élément à la demande de bon de commande.

Sélectionnez le type d'élément dans la mosaïque. Certains types d'articles peuvent avoir des sous-types parmi lesquels choisir.

Lorsque vous avez saisi les détails de la ligne, cliquez sur le bouton vert ENREGISTRER.

Annuler les modifications

Vous pouvez annuler les modifications apportées à un bon de commande à tout moment avant qu'il n'ait été soumis ou enregistré, sauf s'il comporte une ou plusieurs lignes d'éléments.

Si vous n'avez pas encore enregistré l'ébauche et que vous cliquez sur ANNULER, l'entrée sera supprimée et ne s'affichera pas dans votre liste d'ébauches.

Si la facture a déjà été enregistrée et que vous appuyez sur ANNULER, seules les modifications que vous avez apportées depuis le dernier enregistrement seront annulées.

Enregistrer vs Envoyer

Si le bon de commande n’est pas prêt à être soumis ou approuvé, cliquez sur ENREGISTRER pour le conserver dans son état actuel (c.-à-d. dans les brouillons de bons de commande ou sur le tableau de bord d’approbation). Vous pourrez modifier la facture à partir de n'importe quel emplacement jusqu'à ce qu'elle soit envoyée.

Si le bon de commande est prêt pour l’acheminement de l’approbation, cliquez sur ENVOYER, puis APPROUVER dans la liste déroulante.

Vous devrez confirmer que vous approuvez le bon de commande. Vous pouvez sélectionner un vérificateur supplémentaire dans la liste déroulante et ajouter un commentaire si vous le désirez.