Utiliser Uber for Business avec Emburse Enterprise

Emburse Enterprise propose l’intégration des dépenses avec l’application de covoiturage Uber for Business pour pouvoir soumettre et traiter automatiquement les reçus Uber dans Emburse Enterprise. Les reçus d'Uber sont envoyés automatiquement à l'adresse courriel professionnelle des utilisateurs qui ont activé cette fonction dans leur profil d'entreprise Uber, et transférés à receipt@thirdparty.chromefile.com. À des fins de création des note de frais, chaque dépense réalisée dans Uber entraînera la création d'un reçu au format HTML dans Emburse Enterprise. Les reçus Uber seront enregistrés dans le type de dépenses « Taxi », et les reçus Uber Eats seront enregistrés dans la catégorie « Repas ». Après la réception et le traitement du reçu Uber, les utilisateurs recevront une notification de reçu habituelle par courriel.

Veuillez noter qu'il existe un intervalle de 11 heures entre le moment où Uber envoie un reçu à l'utilisateur et le moment où Uber envoie le reçu à Emburse Enterprise.

Connecter Emburse Enterprise à votre profil professionnel Uber

Si vous ne possédez pas encore de compte Uber, créez un nouveau compte au moyen de l'adresse électronique principale associée à votre compte utilisateur Emburse Enterprise.

1. Lancez l’application Uber, puis appuyez sur le bouton situé dans le coin supérieur gauche.

2. Sélectionnez PORTEFEUILLE.

3. Faites défiler la page jusqu'à la section Ride Profiles, puis appuyez sur COMMENCER À UTILISER UBER FOR BUSINESS. Si cette option ne s'affiche pas dans la liste, c'est que votre organisation n'a pas encore activé Uber for Business.

4. Appuyez sur CRÉER UN PROFIL D’ENTREPRISE.

5. Appuyez sur ACTIVER.

6. Saisissez l'adresse électronique principale associée à votre compte Emburse Enterprise, puis appuyez sur SUIVANT.

7. Sélectionnez le mode de paiement de vos déplacements professionnels sur Uber.

8. Sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez recevoir les rapports de déplacement avec Uber. Vous pourrez modifier ce choix plus tard dans les paramètres Portefeuille > Ride Profiles > Entreprise > Rapports de trajet. APPUYEZ SUR SUIVANT

9. Sélectionnez Emburse Enterprise dans la liste des fournisseurs de dépenses.

10. Vous verrez un écran de confirmation, mais avant de pouvoir utiliser votre profil d'entreprise pour payer les trajets Uber, vous devrez confirmer votre adresse courriel.

Cliquez sur le lien dans le courriel qui vous a été envoyé par Uber ou suivez les instructions ci-dessous.

Confirmer votre adresse courriel

Si vous ne recevez pas de courriel de vérification de la part d'Uber, vous pouvez en déclencher un manuellement.

1. Lancez l’application Uber, puis appuyez sur votre icône d’utilisateur situé dans le coin supérieur gauche.

2. Sélectionnez PORTEFEUILLE.

3. Appuyez sur BUSINESS.

4. Appuyez sur FOURNISSEUR DE DÉPENSES.

5. Confirmez que votre adresse courriel est exacte, puis appuyez sur RENVOYER LA CONFIRMATION.

6. Ouvrez le courriel d’Uber et appuyez sur ACTIVER EMBURSE ENTERPRISE.

Utilisation de Uber for Business

1. Ouvrez l'application et appuyez sur POUR ALLER OÙ? pour rechercher votre destination.

2. Saisissez le nom ou l’adresse du lieu désiré.

3. Sélectionnez le type de trajet désiré. Si PERSONNEL s’affiche au-dessus du bouton Confirmer, appuyez dessus pour passer à un profil d’entreprise.

4. Appuyez sur le bouton gris ENTREPRISE. Il devient bleu pour indiquer l'interrupteur.

5. Appuyez ensuite sur le X dans le coin supérieur gauche pour revenir à votre trajet.

6. Appuyez sur le bouton CONFIRMER.

7. Le reçu de votre trajet sera automatiquement envoyé à votre adresse courriel professionnelle, ainsi qu'en copie conforme à l'adresse receipt@thirdparty.chromefile.com. À des fins de création des note de frais, chaque dépense réalisée dans Uber entraînera la création d'un reçu au format HTML dans Emburse Enterprise. Après la réception et le traitement du reçu Uber, vous recevrez la notification de reçu habituelle par courriel.

Si vous ajoutez un pourboire, vous recevrez un second courriel avec la mention « UBER Tip Charge ». Vous ne verrez que le montant du pourboire de cette deuxième transaction dans Emburse Enterprise, et il sera fusionné avec le deuxième montant débité sur la carte bancaire.