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Verwaltungsmenü „Personen“

Im Verwaltungsmenü „Personen“ können Benutzer mit Administratorrechten andere Benutzer hinzufügen und deren Optionen und Berechtigungen aktualisieren.

Klicken Sie auf ADMIN-EINSTELLUNGEN > STAMMDATEN > PERSONEN.

Personendatensatz anzeigen

Um Informationen über einen Benutzer anzusehen, geben Sie den Namen, die Berufsbezeichnung, den Benutzernamen oder die E-Mail-Adresse ganz oder teilweise in das Suchfeld ein. Klicken Sie auf den gewünschten Benutzer, um dessen personenbezogenen Informationen anzuzeigen. Sie können auch durch die Liste scrollen. Jedes Mal, wenn Sie das Ende der Liste erreichen, werden weitere Ergebnisse geladen.

 

Klicken Sie auf BEZIEHUNGSATTRIBUTE, um zu den Berechtigungen und Funktionen des Benutzers im Chrome River-System zu gelangen.

Neuen Benutzer hinzufügen

Klicken Sie auf den blauen Plus-Button (+) und geben Sie die Benutzerinformationen ein.

  • Wenn Sie einen neuen Benutzer erstellen, werden Sie aufgefordert, ein Passwort einzugeben. Nachdem sich der neue Benutzer mit diesem Passwort angemeldet hat, kann er in den Kontoeinstellungen ein eigenes Passwort definieren.
  • Alle neuen Benutzer müssen mit dem Status „Ausstehend“ angelegt werden. Dies löst die Aufforderung zum Zurücksetzen des Passworts aus, wenn sie sich zum ersten Mal anmelden. Sie werden „aktiv“, sobald sie sich angemeldet haben. Um den Status des Benutzers manuell festzulegen, müssen Sie ihn zunächst als Ausstehend anlegen, auf SPEICHERN klicken, und dann auf BEARBEITEN klicken, um das Benutzerprofil erneut zu öffnen.

Benutzeroptionen bearbeiten

Um Personendatensätze zu bearbeiten, klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf BEARBEITEN.

  • Beachten Sie, dass Benutzer Ihre eigenen Datensätze nicht bearbeiten können.

Die angezeigten Konfigurationsoptionen werden von Ihrem Unternehmen bestimmt. Im Folgenden sehen Sie eine Liste der häufigsten Optionen.

  • Vorname
  • Nachname
  • Titel:Positionsbezeichnung des Benutzers im Unternehmen
  • E-Mail:E-Mail-Adresse des Benutzers. Beachten Sie, dass als alternative E-Mail-Adresse keine Adresse eingegeben werden kann, die bereits existiert.
  • Berichtet an: Vorgesetzter: Der Benutzer berichtet an diese Person.
  • Status: Kontostatus des Benutzers
  • Ausstehend: Der Datensatz wurde zwar für den Benutzer erstellt, dieser hat sich aber bisher noch nicht angemeldet. Nach dem ersten Anmelden verändert sich der Status zu „Aktiv“.
  • Gelöscht: Benutzer ist nicht mehr Teil des Unternehmens. „Gelöschte“ Datensätze sind weiterhin im Reporting abrufbar. Super-Delegierte mit entsprechenden Rechten können über die Funktion Ausgeschiedene aufrufen als Delegierte auf deren Dashboard zugreifen. Sie können den Benutzer auch wieder aktivieren.
  • Deaktiviert: Dies kann zum Beispiel für Testbenutzer-Profile nützlich sein oder wenn Sie einen falschen Feed löschen wollen – das System reagiert, als hätte der Benutzer nie existiert. Diese Option wird für Benutzer, die das Unternehmen verlassen, nicht empfohlen.
  • Aktiv: Benutzer kann auf Chrome River zugreifen.
  • Ausgesetzt: Dieser Status sollte nicht benutzt werden.
  • Benutzername: ID für das Anmelden in Chrome River
  • Passwort: Benutzerpasswort für die Chrome River-Anwendung
  • Unique ID: Unique ID: einzigartige Firmen-ID des Benutzers – kann dem Benutzernamen entsprechen.
  • Interaktion Benutzer-ID und Interaktion Name: Benutzerdaten für die Interaktion, die mit dem Interaktion-CRM integriert werden (wird in Verbindung mit Ausgabetypen benutzt, die eine Gastauswahl erlauben).
  • Berechtigungen: Verwaltung der Zugriffsrechte für verschiedene Funktionen in Chrome River.
  • Verwaltung: Der Benutzer kann auf die Administrator-Einstellungen in Chrome River zugreifen. 
  • Begrenzte Netzwerksuche: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um zu verhindern, dass die Unternehmensliste der Zuordnungen auf den Computer des Benutzers heruntergeladen oder dort gespeichert werden kann. Bevor der Benutzer direkt auf den Chrome River-Server zugreifen kann, um nach der gewünschten Zuordnung zu suchen, muss dieser zuerst die Zuordnungs-Nummer eingeben. Diese kann nicht aus einer Liste ausgewählt werden.
  • Ausgaben-Eigenschaften kopieren: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie möchten, dass jede neue Belegposition, die der Reisekostenabrechnung hinzugefügt wird, automatisch mit dem Geschäftszweck und anderen Header-Daten der vorherigen Position ausgefüllt wird.
  • Super-Delegierter: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie möchten, dass der Benutzer für jeden Benutzer im Unternehmen arbeiten kann.
  • Gesperrt (keine Feed-Updates): Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit sich Veränderungen im Personen-Feed nicht auf Personendatensätze auswirken. Sie können gesperrte Personendatensätze weiterhin über das Verwaltungsmenü „Personen“ verwalten, obwohl sie nicht im Feed erscheinen.
  • Sprache: Wählen Sie die bevorzugte Sprache für den jeweiligen Benutzer aus, damit die Anwendung Inhalte automatisch in dieser Sprache anzeigt.
  • Datumsformat: Bevorzugtes Datumsformat: MM/DD/YYYY (z. B. 01/02/2020 für 2. Januar 2020) oder DD/MM/YYYY (z. B. 02/01/2020 für 2. Januar 2020)
  • Währungsformat: Bevorzugtes Währungsformat: ###,###.00 (z. B. $123,456.78) oder ###.###,00 (z. B. $123.456,78)
  • E-Mail-Format: bevorzugte E-Mail-Benachrichtigungen und Berichte (HTML oder Text)
  • Steuerstandort: Standort des Benutzers für die Berechnung der Steuersätze.
  • Bevorzugte Währung: primäre Währung für Rückerstattungen
  • Bevorzugter und Alternativer Lieferant: Bis zu zwei Lieferanten-IDs können pro Benutzer hinzugefügt werden.
  • Alternative Währung: sekundäre Währung für Rückerstattungen
  • Zusätzliche Währungen: weitere Währungen für Rückerstattungen
  • Klicken Sie auf ZUSÄTZLICHE WÄHRUNGEN HINZUFÜGEN/BEARBEITEN.
  • Geben Sie den Währungscode ein oder wählen Sie einen aus der Drop-down-Liste aus.
  • Klicken Sie auf SPEICHERN.

Beziehungsattribute

Sie können Benutzern verschiedene Funktionen wie Büro, Abteilung oder Trainingsgruppe zuweisen. Benutzer können auch mehrere Funktionen in einer Liste (Gruppe) einnehmen. Sie können AP Review beispielsweise für zwei verschiedene Standorte ausführen. Je nachdem, welche Regeln Ihr Unternehmen vorgibt, kann jede Funktion unterschiedliche Berechtigungen in unterschiedlichen Prozessen inne haben.

FUNKTION HINZUFÜGEN

Um ein Beziehungsattribut hinzuzufügen, klicken Sie auf den blauen Plus-Button(+), der sich rechts von „Beziehungsattribute“ befindet.

Wählen Sie die Funktion, den Listentyp und die Liste aus dem Dropdown-Menü aus und klicken Sie auf SPEICHERN.

    • Hinweis: Alle drei Eigenschaften müssen ausgewählt sein, damit die neue Funktion gespeichert werden kann.

FUNKTION LÖSCHEN

Um eine Funktion zu entfernen, klicken Sie auf das sich rechts von der Funktion befindende Papierkorb-Symbol.

  • Hinweis: Benutzer können eigenen Konten keine Beziehungsattribute hinzufügen und vorhandene nicht löschen.

Benutzerpasswort zurücksetzen und Konto entsperren

Benutzerkonten werden nach fünf fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen gesperrt. Benutzer können das Zurücksetzen ihrer eigenen Passwörter per E-Mail anfordern. Weitere Informationen finden Sie hier: Passwort vergessen

In Situationen, in denen das Zurücksetzen per E-Mail nicht möglich ist, können Administratoren die Passwörter der Benutzer für sie ändern. Dadurch wird das Konto entsperrt und die Anzahl der Anmeldeversuche des Systems zurückgesetzt, so dass sich Benutzer mit dem neuen, vom Administrator bereitgestellten Passwort anmelden und es auf eines ihrer Wahl ändern können. Eine Aufzeichnung der Änderung wird dem „PersonLoginAudit“-Trail zu Audit-Zwecken hinzugefügt.

1. Suchen Sie den Benutzer in der Liste und klicken Sie auf BEARBEITEN, um den Personendatensatz zu öffnen.

2. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Zugangsdaten und klicken Sie auf PASSWORT ZURÜCKSETZEN.

3. Geben Sie das neue Passwort in beide Felder ein und klicken Sie dann auf SPEICHERN.

4. Benachrichtigen Sie den Benutzer über das neue Passwort und fordern Sie ihn auf, sich bei Chrome River anzumelden und es auf eines seiner Wahl zu ändern.

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