Bestellung erstellen Jede Bestellung für einen Lieferanten oder Händler wird in einen eigenen, eindeutigen Datensatz eingegeben. Klicken Sie im Dashboard im Menüband Bestellungen auf +ERSTELLEN. Alternativ können Sie oben rechts in der Liste Bestellungsentwürfe auf die Schaltfläche + klicken. Bild anhängen Es kann hilfreich sein, zunächst ein Bild des Angebots des Lieferanten hochzuladen, damit alle Informationen, die Sie eingeben müssen, neben dem Bildschirm für die Bestellerfassung angezeigt werden. Klicken Sie auf DATEI SUCHEN, um das Bild der Bestellung hochzuladen. Auf Desktop-Computern können Sie das Bild einfach auf den Bestelleingabe-Bereich ziehen, um es hochzuladen. Das Bild wird unten als Miniaturansicht angezeigt. Tippen Sie auf die Miniaturansicht, um das entsprechende Bild in einer Lightbox anzeigen zu lassen. Auf Geräten mit breitem Bildschirm öffnet sich die Lightbox links vom Bestell-Eingabefenster. Auf Geräten mit kleinem Bildschirm erscheint die Lightbox über dem Bestell-Eingabefenster. Weitere Informationen zu den Arten von Bildern, die als Rechnungen und Bestellungen hochgeladen werden können, finden Sie hier: Rechnungsbildspezifikationen Informationen im Header der Bestellung Beachten Sie, dass die Felder im Bildschirm für die Bestellerfassung Ihres Unternehmens variieren können. Lieferanten Name: Der Lieferant kann auf verschiedene Arten eingegeben werden. Beginnen Sie mit der Eingabe des Lieferantennamens oder der Lieferanten-ID und wählen Sie ihn dann aus der Dropdown-Liste aus. Je mehr Zeichen eingegeben werden, desto spezifischer ist die Ergebnisliste. Alternativ können Sie durch die gesamte Liste blättern. Zuletzt verwendete Lieferanten erscheinen oben in der Liste mit einem Uhrsymbol auf der linken Seite. Kann ein Lieferant nicht gefunden werden oder existiert er gar nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche VORÜBERGEHENDEN LIEFERANTEN ERSTELLEN, um eine temporäre Lieferantenanfrage zu erstellen. Weitere Informationen über alle Standardberichte finden Sie in dem Artikel Neuen vorübergehenden Lieferanten erstellen. Lieferantenadresse: Verwenden Sie das Dropdown-Menü „Adresse“, um auszuwählen, welche Lieferantenadresse verwendet werden soll. Wenn ein vorübergehender neuer Lieferant angelegt wurde, muss keine Lieferantenadresse erstellt werden. Der Lieferantenspezialist Ihres Unternehmens wird die Informationen zu den neuen Lieferanten verwalten. Bestellnummer:Diese wird automatisch generiert. Datum Bestellung Bestellbetrag: Geben Sie den Rechnungsbetrag ein oder klicken Sie auf das Taschenrechnersymbol, wenn Sie eine der Rechenarten Addition, Subtraktion, Multiplikation oder Division ausführen möchten. Hinweis: Wenn Sie im Rechner rechts oben den PFEIL NACH OBEN auswählen, werden Ihnen die letzten vier elektronisch gespeicherten Einträge angezeigt. Wenn mehr als vier Einträge vorhanden sind, können Sie die Scroll-Leiste verwenden, um frühere Dateneingaben einzusehen. Klicken Sie auf die EINGABE-Taste, um den letzten Eintrag zu summieren und das Betragsfeld zu aktualisieren. Währung: Der Währungscode wird automatisch entsprechend der ausgewählten Lieferantenadresse ausgewählt. Wählen Sie ggf. den richtigen Code über die Dropdown-Liste aus. Der Wechselkurs wird täglich um 00:00 Uhr UTC über XE.com aktualisiert. So kann das System anhand des Bestelldatums eine Schätzung für den Wechselkurs ermitteln. Referenz: Geben Sie eine beliebige Referenznummer ein, die mit der Bestellung verknüpft wird Bestellung Detaillierte Informationen Beachten Sie, dass die Felder im Bereich „Details zur Bestellung“ Ihres Unternehmens variieren können. Memo anfordern: Geben Sie hier Informationen ein, die auf dem gedruckten Check-Zahlungsnachweis erscheinen sollen. Anforderer: Verwenden Sie die Dropdown-Liste „Anforderer“, um die Person auszuwählen, die die Waren oder Dienstleistungen der Bestellung angefordert hat. Beschreibung: Der hier eingegebene Text erscheint automatisch in der Beschreibung jeder Belegposition (und kann dort ggf. angepasst werden). Dringend: Markieren Sie dieses Kästchen, wenn die Bearbeitung beschleunigt werden muss. Liefertermin: Das Datum, an dem die Waren oder Dienstleistungen voraussichtlich geliefert werden. Versprochenes Datum: Das Datum, an dem die Waren versandt werden. Abbruchdatum: Die Lieferfrist für die Waren oder Dienstleistungen. Lieferadresse: Die Adresse, an die die Waren oder Dienstleistungen geliefert werden sollen. Rechnungsadresse: Die Adresse, an die die Rechnung geschickt werden soll. Aufmerksamkeit auf: Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um die Person auszuwählen, auf dessen Aufmerksamkeit die Bestellung markiert ist. Autorisiert von: Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um die Person auszuwählen, die die Bestellung autorisiert hat. Erstellungsdatum: Das Datum, an dem die Bestellung erstellt wurde. Name des Erstellers: Der Name der Person, die die Bestellung erstellt hat. Allgemeine Geschäftsbedingungen Ihr Unternehmen hat möglicherweise standardmäßige Allgemeine Geschäftsbedingungen, die an die Kopfzeile oder die Belegpositionen einer Bestellung angehängt werden müssen. Um diese zur Kopfzeile hinzuzufügen, verwenden Sie das Dropdown-Menü im Bereich „Allgemeine Geschäftsbedingungen“ des Bildschirms für die Bestelleingabe, um die entsprechenden AGB auszuwählen, die für die gesamte Bestellung gelten. Um AGB zu einer bestimmten Belegposition hinzuzufügen, klicken Sie auf das Belegpositionsmenü und wählen Sie BEARBEITEN. Wählen Sie nun die entsprechenden AGB aus, die für diese Belegposition gelten, und klicken Sie auf die grüne Schaltfläche SPEICHERN. Kommentare In der Registerkarte „Kommentare“ können Sie zusätzliche Informationen angeben. Die Kommentare werden nach Datum geordnet angezeigt. Geben Sie Ihren Kommentar in das Textfeld ein und klicken Sie auf POST. Zuordnung – Ausgabeninformationen Klicken Sie auf AUSL. HINZF., um der Bestellanforderung Belegpositionen hinzuzufügen. Wählen Sie den Positionstyp aus dem Mosaik aus. Einige Positionstypen bieten Subtypen zur Auswahl an. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche SPEICHERN, wenn Sie die Details zu den einzelnen Belegpositionen eingegeben haben. Bearbeitungen abbrechen Sie können Änderungen an einer Bestellung jederzeit abbrechen, bevor sie eingereicht oder gespeichert wurde, es sei denn, sie enthält eine oder mehrere Belegpositionen. Wenn Sie den Entwurf noch nicht gespeichert haben, klicken Sie auf ABBRECHEN, damit der Eintrag gelöscht wird und nicht in Ihrer Liste von Entwürfen erscheint. Wenn die Bestellung bereits gespeichert wurde, brechen Sie mit ABBRECHEN nur die Änderungen ab, die seit der letzten Speicherung vorgenommen wurden. Speichern vs. senden Klicken Sie auf SPEICHERN, wenn die Bestellung noch nicht eingereicht oder genehmigt werden soll. So behält sie ihren aktuellen Status (d.h., sie bleibt in „Bestellungsentwürfe“ oder auf dem Genehmigungen-Dashboard). An beiden Orten können Sie die Rechnung bearbeiten, solange Sie sie noch nicht eingereicht haben. Sobald die Bestellung das Genehmigungsrouting durchlaufen kann, klicken Sie auf SENDEN und wählen Sie anschließend im Dropdown-Menü GENEHMIGEN aus. Danach müssen Sie bestätigen, dass Sie die Bestellung genehmigen. Optional können Sie im Drop-down-Menü einen zusätzlichen Prüfer auswählen und einen Kommentar hinzufügen. War dieser Beitrag hilfreich? 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