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Rechnungen über Vorlagen vorausfüllen und vorzuweisen

Mit den Rechnungsvorlagen von Emburse Enterprise können Benutzer Rechnungen zur Nutzung im ganzen Unternehmen vorausfüllen und vorweisen. Sie sind besonders nützlich bei geteilten Ausgaben, die mehreren Abteilungen und nicht nur einem einzelnen Benutzer zugewiesen sind. Kunden, die Emburse Enterprise CAPTURE oder OCR VISION verwenden, können mit Standardvorlagen automatisch Belegpositionen erstellen lassen.

Rechnungsvorlage erstellen

1. Befolgen Sie die Schritte in Rechnung erstellen, um die Rechnung zu erstellen, die Sie als Vorlage speichern möchten. Sämtliche Felder sind optional, auch Lieferant.

2. Sie müssen Belegpositionen hinzufügen und den Rechnungsentwurf vollständig zuordnen, um ihn als Vorlage zu speichern, der Rechnungsbetrag muss also der Summe der Beträge der Belegpositionen entsprechen. Befolgen Sie die Schritte unter Beträge zuordnen. Die Proportionen, die den Ausgabentypen in der Vorlage zugeordnet wurden, werden automatisch auf jede mit dieser Vorlage erstellten Rechnung angewendet.

  • Wenn Ihre Vorlage beispielsweise einen Betrag von 100 $ hat, von dem 50 $ einem Kostencode zugeordnet sind und 50 $ einem anderen, wird der Rechnungsbetrag in jeder Rechnung, die auf Grundlage dieser Vorlage erstellt wird, zu gleichen Teilen aufgeteilt.

3. Wie bei jeder Rechnung können Sie der Vorlage Vermerke hinzufügen oder Bilder hochladen.

4. Klicken Sie oben rechts auf das Symbol mit den drei Punkten und wählen Sie IN VORLAGE UMWANDELN oder IN (STANDARD-)VORLAGE UMWANDELN.

  • Zu Vorlage konvertieren: Wenn die Rechnung vollständig zugeordnet ist, kann sie als Vorlage gespeichert und zur Erstellung ähnlicher Rechnungen verwendet werden.
  • In (Standard-)Vorlage umwandeln: Wenn die Rechnung vollständig zugeordnet ist und es keine Vorlagen mit der gleichen Kombination aus Lieferant, Lieferantenadresse, Anforderer (falls zutreffend) und Kundenadresse (falls zutreffend) gibt, kann sie als eine Standardvorlage gespeichert und zur Erstellung von Belegpositionen auf Rechnungen verwendet werden, die via Emburse Enterprise CAPTURE oder OCR-VISION generiert werden. Weitere Informationen finden Sie nachstehend unter Standardvorlagen verwenden.

5. Das System prüft, ob die Vorlage vollständig zugeordnet ist, bevor sie akzeptiert wird. Dann wird die Vorlage gespeichert.

Rechnungsvorlage bearbeiten oder löschen

Nach dem Speichern kann eine Vorlage nur von einem Administrator über das Menü Rechnungsverwaltung bearbeitet oder gelöscht werden. Vorlagen sind weder im Rechnungs-Dashboard noch im Anfrage-Dashboard sichtbar.

1. Klicken Sie in der Rechnungsverwaltung auf ERWEITERTE SUCHE.

2. Klicken Sie auf STATUS in der linken Navigationsleiste und setzen Sie ein Häkchen bei Vorlage und, falls gewünscht, bei Standardvorlage .

    • Um diese Suche für einen leichteren Zugriff auf Vorlagen in der Zukunft zu speichern, klicken Sie vor der Suche auf SPEICHERN.
    • Benennen Sie die Suche und klicken Sie auf SPEICHERN.
    • Klicken Sie beim nächsten Mal einfach auf GESPEICHERTE SUCHANFRAGEN in der Rechnungsverwaltung und wählen Sie Ihre gespeicherte Vorlagensuche.

Klicken Sie dann auf SUCHE.

3. Wählen Sie die gewünschte Vorlage in der Liste aus und klicken Sie auf BEARBEITEN oder LÖSCHEN. Sie können auch auf die Vorlage in der Liste doppelklicken, um diese zu öffnen, und dann auf BEARBEITEN oder LÖSCHEN klicken.

Rechnung mit einer Rechnungsvorlage erstellen

1. Klicken Sie im Rechnungs-Eingabefenster auf das Symbol mit den drei Punkten und anschließend auf VORHERIGE RECHNUNGEN.

2. Verwenden Sie das Dropdown-Menü Typ, um Vorlagen nach Typ zu filtern, geben Sie weitere Suchkriterien ein und klicken Sie auf SUCHE.

3. Wählen Sie die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf KOPIEREN.

4. Geben Sie das gewünschte Datum und den Betrag für die Rechnung ein, die Sie mit der Vorlage erstellen, und klicken Sie auf KOPIEREN.

5. Das Rechnungs-Eingabefenster wird entsprechend der Vorlage ausgefüllt und die Zuordnung erfolgt. Die Rechnung kann nun gespeichert oder eingereicht werden.

Standardvorlagen verwenden

Emburse Enterprise bietet Kunden die Möglichkeit, Standardvorlagen für die Verwendung mit Emburse Enterprise CAPTURE oder OCR VISION zu erstellen. Wenn Rechnungen über eine dieser Methoden in Emburse Enterprise importiert werden, gleicht das System sie mit den passenden Standardvorlagen ab, um automatisch Belegpositionen in diesen Rechnungen zu erstellen.

Um eine Standardvorlage zu erstellen, befolgen Sie die Schritte oben unter Rechnungsvorlage erstellen und wählen Sie IN (STANDARD-)VORLAGE UMWANDELN. Um eine Rechnung als Standardvorlage zu speichern, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

  1. Die Rechnung muss vollständig zugeordnet sein. Der Rechnungsbetrag muss der Summe der Beträge der Belegpositionen entsprechen.
  2. Es kann sein, dass es keine andere Vorlage mit der gleichen Kombination aus Lieferant, Lieferantenadresse, Anforderer (falls zutreffend) und Kundenadresse (falls zutreffend) gibt. Ein Feld, das leer gelassen wird, zählt als ein Wert, der nicht von einer anderen Vorlage kopiert werden darf.

Nachdem Sie eine Standardvorlage erstellt haben, greift CAPTURE oder OCR VISION darauf zu, um den passenden in Emburse Enterprise erstellten Rechnungen automatisch Belegpositionen hinzuzufügen.

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