Per E-Mail genehmigen

Emburse Enterprise sendet Ihnen per E-Mail Spesen, die Ihre Genehmigung erfordern, und Sie können direkt aus der Genehmigungs-E-Mail heraus Maßnahmen ergreifen.

Bevor Sie beginnen

• Genehmigungen per E-Mail müssen von der primären E-Mail-Adresse Ihres Kontos bei Emburse Enterprise aus eingesandt werden, es sei denn, Ihr Unternehmen hat in Ihren Kontoeinstellungen die Funktion aktiviert, dass von jeder E-Mail-Adresse aus Genehmigungen eingesandt werden können. Vollständige Details finden Sie unter „Persönliche Einstellungen“ in Benutzerkontoeinstellungen anpassen.
• Auf einigen mobilen Geräten kann das Feld „Von“ in der Genehmigungs-E-Mail standardmäßig die primäre E-Mail-Adresse des Geräts verwenden und nicht die E-Mail-Adresse Ihres Emburse Enterprise-Kontos. Vergewissern Sie sich, dass die Absenderadresse korrekt ist, bevor Sie Senden klicken.
• Wenn Sie Apple Mail unter iOS 26.1 verwenden, funktionieren die Schaltflächen Akzeptieren oder Zurücksenden in Genehmigungs-E-Mails möglicherweise nicht wie erwartet. Drücken und halten Sie stattdessen die Schaltfläche und wählen Sie anschließend im Menü E-Mail aus, um die Aktion erfolgreich abzuschließen.

Alle Ausgaben genehmigen

Dies entspricht der Auswahl von Einreichen in Emburse Enterprise und genehmigt alle Einzelpositionen im Report.

1. Wählen Sie die grüne Schaltfläche Akzeptieren aus.
2. Ein neuer E-Mail-Entwurf wird automatisch geöffnet.
3. Um Fragen oder Kommentare hinzuzufügen, geben Sie diese oberhalb des weitergeleiteten Textes ein.
4. Wählen Sie Senden.

Alle Spesen zurücksenden

Dies entspricht der Auswahl von Alle zurücksenden in Emburse Enterprise und lehnt alle Einzelpositionen im Report ab.

1. Wählen Sie die rote Schaltfläche Zurücksenden aus.
2. Ein neuer E-Mail-Entwurf wird automatisch geöffnet.
3. Um Kommentare einzufügen, geben Sie diese oberhalb des weitergeleiteten Textes ein.
4. Wählen Sie Senden.

Bestimmte Einzelpositionen genehmigen oder zurücksenden

Um nur bestimmte Spesen in einem Report zu genehmigen oder zurückzusenden, müssen Sie sich bei Emburse Enterprise anmelden.

Wählen Sie den Link Belege anzeigen unten in der E-Mail, um den Report direkt in Emburse Enterprise aufzurufen. Weitere Einzelheiten erfahren Sie unter Ausgaben in Emburse Enterprise genehmigen.

RKA-Genehmigung Fehler-Benachrichtigung

Sollten Sie versuchen, eine Ausgabe via E-Mail zu genehmigen, die sich unterdessen verändert hat – wie zum Beispiel, wenn der Reisende eine Reisekostenabrechnung zurückgezogen und erneut eingereicht hat –, erhalten Sie eine solche Fehler-Benachrichtigung zur RKA-Genehmigung. Sie werden darauf hingewiesen, Ihren Genehmigungsversuch erneut und mit der neuesten Genehmigungs-E-Mail-Benachrichtigung für den besagten RKA-Bericht zu versuchen.

Beobachter-Funktion für Genehmigungen

In Emburse Enterprise können einzelne Benutzer die Berechtigung erhalten, bestimmte Spesenabrechnungen, Belegpositionen oder Vor-Genehmigungen im Laufe ihres Genehmigungsvorgangs zu beobachten. Mit dieser Erlaubnis sind selbst automatisch genehmigte Positionen einsehbar. Benutzer können – auf Kriterien Ihres Unternehmens basierend – bei E-Mail-Benachrichtigungen, die Genehmigungen betreffen, in CC gesetzt werden. Die Benutzer mit der Beobachter-Funktion erhalten dann die gleichen Benachrichtigungen, die an den Genehmiger gesandt werden. Diese E-Mails enthalten jedoch nicht die Schaltflächen „AKZEPTIEREN“ und „RÜCKSENDUNG“.

Falls Sie daran interessiert sind, diese Option in Ihrem Unternehmen zu implementieren, kontaktieren Sie uns über den Support.

Informationen dazu, wie Sie Beobachtern das Anzeigen von Belegen über die Links in Genehmigungs-E-Mails ermöglichen, finden Sie unter „Unbefugten Benutzern das Anzeigen von Bildlinks in Genehmigungs-E-Mails ermöglichen“ in Verwaltung der Zugriffsberechtigungen.