Per E-Mail genehmigen

Chrome River sendet Ihnen Ausgaben, die auf Ihre Genehmigung warten, per E-Mail. Sie können alle Ausgaben nur mit dieser Methode genehmigen oder zurückgeben – alle Anpassungen von Belegpositionen müssen online in Chrome River vorgenommen werden.

Genehmigung per E-Mail

Über die E-Mail, die Sie von Chrome River erhalten, haben Sie die Möglichkeit, entweder alle Ausgaben zur Zahlung zu genehmigen oder alle Ausgaben an den Reisenden zurückzusenden und Fragen oder Kommentare hinzuzufügen, indem Sie einfach auf den AKZEPTIEREN-Button oder den ZURÜCKSENDEN-Button klicken (dies gilt für Benutzer, die E-Mails im HTML-Format erhalten). Benutzer, die textbasierte E-Mails erhalten, können die E-Mail weiterleiten.

• Um nur einzelne Belegpositionen in einer Reisekostenabrechnung zu genehmigen oder zurückzusenden, müssen Sie sich in Chrome River anmelden.
• Klicken Sie auf den Link BELEGE ANZEIGEN unten in der E-Mail, um den Bericht direkt in der Chrome River App aufzurufen. Sie müssen sich bei der Chrome River App anmelden, wenn Sie nicht bereits im selben Browser angemeldet sind.
• Hinweis: Wenn Ihnen die Genehmigung nicht mehr zugewiesen ist, können Sie die Belege nicht mehr über den Link in der E-Mail anzeigen. Wenn Sie diesen Bericht beispielsweise bereits genehmigt oder zurückgesendet haben, wird er zum nächsten Schritt des Genehmigungsvorgangs weitergeleitet, und der Link BELEGE ANZEIGEN in der E-Mail funktioniert nicht mehr für Sie.
• Die Ausnahme wäre, wenn Ihr Unternehmen „Anzeigen von Belegen bei Genehmigungs-E-Mails ohne Autorisierung zulassen“ über das Verwaltungsmenü „Zugriffsberechtigungen“ aktiviert hat. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Beobachter-Funktion für Genehmigungen.

Genehmigungen per E-Mail dürfen nur von der primären E-Mail-Adresse Ihres Kontos bei Chrome River aus eingesandt werden, es sei denn, Ihr Unternehmen hat in Ihren Kontoeinstellungen die Funktion aktiviert, dass von jeder E-Mail-Adresse aus Genehmigungen eingesandt werden können.

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Ausgabe per E-Mail weiterzuleiten:

1. Klicken Sie auf AKZEPTIEREN. Dadurch wird eine neue E-Mail erstellt, die gesendet werden muss, damit die Änderung auch in Chrome River angezeigt wird. Geben Sie Fragen oder Kommentare einfach über der weitergeleiteten Nachricht in das Textfeld der E-Mail ein und klicken Sie anschließend auf SENDEN.

Eine E-Mail an eine dieser Adressen entspricht einem Klick auf SENDEN in Chrome River EXPENSE. Dadurch werden sofort alle Belegpositionen der Reisekostenabrechnung genehmigt.

1. Klicken Sie auf RÜCKSENDUNG. Dadurch wird eine neue E-Mail erstellt, die gesendet werden muss, damit die Änderung auch in Chrome River angezeigt wird. Geben Sie Fragen oder Kommentare einfach über der weitergeleiteten Nachricht in das Textfeld der E-Mail ein und klicken Sie anschließend auf SENDEN.

Eine E-Mail an eine dieser Adressen entspricht einem Klick auf ALLE ZURÜCKSENDEN in Chrome River EXPENSE online. Dadurch werden sofort alle Belegpositionen der Reisekostenabrechnung abgelehnt.

Hinweis: Bestimmte mobile Endgeräte füllen das E-Mail-Feld „Von“ automatisch mit der Standard-E-Mail-Adresse für das Gerät, anstatt mit der E-Mail-Adresse, an welche die Genehmigungsbenachrichtigung gesendet wurde. Vergewissern Sie sich, dass das „Von“-Feld Ihre primäre E-Mail-Adresse des Chrome River-Kontos enthält, bevor Sie in Ihrer Genehmigungs- oder Rücksende-E-Mail auf SENDEN klicken.

RKA-Genehmigung Fehler-Benachrichtigung

Sollten Sie versuchen, eine Ausgabe via E-Mail zu genehmigen, die sich unterdessen verändert hat – wie zum Beispiel, wenn der Reisende eine Reisekostenabrechnung zurückgezogen und erneut eingereicht hat –, erhalten Sie eine solche Fehler-Benachrichtigung zur RKA-Genehmigung. Sie werden darauf hingewiesen, Ihren Genehmigungsversuch erneut und mit der neuesten Genehmigungs-E-Mail-Benachrichtigung für den besagten RKA-Bericht zu versuchen.

Beobachter-Funktion für Genehmigungen

In Chrome River können einzelne Benutzer die Berechtigung erhalten, bestimmte Reisekostenabrechnungen, Belegpositionen oder Vor-Genehmigungen im Laufe ihres Genehmigungsvorgangs zu beobachten. Mit dieser Erlaubnis sind selbst automatisch genehmigte Positionen einsehbar. Benutzer können – auf Kriterien Ihres Unternehmens basierend – bei E-Mail-Benachrichtigungen, die Genehmigungen betreffen, in CC gesetzt werden. Die Benutzer mit der Beobachter-Funktion erhalten dann die gleichen Benachrichtigungen, die an den Genehmiger gesandt werden. Diese E-Mails enthalten jedoch nicht die Schaltflächen „GENEHMIGEN“ und „RÜCKSENDUNG“.

Falls Sie daran interessiert sind, diese Option in Ihrem Unternehmen zu implementieren, wenden Sie sich bitte an uns über den Chrome River Helpdesk.

Informationen dazu, wie Sie Beobachtern das Anzeigen von Belegen über die Links in Genehmigungs-E-Mails ermöglichen, finden Sie unter „Unbefugten Benutzern das Anzeigen von Bildlinks in Genehmigungs-E-Mails ermöglichen“ in Verwaltung der Zugriffsberechtigungen.