Ausgaben in Emburse Enterprise genehmigen

Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen können Spesenabrechnungen in Emburse Enterprise und per E-Mail genehmigen. Einzelheiten dazu, wie Ausgaben zur Genehmigung in Emburse Enterprise weitergeleitet werden, finden Sie unter Routing-Prozess zur Genehmigung von Ausgaben.

Zugriff auf Berichte, die auf Genehmigung warten

Wenn Sie Teil des Genehmigungsvorgangs sind und Positionen auf Ihre Genehmigung warten, erscheint auf dem Dashboard eine orangefarbene Benachrichtigungsleiste. Klicken Sie auf eine der Genehmigungsarten, um zum Genehmigungen-Dashboard zu gelangen.

Sie können auch über den MENÜ-Button oben links auf Ihre Genehmigungen zugreifen. Die Anzahl der ausstehenden Genehmigungen wird in dem gelben Kreis angezeigt.

Die Liste Genehmigungen erforderlich zeigt alle Ausgaben an, die Sie noch auf der Registerkarte Spesenabrechnung genehmigen müssen, einschließlich des Report-Inhabers, des Report-Namens, der Report-ID, des Einreichungsdatums, des ausgegebenen Betrags und des Währungscodes.

Wählen Sie einen zu genehmigenden Bericht aus

Schnellsuche

1. Klicken Sie auf das Vergrößerungsglas-Symbol, um den Reisenden oder die RKA-ID schnell zu finden.

2. In der Drop-down-Liste können Sie den Reisenden oder die RKA-ID auswählen und dann im Suchfeld danach suchen.

• Bei der Suche nach Reisenden können Sie auch nach dem Titel suchen
• Um nach der RKA-ID zu suchen, müssen Sie die vollständige ID-Nummer eingeben.

3. Ihre Suchergebnisse bleiben – auch nach dem Öffnen und Schließen von Reports – erhalten, bis Sie auf ABBRECHEN klicken oder Sie das Genehmigungen-Dashboard verlassen.

Genehmigungen sortieren und filtern

Klicken Sie auf die Schaltfläche SORT oben rechts, um die Liste nach Datum, Nachnamen, Betrag, Validierungs- oder Zuordnungsdatum zu sortieren.

• Mit dem Filterkriterium Validiert werden alle Ausgaben angezeigt, für die Warnungen vorliegen.

Über den SORT-Button können Sie außerdem auf Filter zugreifen. Sie können Ihre Genehmigungen nach den von Ihrem Unternehmen festgelegten Kriterien filtern. Sie können auch benutzerdefinierte Filter erstellen.

Überprüfung ausblenden

Wenn Sie Mitglied einer großen Gruppe von Genehmigern sind, verwenden Sie den Filter ÜBERPRÜFUNG AUSBLENDEN, um nur die Berichte in Ihren Genehmigungslisten anzuzeigen, die derzeit nicht von anderen Genehmigern geprüft werden. Wenn ein Bericht in der gefilterten Liste von einem anderen Prüfer geöffnet wird, wird er aus der Liste entfernt.

Vorschau für Berichtsinformationen anzeigen

Um Berichtsinformationen aus der Liste „Genehmigungen erforderlich“ anzuzeigen, klicken Sie auf den Berichtsnamen. Die Berichtsvorschau wird auf der rechten Seite angezeigt.

Profil des Berichtseigentümers anzeigen

Klicken Sie in der Berichtsvorschau auf den Namen des Berichtseigentümers, um auf dessen Profil zuzugreifen.

Profile enthalten Informationen wie z. B. den Reisenden-Titel, die E-Mail-Adresse und die zugewiesenen Funktionen. Klicken Sie auf WEITERE ANZEIGEN, um alle Informationen anzuzeigen.

Der Abschnitt „Genehmiger-Kommentare“ des Benutzerprofils ermöglicht es Genehmigern, untereinander private Kommentare über den Benutzer auszutauschen. Außerdem können sie das Benutzerrisiko besser einschätzen, bevor sie eine Spesenabrechnung genehmigen.

Genehmiger-Kommentare sind nur für autorisierte Genehmiger sichtbar, die über eine Regel zur Benutzerautorisierung Berechtigung dazu erhalten haben. Auf ihren eigenen Benutzerprofilen können Genehmiger keine Kommentare einsehen.

Aktionen für Berichtsvorschau

In der Vorschau haben Sie die Möglichkeit, eine komplette Spesenabrechnung zu genehmigen oder zurückzusenden. Klicken Sie einmal auf eine der in der Liste aufgeführten Spesenabrechnungen, damit eine Vorschau erscheint. Falls notwendig, können Sie mit der Bildlaufleiste an der Seite nach oben oder unten scrollen.

Aus der Vorschau genehmigen

Wenn Sie in der Vorschau auf GENEHMIGEN klicken, werden alle Belegpositionen des Berichts sofort genehmigt. Sobald der Genehmiger die Spesenabrechnung genehmigt und auf den zweiten GENEHMIGEN-Button klickt, wird die gesamte Spesenabrechnung zum nächsten Schritt des Genehmigungsvorgangs weitergeleitet.

Wenn Ihr Unternehmen die Funktion „Zusätzlicher Genehmiger“ aktiviert hat, finden Sie unter Hinzufügen eines zusätzlichen Expense Approvers Informationen zum Hinzufügen eines zweiten Genehmigers zum Routing-Prozess des Berichts.

Aus der Vorschau zurückkehren

Wenn Sie auf RÜCKSENDUNG klicken, werden alle Belegpositionen in der Spesenabrechnung umgehend abgelehnt. Sobald der Genehmiger seinen Vermerk in das Feld eingegeben und auf RÜCKSENDUNG geklickt hat, wird die gesamte Spesenabrechnung an den Reisenden zurückgesandt.

Andere Aktionen in der Vorschau

Klicken Sie auf die Schaltfläche WEITERE AKTIONEN, um auf andere Funktionen im Vorschaubildschirm zuzugreifen.

• Öffnen: Öffnen Sie die Spesenabrechnung, um einzelne Belegpositionen zu genehmigen oder zurückzusenden.
• Nachverfolgung: Folgen Sie dem gesamten Laufgang der Spesenabrechnung durch den Genehmigungsrouting-Vorgang.
• PDF: Mit dieser Funktion werden verschiedene Versionen des PDF Report der Spesenabrechnung angezeigt:
• Nur das Deckblatt
• Vollständiger Bericht
• Vollständiger Report mit Vermerken und Belegen
• Vollständiger Report mit Belegen
• Nur Belege anzeigen

Berichtspositionen anzeigen

Wenn Sie eine Spesenabrechnung öffnen, können Sie Belegpositionen einzeln genehmigen oder zurücksenden, anstatt auf eine gesamte Spesenabrechnung in einem Zug zu reagieren.

Bericht öffnen

Um einen Report zu öffnen, doppelklicken Sie in der Liste der Genehmigungen auf den Report, klicken Sie in der Vorschau auf den Namen des Reports oder klicken Sie oben links in der Vorschau unter WEITERE AKTIONEN auf ÖFFNEN.

Belegposition anzeigen

Um eine Belegposition anzuzeigen, klicken Sie auf den Namen dieses Einzelpostens.

Vorabgenehmigungen anzeigen, die an Belegpositionen angehängt sind

Wenn die von Ihnen zu genehmigende Ausgabe mit einer Vorabgenehmigung verknüpft ist, können Sie die entsprechenden Details aufrufen, indem Sie auf den PDF-Download-Button neben dem Namen der Angewandten Vor.-Genehmigung klicken. So können Sie ganz einfach die ursprüngliche Vorabgenehmigung mit der verknüpften Spesenabrechnung vergleichen.

Verwenden der Abgleichsfunktion, um die Genehmigungen von Belegpositionen zu verfolgen

In Benutzerkonten, die über entsprechende Berechtigungen verfügen, erscheint oberhalb jeder Belegposition, für die eine Vorschau ausgewählt wurde, ein ABGLEICHEN-Button.

• Klicken Sie auf Mobilgeräten auf WEITER AKTIONEN, um ABGLEICHEN anzuzeigen.

Mit dieser Funktion können Sie, sogar nachdem Sie eine Spesenabrechnung geschlossen und erneut geöffnet haben, abgleichen und nachverfolgen, welche Belegpositionen Sie überprüft haben und welche noch ausstehen.

Eine bereits überprüfte und genehmigte Position wird durch ein grünes Häkchen gekennzeichnet.

Eine überprüfte und zurückgesandte Position wird durch einen roten Pfeil gekennzeichnet.

Wenn eine Position erneut oder näher überprüft werden muss, klicken Sie auf den ABGLEICH RÜCKG.-Button. Wenn Sie eine abgeglichene Belegposition schließlich absenden, wird der abgeschlossene Abgleichungsprozess mit einem blauen Symbol angezeigt, wodurch die Weiterleitung zum nächsten Schritt des Genehmigungsvorgangs gekennzeichnet wird.

Aus der Spesenabrechnung genehmigen

Wenn Sie eine Spesenabrechnung öffnen, die zur Genehmigung gesendet wurde, sehen Sie alle Belegpositionen auf der Abrechnung. Sofern keine Compliance-Warnungen vorliegen, werden Belegpositionen standardmäßig als genehmigt markiert. Sie sehen ein grünes Häkchen an den Belegpositionen in der Liste.

Wenn alle Einzelposten zur Genehmigung bereit sind, klicken Sie zur Bestätigung auf GENEHMIGEN.

Wenn Ihr Unternehmen die Funktion „Zusätzlicher Genehmiger“ aktiviert hat, finden Sie unter Hinzufügen eines zusätzlichen Expense Approvers Informationen zum Hinzufügen eines zweiten Genehmigers zum Routing-Prozess des Berichts.

Belegpositionen anpassen

Je nach Konfiguration Ihres Unternehmens werden Ihnen auf der Ebene der Belegpositionen die Schaltflächen RÜCKSENDEN, ANPASSEN oder NEU ZUWEISEN angezeigt. Wenn Sie die Option ANPASSEN sehen, können Sie Änderungen an Belegpositionen vornehmen.

Sie können auf einzelne Belegpositionen klicken, um sie als angepasst zu markieren. Wenn Ihr Unternehmen die Massenbearbeitung von Einzelposten aktiviert hat, können Sie bestimmte Felder mehrerer Einzelposten gleichzeitig bearbeiten, indem Sie die Kontrollkästchen auf der linken Seite aktivieren und unten auf die blaue Schaltfläche „Positionen bearbeiten“ klicken. Ausführliche Informationen finden Sie unter „Ausgaben bearbeiten oder in großen Mengen bearbeiten“ unter Erstellen einer Spesenabrechnung.

 

Wenn Sie auf BEARB. klicken, können Sie folgende Angaben ändern:

• Ausgabentyp:Sie können auch die Kachel für den Ausgabentyp anpassen. Beachten Sie, dass es nie möglich ist, den Ausgabentyp von oder zu den übergeordneten Ausgabentypen Tagespauschale oder Hotel zu wechseln. Darüber hinaus kann es in Ihrem Unternehmen Konfigurationen geben, die den Wechsel zu oder von bestimmten anderen Ausgabentypen einschränken.
• Datum*
• Genehmigter Betrag: Beachten Sie, dass der angepasste Betrag niemals den ursprünglichen Betrag übersteigen darf, den der Reisende eingereicht hat.
• Geschäftszweck
• Beschreibung*
• Zuordnung: Beachten Sie, dass Genehmiger bei der Zuordnung nicht „Persönliche Kosten“ auswählen dürfen.
• Benutzerdefinierte Felder (UDAs)*
• Steuer: Wenn Ihr Unternehmen diese Funktion konfiguriert hat, können Sie einzelne Steuereinträge in Situationen löschen, in denen sie nicht zutreffen. Entfernen Sie Steuerzeilen einzeln, indem Sie auf das X klicken, oder klicken Sie auf ALLE ENTFERNEN, um alle Steuerzeilen zu löschen. Wenn Sie auf ALLE WIEDERHERSTELLEN klicken, werden die ursprünglichen Steuerinformationen wiederhergestellt.

*Ihr Unternehmen muss die Möglichkeit zur Bearbeitung dieser Felder über die Zugriffsberechtigungen aktivieren. Siehe „Erweiterte Anpassungsmöglichkeiten für Expense Approver ermöglichen“ im Thema Verwaltung der Zugriffsberechtigungen.

Sie können außerdem ein Bild anhängen, ein bereits vorhandenes Bild aus einer Belegposition in eine andere verschieben oder ein Bild aus einer Belegposition in den Header verschieben und umgekehrt.

Das Hinzufügen eines Anpassungs-Vermerks ist erforderlich, doch je nach Konfiguration Ihrer Organisation bleibt es Ihnen selbst überlassen, ob Sie den Reisenden über die Anpassungen informieren. Anpassungs-Vermerke haben eine Begrenzung von 2.000 Zeichen.

Klicken Sie auf SPEICHERN.

Wenn Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen haben und die Genehmigung abschließen können, klicken Sie auf EINREICHEN.

Belegposition zurückgeben

Je nach Konfiguration Ihres Unternehmens werden Ihnen auf der Ebene der Belegpositionen die Schaltflächen RÜCKSENDEN, ANPASSEN oder NEU ZUWEISEN angezeigt. Wenn Sie die Option RÜCKSENDEN sehen, können Sie einzelne Belegpositionen zurückgeben.

Die Rücksendung ermöglicht es Ihnen, einzelne Belegpositionen abzulehnen, mit Ausnahme von deutschen Tagespauschale-Belegpositionen, die alle zusammen zurückgesendet werden müssen. 

Sie können auf einzelne Belegpositionen klicken, um sie als zurückgesandt zu markieren.

Wenn Sie auf RÜCKSENDUNG klicken, müssen Sie in einem Kommentar an den Reisenden den Grund für die Rücksendung der Belegposition darlegen. Rücksendungs-Kommentare haben eine Begrenzung von 2.000 Zeichen.

Wenn Sie auf SPEICHERN klicken, wird die Position zunächst nur als zur Rücksendung bereit markiert, jedoch noch nicht zurückgesandt.

• Wenn Sie beispielsweise die Spesenabrechnung schließen, ohne auf SENDEN zu klicken und diese später über eine unmittelbare Genehmigungsmethode wie „Aus der Vorschau genehmigen“ senden möchten, oder indem Sie auf GENEHMIGEN in der Spesengenehmigungs-E-Mail klicken, werden die von Ihnen als „zurückgesandt“ markierten Positionen stattdessen genehmigt.

Nachdem Sie auf SPEICHERN klicken, erscheint die Schaltfläche GENEHMIGEN erneut in der Vorschau der Einzelposition, um Ihnen die Möglichkeit zu geben, Ihre Rücksendung rückgängig zu machen.

Um die Belegposition an den Reisenden zurückzusenden, müssen Sie auf SENDEN klicken (nachdem Sie die anderen Belegpositionen der Spesenabrechnung überprüft haben).

Rückgabe aller Belegpositionen aus der Spesenabrechnung

Mit der Schaltfläche RÜCKSENDEN links unter der Liste der Belegpositionen der Spesenabrechnung werden direkt alle Belegpositionen des Reports zurückgesandt, selbst die als „genehmigt“ markierten.

Wenn Sie auf diesen Button klicken, müssen Sie einen Kommentar eingeben und anschließend auf einen zweiten RÜCKSENDUNG-Button unter dem Kommentar klicken.

Kommentare eingeben

Wenn Sie einen Bericht genehmigen oder zurücksenden, können Sie zusätzlich zur Eingabe von Kommentaren diese auch direkt aus der Vorschau der Ausgabenübersicht in Ihrem Dashboard für Genehmigungen eingeben.

Massengenehmigung, Rückgabe oder Neuzuordnung von Spesenabrechnungen

Wenn Ihre Organisation die Funktion Sammelgenehmigungen von Emburse Enterprise aktiviert hat, können Sie mehrere Ausgaben gleichzeitig genehmigen, zurückgeben oder neu zuweisen.

Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Ausgaben in der Liste „Genehmigungen“, und klicken Sie dann auf NEU ZUWEISEN, RÜCKSENDUNG oder GENEHMIGEN ganz unten auf der Liste.

• Um alle aktuell im Dashboard geladenen Ausgaben auszuwählen, markieren Sie das Kontrollkästchen oben.

Die ausgewählten Ausgaben können in mehreren Währungen sein, aber der Gesamtbetrag der Ausgaben wird nur angezeigt, wenn alle ausgewählten Ausgaben in derselben Währung vorliegen.

Je nach gewählter Funktion erscheint ein anderes Popup-Fenster:

• Neu zuweisen: Wählen Sie den Genehmiger aus, dem Sie diese Reports neu zuweisen möchten, geben Sie eine Notiz ein und klicken Sie auf NEU ZUWEISEN.

• Rücksendung: Sie müssen einen Kommentar eingeben, um mit der Rücksendung fortzufahren.

• Genehmigen: Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtige Anzahl von Abrechnungen ausgewählt haben, bevor Sie auf GENEHMIGEN klicken.

Es ist auch möglich, nur auf eine Spesenabrechnung zu reagieren, auch wenn Sie mehrere Abrechnungen in der Liste ausgewählt haben. Klicken Sie einfach auf diese Abrechnung, um eine Vorschau anzuzeigen, und wählen Sie dann die gewünschte Schaltfläche für Genehmigungen in der Vorschau. Nur diese Abrechnung wird genehmigt, zurückgegeben oder neu zugewiesen. Die anderen ausgewählten Abrechnungen bleiben ausgewählt, damit Sie Genehmigungen erteilen können.