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Ausgaben in Chrome River genehmigen

Auf Genehmigungen zugreifen

Wenn Sie Teil des Genehmigungsvorgangs sind und Positionen auf Ihre Genehmigung warten, erscheint auf dem Dashboard eine gelbe Benachrichtigungsleiste. Klicken Sie auf eine der Zahlen, um zum Genehmigungen-Dashboard zu gelangen.

Sie können auch über den MENÜ-Button oben links auf Ihre Genehmigungen zugreifen. Die Anzahl der ausstehenden Genehmigungen wird in dem gelben Kreis angezeigt.

Die Liste „Genehmigungen erforderlich“ zeigt alle Ausgaben an, die Sie noch genehmigen müssen, einschließlich des RKA-Inhabers, des RKA-Namens, der RKA-ID, des Einreichungsdatums, des ausgegebenen Betrags und des Währungscodes.

Genehmigungsindikator in Echtzeit

Wenn Sie ein Mitglied einer Gruppe zur Audit-Genehmigung sind – wie AP Review –, dann sehen Sie ein „wird geprüft“-Statuslabel auf den Berichten, die zurzeit von mindestens einem Gruppenmitglied geprüft werden. Das Label verbleibt, bis der letzte Genehmiger den Genehmigungsprozess abgeschlossen hat.

In der Übersicht Ausgaben werden die Namen der anderen Genehmigenden angezeigt, die diesen Bericht derzeit prüfen. Wenn die Liste sehr lang ist, müssen Sie auf den Link „[Name] und weitere Benutzer“ klicken, um alle Namen anzuzeigen.

Schnellsuche

1. Klicken Sie auf das Vergrößerungsglas-Symbol, um den Reisenden oder die RKA-ID schnell zu finden.

2. In der Drop-down-Liste können Sie den Reisenden oder die RKA-ID auswählen und dann im Suchfeld danach suchen.

  • Bei der Suche nach Reisenden können Sie auch nach dem Titel suchen
  • Um nach der RKA-ID zu suchen, müssen Sie die vollständige ID-Nummer eingeben.

 

3. Oberhalb der Ergebnisliste werden Ihre Sucheinstellungen beschrieben.

4. Ihre Suchergebnisse bleiben – auch nach dem Öffnen und Schließen von Berichten – erhalten, bis die Suche abgebrochen wird oder Sie das Genehmigungen-Dashboard verlassen.

Genehmigungen sortieren und filtern

Klicken Sie auf die Schaltfläche SORT oben rechts, um die Liste nach Datum, Nachnamen, Betrag, Validierungs- oder Zuweisungsdatum zu sortieren.

  • Mit dem Filterkriterium Validiert werden alle Ausgaben angezeigt, für die Warnungen vorliegen.

Über den SORT-Button können Sie außerdem auf Filter zugreifen. Sie können Ihre Genehmigungen nach den von Ihrem Unternehmen festgelegten Kriterien filtern.

Überprüfung ausblenden

Wenn Sie Mitglied einer großen Gruppe von Genehmigern sind, verwenden Sie den Filter ÜBERPRÜFUNG AUSBLENDEN, um nur die Berichte in Ihren Genehmigungslisten anzuzeigen, die derzeit nicht von anderen Genehmigern geprüft werden. Wenn ein Bericht in der gefilterten Liste von einem anderen Prüfer geöffnet wird, wird er aus der Liste entfernt.

Benutzerdefinierten Filter erstellen

1. Klicken Sie im Dropdown-Menü des SORT-Buttons auf NEUEN FILTER ERSTELLEN.

2. Geben Sie einen Namen für den Filter ein.

3. Klicken Sie unter „Filterregeln“ auf FILTERTYP HINZUFÜGEN, um einen der folgenden Filtertypen auszuwählen:

  • Zuweisungsdatum: Zeigt nur die Dokumente an, die im angegebenen Datumsbereich zugewiesen wurden.

  • Mir direkt zugewiesen: Bei Aktivierung dieses Filtertyps werden ausschließlich Ihnen direkt zugewiesene Ausgaben angezeigt und über das Gruppen-Routing zugewiesene Berichte oder Belegpositionen werden herausgefiltert.

  • Zugewiesen zu Liste: Mit diesem Filtertyp werden ausschließlich Ausgaben angezeigt, die einer bestimmten Gruppe zugewiesen wurden, abhängig von drei Variablen: Funktionen, Listentypen und Listen. Benutzer können für ihr Genehmigungen-Dashboard bis zu drei Listenfilter erstellen und speichern.

  • Land des Reisenden: Dieser Filtertyp zeigt eine Drop-down-Liste von Ländern und deren Codes an, mit der Sie aus den aufgelisteten Genehmigungen, die herausfiltern können, die Benutzer in einem bestimmten Land betreffen.

  • Reisenden-Liste: Dieser Filtertyp zeigt eine Drop-down-Liste von Funktionen, Listentypen und Listen an, mit der Sie aus den aufgelisteten Genehmigungen diejenigen herausfiltern können, die eine bestimmte Gruppe von Reisenden betreffen.

 

4. Wählen Sie die erwünschten Filterkriterien aus und klicken Sie auf SPEICHERN.

Benutzerdefinierten Filter bearbeiten oder löschen

Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben dem Filter, den Sie bearbeiten möchten, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie dann auf SPEICHERN. Sie können einen benutzerdefinierten Filter auch über den Bearbeiten-Bildschirm löschen.

Benutzer-Profile

Klicken Sie in der Vorschau auf den Namen des Eigentümers der Reisekostenabrechnung, um auf dessen Profil zuzugreifen.

Profile enthalten Informationen wie z. B. den Reisenden-Titel, die E-Mail-Adresse und die zugewiesenen Funktionen. Klicken Sie auf WEITERE ANZEIGEN, um alle Informationen anzuzeigen.

Genehmiger-Kommentare

Der Abschnitt „Genehmiger-Kommentare“ des Benutzerprofils ermöglicht es Genehmigern, untereinander private Kommentare über den Benutzer auszutauschen. Außerdem können sie das Benutzerrisiko besser einschätzen, bevor sie eine Reisekostenabrechnung genehmigen.

Genehmiger-Kommentare sind nur für autorisierte Genehmiger sichtbar, die über eine Regel zur Benutzerautorisierung Berechtigung dazu erhalten haben. Auf ihren eigenen Benutzerprofilen können Genehmiger keine Kommentare einsehen.

Aus der Vorschau genehmigen/zurücksenden

In der Vorschau haben Sie die Möglichkeit, eine komplette Reisekostenabrechnung zu genehmigen oder zurückzusenden. Klicken Sie einmal auf eine der in der Liste aufgeführten Reisekostenabrechnungen, damit eine Vorschau erscheint. Falls notwendig, können Sie mit der Bildlaufleiste an der Seite nach oben oder unten scrollen.

Aus der Vorschau zurücksenden

Wenn Sie auf RÜCKSENDUNG klicken, werden alle Belegpositionen in der Reisekostenabrechnung umgehend abgelehnt. Sobald der Genehmiger seinen Vermerk in das Feld eingegeben und auf RÜCKSENDUNG geklickt hat, wird die gesamte Reisekostenabrechnung an den Reisenden zurückgesandt.

Aus der Vorschau genehmigen

Wenn Sie auf GENEHMIGEN klicken, werden alle Belegpositionen in der Reisekostenabrechnung genehmigt. Sobald der Genehmiger die Reisekostenabrechnung genehmigt und auf den zweiten GENEHMIGEN-Button klickt, wird die gesamte Reisekostenabrechnung zum nächsten Schritt des Genehmigungsvorgangs weitergeleitet.

Andere Aktionen in der Vorschau

Klicken Sie auf den Namen des Berichts in der Vorschau, um ihn zu öffnen und einzelne Belegpositionen zu genehmigen oder zurückzusenden.

Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten, um andere Funktionen in der Vorschau-Ansicht aufzurufen.

  • Öffnen: Öffnen Sie die Reisekostenabrechnung, um einzelne Belegpositionen zu genehmigen oder zurückzusenden.
  • Nachverfolgung: Folgen Sie dem gesamten Laufgang der Reisekostenabrechnung durch den Genehmigungsrouting-Vorgang.
  • PDF: Mit dieser Funktion werden verschiedene Versionen des PDF Report der Reisekostenabrechnung angezeigt:
  • Nur das Deckblatt
  • Vollständiger Bericht
  • Vollständiger Report mit Vermerken und Belegen
  • Vollständiger Report mit Belegen
  • Nur Belege anzeigen

Aus der Reisekostenabrechnung genehmigen/zurücksenden

Wenn Sie eine Reisekostenabrechnung öffnen, können Sie Belegpositionen einzeln genehmigen oder zurücksenden, anstatt auf eine gesamte Reisekostenabrechnung in einem Zug zu reagieren. Je nach Konfiguration Ihres Unternehmens werden Ihnen auf der Ebene der Belegpositionen die Schaltflächen RÜCKSENDEN, ANPASSEN oder NEU ZUWEISEN angezeigt.

Um eine RKA zu öffnen, klicken Sie entweder in der Liste der Genehmigungen doppelt darauf oder klicken Sie in der Vorschau unter dem Menü-Symbol mit den drei Punkten oben links auf ÖFFNEN.

Sofern keine Compliance-Warnungen vorliegen, werden Belegpositionen standardmäßig als genehmigt markiert. Die genehmigten Belegpositionen sind in der Liste mit einem grünen Häkchen gekennzeichnet sowie einem „Genehmigen“-Häkchen in der Vorschau der Belegposition. Falls eine Belegposition zurückgesandt oder neu zugewiesen wurde, erscheint diese Kennzeichnung an der gleichen Stelle.

Sie können auf einzelne Belegpositionen klicken und diese als bearbeitet oder zurückgesandt markieren, ohne dass Ihre Änderungen in Kraft treten. Ihre Auswahl wird erst dann wirksam, wenn Sie unten auf der Liste der Belegpositionen auf den RÜCKSENDUNG- oder den EINREICHEN-Button geklickt haben.

Angehängte vorab genehmigte Ausgaben anzeigen

Wenn die von Ihnen zu genehmigende Ausgabe mit einer Vorabgenehmigung verknüpft ist, können Sie die entsprechenden Details aufrufen, indem Sie auf den PDF-Download-Button neben dem Namen der Angewandten Vor.-Genehmigung klicken. So können Sie ganz einfach die ursprüngliche Vorabgenehmigung mit der verknüpften Reisekostenabrechnung vergleichen.

Bearb.

Wenn Sie auf BEARB. klicken, können Sie folgende Angaben ändern:

  • Ausgabentyp:Sie können auch die Kachel für den Ausgabentyp anpassen. Beachten Sie, dass es nie möglich ist, den Ausgabentyp von oder zu den übergeordneten Ausgabentypen Tagespauschale oder Hotel zu wechseln. Darüber hinaus kann es in Ihrem Unternehmen Konfigurationen geben, die den Wechsel zu oder von bestimmten anderen Ausgabentypen einschränken.
  • Datum*
  • Genehmigter Betrag: Beachten Sie, dass der angepasste Betrag niemals den ursprünglichen Betrag übersteigen darf, den der Reisende eingereicht hat.
  • Geschäftszweck
  • Beschreibung*
  • Zuordnung: Beachten Sie, dass Genehmiger bei der Zuordnung nicht „Persönliche Kosten“ auswählen dürfen.
  • Benutzerdefinierte Felder (UDAs)*
  • Steuer: Wenn Ihr Unternehmen diese Funktion konfiguriert hat, können Sie einzelne Steuereinträge in Situationen löschen, in denen sie nicht zutreffen. Entfernen Sie Steuerzeilen einzeln, indem Sie auf das X klicken, oder klicken Sie auf ALLE ENTFERNEN, um alle Steuerzeilen zu löschen. Wenn Sie auf ALLE WIEDERHERSTELLEN klicken, werden die ursprünglichen Steuerinformationen wiederhergestellt.

*Ihr Unternehmen muss die Möglichkeit zur Bearbeitung dieser Felder über die Zugriffsberechtigungen aktivieren. Siehe „Erweiterte Anpassungsmöglichkeiten für Expense Approver ermöglichen“ im Thema Verwaltung der Zugriffsberechtigungen.

Sie können außerdem ein Bild anhängen, ein bereits vorhandenes Bild aus einer Belegposition in eine andere verschieben oder ein Bild aus einer Belegposition in den Header verschieben und umgekehrt.

Das Hinzufügen eines Anpassungs-Vermerks ist erforderlich, doch je nach Konfiguration Ihrer Organisation bleibt es Ihnen selbst überlassen, ob Sie den Reisenden über die Anpassungen informieren. Anpassungs-Vermerke haben eine Begrenzung von 2.000 Zeichen.

Klicken Sie auf SPEICHERN. Wenn Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen haben und die Genehmigung abschließen können, klicken Sie auf EINREICHEN.

Rücksendung

Die Rücksendung ermöglicht es Ihnen, einzelne Belegpositionen abzulehnen, mit Ausnahme von deutschen Tagespauschale-Belegpositionen, die alle zusammen zurückgesendet werden müssen. Informationen dazu, wie Sie alle Belegpositionen ablehnen können, finden Sie nachstehend in dem Abschnitt Alle zurücksenden.

Wenn Sie auf RÜCKSENDUNG klicken, müssen Sie in einem Kommentar an den Reisenden den Grund für die Rücksendung der Belegposition darlegen. Rücksendungs-Kommentare haben eine Begrenzung von 2.000 Zeichen. Wenn Sie auf SPEICHERN klicken, wird die Position zunächst nur als zur Rücksendung bereit markiert, jedoch noch nicht zurückgesandt. Die Position wird erst dann zurückgesandt, wenn Sie auf SENDEN klicken.

  • Wenn Sie beispielsweise die Reisekostenabrechnung schließen, ohne auf SENDEN zu klicken und diese später über eine unmittelbare Genehmigungsmethode wie „Aus der Vorschau genehmigen“ senden möchten, oder indem Sie auf GENEHMIGEN in der Ausgabengenehmigungs-E-Mail klicken, werden die von Ihnen als „zurückgesandt“ markierten Positionen stattdessen genehmigt.

Nachdem Sie auf SPEICHERN klicken, erscheint der GENEHMIGEN-Button erneut in der Vorschau der Belegposition, um Ihnen die Möglichkeit zu geben, Ihre Rücksendung rückgängig zu machen. Um die Belegposition an den Reisenden zurückzusenden, müssen Sie auf SENDEN klicken (nachdem Sie die anderen Belegpositionen der Reisekostenabrechnung überprüft haben).

Alle zurücksenden

Mit dem RÜCKSENDUNG-Button links unter der Liste der Belegpositionen der Reisekostenabrechnung werden direkt alle Belegpositionen der RKA zurückgesandt, selbst die als „genehmigt“ markierten. Wenn Sie auf diesen Button klicken, müssen Sie einen Kommentar eingeben und anschließend auf einen zweiten RÜCKSENDUNG-Button unter dem Kommentar klicken.

Kommentare eingeben

Wenn Sie einen Bericht genehmigen oder zurücksenden, können Sie zusätzlich zur Eingabe von Kommentaren diese auch direkt aus der Vorschau der Ausgabenübersicht in Ihrem Dashboard für Genehmigungen eingeben.

Genehmigungen von Emburse-Kartenanfragen

Die Genehmigung von Emburse-Kartenanträgen verläuft genauso wie die Genehmigung aller anderen Ausgaben oder die Vor-Genehmigung.

1. Klicken Sie im Bereich Genehmigungen im Dashboard auf die Anzahl der Emburse-Kartengenehmigungen.

Falls Ihre Organisation Chrome River PRE-APPROVAL verwendet, klicken Sie auf die Anzahl der Vor-Genehmigungen.

2. Klicken Sie im Dashboard für Genehmigungen auf die Registerkarte EMBURSE-KARTE.

 

Wenn Ihre Organisation Chrome River PRE-APPROVAL verwendet, klicken Sie auf die Registerkarte VOR-GENEHMIGUNGEN.

3. Der Vorschaubereich zeigt Ihnen die grundlegenden Details der Emburse-Kartenanfrage. Sie können sie öffnen, nachverfolgen, zurücksenden oder genehmigen, wie Sie es auch bei anderen Ausgaben tun würden.

Sammelgenehmigungen

Wenn Ihre Organisation die Funktion Sammelgenehmigungen von Chrome River aktiviert hat, können Sie mehrere Ausgaben gleichzeitig genehmigen, zurückgeben oder neu zuweisen.

Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Ausgaben in der Liste „Genehmigungen“, und klicken Sie dann auf NEU ZUWEISEN, RÜCKSENDUNG oder GENEHMIGEN ganz unten auf der Liste.

  • Um alle aktuell im Dashboard geladenen Ausgaben auszuwählen, markieren Sie das Kontrollkästchen oben.

  • Beachten Sie, dass bestimmte Arten von Ausgaben, die nicht für die Massengenehmigung in Frage kommen, nicht ausgewählt werden können.

Die ausgewählten Ausgaben können in mehreren Währungen sein, aber der Gesamtbetrag der Ausgaben wird nur angezeigt, wenn alle ausgewählten Ausgaben in derselben Währung vorliegen.

Je nach gewählter Funktion erscheint ein anderes Popup-Fenster:

  • Neu zuweisen: Wählen Sie den Genehmiger aus, dem Sie diese Berichte neu zuweisen möchten. Sie können auch einen Vermerk eingeben.

  • Rücksendung: Sie müssen einen Kommentar eingeben, um mit der Rücksendung fortzufahren.

  • Genehmigen: Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtige Anzahl von Abrechnungen ausgewählt haben, bevor Sie auf GENEHMIGEN klicken.

Es ist auch möglich, nur auf eine Reisekostenabrechnung zu reagieren, auch wenn Sie mehrere Abrechnungen in der Liste ausgewählt haben. Klicken Sie einfach auf diese Abrechnung, um eine Vorschau anzuzeigen, und wählen Sie dann die gewünschte Schaltfläche für Genehmigungen in der Vorschau. Nur diese Abrechnung wird genehmigt, zurückgegeben oder neu zugewiesen. Die anderen ausgewählten Abrechnungen bleiben ausgewählt, damit Sie Genehmigungen erteilen können.

Genehmigungen abgleichen

In Benutzerkonten, die über entsprechende Berechtigungen verfügen, erscheint oberhalb jeder Belegposition, für die eine Vorschau ausgewählt wurde, ein ABGLEICHEN-Button. Mit dieser Funktion können Sie, sogar nachdem Sie eine Reisekostenabrechnung geschlossen und erneut geöffnet haben, abgleichen und nachverfolgen, welche Belegpositionen Sie überprüft haben und welche noch ausstehen.

Eine bereits überprüfte und genehmigte Position wird durch ein grünes Häkchen gekennzeichnet.

Eine überprüfte und zurückgesandte Position wird durch einen roten Pfeil gekennzeichnet.

Wenn eine Position erneut oder näher überprüft werden muss, klicken Sie auf den ABGLEICH RÜCKG.-Button. Wenn Sie eine abgeglichene Belegposition schließlich absenden, wird der abgeschlossene Abgleichungsprozess mit einem blauen Symbol angezeigt, wodurch die Weiterleitung zum nächsten Schritt des Genehmigungsvorgangs gekennzeichnet wird.

Beobachter-Funktion für Genehmigungen

In Chrome River können einzelne Benutzer die Berechtigung erhalten, bestimmte Reisekostenabrechnungen oder Belegpositionen im Laufe ihres Genehmigungsvorgangs zu beobachten. Mit dieser Erlaubnis sind selbst automatisch genehmigte Positionen einsehbar. Benutzer können – auf Kriterien Ihres Unternehmens basierend – bei E-Mail-Benachrichtigungen, die Genehmigungen betreffen, in CC gesetzt werden. Die Benutzer mit der Beobachter-Funktion erhalten dann die gleichen Benachrichtigungen, die an den Genehmiger gesandt werden. Diese E-Mails enthalten jedoch nicht die Schaltflächen „GENEHMIGEN“ und „RÜCKSENDUNG“. Falls Sie daran interessiert sind, diese Option in Ihrem Unternehmen zu implementieren, wenden Sie sich bitte an uns über den Chrome River Helpdesk.

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