Écran d’administration des autorisations d’accès Cet écran donne aux administrateurs de sécurité la possibilité de contrôler les écrans d’administration auxquels d’autres administrateurs peuvent accéder et de contrôler leur niveau d’accès. Cela permet également aux administrateurs de sélectionner quels boutons et quelles fonctions apparaissent pour les utilisateurs de Emburse Enterprise, dont les réglages Déléguer, Carte Emburse, Gestion des factures et Gestion des bons de commande. Par défaut, cet écran est désactivé pour tous les utilisateurs, sauf un ou deux utilisateurs Super Admin. Si ces utilisateurs quittent l’entreprise et que personne n’est désigné pour les remplacer en tant que Super Admin, il se peut que l’écran d’administration Autorisations d’accès ne soit visible par personne dans votre entreprise. Contactez l’équipe de configuration de Emburse Enterprise en ouvrant un dossier d’assistance pour qu’un ou plusieurs Super Admins soient désignés. Pour plus de détails sur les Super admins, voir Personnaliser les autorisations d’accès pour les équipes d’administration. Afficher les autorisations d’accès Cliquez sur le bouton MENU dans le coin supérieur gauche, puis sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR. Cliquez sur SÉCURITÉ > AUTORISATIONS D’ACCÈS. Si vous ne voyez pas Autorisations d’accès dans le menu Sécurité, veuillez consulter la section Meilleures pratiques en matière d’autorisations d’accès ci-dessous, puis ouvrir un cas dans le Portail du service d’assistance avec une liste des utilisateurs de Emburse Enterprise qui devraient disposer d’un accès pour créer des politiques et des attributions. Vous verrez un résumé d’améliorations récentes à l’écran des Autorisations d’accès sur la droite. L’accès est contrôlé sur trois niveaux : Les autorisations sont des actions individuelles qui peuvent être effectuées sur chaque écran d’administration, comme Afficher, Modifier ou Supprimer. Les politiques sont des groupes d’autorisations ; par exemple, vous pourriez avoir une politique en lecture seulement qui désactive certaines ou toutes les actions, et une politique de modification permettant aux utilisateurs d’accéder à certaines ou à toutes les actions. Les attributions vous permettent d’attribuer chaque politique à des groupes d’utilisateurs afin d’établir les autorisations dont ils profiteront ; par exemple, tous les cadres supérieurs pourraient obtenir l’accès à la politique Lecture seule. Le même utilisateur peut profiter de plusieurs attributions, tant qu’il occupe plusieurs rôles. 1. Créer une politique La création de nouvelles politiques est un processus en plusieurs étapes comportant plusieurs prérequis essentiels et n’est recommandée que dans certaines situations. Avant de commencer à créer de nouvelles politiques, examinez les informations dans Personnaliser les autorisations d’accès pour les équipes d’administration. Si votre entreprise a décidé de procéder à la mise en œuvre d’une nouvelle politique, le processus nécessite quatre étapes : Créer une nouvelle politique contenant les autorisations souhaitées. Ajouter une entité correspondante au type d’entité Exception de groupe de règles (RGE) de votre entreprise. Attribuer cette entité à des utilisateurs spécifiques via le RGE. Créer une attribution qui active la politique pour ces utilisateurs. Pour avoir des détails complets et les meilleures pratiques pour personnaliser les autorisations d’accès, voir Personnaliser les autorisations d’accès pour les équipes d’administration. 1. Pour créer une nouvelle politique, cliquez sur l’onglet POLITIQUES, puis cliquez sur le signe PLUS. 2. Nommez la politique et, si vous le souhaitez, ajoutez une description. 3. Faites défiler la liste des autorisations et cochez celles que vous souhaitez activer pour cette politique. Décochez celles que vous souhaitez désactiver. Utilisez les boutons SÉLECTIONNER et DÉSÉLECTIONNER pour sélectionner ou désélectionner toutes les autorisations. 4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur ENREGISTRER. La nouvelle politique apparaîtra dans la liste des Politiques. 2. Ajouter une entité de politique au type d’entité Exception de groupe de règles (RGE) Afin d’attribuer une politique que vous créez pour des utilisateurs spécifiques via une attribution, vous devez d’abord ajouter une entité qui correspond à cette politique au type d’entité Exception de groupe de règles (RGE) via l’écran d’administration Entités. Accédez à DONNÉES PRINCIPALES > ENTITÉS, sélectionnez le type d’entité Exception de groupe de règles, faites défiler jusqu’à la section Entités et cliquez sur PLUS. Si le type d’entité Exception de groupe de règles n’existe plus pour votre entreprise, votre contact de l’équipe de mise en œuvre Emburse Enterprise sera en mesure de vous aider à le recréer. Donnez un nom et un code à la nouvelle entité et cliquez sur ENREGISTRER. Pour plus de détails sur la création de nouvelles entités, voir « Créer une nouvelle entité » dans l’écran d’administration Entités. 3. Affecter l’entité de politique aux utilisateurs appropriés Ensuite, vous devrez affecter l’entité de politique que vous avez créée à l’étape 2 aux utilisateurs qui devraient avoir accès à cette politique. Accédez à DONNÉES PRINCIPALES > PERSONNES et sélectionnez le premier utilisateur. Cliquez sur ATTRIBUTS DE RELATION, puis sur AJOUTER UN ATTRIBUT DE RELATION. Sélectionnez ce qui suit pour le nouvel attribut de relation : Rôle : partie de Type d’entité : Exception de groupe de règles Entité : [Nom de la politique] Cliquez sur ENREGISTRER. Répétez ces étapes pour tous les autres utilisateurs auxquels cette politique doit être attribuée. En plus de leur affecter l’attribut de relation Administrateur complet, assurez-vous que la case Administrateur est cochée pour chaque utilisateur dans Autorisations. 4. Créer une attribution Les attributions vous permettent d’activer des politiques pour des groupes d’utilisateurs afin de déterminer les autorisations dont ils profiteront. Chaque attribution doit être affectée à une entité unique, mais le même utilisateur peut bénéficier de plusieurs attributions s’il ou elle occupe plusieurs rôles. Créer une nouvelle attribution 1. Pour créer une nouvelle attribution, cliquez sur l’onglet ATTRIBUTIONS, puis cliquez sur le bouton PLUS. 2. Nommez l’attribution et, si vous le souhaitez, ajoutez une description. 3. Utilisez les menus déroulants des Attributs de relation pour sélectionner l’entité de politique à laquelle vous voulez donner cette attribution. Toute personne s’étant vu attribuer cette entité dans son dossier personnel recevra les autorisations permises par les politiques associées à cette attribution. 4. Sélectionnez la politique souhaitée à partir du menu déroulant des Politiques. Vous pouvez attribuer plusieurs politiques au rôle sélectionné, au besoin. 5. Cliquez sur ENREGISTRER. Reproduire une attribution existante Vous pouvez copier une attribution existante et la modifier pour en créer une nouvelle en cliquant sur le bouton CLONER dans le coin supérieur gauche de la permission souhaitée. Une fois que vous aurez sélectionné un autre attribut de relation pour la nouvelle allocation, vous pourrez la sauvegarder séparément. Modifier une politique 1. Sélectionnez la politique que vous voulez modifier dans la liste et cliquez sur MODIFIER. 2. Trouvez le groupe de réglages que vous voulez dans la liste et utilisez les cases pour sélectionner quels boutons et quelles fonctions devraient être disponibles pour les utilisateurs ou les administrateurs dans l’interface utilisateur. Vous pouvez sélectionner ou désélectionner toutes les options en cochant la boîte à côté de l’en-tête de la section. 3. Une fois terminé, cliquez sur ENREGISTRER. Autorisation de cartes Emburse Emburse Enterprise offre la possibilité d’émettre des cartes de dépenses matérielles et virtuelles aux utilisateurs qui n’ont pas de cartes de crédit d’entreprise. Les Cartes Emburse permettent aux utilisateurs de dépenser un montant préapprouvé en dépenses de déplacement, partout où les cartes de crédit sont acceptées, sans devoir débourser de leur poche. Elles permettent aussi à votre organisation de contrôler et de rapprocher les dépenses des utilisateurs. 1. Pour activer l’accès aux cartes Emburse aux utilisateurs et déterminer quelles options apparaissent dans l’interface utilisateur, vérifiez les cases sous Carte Emburse dans la section Préapprobation de la politique souhaitée. 2. Joignez maintenant une attribution qui détermine quels utilisateurs seront en mesure de voir et d’utiliser l’option Carte Emburse. Autorisations du Service d’assistance Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs ayant les autorisations requises d’accéder au Service d’assistance de Emburse Enterprise à partir de l’application de Emburse Enterprise, sans devoir saisir leurs identifiants. Les utilisateurs doivent avoir un compte Service d’assistance de Emburse Enterprise actif avec la même adresse e-mail utilisée pour ouvrir une session dans Emburse Enterprise, et ils doivent activer les fenêtres contextuelles de leur navigateur la première fois qu’ils utilisent la fonctionnalité. Si un administrateur a besoin d’un compte Service d’assistance, veuillez ouvrir un cas à l’aide du portail Service d’assistance de Emburse Enterprise. Cette fonctionnalité est déjà activée pour les clients qui utilisent les autorisations d’accès par défaut de Emburse Enterprise. Si votre organisation a des autorisations d’accès personnalisées, un administrateur ayant les droits de « super-admin » doit suivre les étapes suivantes pour activer le Service d’assistance au sein de Emburse Enterprise. Si vous voyez un bouton RÉINITIALISER dans le panneau de prévisualisation pour votre politique d’autorisations d’accès, cela signifie que votre organisation a des autorisations d’accès personnalisées. S’il n’y a pas de bouton RÉINITIALISER, votre organisation utilise les autorisations d’accès par défaut. 1. Activer l’accès des utilisateurs à l’aide d’une politique en cochant « Gestionnaire autorisé de cas du Service d’assistance » sous Service d’assistance. 2. Joignez maintenant une attribution qui permet seulement aux utilisateurs ayant un compte actif Service d’assistance de Emburse Enterprise pour voir le lien du Service d’assistance au sein de Emburse Enterprise. Assurez-vous d’appliquer l’attribution seulement aux individus ayant un compte actif Service d’assistance. Si l’attribution se fait à des utilisateurs qui n’ont pas de compte actif Service d’assistance, ils verront le message d’erreur suivant lorsqu’ils cliquent sur le lien SERVICE D’ASSISTANCE. Veuillez noter que les clients peuvent avoir un nombre limité de licences de comptes Service d’assistance. Activer les capacités d’ajustement améliorées pour les approbateurs des dépenses Votre organisation peut choisir d’offrir des capacités d’ajustement élargies pour les approbateurs des dépenses, leur permettant d’ajuster le type de dépenses, la date, la description et tout attribut défini par l’utilisateur d’une dépense. Un administrateur peut activer cette fonction au niveau de l’utilisateur pour tous les approbateurs, pour un groupe spécifique d’approbateurs ou pour plusieurs groupes d’approbateurs. 1. Sur l’écran d’administration des autorisations d’accès, sélectionnez la politique appropriée et cliquez sur MODIFIER. 2. Sous Approbation de dépenses, cochez « Autoriser l’ajustement de la description, de la date et des attributs définis par l’utilisateur pendant l’approbation » et/ou « Autoriser l’ajustement du type de dépenses pendant l’approbation », puis cliquez sur ENREGISTRER. Activer des approbateurs de dépenses supplémentaires Votre organisation peut choisir d’autoriser les approbateurs à inclure un approbateur supplémentaire dans le processus de réacheminement des dépenses. Voir Inclure un approbateur de dépenses supplémentaire pour plus de détails. 1. Sur l’écran d’administration des autorisations d’accès, sélectionnez la politique appropriée et cliquez sur MODIFIER. 2. Sous Approbations de dépenses, cochez « Autoriser l’ajout d’un approbateur supplémentaire pour un rapport », puis cliquez sur ENREGISTRER. Permettre aux utilisateurs non autorisés d’afficher les liens d’image dans les e-mails d’approbation Emburse Enterprise exige que les utilisateurs se connectent lorsqu’ils cliquent sur les liens « Afficher », « Afficher les reçus » et « Afficher les images » à partir des notifications par e-mail d’approbation des dépenses et des factures, et seul l’utilisateur auquel la dépense est affectée peut afficher ces images. Cependant, votre organisation peut choisir d’autoriser tout utilisateur qui reçoit la notification par e-mail et est connecté à Emburse Enterprise pour afficher des images via ces liens. Par exemple, si votre organisation utilise la fonctionnalité de l’observateur, des e-mails d’approbation peuvent être envoyés à des utilisateurs supplémentaires qui ne sont pas l’approbateur des dépenses. Ces utilisateurs peuvent également accéder aux images via des liens dans ces e-mails, tant qu’ils sont connectés à Emburse Enterprise. 1. Sur l’écran d’administration des autorisations d’accès, sélectionnez la politique Accès par défaut de l’utilisateur et cliquez sur MODIFIER. 2. Sous Accès utilisateur, cochez la case « Autoriser l’affichage des reçus dans les e-mails d’approbation sans autorisation », puis cliquez sur ENREGISTRER. Masquer ou afficher le ruban Portefeuille électronique sur le tableau de bord Le ruban Portefeuille électronique sur le tableau de bord de Emburse Enterprise affiche le nombre de postes de dépense inutilisés par les utilisateurs, ce qui permet aux personnes à rembourser et aux délégués de voir le nombre de postes de leur carte de crédit et leurs reçus en un coup d’œil chaque fois qu’il y a au moins un poste inutilisé. Les administrateurs peuvent activer et désactiver cette fonctionnalité pour leur organisation par le biais de l’écran d’administration des autorisations d’accès. 1. Cliquez sur l’onglet POLITIQUES, puis sélectionnez ACCÈS PAR DÉFAUT DE L’UTILISATEUR et cliquez sur MODIFIER. 2. Dans la section Autorisations, sous Général, recherchez la section Tableau de bord. 3. Cochez ou décochez AFFICHER LE PANNEAU DU PORTEFEUILLE ÉLECTRONIQUE. Autorisations du tableau de bord de gestion des dépenses Les administrateurs peuvent contrôler l’accès des utilisateurs au tableau de bord de gestion des dépenses via l’écran d’administrateur des autorisations d’accès. Remarque : si votre organisation souhaite déterminer quels rapports de dépenses peuvent être consultés par les utilisateurs du tableau de bord Gestion des dépenses en fonction des rôles et des entités attribués via l’écran d’administration des personnes, veuillez ouvrir un dossier dans le Service d’assistance de Emburse Enterprise. 1. Cliquez sur l’onglet POLITIQUES, sélectionnez la politique appropriée, et cliquez sur MODIFIER. 2. Dans la section Autorisations, sous Général, recherchez la section Gestion des dépenses. 3. Cochez ou décochez Afficher le tableau de bord Gestion des dépenses. Rappeler les rapports exportés La vérification Autoriser le rappel des rapports exportés permettra à quiconque dans la stratégie sélectionnée de rappeler les rapports de dépenses exportés via un bouton du tableau de bord Gestion des dépenses ou à l’intérieur du rapport. Il n’est pas recommandé d’accorder l’autorisation de rappel à moins que votre organisation utilise des connecteurs SAP et qu’elle ait une logique d’exportation delta intégrée à son ERP. Cet article vous a-t-il été utile ? Oui Non