Écran d’administration des autorisations d’accès

Cet écran donne aux administrateurs de sécurité la possibilité de contrôler les écrans d’administration auxquels d’autres administrateurs peuvent accéder et de contrôler leur niveau d’accès. Il permet également aux administrateurs de sélectionner quels boutons et quelles fonctions apparaissent pour les utilisateurs de Chrome River, dont les réglages Déléguer, Carte Emburse, Gestion des factures et Gestion des bons de commande.

1. Cliquez sur le bouton MENU dans le coin supérieur gauche, puis sur PARAMÈTRES ADMINISTRATEUR.

2. Cliquez sur SÉCURITÉ > AUTORISATIONS D’ACCÈS.

3. Vous verrez un résumé d’améliorations récentes à l’écran des Autorisations d’accès sur la droite.

4. L’accès est contrôlé sur trois niveaux :

• Les autorisations sont des actions individuelles qui peuvent être effectuées sur chaque écran d’administration, comme Afficher, Modifier ou Supprimer.
• Les politiques sont des groupes d’autorisations ; par exemple, vous pourriez avoir une politique en lecture seulement qui désactive certaines ou toutes les actions, et une politique de modification permettant aux utilisateurs d’accéder à certaines ou à toutes les actions.
• Les attributions vous permettent d’attribuer chaque politique à des groupes d’utilisateurs afin d’établir les autorisations dont ils profiteront ; par exemple, tous les cadres supérieurs pourraient obtenir l’accès à la politique Lecture seule. Le même utilisateur peut profiter de plusieurs attributions, tant qu’il occupe plusieurs rôles.

Meilleures pratiques en matière d’autorisations d’accès

Par défaut, Chrome River a accordé à tous les administrateurs de votre organisation l’accès à tous les écrans et a désactivé l’écran d’administration des autorisations d’accès. Cette configuration est considérée comme la meilleure pratique, car elle garantit que votre organisation recevra automatiquement chaque nouvelle fonctionnalité activée pour tous les clients Chrome River.

Une fois que votre organisation commence à créer de nouvelles politiques, vous devrez consulter les notes de publication de Chrome River pour être informé des améliorations, puis les activer manuellement pour les utilisateurs appropriés via ces politiques.

De plus, il est essentiel de décocher chaque autorisation dans la politique d’accès par défaut de l’administrateur, puis de réactiver les autorisations spécifiques dans la ou les nouvelles politiques que vous souhaitez créer. Sinon, tout nouveau rôle d’administrateur que vous créez aura toujours accès à toutes les autorisations.

Votre organisation devra également configurer un type d’entité Rôles administrateur doté de l’entité CRACCESS pour permettre à l’équipe d’assistance de Chrome River de continuer à accéder à votre compte afin d’effectuer les modifications que vous avez demandées.

Votre organisation devra désigner un « Super Admin » qui peut contrôler l’accès de tous les autres administrateurs.

Si votre organisation utilise la configuration par défaut et envisage de créer une ou plusieurs nouvelles politiques pour la première fois, parlez-en à votre spécialiste de la configuration Chrome River avant d’apporter des modifications pour vous assurer que les politiques sont correctement configurées.

Créer une politique

Les politiques sont des groupes d’autorisations pouvant être accordées aux utilisateurs en fonction de leur rôle.

1. Pour créer une nouvelle politique, cliquez sur l’onglet POLITIQUES, puis cliquez sur le signe plus.

2. Nommez la politique et, si vous le souhaitez, ajoutez une description.

3. Faites défiler la liste des autorisations et cochez celles que vous souhaitez activer pour cette politique. Décochez celles que vous souhaitez désactiver.

Utilisez les boutons SÉLECTIONNER et DÉSÉLECTIONNER pour sélectionner ou désélectionner toutes les autorisations.

4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur ENREGISTRER. La nouvelle politique apparaîtra dans la liste des Politiques.

5. Vous devez maintenant lier une attribution à la politique, afin qu’elle soit en vigueur pour les utilisateurs désignés. Si vous n’avez pas encore créé d’attributions, passez à Créer une attribution ci-dessous.

Dans le coin supérieur droit de l’écran des politiques, cliquez sur MODIFIER.

6. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner l’attribution souhaitée. Appuyez ensuite sur ENREGISTRER.

Créer une attribution

Les attributions vous permettent d’attribuer des politiques à des groupes d’utilisateurs afin de déterminer les autorisations dont ils profiteront. Chaque attribution doit être attribuée à un rôle unique, mais le même utilisateur peut bénéficier de plusieurs attributions s’il occupe plusieurs rôles.

Créer une nouvelle attribution

1. Pour créer une nouvelle attribution, cliquez sur l’onglet ATTRIBUTIONS, puis cliquez sur le signe +.

2. Nommez l’attribution et, si vous le souhaitez, ajoutez une description.

3. Utilisez les menus déroulants des Attributs de relation pour sélectionner le rôle auquel vous voulez donner cette attribution. Toute personne s’étant vu attribuer ce rôle dans son dossier personnel recevra les autorisations permises par les politiques associées à cette attribution.

4. Sélectionnez la politique souhaitée à partir du menu déroulant des Politiques. Vous pouvez attribuer plusieurs politiques au rôle sélectionné, au besoin.

5. Cliquez sur ENREGISTRER.

Reproduire une attribution existante

Vous pouvez copier une attribution existante et la modifier pour en créer une nouvelle en cliquant sur le bouton CLONER dans le coin supérieur gauche de la permission souhaitée.

Une fois que vous aurez sélectionné un autre attribut de relation pour la nouvelle allocation, vous pourrez la sauvegarder séparément.

Modifier une politique

1. Sélectionnez la politique que vous voulez modifier dans la liste et cliquez sur MODIFIER.

2. Trouvez le groupe de réglages que vous voulez dans la liste et utilisez les cases pour sélectionner quels boutons et quelles fonctions devraient être disponibles pour les utilisateurs ou les administrateurs dans l’interface utilisateur.

Vous pouvez sélectionner ou désélectionner toutes les options en cochant la boîte à côté de l’en-tête de la section.

3. Une fois terminé, cliquez sur ENREGISTRER.

Autorisation de cartes Emburse

Chrome River offre la possibilité d’émettre des cartes de dépenses matérielles et virtuelles aux utilisateurs qui n’ont pas de cartes de crédit d’entreprise. Les Cartes Emburse permettent aux utilisateurs de dépenser un montant préapprouvé en dépenses de déplacement, partout où les cartes de crédit sont acceptées, sans devoir débourser de leur poche. Elles permettent aussi à votre organisation de contrôler et de rapprocher les dépenses des utilisateurs.

1. Pour activer l’accès aux cartes Emburse aux utilisateurs et déterminer quelles options apparaissent dans l’interface utilisateur, vérifiez les cases sous Carte Emburse dans la section Préapprobation de la politique souhaitée.

2. Joignez maintenant une attribution qui détermine quels utilisateurs seront en mesure de voir et d’utiliser l’option Carte Emburse.

Autorisations du Service d’assistance

Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs ayant les autorisations requises d’accéder au Service d’assistance de Chrome River à partir de l’application de Chrome River, sans devoir saisir leurs identifiants. Les utilisateurs doivent avoir un compte Service d’assistance de Chrome River actif avec la même adresse e-mail utilisée pour ouvrir une session dans Chrome River, et ils doivent activer les fenêtres contextuelles de leur navigateur la première fois qu’ils utilisent la fonctionnalité. Si un administrateur a besoin d’un compte Service d’assistance, veuillez ouvrir un cas à l’aide du portail Service d’assistance de Chrome River.

Cette fonctionnalité est déjà activée pour les clients qui utilisent les autorisations d’accès par défaut de Chrome River. Si votre organisation a des autorisations d’accès personnalisées, un administrateur ayant les droits de « super-admin » doit suivre les étapes suivantes pour activer le Service d’assistance au sein de Chrome River.

• Si vous voyez un bouton RÉINITIALISER dans le panneau de prévisualisation pour votre politique d’autorisations d’accès, cela signifie que votre organisation a des autorisations d’accès personnalisées.
• S’il n’y a pas de bouton RÉINITIALISER, votre organisation utilise les autorisations d’accès par défaut.

1. Activer l’accès des utilisateurs à l’aide d’une politique en cochant « Gestionnaire autorisé de cas du Service d’assistance » sous Service d’assistance.

2. Joignez maintenant une attribution qui permet seulement aux utilisateurs ayant un compte actif Service d’assistance de Chrome River pour voir le lien du Service d’assistance au sein de Chrome River.

• Assurez-vous d’appliquer l’attribution seulement aux individus ayant un compte actif Service d’assistance.

Si l’attribution se fait à des utilisateurs qui n’ont pas de compte actif Service d’assistance, ils verront le message d’erreur suivant lorsqu’ils cliquent sur le lien SERVICE D’ASSISTANCE.

Veuillez noter que les clients peuvent avoir un nombre limité de licences de comptes Service d’assistance.

Activer les capacités d’ajustement améliorées pour les approbateurs des dépenses

Votre organisation peut choisir d’offrir des capacités d’ajustement élargies pour les approbateurs des dépenses, leur permettant d’ajuster le type de dépenses, la date, la description et tout attribut défini par l’utilisateur d’une dépense. Un administrateur peut activer cette fonction au niveau de l’utilisateur pour tous les approbateurs, pour un groupe spécifique d’approbateurs ou pour plusieurs groupes d’approbateurs.

1. Sur l’écran d’administration des autorisations d’accès, sélectionnez la politique appropriée et cliquez sur MODIFIER.

2. Sous Approbation de dépenses, cochez « Autoriser l’ajustement de la description, de la date et des attributs définis par l’utilisateur pendant l’approbation » et/ou « Autoriser l’ajustement du type de dépenses pendant l’approbation », puis cliquez sur ENREGISTRER.

Activer des approbateurs de dépenses supplémentaires

Votre organisation peut choisir d’autoriser les approbateurs à inclure un approbateur supplémentaire dans le processus de réacheminement des dépenses. Voir Inclure un approbateur de dépenses supplémentaire pour plus de détails.

1. Sur l’écran d’administration des autorisations d’accès, sélectionnez la politique appropriée et cliquez sur MODIFIER.

2. Sous Approbations de dépenses, cochez « Autoriser l’ajout d’un approbateur supplémentaire pour un rapport », puis cliquez sur ENREGISTRER.

Permettre aux utilisateurs non autorisés d’afficher les liens d’image dans les e-mails d’approbation

Chrome River exige que les utilisateurs se connectent lorsqu’ils cliquent sur les liens « Afficher », « Afficher les reçus » et « Afficher les images » à partir des notifications par e-mail d’approbation des dépenses et des factures, et seul l’utilisateur auquel la dépense est affectée peut afficher ces images. Cependant, votre organisation peut choisir d’autoriser tout utilisateur qui reçoit la notification par e-mail et est connecté à Chrome River pour afficher des images via ces liens.

• Par exemple, si votre organisation utilise la fonctionnalité de l’observateur, des e-mails d’approbation peuvent être envoyés à des utilisateurs supplémentaires qui ne sont pas l’approbateur des dépenses. Ces utilisateurs peuvent également accéder aux images via des liens dans ces e-mails, tant qu’ils sont connectés à Chrome River.

1. Sur l’écran d’administration des autorisations d’accès, sélectionnez la politique Accès par défaut de l’utilisateur et cliquez sur MODIFIER.

2. Sous Accès utilisateur, cochez la case « Autoriser l’affichage des reçus dans les e-mails d’approbation sans autorisation », puis cliquez sur ENREGISTRER.

Masquer ou afficher le ruban Portefeuille électronique sur le tableau de bord

Le ruban Portefeuille électronique sur le tableau de bord de Chrome River affiche le nombre de postes de dépense inutilisés par les utilisateurs, ce qui permet aux personnes à rembourser et aux délégués de voir le nombre de postes de leur carte de crédit et leurs reçus en un coup d’œil chaque fois qu’il y a au moins un poste inutilisé. Les administrateurs peuvent activer et désactiver cette fonctionnalité pour leur organisation par le biais de l’écran d’administration des autorisations d’accès.

1. Cliquez sur l’onglet POLITIQUES, puis sélectionnez ACCÈS PAR DÉFAUT DE L’UTILISATEUR et cliquez sur MODIFIER.

2. Dans la section Autorisations, sous Général, recherchez la section Tableau de bord.

3. Cochez ou décochez AFFICHER LE PANNEAU DU PORTEFEUILLE ÉLECTRONIQUE.

Autorisations du tableau de bord de gestion des dépenses

Les administrateurs peuvent contrôler l’accès des utilisateurs au tableau de bord de gestion des dépenses via l’écran d’administrateur des autorisations d’accès.

• Remarque : si votre organisation souhaite déterminer quels rapports de dépenses peuvent être consultés par les utilisateurs du tableau de bord Gestion des dépenses en fonction des rôles et des entités attribués via l’écran d’administration des personnes, veuillez ouvrir un dossier dans le Service d’assistance de Chrome River.

1. Cliquez sur l’onglet POLITIQUES, sélectionnez la politique appropriée, et cliquez sur MODIFIER.

2. Dans la section Autorisations, sous Général, recherchez la section Gestion des dépenses.

3. Cochez ou décochez Afficher le tableau de bord Gestion des dépenses.

Rappeler les rapports exportés

La vérification Autoriser le rappel des rapports exportés permettra à quiconque dans la stratégie sélectionnée de rappeler les rapports de dépenses exportés via un bouton du tableau de bord Gestion des dépenses ou à l’intérieur du rapport.

• Remarque : il n’est pas recommandé d’accorder l’autorisation de rappel à moins que votre organisation utilise des connecteurs SAP et qu’elle ait une logique d’exportation delta intégrée à son PGI.