Écran d’administration des autorisations d’accès

Les administrateurs de la sécurité utilisent cet écran pour déterminer les écrans d’administration auxquels les autres administrateurs peuvent accéder, ainsi que le niveau d’accès à leur accorder. Vous pouvez également choisir les boutons et les fonctionnalités qui s’affichent pour les utilisateurs dans Emburse Enterprise. Ces paramètres comprennent la gestion des dépenses, la délégation, la carte Emburse, la gestion des factures et la gestion des bons de commande.

Pour en savoir plus sur les superadministrateurs, consultez la section « Personnaliser les autorisations d’accès des équipes d’administration ».

Afficher les autorisations d’accès

Sélectionnez le menu dans le coin supérieur gauche, puis sélectionnez « Paramètres d’administration ».

Sélectionnez Sécurité > Autorisations d’accès.

Le panneau « Nouvelles autorisations ajoutées aux politiques » s’affiche à droite.

L’accès fonctionne à trois niveaux :

• Autorisations : Actions individuelles que vous pouvez effectuer sur chaque écran d’administration, comme « Afficher », « Modifier » ou « Supprimer ».
• Politiques : Groupes d'autorisations. Par exemple, une politique d’accès en lecture seule désactive certaines actions ou leur totalité, tandis qu’une politique d’accès en modification permet aux utilisateurs d’effectuer certaines actions ou leur totalité.
• Attributions d’autorisations : Attributions qui associent chaque politique à des groupes d’utilisateurs et définissent les autorisations dont ils disposent. Par exemple, vous pouvez accorder à tous les membres de la haute direction l’accès à la politique de lecture seule uniquement. Un utilisateur qui occupe plusieurs rôles peut bénéficier de plusieurs attributions d’autorisations.

1. Créer une politique

Créez une nouvelle politique uniquement dans des situations particulières. Avant de créer une politique, consultez les conditions préalables dans la section « Personnaliser les autorisations d’accès des équipes d’administration ».

Si votre organisation ajoute une politique, suivez les quatre étapes suivantes :

1. Créez une politique qui comprend les autorisations dont vous avez besoin.
2. Ajoutez une entité correspondante au type d’entité « Exception de groupe de règles (RGE) » de votre organisation.
3. Attribuez cette entité aux utilisateurs qui ont besoin de la politique.
4. Créez une attribution d’autorisations qui active la politique pour ces utilisateurs.

Pour en savoir plus et connaître les pratiques exemplaires, consultez la section « Personnaliser les autorisations d’accès des équipes d’administration ».

1. Sélectionnez l’onglet « Politiques », puis sélectionnez le bouton Plus.

   

2. Saisissez un nom de politique. Vous pouvez également saisir une description.

   

3. Dans la liste des autorisations, cochez chaque autorisation à activer pour la politique. Décochez les autorisations pour les désactiver.

   Pour cocher ou décocher les cases de toutes les autorisations de la section, sélectionnez « Sélectionner » ou « Désélectionner ».

   

4. Sélectionnez « Enregistrer ».

La nouvelle politique s’affiche dans la liste des Politiques.

2. Ajouter une entité de politique au type d’entité « Exception de groupe de règles (RGE) »

Avant d’attribuer une politique à des utilisateurs précis au moyen d’une attribution d’autorisations, ajoutez une entité correspondante au type d’entité « Exception de groupe de règles (RGE) » dans l’« écran d’administration des entités ».

Allez à « Données de base » > « Entités », sélectionnez le type d’entité « Exception de groupe de règles » et sélectionnez le bouton plus dans la section Entités.

Saisissez un nom et un code pour la nouvelle entité, puis sélectionnez Enregistrer.

Pour en savoir plus, consultez la section « Créer une nouvelle entité » dans l’article « Écran d’administration des entités ».

3. Attribuer l’entité de politique aux utilisateurs concernés

Attribuez l’entité de politique créée à l’étape 2 à chaque utilisateur qui a besoin de cette politique. Allez à Données de base > Personnes et sélectionnez le premier utilisateur.

Sélectionnez Attributs de relation, puis sélectionnez Ajouter un attribut de relation.

Sélectionnez les valeurs suivantes pour le nouvel attribut de relation :

• Rôle : partie de
• Type d’entité : Exception de groupe de règles
• Entité : [Nom de la politique]

Sélectionnez « Enregistrer ».

Répétez ces étapes pour chaque autre utilisateur qui a besoin de cette politique.

• Attribuez également l’attribut de relation « Administrateur complet » à chaque utilisateur. Sous Autorisations, cochez Admin.

  

4. Créer une attribution

Une attribution d’autorisations active les politiques pour un groupe d’utilisateurs et définit les autorisations dont ils disposent. Associez chaque attribution d’autorisations à une seule entité. Un utilisateur qui occupe plusieurs rôles peut bénéficier de plusieurs attributions d’autorisations.

Créer une nouvelle attribution d’autorisations

1. Sélectionnez l’onglet « Attributions d’autorisations », puis cliquez sur le bouton Plus.

   

2. Saisissez un nom d’attribution d’autorisations. Vous pouvez également saisir une description.

   

3. Dans les menus déroulants « Attributs de la relation », sélectionnez l’entité de politique associée à cette attribution. Les utilisateurs dont la fiche comporte cette entité bénéficient des autorisations définies dans les politiques associées à cette attribution.

   

4. Dans le menu déroulant « Politique », sélectionnez la politique. Vous pouvez ajouter plus d’une politique pour le rôle sélectionné.

   

5. Sélectionnez « Enregistrer ».

   

Reproduire une attribution d’autorisations existante

Pour copier une attribution, sélectionnez « Cloner » dans le coin supérieur gauche de cette attribution. Ensuite, modifiez la copie.

Après avoir sélectionné un autre attribut de relation pour la copie, vous pouvez l’enregistrer en tant qu’attribution distincte.

Modifier une politique

1. Sélectionnez la politique, puis sélectionnez « Modifier ».

   

2. Trouver le groupe de paramètres. Cochez les cases correspondant aux boutons et aux fonctionnalités que vous souhaitez rendre accessibles aux utilisateurs ou aux administrateurs.

   

   Pour cocher ou décocher toutes les options d’une section, cochez ou décochez la case située à côté du titre de la section.

   

3. Sélectionnez « Enregistrer ».

Autorisation de cartes Emburse

Emburse Enterprise peut émettre des cartes de dépenses physiques et virtuelles aux utilisateurs qui n’utilisent pas de carte de crédit d’entreprise. Les utilisateurs peuvent dépenser un montant préapprouvé pour leurs déplacements partout où les commerçants acceptent les cartes de crédit. Votre organisation peut contrôler ces dépenses et en effectuer le rapprochement. Voir Cartes Emburse.

1. Pour choisir les options de Carte Emburse qui s’affichent, cochez les cases sous « Carte Emburse » dans la section « Préapprobation » de la politique.

   

2. Associez une attribution qui détermine quels utilisateurs peuvent voir et utiliser la carte Emburse.

   

Autorisations d’accès au soutien

Les utilisateurs peuvent accéder à l’assistance directement à partir de l’application Emburse Enterprise sans avoir à saisir leurs identifiants de connexion. Chaque utilisateur doit disposer d’un compte d’assistance Emburse Enterprise actif associé à la même adresse courriel que celle utilisée pour se connecter à Emburse Enterprise. Lorsqu’un utilisateur accède à l’assistance pour la première fois, il doit autoriser les fenêtres contextuelles dans son navigateur. Si un administrateur a besoin d'un compte d'assistance, ouvrez un Billet d'assistance.

Si votre organisation utilise les autorisations d’accès par défaut, les utilisateurs peuvent accéder à l’assistance à partir de l’application. Si votre organisation utilise des autorisations d’accès personnalisées, un superadministrateur doit suivre les étapes ci-dessous pour activer l’accès à l’assistance.

• Si le bouton « Réinitialiser » s’affiche dans le volet d’aperçu de la politique, votre organisation utilise des autorisations d’accès personnalisées.

• Si le bouton « Réinitialiser » ne s’affiche pas, votre organisation utilise les autorisations d’accès par défaut.

  

1. Sous « Service d’assistance », cochez « Gestionnaire autorisé de cas du Service d’assistance ».

   

2. Associez une attribution uniquement aux utilisateurs qui disposent d’un compte actif auprès du « Service d’assistance Emburse Enterprise » afin qu’ils puissent accéder à l’option « Assistance » dans Emburse Enterprise.

   

Si vous appliquez l’attribution à des utilisateurs qui ne disposent pas d’un compte actif auprès du service d’assistance, un message d’erreur s’affiche lorsqu’ils sélectionnent l’option « Assistance »

Votre organisation ne peut disposer que d’un nombre limité de licences de compte du centre d’assistance.

Activer les capacités d’ajustement améliorées pour les approbateurs des dépenses

Votre organisation peut autoriser les approbateurs de dépenses à modifier le type de dépense, la date, la description et tout attribut défini par l’utilisateur (UDA) d’une dépense. Un administrateur peut activer cette fonctionnalité pour tous les approbateurs, pour un seul groupe d’approbateurs ou pour plusieurs groupes.

1. Dans l’écran d’administration des autorisations d’accès, sélectionnez la politique, puis sélectionnez « Modifier ».

2. Sous Approbation de dépenses, cochez « Autoriser l’ajustement de la description, de la date et des attributs définis par l’utilisateur pendant l’approbation », « Autoriser l’ajustement du type de dépenses pendant l’approbation », ou les deux. Sélectionnez ensuite « Enregistrer ».

   

Activer les approbateurs de dépenses supplémentaires

Votre organisation peut autoriser les approbateurs à ajouter un autre approbateur au processus d’acheminement des dépenses. Pour plus de détails, consultez Inclure un approbateur de dépenses supplémentaire.

1. Dans l’écran d’administration des autorisations d’accès, sélectionnez la politique, puis sélectionnez « Modifier ».
2. Sous « Approbations de dépenses », cochez Autoriser l’ajout d’un approbateur supplémentaire pour un rapport, puis sélectionnez « Enregistrer ».

Permettre aux utilisateurs non autorisés d’afficher les liens d’image dans les courriels d’approbation

Les utilisateurs doivent se connecter lorsqu’ils sélectionnent « Afficher », « Afficher les reçus » ou « Afficher les images » dans un courriel d’approbation de dépenses ou de factures. Seul l'utilisateur affecté peut afficher ces images. Votre organisation peut autoriser tout utilisateur connecté qui reçoit le courriel à consulter les images à partir de ces liens.

1. Sur l’écran d’administration des autorisations d’accès, sélectionnez la politique « Accès par défaut de l’utilisateur », puis sélectionnez « Modifier ».

2. Sous « Accès utilisateur », cochez la case « Autoriser l’affichage des reçus dans les courriels d’approbation sans autorisation », puis cliquez sur « Enregistrer ».

   

Masquer ou afficher le ruban Portefeuille électronique sur le tableau de bord

Le ruban du portefeuille électronique sur le tableau de bord d’Emburse Enterprise affiche le nombre d’éléments de dépenses inutilisés. Les titulaires des dépenses et les délégués peuvent consulter les transactions par carte de crédit et les reçus non utilisés lorsqu’au moins un élément non utilisé est présent. Vous pouvez activer ou désactiver ce ruban pour votre organisation dans l’écran d’administration des autorisations d’accès.

1. Sélectionnez l’onglet « Politiques », puis « Accès par défaut de l’utilisateur » et sélectionnez Modifier.
2. Dans la section « Autorisations », sous « Général », recherchez la section « Tableau de bord ».

3. Cochez ou décochez « Afficher le panneau du portefeuille électronique ».

   

Autorisations du tableau de bord de gestion des dépenses

Vous pouvez déterminer qui peut utiliser le « Tableau de bord de gestion des dépenses » à partir de l’écran d’administration « Autorisations d’accès ».

1. Sélectionnez l’onglet « Politiques », sélectionnez la politique, puis sélectionnez « Modifier ».
2. Dans la section « Autorisations », sous « Général », recherchez la section « Gestion des dépenses ».

3. Cochez ou décochez « Afficher le tableau de bord de la gestion des dépenses ».

   

Rappeler les rapports exportés

Cochez l’option « Autoriser le rappel des rapports de dépense exportés » pour permettre aux utilisateurs visés par cette politique de rappeler des rapports de dépense exportés à partir du « Tableau de bord de gestion des dépenses » ou directement dans un rapport de dépenses.

Les utilisateurs ne peuvent pas supprimer de lignes d’élément des rapports de dépense rappelés, ni supprimer ces rapports de dépense.

Activer le téléversement et le téléchargement du taux d’indemnité journalière personnalisé

Si votre organisation utilise des taux d’indemnité journalière personnalisés, les administrateurs peuvent téléverser les modifications apportées à ces taux dans l’écran d’administration « Taux d’indemnité journalière ». Pour activer le téléversement et le téléchargement, ouvrez la politique, accédez à « Administration » > « Taux d’indemnité journalière », puis cochez « Télécharger les taux d’indemnité journalière », « Téléverser les taux d’indemnité journalière » ou les deux options.