Personnaliser les autorisations d’accès pour les équipes d’administrateurs

Par défaut, Emburse Enterprise accorde à tous les administrateurs de votre entreprise un accès à tous les écrans et a désactivé l’écran Administration des autorisations d’accès. Cette configuration est considérée comme la meilleure pratique, car elle garantit que votre entreprise recevra automatiquement chaque nouvelle fonctionnalité activée pour tous les clients d'Emburse Enterprise.

Toutefois, les clients qui disposent d’une équipe d’administrateurs importante, d’un service informatique externalisé ou qui ont besoin de différents niveaux d’autorisation administrative peuvent souhaiter affiner leur contrôle des options auxquelles chaque type d’administrateur peut accéder. De plus, certains clients peuvent ne pas vouloir activer toutes les nouvelles fonctionnalités d’Emburse Enterprise pour tous les utilisateurs administrateurs. L’écran d’administration Autorisations d’accès permet à votre entreprise de contrôler les fonctionnalités et les options disponibles pour chaque utilisateur.

Qu’est-ce que les autorisations, les politiques et les attributions ? 

L’accès aux fonctionnalités d’Emburse Enterprise est contrôlé à trois niveaux différents :

• Les autorisations sont des actions individuelles qui peuvent être effectuées sur chaque écran d’administration, comme Afficher, Modifier ou Supprimer.
• Les politiques sont des groupes d’autorisations ; par exemple, vous pourriez avoir une politique en lecture seulement qui désactive certaines ou toutes les actions, et une politique de modification permettant aux utilisateurs d’accéder à certaines ou à toutes les actions.
• Les attributions vous permettent d’attribuer chaque politique à des groupes d’utilisateurs afin d’établir les autorisations dont ils profiteront ; par exemple, tous les cadres supérieurs pourraient obtenir l’accès à la politique Lecture seule. Le même utilisateur peut profiter de plusieurs attributions, tant qu’il ou elle occupe plusieurs rôles.

Étape 1 : Créer une politique d’administration complète et y accorder l’accès

Avant de commencer à personnaliser les autorisations d’accès de votre entreprise, la première étape consiste à créer une nouvelle politique appelée « Admin complet » qui contient les mêmes autorisations que celles figurant dans la politique d’accès par défaut de l’administrateur créée lorsque votre entreprise a commencé à utiliser Emburse Enterprise. En effet, les utilisateurs affectés à toute nouvelle politique que vous créez auront également accès à la politique d’accès par défaut de l’administrateur, vous devrez donc limiter ses autorisations à l’étape 2.

Une fois que vous avez créé la politique d’administration complète, vous devrez l’ajouter en tant qu’entité au type d’entité Exception de groupe de règles (RGE) de votre entreprise, affecter l’entité d’administration complète à des utilisateurs spécifiques via cette RGE, puis créer une attribution qui active la politique pour ces utilisateurs.

A. Créer une politique d’administrateurs complète

Dans le menu Paramètres administrateur, cliquez sur SÉCURITÉ > AUTORISATIONS D’ACCÈS, puis cliquez sur l’onglet POLITIQUES. Sélectionnez Accès administrateur par défaut et familiarisez-vous avec les autorisations accordées par cette politique.

Cliquez maintenant sur le bouton PLUS et nommez la politique « Admin complet ». Vérifiez les mêmes autorisations individuelles que celles figurant dans la politique Accès par défaut de l’administrateur et cliquez sur ENREGISTRER.

B. Ajouter une entité Admin complet au type d’entité d’exception de groupe de règles

Accédez à DONNÉES PRINCIPALES > ENTITÉS, sélectionnez le type d’entité Exception de groupe de règles, faites défiler jusqu’à la section Entités et cliquez sur PLUS.

Donnez à la nouvelle entité le nom et le code « Admin complet » et cliquez sur ENREGISTRER.

C. Affecter l’entité Admin complet aux utilisateurs appropriés

Ensuite, vous devrez attribuer cette politique à l’utilisateur Emburse Enterprise créé pour votre entreprise et à tous les autres utilisateurs qui doivent disposer de tous les droits d’administrateur pour les autorisations d’accès. Ouvrez DONNÉES DE BASE > PERSONNEL et sélectionnez l’utilisateur Emburse Enterprise.

• Généralement, cet utilisateur est nommé « Emburse Enterprise [Nom de votre entreprise]. »

Cliquez sur ATTRIBUTS DE RELATION, puis sur AJOUTER UN ATTRIBUT DE RELATION.

Sélectionnez ce qui suit pour le nouvel attribut de relation :

• Rôle : partie de
• Type d’entité : Exception de groupe de règles
• Entité : Admin complet

Cliquez sur ENREGISTRER.

Répétez ces étapes pour tous les autres utilisateurs qui doivent disposer des droits d’administrateur complets pour les autorisations d’accès.

• En plus de leur affecter l’attribut de relation Administrateur complet, assurez-vous que la case Administrateur est cochée pour chaque utilisateur dans Autorisations.

D. Créer une attribution pour activer la politique Admin complet

Enfin, vous devrez créer une attribution qui affecte la politique Admin complet à l’attribut de relation que vous avez ajouté pour chaque utilisateur ci-dessus. Accédez à SÉCURITÉ > AUTORISATIONS D’ACCÈS > ATTRIBUTIONS et cliquez sur PLUS.

Nommez l’attribution « Admin complet » et sélectionnez les mêmes attributs de relation que dans l’étape C ci-dessus :

• Rôle : partie de
• Type d’entité : Exception de groupe de règles
• Entité : Admin complet

Sélectionnez la politique Admin complet dans la liste déroulante Politique et cliquez sur ENREGISTRER.

Étape 2 : Supprimer les autorisations administrateur par défaut

Maintenant que vous avez créé une politique Admin complet, vous devez supprimer la plupart ou toutes les autorisations sélectionnées dans la politique d’accès par défaut de l’administrateur qui a été créée lorsque votre entreprise a commencé à utiliser Emburse Enterprise. En effet, les utilisateurs affectés à toute nouvelle politique que vous créez auront également accès à cette politique d’accès par défaut de l’administrateur.

Accédez à SÉCURITÉ > AUTORISATIONS D’ACCÈS > POLITIQUES, sélectionnez la politique ACCÈS PAR DÉFAUT DE L’ADMINISTRATEUR, puis cliquez sur MODIFIER.

Il est recommandé de décocher toutes les autorisations sauf « Afficher dans le menu Admin » sous Messages, puis de cliquer sur ENREGISTRER.

Le fait de choisir uniquement cette autorisation pour votre politique d’accès par défaut de l’administrateur fera office de sécurité intégrée en cas d’erreur lors de l’octroi aux utilisateurs d’un accès à une politique. Si un utilisateur doit avoir accès à certaines fonctions d’administrateur, mais ne voit que l’écran Messages dans le menu Admin, il ou elle saura qu’il faut contacter l’administrateur Emburse Enterprise de votre entreprise pour enquêter.

Étape 3 : Créer une nouvelle politique personnalisée

Vous pouvez maintenant regrouper les différentes autorisations en politiques et accorder à des utilisateurs spécifiques l’accès à chaque politique.

Voir Exemple de matrice d’autorisations d’accès d’administrateur ci-dessous, pour avoir un exemple de la manière dont votre entreprise peut souhaiter distribuer les différentes autorisations entre différents rôles d’utilisateur.

• Par exemple, vous pouvez créer une politique pour les utilisateurs qui gèrent la messagerie et une politique différente pour les utilisateurs qui gèrent les exportations ou les données.

Chaque politique peut inclure tout élément, de l’accès à un groupe entier d’écrans à l’accès à quelques fonctions seulement sur un seul écran.

Voir « Créer une politique » dans l’écran d’administration Autorisations d’accès pour obtenir des détails complets sur la création d’une politique.

Étape 4 : Ajouter une entité correspondante au type d’entité d’exception de groupe de règles (RGE)

Afin d’attribuer la politique que vous avez créée pour des utilisateurs spécifiques via une attribution, vous devez d’abord ajouter une entité qui correspond à cette politique au type d’entité Exception de groupe de règles (RGE).

Voir « Ajouter une entité de politique au type d’entité d’exception de groupe de règles (RGE) » dans l’écran d’administration Autorisations d’accès pour plus de détails.

Pour plus d’informations sur la création de nouvelles entités, voir « Créer une nouvelle entité » dans l’écran d’administration Entités.

Étape 5 : Affecter l’entité aux utilisateurs appropriés

Ensuite, vous devrez attribuer cette politique à chaque utilisateur qui devrait y avoir accès via son enregistrement sur l’écran d’administration Personnes.

Voir « Affecter l’entité de politique aux utilisateurs appropriés » dans l’écran d’administration Autorisations d’accès pour plus de détails.

Étape 6 : Créer une attribution pour activer la politique pour les utilisateurs

Maintenant que vous disposez de votre politique, d’une entité correspondante et des utilisateurs auxquels cette entité a été attribuée en tant qu’attribut de relation, vous pouvez créer une attribution qui activera la politique pour ces utilisateurs.

Voir « Créer une attribution » dans l’écran d’administration Autorisations d’accès pour obtenir des détails complets sur la création d’une attribution.

Exemple de matrice des autorisations d’accès administrateur

Bien que chaque entreprise ait ses propres rôles et exigences, nous avons créé un exemple de matrice d’autorisations d’accès administrateur qui vous montrera comment votre entreprise pourrait souhaiter distribuer les différentes autorisations entre différents rôles d’utilisateur.

Cliquez ici pour télécharger l’échantillon de matrice d’autorisations d’accès administrateur.

La colonne A répertorie toutes les fonctions disponibles sur l’écran d’administration Autorisations d’accès qui sont utilisées par cet échantillon de société. Les colonnes B à E représentent quatre rôles d’utilisateur différents et indiquent quelles autorisations de la colonne A sont activées pour chaque rôle.

Qu’est-ce qu’un Super Admin et pourquoi en avons-nous besoin ?

Un Super administrateur est un utilisateur qui peut contrôler l’accès à chaque fonctionnalité d’Emburse Enterprise pour tous les autres administrateurs. Même si l’écran Autorisations d’accès est désactivé pour tous vos autres administrateurs, le Super Admin pourra le voir et l’utiliser pour contrôler les autorisations.

Lorsque votre entreprise a mis en œuvre Emburse Enterprise pour la première fois, un ou deux de vos administrateurs ont reçu des autorisations de Super administrateur. Cependant, si ces utilisateurs sont partis et que personne n’a été désigné pour les remplacer en tant que Super Admin, il se peut que l’écran d’administration Autorisations d’accès ne soit visible par personne dans votre entreprise. Si tel est le cas, contactez l’équipe de configuration Emburse Enterprise en ouvrant un ticket d’assistance pour qu’un ou plusieurs Super administrateur(s) soient désignés.

• Sample Admin Access Permissions Matrix.xlsx20 ko