Gérer la création automatisée des dépenses

La création de dépenses automatisées permet aux utilisateurs disposant des autorisations nécessaires de voir leurs rapports de dépenses être créés automatiquement, sur la base des reçus qu’ils téléversent ou des transactions qu’ils effectuent avec leur carte de crédit d’entreprise. Les administrateurs peuvent activer la création de dépenses automatisées pour tous les utilisateurs ou pour certains d’entre eux, et choisir le type de transactions qui la déclenche en suivant les étapes énumérées ci-dessous.

Exigences relatives aux données d’en-tête

Les dépenses automatisées peuvent être créées lorsque l’une des conditions suivantes est remplie :

• Il existe une préapprobation avec les mêmes champs d’en-tête et une plage de dates qui inclut la date de la transaction.

• Les données d’en-tête des dépenses sont proposées par défaut via les règles de l’interface utilisateur.

Si l’en-tête de la dépense contient des champs obligatoires que les utilisateurs doivent remplir (c’est-à-dire des UDA) et qui n’ont pas été proposés par défaut via les règles de gestion, la création automatisée de la dépense ne se produira pas et le reçu apparaîtra simplement dans le portefeuille électronique pour que les utilisateurs puissent l’ajouter à un rapport créé manuellement.

Exigences relatives aux données des postes

Les postes sont ajoutés à une dépense automatisée lorsque les données sont disponibles via une préapprobation, une transaction par carte de crédit, une ROC ou les règles de l’interface utilisateur.

Si le poste comporte des champs obligatoires pour lesquels aucune donnée ne peut être trouvée, une violation alertera les utilisateurs pour qu’ils saisissent les données manquantes avant que le rapport de dépenses puisse être soumis.

Si les données relatives à l’activité commerciale, à l’allocation ou à Matter-On-Select sont manquantes sur plusieurs postes, le système demandera aux utilisateurs s’ils souhaitent appliquer les données qu’ils ont saisies à tous les autres postes du rapport. Les données ne seront appliquées que là où elles sont manquantes ; elles n’écraseront pas les données déjà présentes dans ces champs.

• Pour que cette fonctionnalité fonctionne, les utilisateurs doivent avoir l’autorisation « Copier les attributs des dépenses » activée dans leur dossier de personne. Vous pouvez consulter et mettre à jour des dossiers individuels via l’écran d’administration du personnel ou mettre à jour cette autorisation en masse via le flux de données Personnes.

• Les allocations personnelles sont exclues de cette fonctionnalité.

Activer la création de dépenses automatisées

1. Rendez-vous sur SÉCURITÉ > AUTORISATIONS D’ACCÈS, sélectionnez la politique appropriée et cliquez sur MODIFIER.

2. Dans la section Dépenses, sous Création des dépenses automatisées, ne cochez qu’UNE seule des cases suivantes, en fonction de la configuration de votre organisation :

• Créer des rapports et des dépenses automatisés en utilisant les transactions par carte de crédit : sélectionnez cette option si votre organisation dispose d’un flux de données sur les cartes de crédit et que les reçus sont associés à des frais de carte de crédit importée.

• Créer des rapports et des dépenses automatisés en utilisant les transactions par reçu : Sélectionnez cette option si votre organisation n’utilise pas de cartes de crédit d’entreprise.

3. Cliquez sur ENREGISTRER.

FAQ

Comment les transactions fusionnées fonctionnent-elles avec la création de dépenses automatisées ?

Les reçus téléversés sont automatiquement fusionnés avec les transactions par carte de crédit d’entreprise une fois qu’elles sont enregistrées dans Chrome River. La dépense automatisée sera créée après la fusion.

Quelle est la différence entre la création de dépenses automatisées et les dépenses mémorisées ?

La fonctionnalité dépenses mémorisées de Chrome River agit comme un modèle pour les dépenses que les utilisateurs encourent régulièrement, p. ex. les frais de téléphone mobile. Cela permet aux utilisateurs d’ajouter facilement des postes précréés aux rapports de dépenses créés manuellement.

La création de dépenses automatisées fonctionne pour tous les types de dépenses et élimine la nécessité de créer manuellement un rapport. Les utilisateurs passent directement aux étapes d’examen et de soumission de la création des dépenses.