Approbation par courriel

Vous recevrez un courriel d’Emburse Enterprise pour les dépenses qui nécessitent votre approbation. Vous pouvez approuver ou retourner toutes les dépenses uniquement avec cette méthode ; tout ajustement de poste doit être effectué dans Emburse Enterprise en ligne.

Approbation par courriel

À partir du courriel, vous pouvez approuver toutes les dépenses pour le paiement ou retourner toutes les dépenses au propriétaire des dépenses avec des questions ou des commentaires simplement en cliquant sur le bouton ACCEPTER ou RETOURNER (utilisateurs qui reçoivent des courriels au format HTML) ou en transférant le courriel (utilisateurs qui reçoivent des courriels textuels uniquement).

• Vous devrez vous connecter à Emburse Enterprise pour approuver ou retourner seulement certains postes d’un rapport.
• Cliquez sur le lien AFFICHER LES REÇUS au bas du courriel pour ouvrir directement le rapport dans l’application Emburse Enterprise. Vous devrez vous connecter à l’application Emburse Enterprise si vous n’êtes pas déjà connecté(e) au même navigateur.
• Remarque : si l'approbation ne vous est plus attribuée, vous ne pourrez pas voir les reçus à l'aide du lien dans le courriel. Par exemple, si vous avez déjà approuvé ou renvoyé ce rapport, il passera à la prochaine étape du processus d’approbation et le lien AFFICHER LES REÇUS dans le courriel ne fonctionnera plus pour vous.
• L’exception serait si votre organisation a activé « Autoriser l’affichage des reçus dans les courriels d’approbation sans autorisation » via l’écran d’administration des autorisations d’accès. Voir Fonction d'approbation de l’observateur pour plus de détails.

Les approbations par courriel ne peuvent être envoyées qu’à partir de l’adresse électronique principale de votre compte Emburse Enterprise, sauf si votre entreprise a activé la possibilité d’approuver à partir de l’une des adresses électroniques répertoriées dans les paramètres de votre compte.

Il existe deux façons d'envoyer une dépense par courriel :

1. Cliquez sur ACCEPTER. Cela crée un nouveau courriel qui doit être envoyé pour que la modification apparaisse dans Emburse Enterprise. Pour ajouter des questions ou des commentaires, ajoutez-les simplement au corps de l’e-mail, au-dessus du message transféré, puis cliquez sur ENVOYER.

L’une ou l’autre de ces actions équivaut à cliquer sur ENVOYER dans Emburse Expense Enterprise en ligne et à approuver instantanément tous les postes du rapport.

1. Cliquez sur RETOUR. Cela crée un nouveau courriel qui doit être envoyé pour que la modification apparaisse dans Emburse Enterprise. Pour ajouter des questions ou des commentaires, ajoutez-les simplement au corps de l’e-mail, au-dessus du message transféré, puis cliquez sur ENVOYER.

L’une ou l’autre de ces actions équivaut à cliquer sur RETOURNER TOUT dans Emburse Expense Enterprise en ligne et à rejeter instantanément tous les postes du rapport.

Remarque : certains appareils mobiles peuvent remplir automatiquement le champ « De » avec l’adresse électronique par défaut de l’appareil, plutôt qu’avec l’adresse électronique à laquelle la notification d’approbation a été envoyée. Vérifiez que le champ « De » contient votre adresse électronique principale de compte Emburse Enterprise avant de cliquer sur ENVOYER sur votre approbation ou courriel de retour.

Avis d'échec de l'approbation du rapport de dépenses

Si vous tentez d'approuver par courriel une dépense qui a été modifiée entre-temps — par exemple, si la personne à rembourser a rappelé le rapport et l'a soumis de nouveau — vous recevrez un courriel vous avisant de l'échec de l'approbation et vous demandant de procéder à l'approbation à partir du plus récent avis envoyé pour le rapport.

Fonction d'approbation de l'observateur

Emburse Enterprise offre aux clients la possibilité de permettre à certains utilisateurs de suivre la progression de postes, de préapprobations ou de notes de frais précis à chaque étape du processus d'approbation, et ce même pour les éléments qui sont approuvés automatiquement. Selon les critères établis par votre organisation, certains utilisateurs pourraient recevoir une copie des notifications de l’e-mail d’approbation. Ils recevront ainsi les mêmes notifications reçues par un approbateur; par contre, les boutons APPROUVER et RENVOYER ne s'afficheront pas pour eux.

Si vous souhaitez mettre en place cette nouveauté pour votre entreprise, contactez-nous via le Service d’assistance.

Pour plus d’informations sur la façon de permettre aux observateurs de visualiser les reçus via les liens dans les courriels d’approbation, voir « Autoriser les utilisateurs non autorisés à visualiser les liens d’image dans les courriels d’approbation » dansAutorisations d’accès.