Approuver les dépenses dans Emburse Enterprise

Les utilisateurs dotés des autorisations appropriées peuvent approuver les notes de frais dans Emburse Enterprise et par courriel. Pour plus de détails sur la manière dont les dépenses sont routées pour approbation dans Emburse Enterprise, consultez Processus de routage de l’approbation de dépenses.

Accéder aux rapports en attente d’approbation

Si vous faites partie du processus d’approbation et que des éléments attendent votre approbation, une barre de notification jaune s’affichera sur votre tableau de bord. Cliquez sur l’un des types d’approbations pour être redirigé vers le tableau de bord Approbations.

Vous pouvez également accéder à vos approbations en cliquant sur le bouton MENU dans le coin supérieur gauche. Le cercle jaune indique le nombre d’approbations en attente.

La liste des approbations requises affiche toutes les dépenses en attente de votre approbation sur l’onglet Rapport de dépenses y compris le propriétaire du rapport, le nom du rapport, l’ID du rapport, la date d’envoi, le montant dépensé et le code de devise.

Choisir un rapport à approuver

Recherche rapide

1. Cliquez sur l’icône de la loupe pour effectuer une recherche rapide par Personne à rembourser ou ID du rapport.

2. Utilisez la liste déroulante pour sélectionner la personne à rembourser ou l’identifiant du rapport, puis commencez à taper dans le champ de recherche.

• Pour les recherches de personnes à rembourser, vous pouvez également effectuer une recherche par titre
• Pour effectuer une recherche à l’aide de l’identifiant du rapport, vous devez saisir l’identifiant complet.

3. Les résultats de votre recherche persisteront (même après l’ouverture et la fermeture des rapports) jusqu’à ce que vous cliquiez sur ANNULER ou que vous quittiez le tableau de bord Approbations.

Trier et filtrer les approbations

Utilisez le bouton TRIER dans le coin supérieur droit pour trier la liste par date, nom de famille, montant, date de validation ou d’attribution.

• L’option Validé vous permet de regrouper toutes les dépenses comportant un avertissement.

La fonction TRIER vous donne également accès à des filtres. Vous pouvez filtrer les résultats selon les différents critères déterminés par votre organisation. Vous pouvez également créer des filtres personnalisés.

Masquer l’examen

Si vous faites partie d’un grand groupe d’approbateurs, utilisez le filtre MASQUER L’EXAMEN pour voir seulement les rapports de vos listes d’approbations qui ne sont pas en cours d’examen par d’autres approbateurs. Si un rapport se trouvant dans la liste filtrée est ouvert par un autre examinateur, il sera retiré de la liste.

Afficher les informations de prévisualisation du rapport

Pour afficher les informations du rapport dans la liste Approbations requises, cliquez sur le nom du rapport. L’aperçu du rapport se remplira à droite.

Afficher le profil du propriétaire du rapport

Dans l’aperçu du rapport, cliquez sur le nom du propriétaire du rapport dans l’aperçu pour accéder à sa carte de profil.

Les cartes de profil contiennent des renseignements comme le titre de la personne à rembourser, l’adresse e-mail et les rôles attribués. Cliquez sur VOIR PLUS pour voir tous les détails.

Sur la carte de profil de l’utilisateur, la section des commentaires de l’approbateur permet aux approbateurs de partager entre eux des commentaires privés concernant l’utilisateur. Cette section permet de fournir du contexte aux approbateurs pour les aider à évaluer le risque associé à l’utilisateur avant d’approuver un rapport de dépenses.

Les commentaires de l’approbateur ne peuvent être consultés que par les approbateurs autorisés, qui ont obtenu cette permission par l’intermédiaire de la règle « AuthorizeUser ». Les approbateurs ne peuvent pas voir les commentaires ajoutés à leur propre carte de profil d’utilisateur.

Actions de prévisualisation du rapport

La prévisualisation vous permet d’approuver immédiatement un rapport ou de le renvoyer. Cliquez une fois sur un rapport de dépenses dans la liste pour afficher un aperçu. S’il y a lieu, vous pouvez faire glisser la barre de défilement située à droite vers le haut ou vers le bas.

Approuver à partir de l’écran de prévisualisation

En cliquant sur APPROUVER dans l’aperçu, vous approuvez immédiatement tous les postes du rapport. Une fois que l’approbateur a confirmé l’approbation et cliqué sur le deuxième bouton APPROUVER, l’ensemble du rapport passera à l’étape suivante du processus d’approbation.

Si votre entreprise a activé la fonction Approbateur supplémentaire, reportez-vous à l’article Inclure un approbateur de dépenses supplémentaire pour savoir comment ajouter un deuxième approbateur au processus de réacheminement du rapport.

Renvoyer à partir de l’écran de prévisualisation

Cliquer sur RENVOYER rejette immédiatement tous les postes sur le rapport. Une fois que l’approbateur a saisi la dépense requise et cliqué sur RETOURNER, l’ensemble du rapport sera renvoyé à la personne à rembourser.

Autres actions à partir de l’écran de prévisualisation

Cliquez sur le bouton PLUS D’ACTIONS pour accéder à d’autres fonctionnalités à partir de l’écran de prévisualisation.

• Ouvrir : ouvre le rapport pour approuver ou renvoyer des postes.
• Suivi : suivez le parcours complet du rapport dans le processus d’approbation.
• PDF : cliquez sur l’option pour voir diverses versions du rapport PDF :
• Page de couverture uniquement
• Rapport complet
• Rapport complet avec notes et reçus
• Rapport complet avec reçus seulement
• Reçus seulement

Afficher les postes du rapport

Ouvrir un rapport vous permet d’approuver ou de retourner des postes individuellement plutôt que de répondre au rapport en entier en une seule fois.

Ouvrir le rapport

Pour ouvrir un rapport, double-cliquez dessus dans la liste Approbations, cliquez une fois sur son nom dans l’aperçu ou cliquez sur OUVRIR sous PLUS D’ACTIONS dans le coin supérieur gauche de l’aperçu.

Afficher les postes

Pour afficher un poste individuel, cliquez sur le nom du poste.

Afficher les préapprobations jointes aux postes

Si la dépense que vous approuvez a une préapprobation liée, vous pouvez afficher les détails en cliquant sur le bouton de téléchargement de PDF à côté du nom du rapport préautorisé appliqué. Vous pourrez ainsi comparer facilement la préapprobation initiale et le rapport de dépenses connexe.

Utilisez la fonction de rapprochement pour suivre les approbations de postes

Les utilisateurs détenant les autorisations appropriées apercevront un bouton RAPPROCHER au-dessus de chaque poste qu’ils sélectionnent pour la passer en revue.

• Sur les appareils mobiles, cliquez sur PLUS D’ACTIONS pour voir RÉCONCILIER.

Vous pouvez utiliser cette fonction pour faire le suivi des postes que vous avez examinés et de ceux qui requièrent encore votre attention, même après que vous avez fermé et rouvert un rapport.

Un crochet vert indique qu’un poste a été examiné et approuvé.

Une flèche rouge indique qu’un poste a été examiné et renvoyé.

Cliquez sur le bouton ANNULER LE RAPPROCHEMENT si le poste doit encore être examiné. Lorsque vous soumettrez un poste rapproché, l’indicateur de rapprochement deviendra bleu pour signifier qu’il est passé à la prochaine étape du processus d’approbation.

Approuver dans un rapport de dépenses

Lorsque vous ouvrez un rapport de dépenses envoyé pour approbation, vous verrez tous les postes du rapport. À moins qu’ils ne soient assortis d’un avertissement de conformité, les lignes de poste sont approuvées par défaut. Vous verrez une coche verte sur le poste dans la liste.

Si tous les postes sont prêts à être approuvés, cliquez sur APPROUVER et confirmez l’approbation.

Si votre entreprise a activé la fonction Approbateur supplémentaire, reportez-vous à l’article Inclure un approbateur de dépenses supplémentaire pour savoir comment ajouter un deuxième approbateur au processus de réacheminement du rapport.

Ajuster les postes

Selon la configuration de votre entreprise, vous pourrez ou non voir les boutons RENVOI, MODIFIER et RÉASSIGNER au niveau des lignes de poste. Si vous voyez l’option AJUSTER, vous pouvez apporter des modifications aux lignes de dépenses.

Vous pouvez cliquer sur des lignes de poste individuelles pour les marquer comme étant ajustées. Ou, si votre organisation a activé la modification en bloc des lignes de poste, vous pouvez modifier certains champs ou plusieurs lignes de poste simultanément en cochant les cases à gauche et en cliquant sur le bouton bleu Modifier les postes en bas. Voir « Modifier ou modifier en bloc les dépenses » dans Créer un rapport de dépenses pour connaître tous les détails.

 

Cliquer sur AJUSTER vous permettra de modifier les éléments suivants :

• Type de dépense* : vous pouvez également ajuster la vignette du type de dépenses. Veuillez noter qu’il n’est jamais possible de passer d’un type de dépenses à un autre à partir des types de dépenses Par jour ou Hôtel. De plus, votre organisation peut avoir des configurations qui limitent le passage vers ou à partir de certains autres types de dépenses.
• Date*
• Montant approuvé : veuillez noter que le montant ajusté ne peut jamais dépasser le montant original soumis par la personne à rembourser.
• Objectif d’affaires
• Description*
• Allocation : les approbateurs ne doivent pas sélectionner « frais personnels » pour l’allocation.
• Champs définis par l’utilisateur*
• Fiscalité : si cette fonctionnalité est configurée dans votre organisation, vous pouvez supprimer des entrées de taxe individuelles dans des situations où elles ne s’appliquent pas. Supprimez les lignes de taxe individuellement en cliquant sur le X, ou cliquez sur SUPPRIMER TOUT pour supprimer toutes les lignes de taxe. Cliquez sur RESTAURER TOUT pour restaurer les informations fiscales d’origine.

*Votre organisation doit activer la possibilité de modifier ces champs via les autorisations d’accès. Consultez la rubrique « Activer les capacités d’ajustement améliorées pour les approbateurs des dépenses » dans la rubrique Autorisations d’accès.

Vous pouvez également joindre une image, faire glisser une image d’une ligne de poste à une autre ou la faire glisser d’une ligne de poste à l’en-tête (et vice versa).

On vous demandera d’ajouter une note d’ajustement, mais, selon la configuration de votre organisation, il vous reviendra de décider si vous voulez en informer ou non la personne à rembourser. Une note d’ajustement ne doit pas contenir plus de 2 000 caractères.

Cliquez sur ENREGISTRER.

Lorsque vous avez effectué tous les ajustements souhaités et que vous êtes prêt(e) à terminer l’approbation, cliquez sur ENVOYER.

Retourner les postes

Selon la configuration de votre entreprise, vous pourrez ou non voir les boutons RENVOI, MODIFIER et RÉASSIGNER au niveau des lignes de poste. Si vous voyez l’option RETOUR, vous pouvez renvoyer des lignes de dépenses individuelles.

Un renvoi vous permet de rejeter des postes individuels, sauf des postes d’indemnités journalières pour l’Allemagne, qui doivent tous être renvoyés en même temps. 

Vous pouvez cliquer sur des postes individuels pour les marquer comme retournés.

Lorsque vous cliquez sur RETOURNER, vous devrez saisir un commentaire expliquant la raison du retour du poste au responsable des dépenses. Un commentaire associé à un renvoi ne doit pas contenir plus de 2 000 caractères.

Cliquer sur ENREGISTRER marquera le poste à renvoyer, mais ne le renvoie pas réellement.

• Par exemple, si vous fermez le rapport sans cliquer sur ENVOYER puis le soumettez plus tard au moyen d’une méthode d’approbation instantanée comme Approuver à partir de l’écran de prévisualisation ou en cliquant sur APPROUVER dans l’e-mail d’approbation des dépenses, tout poste que vous aviez marqué comme étant « renvoyé » sera maintenant approuvé.

Une fois que vous aurez cliqué sur ENREGISTRER, le bouton APPROUVER réapparaîtra dans l’écran d’aperçu de la ligne de dépense pour vous donner la possibilité d’annuler le renvoi.

Vous devez cliquer sur ENVOYER (après avoir passé en revue les autres lignes du rapport) pour renvoyer la ligne de poste à la personne à rembourser.

Renvoyer tous les postes à partir du rapport de dépenses

Le bouton RENVOYER dans le coin inférieur gauche de la liste des lignes de poste du rapport permet de renvoyer immédiatement toutes les lignes du rapport, même celles qui sont marquées « approuvé ».

Lorsque vous cliquez dessus, vous devrez saisir un commentaire, puis cliquer sur un deuxième bouton RENVOYER sous le commentaire.

Saisir des commentaires

En plus de saisir des commentaires lorsque vous approuvez ou renvoyez un rapport, vous pouvez les saisir directement dans l’aperçu du sommaire des dépenses dans le tableau de bord Approbations.

Approuver, renvoyer ou réaffecter en masse les rapports de dépenses

Si votre entreprise a activé l’option d’approbation en masse d’Emburse Enterprise, vous pouvez approuver, retourner ou réattribuer plusieurs dépenses en même temps.

Cochez les cases des dépenses souhaitées dans la liste Approbations, puis cliquez sur RÉASSIGNER, RENVOYER ou APPROUVER en bas de la liste.

• Pour sélectionner toutes les dépenses actuellement chargées sur le tableau de bord, cochez la case en haut.

Les dépenses sélectionnées peuvent être dans des devises différentes, mais le montant total de dépenses ne sera affiché que si toutes les dépenses sélectionnées sont dans la même devise.

Vous verrez une fenêtre contextuelle différente selon la fonction sélectionnée :

• Réassigner : Sélectionnez l’approbateur à qui vous réattribuez ces rapports, saisissez une explication et cliquez sur RÉASSIGNER.

• Retour : vous devez saisir un commentaire afin de procéder au renvoi.

• Approuver : Vérifiez que vous approuvez le nombre correct de rapports avant de cliquer sur APPROUVER.

Il est également possible d’intervenir sur seulement un rapport de dépenses, même si vous avez sélectionné plusieurs rapports dans la liste. Cliquez simplement sur ce rapport pour afficher son aperçu, puis sélectionnez le bouton d’action d’approbation souhaité dans l’aperçu. Seul ce rapport sera approuvé, renvoyé ou réattribué. Les autres rapports sélectionnés demeureront cochés pour que vous puissiez intervenir.