Modèles de courriels HTML pour l’approbation de bons de commande

Les clients de Chrome River PURCHASE ORDER peuvent choisir parmi trois modèles HTML qui permettent de rédiger quatre types de courriels d’approbation de bon de commande, y compris des versions urgentes. Ces modèles permettent des variations de format qui sont prises en charge par la majorité des fournisseurs de messagerie de nos clients.

Types de modèles de courriels

COURRIEL D’APPROBATION COMPLET (PAR DÉFAUT)

Le modèle de courriel HTML par défaut fournit des renseignements complets concernant le bon de commande dans un format concis et simple à lire.

• Objet : Objet : contient le nom du fournisseur
• Titre : Titre : tous les renseignements de base fournis sur chaque bon de commande, y compris
• Fournisseur
• Adresse du fournisseur
• Numéro du BC
• Date
• Montant
• Référence
• MOTIF DE L'ATTRIBUTION Raison de l’attribution : il s’agit de la raison pour laquelle l’approbateur a été désigné, en fonction de la description enregistrée dans la règle de routage du bon de commande. On peut y trouver une liste des lignes d’élément. Consultez Raison pour la configuration de l’attribution, ci-dessous.
• APPROBATEURS PRÉCÉDENTS Approbateurs précédents : si le bon de commande a été approuvé par au moins un approbateur dans le cadre du processus de routage, la liste des approbateurs précédents est affichée. Le plus récent approbateur figure en tête de liste.
• Accepter/Renvoyer : instructions et liens pour l’approbation et le retour d’un bon de commande. Pour plus d’informations sur la personnalisation du texte et le formatage dans cette section, consultez Configurer les modèles de courriels HTML pour l’approbation de bons de commande.
• Notes sur la facture : affiche les avertissements de conformité et toutes les notes entrées par les approbateurs.
• Modalités d’allocation : affiche les détails complets de chaque ligne d’élément active au dossier du bon de commande, y compris les notes et les avertissements de conformité. S’il n’y a aucune ligne d’élément active, cette section est vide.
• Sommaire de l'attribution : aperçu des renseignements essentiels pour chaque ligne d’élément, disposés par dossier ou par numéro de GLG; les allocations de dossiers sont énumérées avant les allocations du GLG. Les lignes d’élément qui n’ont pas de dossier ou qui n’ont pas de numéro de GLG ne figurent pas dans cette section.
• Sommaire des dépenses : Les lignes sont disposées par type de dépense.
• Footer/Header2 : le pied de page est intitulé « Header2 » pour les notifications en ligne.
• ID du rapport

COURRIEL D’APPROBATION DE LONGUEUR MOYENNE

Ce modèle contient les mêmes renseignements que le modèle de courriel d’approbation complet, à l’exception du sommaire de l’allocation et du sommaire des dépenses.

COURRIEL D’APPROBATION ABRÉGÉ

Ce modèle contient les mêmes renseignements que le modèle de courriel d'approbation complet, à l’exception des détails de l’allocation et des notes sur la demande de bon de commande.

Types de notification

Il existe cinq types de notifications par courriel.

• Défaut : Par défaut : ce type de notification informe les utilisateurs qu’un bon de commande leur a été attribué.

• Approbateur supplémentaire : ce type de notification informe les utilisateurs qu’ils ont été désignés comme approbateurs supplémentaires d’un bon de commande.

• Retour : Retour : ce type de notification informe les utilisateurs qu’un bon de commande leur a été renvoyé.

• En ligne : ce type de notification informe les utilisateurs qu’un bon de commande doit être approuvé par l’intermédiaire de Chrome River PURCHASE ORDER en ligne, car il ne peut être approuvé par courriel.

• Retour en ligne : ce type de notification informe les utilisateurs qu’un bon de commande leur a été renvoyé et de les aviser qu’ils doivent se connecter à l’application pour l’approuver ou le renvoyer. Utilisez cette option si vous souhaitez demander à l’approbateur de se connecter à l’application.

• Notification du fournisseur : Alerte les fournisseurs lorsque leurs commandes ont été approuvées dans Chrome River. Les notifications ne seront envoyées qu'aux fournisseurs dont l'adresse électronique figure dans leur Fiche Facture fournisseur. Les administrateurs peuvent ajouter des destinataires CC à votre organisation en suivant les étapes suivantes.

Demandes urgentes

Chacun des types de notifications énumérés ci-dessus est offert en version « urgente » pour les bons de commande qui nécessitent une action immédiate.

Raison pour la configuration de l’attribution

Par défaut, le texte qui apparaît comme la raison de l’affectation est défini via Messages de l'écran de gestion. Les utilisateurs bénéficiant des privilèges d’administrateur peuvent personnaliser ce texte.

Si un bon de commande est attribué à plusieurs utilisateurs en raison de différences dans l’attribution des lignes d’élément, votre organisation peut choisir d’afficher les numéros des lignes qui ont provoqué cette attribution. Si vous souhaitez configurer cette fonctionnalité, communiquez avec le Service d’assistance de Chrome River.